LHR Lohn unterscheidet zwischen einer Probeabrechnung und einer Echtabrechnung!Menüaufruf: Abrechnungen/Abrechnen/Abrechnung
Die Abrechnung ermittelt die Bruttolöhne oder –gehälter, die gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben sowie den Auszahlungsbetrag an die Dienstnehmer. Dies geschieht unter Berücksichtigung etwaiger Aufrollungen aus Vormonaten. Sie können die Abrechnung für einzelne Dienstnehmer, Dienstnehmergruppen, Abrechnungsgruppen oder eine ganze Firma starten. Das Ergebnis der Abrechnung sehen Sie auf dem Lohn-/Gehaltszettel und im Fenster Abrechnungs-Ansichten (Abrechnungen/Abrechnen/Ansichten/Echtabrechnungs- bzw. Probeabrechnungsansicht).
LHR Lohn unterscheidet zwischen einer Probeabrechnung und einer Echtabrechnung!
Die Echtabrechnung müssen Sie starten, damit Sie die Nettolöhne und –gehälter an Ihre Dienstnehmer tatsächlich auszahlen und die Abgaben an Sozialversicherungsträger, Finanzämter, Gemeinden etc. abführen können. Die Echtabrechnung ist auch Voraussetzung für die Ermittlung der Beträge für Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Für die Programme Zahlungsverkehr (Ermitteln der auszuzahlenden Beträge an die Dienstnehmer), Abgaben (Ermitteln der gesetzlichen Abgaben) und Kostenrechnung/Finanzbuchhaltung nimmt LHR Personalverrechnung ausschließlich Daten aus der Echtabrechnung.
Die Ergebnisse der Echtabrechnung sehen Sie in der Abrechnungs-Ansicht oder auf dem Lohn-/Gehaltszettel.
Die Probeabrechnung gleicht einer Art Vorschau und funktioniert nach demselben Prinzip wie die Echtabrechnung – mit dem Unterschied, dass die Daten aus der Probeabrechnung nicht für die Auszahlung an die Dienstnehmer, Krankenkassen, Finanzämter etc. weiterverwendet werden können. Die Probeabrechnungsdaten gehen auch nicht in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung ein.
Die Probeabrechnung bietet daher eine Art „Spielwiese“, auf der Sie die Echtabrechnung simulieren und verschiedene Varianten testen können. Sie kann beliebig oft wiederholt werden.
Die Probeabrechnung wird über dieselbe Maske gestartet wie die Echtabrechnung mit dem Unterschied, dass die Checkbox„Probeabrechnung“ aktiviert ist.
Die Ergebnisse der Probeabrechnung ersehen Sie in der Probeabrechnungs-Ansicht oder auf dem Lohn-/Gehaltszettel. Dieser enthält im Gegensatz zur Echtabrechnung neben der Überschrift „LOHN-/GEHALTSZETTEL“ das Kennzeichen „(P)“.
Eine Abrechnung startet die Programme SV-Gruppenautomatik, BV-Automatik, Urlaubsverwaltung und Entgeltfortzahlung mit.
Um einen Dienstnehmer mit LHR Lohn abrechnen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Für den Dienstnehmer muss ein Dienstnehmerstamm angelegt sein, d.h., er muss zumindest eine Personalnummer haben.
Der Dienstnehmer muss einen „variablen Dienstnehmerstamm“ haben, d.h., in der Maske variable Dienstnehmerdaten müssen alle Pflichtfelder (= alle farbig hinterlegten Felder) gefüllt sein. Außerdem muss sich das Monat/Jahr, welches Sie abrechnen wollen, innerhalb des Gültigkeitsdatums der variablen Dienstnehmerdaten befinden. Sind zB die variablen Dienstnehmerdaten erst ab 03.2019 gültig, so funktioniert die Abrechnung für den Monat 02.2019 nicht.
Der Dienstnehmer muss im LHR Lohn „aktiv“ sein, d.h. es muss in der Maske Eintrittsdaten einen Eintritt mit gültigem Datum geben. Auch hier gilt wie bei den variablen Dienstnehmerdaten das Gültigkeitsprinzip, d.h. eine Abrechnung für den Monat Februar 2019 kann nicht funktionieren, wenn das Eintrittsdatum des Dienstnehmers zB erst am 15.03.2019 ist.
Es müssen Firmengruppen-, Firmen oder Dienstnehmergruppen-Lohnarten angelegt sein, in denen definiert ist, wie LHR Lohn den Betrag der Lohnart (zB Gehalt, Überstunden, Zulagen) errechnen kann.
Dem Dienstnehmer muss in der Maske Lohnartenzuordnung für den Abrechnungszeitraum zumindest eine Lohnart mit der passenden Gültigkeit zugewiesen sein. Durch Hinterlegung einer entsprechenden Formel bei der Lohnart selbst oder durch direkte Eingabe des Betrages in der Lohnartenzuordnung kann LHR Lohn den Wert der Lohnart ermitteln.
Folgende Voraussetzungen können zusätzlich für ein korrektes Abrechnungsergebnis nötig sein:
Ausfüllen der Maske Firmenparameter: dies dient u.a. der korrekten Abrechnung von Gewerkschaftsbeiträgen, Betriebsratsumlage, Krankenständen, Urlauben, Exekutionen, Urlaubsersatzleistung.
