Aufgabe: Monatliche/Jährliche Abstimmung zur Vermeidung von Differenzen

Hier finden Sie eine Beschreibung der Aufgaben, die ein Personalverrechner in LHR Personalverrechnung monatlich und jährlich vornehmen sollte, um Differenzen zwischen

der Abrechnung,
den Abgaben,
dem Zahlungsverkehr und
der Buchhaltung

am Monats- und Jahresende zu vermeiden.

Bereinigen Sie vor jedem Monatsabschluss bzw. Batchlauf das Eurolohn/Work Verzeichnis!

Differenzen zwischen Abrechnung/Abgaben

Um Differenzen zwischen der Abrechnung und Abgaben zu vermeiden, kontrollieren Sie nach jeder Abrechnung die Protokolldateien

fehler.lst und
warnungen.lst

im Eurolohn/Work Verzeichnis.

In der Protokolldatei warnungen.lst erhalten Sie ebenfalls nützliche Informationen zum Abrechnungsergebnis des Dienstnehmers, wie zB warum kein permanenter Jahresausgleich möglich ist, oder kein Resturlaub berechnet wurde.

Mögliche Fehlermeldungen in der Protokolldatei fehler.lst:

... abrechnung/getdummy <Firmenkennzeichen>-<Firmennummer> <JJJJMM> DN <Dienstnehmernummer> LA 0

-1476: Fehler in Formel: SELECT ( 139.680000 / 0.000000 * ... FROM DUAL

Bedeutet, dass eine Lohnartenformel eine Division durch 0 verlangt. In diesem Fall wird für betroffenen Dienstnehmer kein Lohn-/Gehaltszettel generiert.
Korrekturanleitung:

Kontrollieren Sie alle Lohnarten des Dienstnehmers,
korrigieren Sie diese und
rechnen Sie den Dienstnehmer nochmals ab.

Um die betroffene Lohnart zu eruieren, rechnen Sie gegebenenfalls den Dienstnehmer mit der "Tracefunkion" ab.

... abrechnung/sel_dnaend <Firmenkennzeichen> <Firmennummer> <JJJJMM> DN <Dienstnehmernummer> LA 0

ORA-01403: no data found

Bedeutet, dass Sie den Dienstnehmer für ein Monat abrechnen, für das es keinen Variablen Dienstnehmerstamm gibt.
Korrekturanleitung:

Legen Sie einen gültigen Variablen Dienstnehmerstamm an und
rechnen den Dienstnehmer nochmals ab.

Differenzen zwischen Abgaben/Zahlungsverkehr

Um Differenzen zwischen den Abgaben und dem Zahlungsverkehr zu vermeiden, kontrollieren Sie nach jeder Abgaben- bzw. Zahlungsverkehrsermittlung folgende Punkte:

Protokolldatei fehler.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis
Vergleich der Abgabenlisten

Abfuhrliste Finanzamt,
KommSt Erklärung + U-Bahnsteuererklärung,
Beitragsnachweisung,
Gewerkschaftsliste

mit Überweisungsdatenträgerbegleitzettel

Vergleich der Banküberweisungslisten

Banküberweisungsliste für Dienstnehmerauszahlungen,
Banküberweisungsliste Exekutionen - Gläubigerzahlungen,
Banküberweisungsliste diverse Empfänger,
Banküberwisungsliste für Reisekostenauszahlungen bei Verwendung des Pakets Reisekosten)

mit Überweisungsdatenträgerbegleitzettel

Abstimmung der Barauszahlungsliste

Kontrolle: Welche Beträge auf der Barauszahlungsliste sind noch offen (= noch nicht ausbezahlt weil Minus), wurden aber in Vormonaten bereits verbucht?
Welche Beträge bleiben im laufenden Monat offen?

Abstimmung der Abgaben
(Auswertungen/Monatlich/Sonstiges/Abstimmung Abgaben Liste - kontrolliert ob Differenzen vorhanden sind)

Mögliche Fehlermeldungen in der Protokolldatei fehler.lst:

... abgaben2/ausgleich_sv_fvers <Firmenkennzeichen>-<Firmennummer> <JJJJMM>

(1) Kein Centausgleich bei Firmenversicherung <Vers.Nummer> - Differenz zu hoch: Betrag

Bedeutet, dass eine Differenz zwischen Abgaben und Zahlungsverkehr bei der Sozialversicherung gibt.

