In diesem Topic finden Sie eine kurze Zusammenfassung der Masken, die Sie für die Benutzung der Reisekosten benötigen.
Viele Einstellungen werden mit dem Anlegen der Firma im LHR Lohn übernommen. Daher werden in diesem Topic nur die Bereiche erklärt, welche für die Reisekosten ausschlaggebend sind. Genauere Maskenbeschreibungen finden Sie in den jeweiligen Masken.
In diesem Feld legen Sie fest, welche Landkurzbezeichnung für das Inland steht (z.B. A). Dieser Parameter ist besonders für die korrekte Abrechnung der Reisekosten wichtig.
Hier geben Sie ein, wieviele Tage nach der Bundesreisegebührenvorschrift steuerfrei sind.
Hier geben Sie ein, ob Sie für diesen Kollektivvertrag die Legaldefinition verwenden möchten.
Hier geben Sie ein, welcher Betrag steuerfrei bleibt, wenn die steuerfreien Tage nach RGV ausgeschöpft sind.
Hier geben Sie ein, ab welcher Stunde Taggeld bezahlt wird, wenn dies nicht 3 Stunden (gesetzlich) sind.
Hier wählen Sie aus, ob die RK-Abrechnung je angefangene Stunde (wie bisher, Einstellung defaultmäßig auf "A") oder je vollendete Stunde (Einstellung "V") rechnen soll.
Hier geben Sie ein, welcher arbeitsrechtliche Tagesgeldbetrag (für Inland) für das Paket Reisekosten zur Anwendung kommt, wenn die Tage mit vollem Anspruch laut KV (zB Handel KV) laut Feld "Steuerfreie Tage nach RGV" ausgeschöpft wurden (Kalendertagsregelung).
Mit diesem List-Item definieren Sie, wie das Inlandstaggeld bei gemischten Reisen ermittelt werden soll. Standardwert ist die bisherige Berechnung: Gesamt minus Ausland ist Inland.
Gesamt - Ausland = Inland (S)
Inland
und Ausland getrennt/einzeln behandeln (E)
Bei einer gemischten In- und Auslandsdienstreise mit Kalendertag im
Inland und 24-Stunden Regelung im Ausland, wird aus abgabenrechtlicher
Sicht zunächst die Inlandsdienstreise bis zum Grenzübertritt betrachtet.
Anschließend wird die Dauer der Auslandsdienstreise ermittelt und
in Einheiten für Ausland und Inland dargestellt. Der von der Auslandsdienstreise
nicht abgedeckte Teil nach der Rückreise ist dann zusätzlich noch
nach Inlandsgesichtspunkten zu werten.
Inland und Ausland gegenüberstellen (G)
Hier tragen Sie die möglichen Vorsteuersätze ein. Der Steuersatz 0% wird automatisch bei der Erstinstallation angelegt. Weisen Sie den Vorsteuersätzen in Fibukonten zu, um diese in weiteren Masken auswählen zu können.
In dieser Maske werden wichtige Parameter für die Reisekostenabrechnung festgelegt. Diese Parameter müssen definiert werden, ansonsten ist eine korrekte Arbeitsweise des Reisekostenpaketes nicht möglich.
Hier trägt das Programm automatisch die Gebührenstufe des Dienstnehmers ein. Falls die Ermittlung des Bruttojahresgehalts in Verwendung ist, wird aufgrund dessen die Gebührenstufe ermittelt.
Hier trägt das Programm automatisch die Gebührenstufe für das Ausland des Dienstnehmers ein. Falls die Ermittlung des Bruttojahresgehalts in Verwendung ist, wird aufgrund dessen die Gebührenstufe ermittelt.
Wird in den Kategoriereisesätzen für das Ausland nichts eingetragen, gelten automatisch die Taggelder welche in der Gebührenstufe 3 lt. RGV festgelegt sind. Hier kann eine abweichende Gebührenstufe für das Ausland eingetragen werden.
Wird im Firmenparameter eine Lohnart für das Bruttojahresgehalt angegeben, wird die Gebührenstufe im Regelfall einmalig bei der ersten Echtabrechnung im LHR Lohn ermittelt. Wenn die Echtabrechnung für ein Monat noch nicht gelaufen ist und der DN neu eingetreten ist, findet das Programm keine Gebührenstufe und kann keinen Tagsatz errechnen.
Hier tragen Sie Dienstnehmern etwaige Vorschussauszahlungen ein, die Sie für Reisen bekommen. Diese können später einer Reise zugewiesen und manuell ausgebucht werden.
Hier werden die Mitarbeitersätze pro Verkehrsmittel verwaltet (insofern es unterschiedliche Sätze für Mitarbeiter gibt – wird immer derselbe Satz berechnet können die Beträge direkt beim Verkehrsmittel hinterlegt werden). Die Beträge gelten ab einem bestimmten Datum (Format: dd.mm.yyyy) und beziehen sich jeweils auf einen Kilometer (Kilometersatz bzw. Kilometersatz für Mitfahrer).
