Aufgabe: Monatliche/Jährliche Abstimmung zur Vermeidung von Differenzen

Hier finden Sie eine Beschreibung der Aufgaben, die ein Personalverrechner im LHR Lohn monatlich und jährlich vornehmen sollte, um Differenzen zwischen

• der Abrechnung Die Abrechnung ermittelt die Bruttolöhne oder –gehälter, die gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben sowie den Auszahlungsbetrag an die Dienstnehmer. Dies geschieht unter Berücksichtigung etwaiger Aufrollungen aus Vormonaten.,

• den Abgaben Das Programm "Abgaben" ermittelt die Höhe der gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung!,

• dem Zahlungsverkehr Das Programm "Zahlungsverkehr" ermittelt die auszuzahlenden Beträge für die Überweisung der Gehälter und Abgaben. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung und der Abgaben. und

• der Buchhaltung Dieses Programm ("Betragsermittlung Kostenrechnung/Fibu") ermittelt die Beträge für Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsauswertungen. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung, der Abgaben und des Zahlungsverkehrs.

am Monats- und Jahresende zu vermeiden.

Um laufend zu kontrollieren, ob es bei Ihnen im System Differenzen gibt, drucken Sie am Ende des Monatsabschlusses die Abstimmung-Abgaben-Liste.

Diese finden Sie unter Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr/Sonstiges.

Die Abstimmung-Abgabenliste gliedert sich im ersten Bereich unter:

- Sozialvers. gesamt - Vergleich in Summe von Versicherungen mit und ohne mBGM

- Sozialvers. mBGM - Vergleich von Versicherungen mit mBGM.

- Sozialvers. ohne mBGM - Vergleich wie bisher, für Monate vor 2019 und Versicherungen, die nicht auf den mBGM umgestellt haben.

Auch die Detailausgabe sind in "Sozialversicherungen mit mBGM" und "Sozialversicherungen ohne mBGM" aufgeteilt.

Die Summen bei der Sozialversicherung setzen sich ab 2019 wie folgt zusammen:

- Abrechnung: Abgerechnete SV-Werte

- Abgaben:      Abgerechnete SV-Werte für die mBGM

- Bezahlt:         Bereits übermittelte und ausbezahlte mBGM. Die offenen, noch nicht übermittelten mBGM sind hier nicht enthalten.

Wenn Sie bereits hier eine Differenz sehen (zwischen der Abrechnung/Abgaben und Bezahlt), dann drucken Sie diese Liste „mit Details“ aus und sehen auf den Folgeseiten, ob es offene mBGM gibt, die die Differenz erklären. Wenn Sie Firmenversicherungen haben, die nicht überwiesen werden, können Sie auch die Bank 99 Barauszahlung als überweisende Bank eintragen.

Wenn der variable Parameter „LS: Zhlverkehr_mBGM“ auf „ALLE“ gesetzt ist, dann sehen Sie hier unter "Bezahlt" immer alles was der Zahlungsverkehr ermittelt hat, also die offenen, noch nicht übermittelten mBGM und die bereits übermittelten.

- Buchhaltung: Alles was das Programm Buchhaltung ermittelt hat.

Wenn Sie bereits bei Abrechnung/Abgaben und Bezahlt eine Differenz sehen, dann drucken Sie diese Liste „mit Details“ aus und sehen auf den Folgeseiten, ob es offene mBGM gibt, die die Differenz erklären.

Bereinigen Sie vor jedem Monatsabschluss bzw. Batchlauf Ein Batchlauf (Batchabrechnung) hilft Ihnen, regelmäßig wiederkehrende Arbeiten zu automatisieren. Ein Batchlauf startet sich zu einem vorgegebenen Zeitpunkt und arbeitet alle Programme (z.B. Abrechnung, Abgaben, Zahlungsverkehr, Buchhaltung) der Reihe nach ab. Die Reihenfolge der Programme und die Startzeit des Batchlaufes werden vom Benutzer festgelegt. das Eurolohn/Work Verzeichnis!

Differenzen zwischen Abrechnung/Abgaben

Um Differenzen zwischen der Abrechnung und Abgaben zu vermeiden, kontrollieren Sie nach jeder Abrechnung die Protokolldateien

• fehler.lst und

• warnungen.lst

im Eurolohn/Work Verzeichnis.

In der Protokolldatei warnungen.lst erhalten Sie ebenfalls nützliche Informationen zum Abrechnungsergebnis des Dienstnehmers, wie zB warum kein permanenter Jahresausgleich möglich ist, oder kein Resturlaub berechnet wurde.