Korrekturanleitung:

Kontrollieren Sie Ihre Firmen- und Dienstnehmerstammdaten.
Sehen Sie weiter unten unter "Ursachen für Differenzen".
Wenden Sie sich gegebenenfalls an LHR Personalverrechnung Support.

- ins_gew_zeile <Firmenkennzeichen>/<Firmennummer> <MM.JJJJ> <DN.Nr.> ...

zhlverkehr ORA-ERROR ORA-02291: integrity constraint

(LOHN.FK_GEW_BEZAHLT_FGEW) violated - (2291)

Bedeutet, dass

entweder die Gewerkschaftslohnart in der Lohnartenzuordnung eingegeben wurde, ohne im variablen Dienstnehmerstamm die Gewerkschaft anzuführen, oder
nach der Echtabrechnung die Gewerkschaft aus der Maske Variable Dienstnehmerdaten gelöscht wurde und somit kann der Zahlungsverkehr dem Dienstnehmer keine Gewerkschaft zuweisen.

Korrekturanleitung:

Geben Sie die Gewerkschaft in variablen Dienstnehmerdaten ein.
Rechnen Sie den betroffenen Dienstnehmer ab.
Starten Sie den Zahlungsverkehr neu.

- abrechnung/insert_ladn_definitiv/exekution- SELECT <Firmenkennzeichen>-<Firmennummer> <JJJJMM> <DN.Nr.> LA 0

SQL-02112: SELECT..INTO returns too many row

Bedeutet, dass zusätzlich zu Exekutionen in der Maske Exekution die Lohnart Exekutionsabzug in der Lohnartenzuordnung mit Betrag eingegeben wurde. So kann das Programm den Gläubiger nicht eruieren.

Korrekturanleitung:

Geben Sie die Lohnart Exekutionsabzug nochmals in die Lohnartenzuordnung aber ohne Betrag ein.
Rechnen Sie den Dienstnehmer neu ab.

... - ACHTUNG! Ueberweisungsdatentraeger Bankleitzahl fehlt!

Firma <Firmenkennzeichen>/<Firmennummer> Gemeinde A-<Postleitzahl>/0

Bedeutet, dass bei einer Gemeinde, die mit keiner Barauszahlungsbank bezahlt wird, die Bankleitzahl fehlt.

Korrekturanleitung:

Geben Sie die Bankleitzahl und die Bankkontonummer ein und
erstellen Sie den Überweisungsdatenträger mit betroffenen Erstellungsdatum nach.

... - ACHTUNG! Ueberweisungsdatentraeger Kontonummer fehlt!

Firma <Firmenkennzeichen>/<Firmennummer> Gemeinde A-<Postleitzahl>/0

Bedeutet, dass bei einer Gemeinde, die mit keiner Barauszahlungsbank bezahlt wird, die Bankkontonummer fehlt.

Korrekturanleitung:

Geben Sie die Bankleitzahl und die Bankkontonummer ein und
erstellen Sie den Überweisungsdatenträger mit betroffenen Erstellungsdatum nach.

Differenzen zwischen Zahlungsverkehr und Buchhaltung

Um Differenzen zwischen dem Zahlungsverkehr und der Buchhaltung zu vermeiden, kontrollieren Sie nach jeder Zahlungsverkehrsermittlung bzw. nach jedem Buchhaltungslauf folgende Punkte:

