In dieser Maske werden wichtige Parameter für die Reisekostenabrechnung festgelegt. Diese Parameter müssen definiert werden, ansonsten ist eine korrekte Arbeitsweise des Reisekostenpaketes nicht möglich.
Hier geben Sie die Lohnart für das Bruttojahresgehalt ein, damit die Gebührenstufe des Dienstnehmers richtig ermittelt werden kann.
Die Lohnart sollte über den LHR Lohn (Lohn-/Gehalt Modul) abgerechnet werden, also in der Lohnartenzuordnung vorhanden sein oder als Folgelohnart definiert werden. Als Formel legen Sie eine Formel an, die das Bruttojahresgehalt des Dienstnehmers berechnet.
Wenn die Lohnart bei einem Dienstnehmer nicht in dem Monat der Reise abgerechnet ist, kann seine Gebührenstufe nicht ermittelt werden. Als zweite Möglichkeit können Sie im Paket Reisekosten in der Maske Dienstnehmer/Bruttojahresgehalt das Bruttojahresgehalt eingeben.
Persönlicher Satz für Bruttojahresgehalt
Zusätzlich kann die Ermittlung der Gebührenstufe über einen persönlichen Satz erfolgen. Hierzu tragen Sie beim variablen Parameter "RK: Bruttojahresgehalt_PS" den persönlichen Satz ein, indem das Bruttojahresgehalt gespeichert wird. Den persönlichen Satz weisen Sie dem Dienstnehmer mit dem richtigen Wert in der Maske "Persönliche Sätze" zu.
Auszahlung der Reisekosten
Grundsätzlich bestehen zwei Möglichkeiten, die Reisen auszuzahlen. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Reisekosten/Themen/Reisekosten-Auszahlungsmöglichkeiten.
Diese Lohnart hinterlegen Sie nur dann, wenn Sie in Ihrer Firma mehrere Gebührenstufen in Verwendung haben!
Sie haben zwei Möglichkeiten, die Reisen auszuzahlen:
Mit einem eigenen Überweisungsdatenträger über das Paket Reisekosten und/oder über den LHR Lohn (Lohn-/Gehalt Modul). In diesem Fall benötigen Sie nur die ersten zwei bzw. drei Lohnarten in den Feldern "pflichtig", "DB, DZ und KommSt" (für freie Dienstnehmer) und "frei".
Mit einer eigenen Auszahlungslohnart mit der monatlichen Abrechnung im Paket Personalverrechnung (Lohn-/Gehalt Modul). In diesem Fall benötigen Sie alle vier Lohnarten in den Feldern "pflichtig","DB, DZ, KommSt" (für freie Dienstnehmer), "frei" und "Auszahlung.
Hier geben Sie die Reisekosten pflichtige Diäten Lohnart, die im LHR Lohn (Lohn-/Gehalt Modul) abgerechnet wird, wenn der Dienstnehmer steuerpflichtige Reisen hat.
Legen Sie die Lohnart mit Vorzeichen "D" oder "N" und Betragsteiler 75101 (wie normale laufende Bezüge, nur kein Sachbezug) an.
Hier geben Sie eine Lohnart mit Betragsteiler 1101 für die DB, DZ, KommSt-pflichtige Beiträge aus Reisekosten von freien Dienstnehmern ein.
Somit wird diese ab 01.2010 gültige gesetzliche Änderung abgedeckt:
Ab 01.2010 zählen pauschale Reisekostenersätze (Kilometergeld, Tagesgelder) zur Bemessungsgrundlage von DB, DZ und Kommunalsteuer.
Tatsächlich (belegmäßig) nachgewiesene Aufwendungen für ein Reiseticket (z.B. Bahnticket, Flugticket) oder eine Nächtigungsmöglichkeit (z.B. Hotelrechnung) im Zusammenhang mit einer beruflichen Reise (unabhängig davon ob diese vom Auftraggeber oder vom freien Dienstnehmer bezahlt werden), erhöhen nicht die Bemessungsgrundlage. Hingegen sind belegmäßig nachgewiesene Verpflegungskosten immer kommunalsteuerpflichtig.
Die pflichtige Lohnart im Feld „pflichtig“ mit Betragsteiler 75101 normale laufende Bezüge wird auch bei freien Dienstnehmern generiert, damit dieser Fall abgedeckt wird.
SV-pflichtige Tages-/Nächtigungsgelder: Alles was über § 26 EStG hinausgeht ist SV-pflichtig (und DB-, DZ-, KommSt-pflichtig). (Lohnsteuer wird bei freien DN aufgrund der LSt-Gruppe „WV“ nicht gerechnet).
Wenn Sie belegmäßig nachgewiesene Verpflegungskosten auszahlen, ändern Sie das Feld "pflichtig" in der Maske Reisekosten/Nebenkosten bei dieser Nebenkostenart.
Wenn das Feld derzeit auf "frei" eingestellt ist, ändern Sie dieses auf "frei - pflichtig FD".