Mögliche Fehlermeldungen in der Protokolldatei fehler.lst:

Differenzen zwischen Abgaben/Zahlungsverkehr

Um Differenzen zwischen den Abgaben und dem Zahlungsverkehr zu vermeiden, kontrollieren Sie nach jeder Abgaben- bzw. Zahlungsverkehrsermittlung folgende Punkte:

1. Protokolldatei fehler.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis

2. Vergleich der Abgabenlisten

   • Abfuhrliste Finanzamt,

   • KommSt Erklärung + U-Bahnsteuererklärung,

   • Beitragsnachweisung,

   • Gewerkschaftsliste

 mit Überweisungsdatenträgerbegleitzettel

3. Vergleich der Banküberweisungslisten

   1. Banküberweisungsliste für Dienstnehmerauszahlungen,

   2. Banküberweisungsliste Exekutionen - Gläubigerzahlungen,

   3. Banküberweisungsliste diverse Empfänger,

   4. Banküberwisungsliste für Reisekostenauszahlungen bei Verwendung des Pakets Reisekosten)

 mit Überweisungsdatenträgerbegleitzettel

4. Abstimmung der Barauszahlungsliste

   • Kontrolle: Welche Beträge auf der Barauszahlungsliste sind noch offen (= noch nicht ausbezahlt weil Minus), wurden aber in Vormonaten bereits verbucht?

   • Welche Beträge bleiben im laufenden Monat offen?

5. Abstimmung der Abgaben
   (Auswertungen/Monatlich/Sonstiges/Abstimmung Abgaben Liste - kontrolliert ob Differenzen vorhanden sind)

Mögliche Fehlermeldungen in der Protokolldatei fehler.lst:

Differenzen zwischen Zahlungsverkehr und Buchhaltung

Um Differenzen zwischen dem Zahlungsverkehr und der Buchhaltung zu vermeiden, kontrollieren Sie nach jeder Zahlungsverkehrsermittlung bzw. nach jedem Buchhaltungslauf folgende Punkte:

1. Protokolldatei fehler.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis

2. Vergleich der Überweisungsdatenträgerbegleitzettel mit Buchungsbeleg

3. Buchungsbeleg: Soll – Haben Gleichheit

4. Vergleich LHR Lohn Buchungsbeleg (monatlicher oder Jahresbuchungsbeleg) mit anderen Buchhaltungsprogrammen (zB SAP-Fibu, RuS-Fibu, CWG-Fibu)

5. Bei Soll/Haben Differenzen drucken Sie die Summenkontrollliste aus (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Summenkontrolliste - mit aktivierter Checkbox "Nur Differenzen").

6. Bei unklaren Buchungen pro Dienstnehmer drucken Sie die Summenkontrollliste pro Dienstnehmer aus.
   (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Summenkontrolliste - mit deaktivierter Checkbox "Nur Differenzen")

7. Bei unklaren Buchungen auf ein Fibu-Konto drucken Sie die Kontoabstimmungsliste vom betroffenen Fibu-Konto aus (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Kontoabstimmungsliste - mit Ausgabeart:

   • "Buchungsarten" - zeigt an, was genau verbucht wurde (welche Abgaben, Lohnarten) und nach

   • "Dienstnehmer" - zeigt Summen pro Dienstnehmer an.

8. Kontrolle der Kassenabstimmungsliste - was ist bereits ausbezahlt/verbucht worden
   (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Barauszahlungen abstimmen)

9. Kontrolle der Liste Abstimmung Abgaben - ob Differenzen vorhanden sind.
   (Auswertungen/Monatlich/Sonstiges/Abstimmung Abgaben)

Mögliche Fehlermeldungen in der Protokolldatei fehler.lst:

Ursachen für Unstimmigkeiten die aber keine Differenzen sind

Zahlungsverkehr/Buchhaltung

• Abrechnung mit Aufrollungen und Auszahlung für ein Monat in der Zukunft, aber Buchhaltung für das Vormonat gestartet, zB Abrechnung und Auszahlung für Monat 11.2006, aber Buchhaltung für 10.2006 gestartet.

• Auf dem betroffenen Fibu-Konto werden zusätzlich sonstige Lohnarten verbucht.

• Übersehen einer im LHR Lohn vorhandenen Auswertung (zB Beitragsnachweisung, Buchungsbeleg).

Ursachen für echte Differenzen

Abrechnung/Abgaben

• Abrechnung und Abgaben gestartet, im Nachhinein Daten verändert und nochmals abgerechnet und dann Abrechnung mit Abgaben verglichen.