Protokolldatei fehler.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis
Vergleich der Überweisungsdatenträgerbegleitzettel mit Buchungsbeleg
Buchungsbeleg: Soll – Haben Gleichheit
Vergleich LHR Personalverrechnung Buchungsbeleg (monatlicher oder Jahresbuchungsbeleg) mit anderen Buchhaltungsprogrammen (zB SAP-Fibu, RuS-Fibu, CWG-Fibu)
Bei Soll/Haben Differenzen drucken Sie die Summenkontrollliste aus (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Summenkontrolliste - mit aktivierter Checkbox "Nur Differenzen").
Bei unklaren Buchungen pro Dienstnehmer drucken Sie die Summenkontrollliste pro Dienstnehmer aus.
(Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Summenkontrolliste - mit deaktivierter Checkbox "Nur Differenzen")
Bei unklaren Buchungen auf ein Fibu-Konto drucken Sie die Kontoabstimmungsliste vom betroffenen Fibu-Konto aus (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Kontoabstimmungsliste - mit Ausgabeart:

"Buchungsarten" - zeigt an, was genau verbucht wurde (welche Abgaben, Lohnarten) und nach
"Dienstnehmer" - zeigt Summen pro Dienstnehmer an.

Kontrolle der Kassenabstimmungsliste - was ist bereits ausbezahlt/verbucht worden
(Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Barauszahlungen abstimmen)
Kontrolle der Liste Abstimmung Abgaben - ob Differenzen vorhanden sind.
(Auswertungen/Monatlich/Sonstiges/Abstimmung Abgaben)

Mögliche Fehlermeldungen in der Protokolldatei fehler.lst:

<Firmennkennzeichen>/<Firmennummer>/<Dienstnehmernummer>/<JJJJMM>-insert_buchhaltung ... 1 9999999 ... -1: Fehler -2291: ORA-02291: integrity constraint (LOHN.FK_BUCHHALTUNG_KST) violated - p

Bedeutet, dass bei einem Dienstnehmer keine Kostenstelle hinterlegt ist und deswegen sollten die Dienstgeberabgaben auf "Keine Kostenstelle" gebucht werden. Die von LHR Personalverrechnung vorgegebene "Keine Kostenstelle" wurde aber aus der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmentexte/Kostenstellen gelöscht. Von LHR Personalverrechnung vorgegebene Kostenstellen:

-1 keine Kostenstelle

0 keine Kostenstelle

9999999 keine Kostenstelle

9999999999 keine Kostenstelle

Korrekturanleitung:

Legen Sie in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmentexte/Kostenstellen die fehlende Kostenstelle an,
stellen Sie die Buchhaltung zurück und
starten Sie die Buchhaltung neu.

Ursachen für Unstimmigkeiten

die aber keine Differenzen sind

Zahlungsverkehr/Buchhaltung

Abrechnung mit Aufrollungen und Auszahlung für ein Monat in der Zukunft, aber Buchhaltung für das Vormonat gestartet, zB Abrechnung und Auszahlung für Monat 11.2006, aber Buchhaltung für 10.2006 gestartet.
Auf dem betroffenen Fibu-Konto werden zusätzlich sonstige Lohnarten verbucht.
Übersehen einer in LHR Personalverrechnung vorhandenen Auswertung (zB Beitragsnachweisung, Buchungsbeleg).

Ursachen für echte Differenzen

Abrechnung/Abgaben

Abrechnung und Abgaben gestartet, im Nachhinein Daten verändert und nochmals abgerechnet und dann Abrechnung mit Abgaben verglichen.

Abgaben/Zahlungsverkehr

Falsche Anlage eines Dienstnehmers zB DN hat SV-Gruppe D1 und eine SV-Pflichtigkeit ohne AV, KV, PV oder UV-Pflicht. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst die Fehlermeldung mit "Kein Centausgleich ..." ersichtlich.
Falsche händische Eingabe der Urlaubsersatzleistungs-Folgelohnarten. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst die Fehlermeldung mit "Kein Centausgleich ..." ersichtlich.
Fehlende Empfänger-Bank-Kontonummer beim Finanzamt, bei der Firmenversicherung, bei der Gemeinde, beim Gläubiger/diversen Empfänger bei Überweisungen durch Überweisungsdatenträger. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst die Fehlermeldung mit "... Kontonummer fehlt ..." ersichtlich.
Lohnarten, die automatisch generiert werden, wie zB

Gewerkschaftsbeitrag (ohne Angabe der Gewerkschaft im Variablen Dienstnehmerstamm),
Exekutionsabzug (zusätzlich zu eingegebenen Exekutionen in der Exekutionsmaske),
werden in der Lohnartenzuordnung eingegeben. So kann der Zahlungsverkehr den Empfänger des Lohnartenbetrags nicht eruieren und der Betrag wird auf dem Datenträgerbegleitzettel nicht berücksichtigt. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst eine Fehlermeldung mit "... zhlverkehr ..." ersichtlich.

