Auf der dritten Seite werden die Parameter für die externe Erfassung der Reisekosten (Travel costs – Modul) und zur Freigabe von Reisekostenabrechnungen gesetzt.
Mit dieser Checkbox definieren Sie, ob Reisen nach der Erfassung von einem Benutzer (nicht Systemverwalter) oder einem Systemverwalter ohne Freigaberechte sofort freigegeben werden sollen (= deaktivierte Checkbox) oder von einem Systemverwalter freigegeben werden müssen (= aktivierte Checkbox).
Dazu wird die Checkbox Freigabe in der Abrechnungsmaske aktiviert.
Je nachdem, ob bei der Freigabe der Reisekostenabrechnungen das Abrechnungs- oder Verbuchungsmonat aktualisiert werden soll, ist die entsprechende Checkbox zu aktivieren. So ist es mög-lich, dass die Reisekostenabrechnungen zwar zu einem früheren Zeitpunkt erfasst wurden, aber durch die Aktivierung in die nächste Abrechnungs-/Verbuchungsperiode fallen.
Mit dieser Checkbox definieren Sie, ob das Abrechnungsmonat bei der Freigabe einer Reise, die in Vergangenheit liegt, auf das aktuelle Monat angepasst werden soll (= aktivierte Checkbox) oder nicht (= deaktivierte Checkbox).
Beispiel:
Ein Benutzer gibt im Juli eine Reise für April mit Abrechnungsmonat April ein.
Wenn die Checkbox aktiviert ist und der Systemverwalter die Reise frei gibt, dann wird das Abrechnungsmonat auf Juli geändert und die Reisekosten werden am Juli Lohn-/Gehaltszettel angeführt.
Wenn die Checkbox deaktiviert ist und der Systemverwalter die Reisen frei gibt, dann bleibt das Abrechnungsmonat auf April und die Reisekosten werden am Juli Lohn-/Gehaltszettel als April Aufrollung angeführt.
Mit dieser Checkbox definieren Sie, ob das Verbuchungsmonat bei der Freigabe einer Reise, die in Vergangenheit liegt, auf das aktuelle Monat angepasst werden soll (= aktivierte Checkbox) oder nicht (= deaktivierte Checkbox).
Beispiel:
Ein Benutzer gibt im Juli eine Reise für April mit Verbuchungsmonat April ein.
Wenn die Checkbox aktiviert ist und der Systemverwalter die Reise frei gibt, dann wird das Verbuchungsmonat auf Juli geändert und die Reisekosten werden in der Buchhaltung für Juli gebucht.
Wenn die Checkbox deaktiviert ist und der Systemverwalter die Reisen frei gibt, dann bleibt das Verbuchungsmonat auf April und die Reisekosten werden in der Juli Buchhaltung als April Aufrollung verbucht.
Mit dieser Checkbox definieren Sie, ob Fibukonten, Kostenarten laut der Maske "Kontierung" in der Abrechnungsmaske selektiert und automatisch gefüllt werden sollen (=aktivierte Checkbox) oder nicht (=deaktiverte Checkbox).
Mit dieser Checkbox steuern Sie, ob die Benutzer des externen Erfassungsmoduls die Vorsteuer- und Nettofelder manipulieren dürfen (=aktivierte Checkbox) oder nicht (=deaktivierte Checkbox). Durch Vorgabe eines Defaultsteuerprozentsatzes von Null, kann so zB garantiert werden, dass keine Vorsteuerbeträge erfasst werden.
In diesem Feld legen Sie einen Defaultwert für den Hotelnamen an, der bei der Erfassung von Nächtigungen vorgeschlagen wird.
Abrechnung/Reisenkosten erfassen
Abrechnung/Reisenkosten abrechnen
Reisen/Reisen erfassen
Reisen/Reisen abrechnen
Reisen (klein)/Reisen erfassen
Reisen (klein)/Reisen abrechnen
Mit diesem Drop-Down Feld haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, wie die Fremdwährungskurse vorgeschlagen werden bzw. ob Sie vorgeschlagen werden sollen. Zur Auswahl haben Sie:
kein Vorschlag (K)
Bei der Angabe der Gegend wird die Währung vorgeschlagen, allerdings kein Fremdwährungskurs.
Von-Datum der Reise (V)
Bei der Angabe der Gegend wird die Währung und der Kurs vom Von-Datum der Reise vorgeschlagen.
Bis-Datum der Reise (B)
Bei der Angabe der Gegend wird die Währung und der Kurs vom Bis-Datum der Reise vorgeschalgen.
vom Vorschuss übernehmen (S)
Bei der Angabe der Gegend wird die Währung un der Kurs vom Vorschuss vorgeschlagen.
fix EUR vorschlagen, kein Kursvorschlag (E)
Bei der Angabe der Gegend wird fix die Währung EUR und kein Kurs vorgeschlagen.
Mit dieser Checkbox definieren Sie, ob die Kostenträgeraufteilung verpflichtend (=aktivierte Checkbox) ist oder nicht (=deaktivierte Checkbox).
Diese Felder gibt Ihnen die Möglichkeit die Höhe der Hotelrechnungen zu begrenzen.
In diesem Feld können Sie die Höchstgrenze bei Hotelrechnungen für das Inland hinterlegen. Dieser Betrag, der von Ihnen eingetragen wird, wird dann mit der Nachtpauschale multipliziert.
In diesem Feld können Sie die Höchstgrenze bei Hotelrechnungen für das Ausland hinterlegen. Dieser Betrag, der von Ihnen eingetragen wird, wird dann mit der Nachtpauschale multipliziert.
Mit dieser Checkbox definieren Sie, ob ein Beleg zur Nächtigung erfasst werden muss (=aktivierte Checkbox) oder nicht (=deaktivierte Checkbox).
Diese Checkbox hat jedoch nur Auswirkung auf die Erfassung einer Nächtigung über das SelfService.
Mit diesem Drop-Down-Feld bestimmen Sie, ob die Hotelrechnung beigestellt, mit Firmenkreditkarte oder durch die Firma bezahlt werden.
Zur Auswahl stehen:
J - Ja - Diese Hotelrechnung wird beigestellt
N - Nein - Diese Hotelrechnung wird nicht beigestellt
C - Kreditk. - Diese Hotelrechnung wird mit Firmenkreditkarte bezahlt
X - nicht verbuchen - Diese Hotelrechnung wird mit Firmenkreditarte bezahlt aber noch nicht verbucht
S - SelfService nein - Diese Hotelrechnung wird nicht beistellt und nicht im SelfService angezeigt (wird dann in der Maske "Reisekosten erfassen/Nachtgeld" oder "Reisekosten abrechnen/Nachtgeld" im Feld "Beigestellt" als "N" angezeigt)
Mit dieser Checkbox definieren Sie, ob der Inlandsanteil der Reisezeit korrigiert werden soll, sobald die Gesamtzeit - Auslandzeit nicht gleich dem Inlandsanteil ist.
Parameter Reisekosten - Seite 1
Parameter Reisekosten - Seite 2
Kontierung-In-/Auslandskontierung
Kontierung-Land-/Stadtkontierung