Satzbezeichnungen und Satzbewertungen: Manche Lohnarten benötigen zur Werteermittlung so genannte persönliche Sätze, Schemensätze für Kollektivverträge, Firmensätze u.a. Für eine korrekte Abrechnung müssen Sie diese daher vorher anlegen und mit Werten versehen. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung zum Menüpunkt Stammdatenmenü/Lohnarten und seinen Unterpunkten.
Hat der Dienstnehmer Familienangehörige als Mitversicherte, so müssen diese in der Maske Mitversicherte angelegt sein, um die korrekte Abrechnung von Krankenscheinen und des Kinderzuschlags zum Alleinverdienerabsetzbetrag sicherzustellen.
Kostenstellenaufteilung des Dienstnehmers: Da LHR Lohn die Daten für die Kostenrechnung/Finanzbuchhaltung aus der Abrechnung nimmt, muss der Dienstnehmer zumindest einer Kostenstelle zugeteilt sein, um eine korrekte Überleitung der Abrechnungsdaten in die Kostenrechnung zu gewährleisten.
Generell müssen Buchhaltungskonten, Kostenstellen und etwaige Kostenträger und Kostenarten in LHR Personalverrechnung für die abzurechnende Firma bzw. Firmengruppe angelegt sein, damit die Daten richtig in die Kostenrechnung und die Finanzbuchhaltung übergeleitet werden können.
Rufen Sie die Abrechnungsmaske im Menü Abrechnungen/Abrechnen/Abrechnung auf. Füllen Sie die Maske ihren Wünschen entsprechend aus. Weitere Hinweise zum Ausfüllen dieser Maske erhalten Sie in der Beschreibung der Maske Abrechnung. Achtung: Um eine Echtabrechnung zu erhalten, muss das Feld „Probeabrechnung“ deaktiviert sein!
Klicken Sie nun den Button „Abrechnen".
Dieser Vorgang kann je nach der Geschwindigkeit der Hardware vom Server und der Datenmenge etwas länger dauern. Führen Sie keine Änderungen in Masken durch, die für die Abrechnung von Bedeutung haben könnten.
Wenn Sie einen Zugriff auf das Eurolohn/Work Verzeichnis haben, können Sie in der Datei trace.lst nachsehen, bei welchem Dienstnehmer sich die Abrechnung befindet. Wenn das Programm Abrechnung fertig ist, werden die Lohn-/Gehaltszettel gedruckt und in der trace.lst Datei ist steht in der letzten Zeile die Uhrzeit, die Firma und "unlocked":
16:14:44 FIRMA: AI/1 unlocked.
Je nachdem, welche Einstellung Sie in der Abrechnungsmaske vorgenommen haben, erhalten Sie die Lohn-/Gehaltszettel der Dienstnehmer (gedruckt oder in eine Datei generiert) oder es werden stattdessen die Gehaltsdaten bei der Überweisung auf den Kontoauszügen der Dienstnehmer ausgegeben. Auf den Lohn-/Gehaltszetteln steht das Datum und die Uhrzeit, zu welcher diese erstellt wurden.
Dieses Datum kann mit dem Zeitpunkt der Durchführung der Abrechnung übereinstimmen, muss aber nicht. Sie können einen Lohn-/Gehaltszettel auch, ohne nochmals abzurechnen, nachdrucken. Dann steht nur das Datum des Nachdrucks auf dem Lohn-/Gehaltszettel und nicht das tatsächliche Abrechnungsdatum. Das tatsächliche Abrechnungsdatum sehen Sie in der Abrechnungsansicht im Reiter "Abrechnung" im Feld "Abrechnungsdatum". Bei mehrmaliger Echtabrechnung für das gleiche Abrechnungsmonat ersehen Sie immer nur das Datum der zuletzt durchgeführten Abrechnung.
Oft werden Dienstnehmer für das gleiche Abrechnungsmonat mehrere Male abgerechnet und ausbezahlt, oder sie erhalten Aufrollungen für ein Vormonat, das dadurch vom Programm noch einmal „angegriffen“ werden muss. Die Aufschlüsselung von mehrmaligen Abrechnungen und Auszahlungen ersehen Sie im Reiter „Ablauffolge“ der Abrechnungsansicht.
Auch können Sie bereits ausbezahlte Läufe nachdrucken. Lesen Sie dazu die Maskenbeschreibung Abrechnung (Abrechnungen/Abrechnen/Abrechnung).
3. Kontrollieren Sie nach jeder Abrechnung, ob eine Datei fehler.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis entstanden ist. In dieser sind Fehler protokolliert, die bei der Abrechnung entstanden sind. Meistens sind auch die Dienstnehmernummer angeführt, bei denen es Fehler gab. Kontrollieren Sie die Abrechnung von diesen und bei Unklarheiten kontrollieren Sie die LHR Lohn Hotline.
Um die Geschwindigkeit der Abrechnung zu optimieren wurde eine neue Funktion erstellt, die mehrere Abrechnungen parallel startet.
Diese aktivieren Sie durch den Systemparameter LS: Abr_MultiThread_Anz in dem Sie die Anzahl der zu startenden Abrechnungen definieren.
Somit wird bei einer Abrechnung nicht mehr alles in die trace.lst geschrieben sondern es werden je nach Anzahl der definierten Abrechnungen separate trace-Dateien erstellt. In diesen Dateien sehen Sie die Dienstnehmer-Nummernkreise die mit dieser Datei abgearbeitet werden und auch ob und wann dieser Nummernkreis fertig ist.