Wenn das Feld derzeit auf "frei (wird auf L16 §26 Z4 angedruckt)" eingestellt ist, ändern Sie dieses auf "frei (auf L16 andrucken) - pflichtig FD".
Wenn das Feld derzeit auf "pflichtig" eingestellt ist, ist keine Änderung vorzunehmen.
Für beide Varianten: Vorzeichen "D" oder "N", Betragsteiler 1101
Hier geben Sie die Reisekosten freie Diäten Lohnart, die im LHR Lohn (Lohn-/Gehalt Modul) abgerechnet wird, wenn der Dienstnehmer steuerfrei Reisen hat.
Legen Sie die Lohnart mit Vorzeichen "D" oder "N" und Betragsteiler 12 an.
Hier geben Sie die Auszahlungslohnart für die Reisen ein, falls Sie die Reisen mit der monatlichen Abrechnung im Paket Personalverrechnung (Variante 2) auszahlen. Die Lohnart legen Sie mit Vorzeichen "+" und Betragsteiler 0 an.
Ab dem Update V4.169 haben Sie die Möglichkeit die betroffenen Reisekostenabrechnungsausdrucke dem Dienstnehmer taggenau entweder ins LHR SelfService zu stellen oder per Mail zu verschicken.
Dazu verwenden Sie den Parameter "RK. Abr-Ausdruck_La_Bearb" .
Dieses Konto repräsentiert die Habenseite der Verbuchung, wenn die Reisekosten über das Gehalt ausbezahlt werden (gesamter auszuzahlender Aufwand des Monats). Werden die Reisekosten während des Monats über den Zahlungsverkehr ausbezahlt ist dieses Konto irrelevant. In diesem Falle wird das Bankkonto herangezogen.
Die Buchungssätze sehen somit wie folgt aus:
- Taggeld / Verb. aus RK 26,40 (Verbuchung RK)
Vorsteuer
- Verb. aus RK / Bank 26,40 (Verbuchung der LA)
Wenn Sie die Reisekosten mit einem Überweisungsdatenträger auszahlen, dann können Sie dieses Feld leer lassen.
Die Buchungssätze sehen somit wie folgt aus:
- Taggeld / Bank 26,40 (Verbuchung RK)
Vorsteuer
Für die Verwendung der Buchhaltung geben Sie hier die Fibu-Kontonummer für Verbindlichkeiten aus Reisekosten an.
Hier geben Sie den Vorsteuerprozentsatz ein, der defaultmäßig in der Reisekostenabrechnungsmaske als Vorsteuersatz vorgeschlagen wird. Ist eine Unternehmung nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist der Defaultvorsteuerprozentsatz Null. Die hier eingegebenen Vorsteuersätze definieren Sie zuvor in der Maske "Vorsteuerprozentsäzte".
In diesem Feld geben Sie einen Defaultsteuersatz ein, der für das Unternehmen im Inland gültig ist.
Die Auswahl der Vorsteuerprozentsätze ist auf die Steuerprozentsätze begrenzt, für die in der aktuellen Firma auch ein Fibukonto hinterlegt ist.
Ausnahme: Der Prozentsatz 0% wird immer angezeigt.
Hier geben Sie den Defaultsteuersatz des Unternehmens für Nächtigungen im Inland ein. Dieser Prozentsatz wird Ihnen bei der Erfassung von Hotelrechnungen vorgeschlagen. Für die richtige Aufteilung der Nächtigungspauschale definieren Sie bitte die Felder im Kategoriereisesatz.
Mit dieser Drop-Down-Auswahl definieren Sie, wie die Vorsteuer verbucht werden soll. Ob Aufwandskonto oder Vorsteuerkonto (Standard)
Hier legen Sie fest, ob alle Reisekostenabrechnungen in der Reisekostenabrechnungsmaske selektiert werden können, oder nur laufende Reisekostenabrechnungen. Unter laufenden Reisekostenabrechnungen werden all jene Reisekostenabrechnungen verstanden, die mit ihrem Verbuchungsmonat in das Monat fallen, welches die LHR Reisen zum aktuellen Tag als Verbuchungsmonat vorschlagen würde. Dies wird für die Koordination des Auszahlungskontos im LHR Lohn und im Reisekostenmodul benötigt, wenn die Reisekosten über das Gehalt ausgezahlt werden. Sehen Sie dazu auch den Punkt Kontoabstimmung des Auszahlungsbetrages. Im Falle einer Einschränkung kann über das List-Item "Betrifft" definiert werden, ob die Einschränkung für alle, also auch Superuser, oder nur Benutzer betreffen soll. Wird keine Einschränkung gemacht ist das Feld irrelevant.
Wenn Sie dieses Feld aktivieren, dann dürfen Reisekosten aus den vergangenen Verbuchungsmonaten umgeändert werden.
Mit diesem Feld steuern Sie, ob die Einschränkung der Reisekostenselektion nur gewisse User oder alle betrifft.
Reisekosten - Auszahlungsmöglichkeiten