Hier verwalten Sie für den Firmenwagen des Dienstnehmers die Kilometerstände pro Monat. Einzutragen ist der Kilometerstand zu Beginn des Monats. Die in dieser Ansicht erfassten Daten zusammen mit den erfassten Kilometerwerten in den Reisekostenaberchnungen werden für die Ermittlung der geschäftlichen und privaten Kilometer für die Liste "Kilometerstände" (Liste/Kilometerstände) herangezogen.
Hier legen Sie sämtliche Belege bzw. Nebenkosten an, die später in den Reisen unter dem Reiter Belege eingegeben werden können.
In der Maske Reisekosten/Verkehrsmittel hinterlegen Sie die Verkehrsmittel Ihrer Firma und definieren, wieviel Sie für diese arbeitsrechtlich auszahlen. Steuerrechtliche Behandlung hinterlegt Lohn & HR GmbH.
Beachten Sie, dass Sie bei jeder gesetzlichen Änderung der Kilometergelder, diese hier eintragen.
In dieser Maske verwalten Sie für alle Verkehrsmittel Strecken. Die hier hinterlegte Strecke kann dem Dienstnehmer bei der Reisekostenabrechnung zugewiesen werden.
Strecken verwalten Sie für alle Verkehrsmittel. Definieren Sie eine Kurzbezeichnung, eine Beschreibung, der eingetragene Wert im Feld „Multiplikator“ multipliziert den Betrag des Kilometergeldes pro gefahrenen Kilometer.
Beispiel:
Kilometergeld € 0,50, Multiplikator einer Strecke 250 = 125
Die Strecke weisen Sie im Feld „Verkehrsmittel“ einem Verkehrsmittel zu.
Eine Zwölfteldefinition aliquotiert den Reisesatz eines Dienstnehmers nach den Tagesstunden (zB. Zwölfteldefinition fürs Inland bzw. Dritteldefinition fürs Ausland). Hinterlegen Sie hier die nach Ihrem KV gültigen Zwölfteldefinitionen. Diese weisen Sie später in der Maske Reisekosten/Reisetypen zu.
In dieser Maske hinterlegen Sie für die Geschäftsfälle Taggeld, Nachtgeld, Fahrgeld, Nebenkosten, Vorschuss und Reiseentschädigung Fibukonten für die Verbuchung.
Für das In- und Ausland weisen Sie unterschiedliche Fibukonten zu. Es ist auch möglich für ein gewisses Land eigene Fibukonten zu hinterlegen. Sollten die Nebenkosten auf unterschiedliche Fibukonten gebucht werden, dann können Sie dies im Bereich „Nebenkosten“ hinterlegen. Diese Kontierung weisen Sie später in der Maske Reisekosten/Reisetyp den gewünschten Reisetypen zu. Bei der Reisekostenerfassung werden diese Konto- und Kostenartennummern als Default für den jeweiligen Geschäftsfall vorgeschlagen.
Hier hinterlegen Sie ob die Reisen nach der 24-Stunden- oder Kalendertagsregelung gerechnet werden. Weiters, weisen Sie hier dem Reisetyp die Zwölfteldefinition für Inland- und Auslandstagsatzberechnung zu und definieren ob Taggeld, Nachtgeld und Hotelrechnungen gerechnet werden.
Den Reisetyp weisen Sie wiederum der Reise zu.
In dieser Maske definieren Sie die Gebührenstufen je Kollektivvertrag für das Inland und das Ausland. Aufgrund der Gebührenstufen kann in der Maske Reisekosten/Reisesätze/Kategoriesätze der Tagsatz/Nachtsatz festgelegt/gefunden werden.
Sollten verschiedene Stufen in den Gebührenstufen notwendig sein, kann das mit dem Bruttojahresgehalt gesteuert werden. Das Bruttojahresgehalt für den Dienstnehmer kann entweder durch die Lohnart (Bruttojahresgehalt) oder über einen persönlichen Satz ermittelt werden. Eine Beschreibung dazu finden Sie unter Reisekosten/Dienstnehmer/Bruttojahresgehalt.
In dieser Maske definieren Sie pro Gebührenstufe den Tag- und Nachtsatz. Die Gebührensufe im oberen Teil sind nach der Anlage der Gebührenstufe automatisch gefüllt (KV, Stufe, Kategorie) und können in dieser Maske nicht geändert werden. Unter Kategoriesätze definieren Sie Tag/Nachtsätze für das Inland. Sollte für alle ausländischen Länder der gleiche Tag/Nachtsatz verrechnet werden, können Sie diesen auch in dieser Maske verwalten.
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