Nach einer Echtabrechnung mit Gewerkschaftsbeitrag wird die Gewerkschaft des Dienstnehmers aus der Maske Variable Dienstnehmerdaten entfernt, aber der Dienstnehmer nicht mehr abgerechnet, sondern der Zahlungsverkehr gestartet. So kann der Zahlungsverkehr die Gewerkschaft nicht zuweisen und der Gewerkschaftsbeitrag wird auf dem Datenträgerbegleitzettel nicht berücksichtigt. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst die Fehlermeldung mit "... zhlverkehr... " ersichtlich.
Durch LHR Personalverrechnung Einleseschnittstelle: Wenn ein Variabler Dienstnehmerstamm mit Kommunalsteuerpflichtigkeit "J" aber keine Kommunalsteuergemeinde geliefert wird.

Zahlungsverkehr/Buchhaltung

Datenbankprobleme (zB kein Speicherplatz, Datenbanküberlauf) sind in der Protokolldatei fehler.lst ersichtlich.
Abbruch der Buchhaltungsermittlung, zB durch Serverneustart. In diesem Fall bleibt ein Teil im Hintergrund verbucht, ist aber für Benutzer unsichtbar.
Fehlen (= händisches Löschen) der Kostenstellen -1, 0, 9999999 oder 9999999999 "Keine Kostenstelle" für die Verbuchung von Dienstnehmer ohne Kostenstelle.

Personalverrechnung-Buchhaltung Soll-Haben Differenz

Abrechnungsprobleme (Abrechnung wurde abgebrochen oder ähnliches). In diesem Fall stimmen die Summen der Lohnarten des Dienstenhmers mit seiner Brutto/Netto-Auszahlung nicht überein. In diesem Fall rechnen Sie das betroffene Monat des Dienstnehmers nochmals ab.
Sie haben eine Firmengruppenlohnart mit einer Kostenstelle auf der Seite 2 angelegt, aber die Kostenstelle nicht in jeder Firma der Firmengruppe angelegt. Die Buchhaltung kann dann diese Lohnart in der Firma, in der die Kostenstelle nicht angelegt ist, verbuchen. Dazu gibt es in der Protokolldatei fehler.lst folgenden Eintrag:

... Firma <Firmenkennzeichen>/<Firmennummer> Dn <DN.NR.> Monat <JJJJMM>-insert_buchhaltung 0 <Firmenkennzeichen>/<Firmennummer> <DN.Nr.> <JJJJMM> ... <Lohnartennummer> <Kostenstellennummer der Lohnart> ... 00000 -1 0: Fehler -2291: ORA-02291: integrity constraint (LOHN.FK_BUCHHALTUNG_KST) violated - p

Diese Fehlermeldung erscheint bei Soll- und Haben-Differenzen, wenn Sie bei einer Firmengruppenlohnart eine Kostenstelle zugewiesen haben (aus einer Firma in der sie angelegt ist), aber in der Firma in der Sie die Lohnart abrechnen ist die Kostenstelle nicht angelegt. Die betroffene Lohnarten- und Kostenstellennummer werden in dieser fehler.lst angezeigt.

Korrekturanleitung:

Legen Sie in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmentexte/Kostenstellen die fehlende Kostenstelle an,
stellen Sie die Buchhaltung zurück und
starten Sie die Buchhaltung neu und
drucken Sie den Buchungsbeleg aus.

Reisekosten-Buchhaltung Soll-Haben Differenz

Kontierung fehlt (zB es ist kein Fibu-Konto für VSt, Taggeld hinterlegt, es wurde aber Taggeld berechnet)
Falsche händische Übersteuerung der Vorsteuer (zB 20% Vorsteuer von 1.000,-- Euro wurde mit 300,-- statt 200,-- übersteuert).