Abgaben/Zahlungsverkehr

• Falsche Anlage eines Dienstnehmers zB DN hat SV-Gruppe D1 und eine SV-Pflichtigkeit Die SV-Pflichtigkeit bestimmt die SV-Beitragssätze (KV, AV, UV, PV, KU,...) näher, für die ein Dienstnehmer und der Dienstgeber Beiträge zahlen. Diese ist unter Stammdatenmenü/Allgemein/Gesetz/SV-Pflichtigkeiten anzulegen. ohne AV, KV, PV oder UV-Pflicht. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst die Fehlermeldung mit "Kein Centausgleich ..." ersichtlich.

• Falsche händische Eingabe der Urlaubsersatzleistungs-Folgelohnarten. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst die Fehlermeldung mit "Kein Centausgleich ..." ersichtlich.

• Fehlende Empfänger-Bank-Kontonummer beim Finanzamt, bei der Firmenversicherung, bei der Gemeinde, beim Gläubiger/diversen Empfänger bei Überweisungen durch Überweisungsdatenträger. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst die Fehlermeldung mit "... Kontonummer fehlt ..." ersichtlich.

• Lohnarten, die automatisch generiert werden, wie zB

• • Gewerkschaftsbeitrag (ohne Angabe der Gewerkschaft im Variablen Dienstnehmerstamm),

  • Exekutionsabzug (zusätzlich zu eingegebenen Exekutionen in der Exekutionsmaske),
    werden in der Lohnartenzuordnung eingegeben. So kann der Zahlungsverkehr den Empfänger des Lohnartenbetrags nicht eruieren und der Betrag wird auf dem Datenträgerbegleitzettel nicht berücksichtigt. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst eine Fehlermeldung mit "... zhlverkehr ..." ersichtlich.

• Nach einer Echtabrechnung mit Gewerkschaftsbeitrag wird die Gewerkschaft des Dienstnehmers aus der Maske Variable Dienstnehmerdaten entfernt, aber der Dienstnehmer nicht mehr abgerechnet, sondern der Zahlungsverkehr gestartet. So kann der Zahlungsverkehr die Gewerkschaft nicht zuweisen und der Gewerkschaftsbeitrag wird auf dem Datenträgerbegleitzettel nicht berücksichtigt. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst die Fehlermeldung mit "... zhlverkehr... " ersichtlich.

• Durch LHR Lohn Einleseschnittstelle: Wenn ein Variabler Dienstnehmerstamm mit Kommunalsteuerpflichtigkeit "J" aber keine Kommunalsteuergemeinde geliefert wird.

Zahlungsverkehr/Buchhaltung

• Datenbankprobleme (zB kein Speicherplatz, Datenbanküberlauf) sind in der Protokolldatei fehler.lst ersichtlich.

• Abbruch der Buchhaltungsermittlung, zB durch Serverneustart. In diesem Fall bleibt ein Teil im Hintergrund verbucht, ist aber für Benutzer unsichtbar.

• Fehlen (= händisches Löschen) der Kostenstellen -1, 0, 9999999 oder 9999999999 "Keine Kostenstelle" für die Verbuchung von Dienstnehmer ohne Kostenstelle.

Personalverrechnung-Buchhaltung Soll-Haben Differenz

• Abrechnungsprobleme (Abrechnung wurde abgebrochen oder ähnliches). In diesem Fall stimmen die Summen der Lohnarten des Dienstenhmers mit seiner Brutto/Netto-Auszahlung nicht überein. In diesem Fall rechnen Sie das betroffene Monat des Dienstnehmers nochmals ab.

• Sie haben eine Firmengruppenlohnart mit einer Kostenstelle auf der Seite 2 angelegt, aber die Kostenstelle nicht in jeder Firma der Firmengruppe angelegt. Die Buchhaltung kann dann diese Lohnart in der Firma, in der die Kostenstelle nicht angelegt ist, verbuchen. Dazu gibt es in der Protokolldatei fehler.lst folgenden Eintrag:

Reisekosten-Buchhaltung Soll-Haben Differenz

• Kontierung fehlt (zB es ist kein Fibu-Konto für VSt, Taggeld hinterlegt, es wurde aber Taggeld berechnet)

• Falsche händische Übersteuerung der Vorsteuer (zB 20% Vorsteuer von 1.000,-- Euro wurde mit 300,-- statt 200,-- übersteuert).

Fenster

Barauszahlungen

Abfuhrliste Finanzamt

Beitragsnachweisung

Kommunalsteuererklärung

Gewerkschaftsliste

U-Bahnsteuerliste

Buchungsbeleg nach Belegnummer

Kontoabstimmungsliste

Summenkontrollliste

Abstimmung Abrechnung/Abgaben/Zahlungsverkehr/Buchhaltung

Verwandte Aufgaben

Monatsabschluss Checkliste

Abrechnung

Abgabenermittlung

Zahlungsverkehr

Buchhaltung