Urlaubsanspruch an Beschäftigungsausmaß anpassen

Dieser Teil behandelt ein Konzept, um bei Teilzeitkräften den Urlaubsanspruch nach dem Beschäftigungsausmaß automatisch anzupassen. Das heißt, eine Teilzeitkraft erhält die Urlaubsanspruchsnummer mit dem vollen Anspruch und die Urlaubsermittlung kürzt diesen Anspruch automatisch auf das Beschäftigungsausmaß.

Wann ist eine Aliquotierung notwendig und wie erfolgt diese

Urlaubsanspruch mit Tagen

Wenn die Wochentage der Firma bzw. Dienstnehmergruppe Hauptgruppierung der einzelnen Dienstnehmer in der LHR Personalverrechnung . Anhand der Dienstnehmergruppe können viele Einstellungen der Firma gesteuert werden. So gibt es zum Beispiel die Möglichkeit Lohnarten auf der Ebene der Dienstnehmergruppen anzulegen, verschiedene Auswertungen pro Dienstnehmergruppe zu drucken usw. Eine Gruppierung könnte z.B. Arbeiter, Angestellte, Lehrlinge Arbeiter, Lehrlinge Angestellte sein. mit den Wochentagen des Dienstnehmers unterschiedlich sind.

Beispiel:

100 / 5 Tage * 2 Tage = 40 %

Urlaubsanspruch mit Stunden

Wenn die Summe der Wochenstunden der Firma bzw. Dienstnehmergruppe mit der Summe der Wochenstunden des Dienstnehmers abweicht.

Beispiel:

100 / 40 Stunden * 20 Stunden = 50 %

Durch die Verwendung der Wochenmodelle kann die Angabe des Beschäftigungsausmaßes pro Monat erfolgen.

Sollte der Umstieg im Laufe eines Urlaubsjahres erfolgen, wird eine Teilzeitbeschäftigung auf die Dauer im Urlaubsjahr berücksichtigt.

Beispiel:

Urlaubsjahr: 01.2016 bis 12.2016 mit Tagen

25 Tage Anspruch – (25 Tage Anspruch * 0,50 (50 % weniger beschäftigt) / 12 Monate * 4 Monate Teilzeit = 4,17 Tage Kürzung) = 20,83 Tage Anspruch (Rundung nach Einstellung)

Es gibt folgende Anspruchserhöhungen

• Anspruchserhöhung ab einem bestimmten Alter werden im laufenden Urlaubsjahr berücksichtigt (Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung/Anspruchserhöhung pro Anspruchsnummer).
  Diese Erhöhung wird automatisch aliquotiert, da diese Verwaltung nur für Vollzeitkräfte möglich ist. Es gibt nur eine Anspruchsnummer für Vollzeitkräfte.

• Anspruchskürzungen (Abrechnungen/Urlaub/Abrechnen/Anspruchskürzungen) werden ab dem laufenden Urlaubsjahr berücksichtigt

• Anspruchserhöhung für einen Dienstnehmer (im variablen Dienstnehmerstamm).

• • Das Feld "zusätzlicher Urlaub" erhöht den Anspruch jährlich mit dem Beginn des laufenden Urlaubsjahres

  • Eine Änderung des Anspruches (Seite 2 - Anspruch Urlaub) wirkt sich aber erst mit Beginn des nächsten Urlaubsjahres aus.

Da es einfacher ist, solche Erhöhungen immer für Vollzeitkräfte zu verwalten, wird auch diese Erhöhung automatisch aliquotiert. Manuell müsste ansonsten immer eine Anpassung bei einem Wechsel des Beschäftigungsausmaßes erfolgen.

Beispiel:

Der Anspruch immer auf das Urlaubsjahr gerechnet. Das heißt, wird während eines Jahres das Beschäftigungsausmaß geändert, wird automatisch vom Beginn des Urlaubsjahrs aufgerollt und der Anspruch auf das Jahr gesehen vermindert bzw. erhöht.

Beispiel nach Kalenderjahr mit 200 h Jahresurlaubsanspruch:

Verwalten des Beschäftigungsausmaßes

Im Menü Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung legen Sie einen oder mehrere Wochenmodelle an. Es gibt folgende Ebenen:

Die Ermittlung der Wochenmodelle funktioniert wie folgt:

Wochenmodell des Dienstnehmers: Zuerst wird kontrolliert, ob der Dienstnehmer ein eigenes Wochenmodell hat

Wochenmodell einer Vollzeitkraft

Es wird in folgender Reihenfolge das Wochenmodell einer Vollzeitkraft ermittelt:

• es wird kontrolliert, ob die Dienstnehmergruppe ein Wochenmodell hat

• es wird kontrolliert, ob die Firma ein Wochenmodell hat

• wird in den beiden zuvor genannten Ebenen keine Wochenmodell gefunden, werden 5 Tage und 40 Stunden angenommen

Wechsel eines Beschäftigungsausmaßes während eines Monats

Sollte sich das Beschäftigungsausmaß während eines Monats ändern und soll dieses genau berücksichtigt werden, so geben Sie in der Maske Abrechnungen/Urlaub/Abrechnen/Anspruchskürzungen eine Kürzung des Anspruchs ein, da die Wochenmodelle im LHR Lohn nur Monatsgetreu eingetragen werden können.

Sobald die Urlaubsverwaltung mit Diensträder (LS: Abr_Dienstrad) aktiviert ist, geht der Wechsel automatisch ohne Kürzung.

Mehr dazu lesen Sie unter Lohn-/Gehalt/Themen/Urlaubsverwaltung/Urlaubsanspruch täglich und Diensträder.

neuerlicher Urlaubsanspruch mit Beschäftigungsausmaß-Änderung

Tritt ein Mitarbeiter unter dem Monat ein und erfolgt die Urlaubsberechnung nach Arbeitsjahr, dann wird bei einer Urlaubsaliquotierung (keine Resturlaubsaliquotierung) der korrekte Anspruch ermittelt, auch wenn sich im Monat des neuen Anspruchs das Beschäftigungsausmaß ändert.

Beispiel - Berechnung nach Stunden
Eintritt per 10.02.2020
Urlaubsjahr vom 10.02.2020 - 09.02.2021
Urlaubsjahr = Arbeitsjahr, Berechnung nach Stunden, Beschäftigungsausmaß = Urlaubsanspruch, Beschäftigungsaliquotierung = B (Beginn Urlaubsjahr)
Vollzeit = Jahresanspruch 200h, 5 Tage mit 7,7h (38,5h / Woche)

Ab 01.08.2020 wechselt der Mitarbeiter in eine Teilzeitbeschäftigung von 4 Tagen mit 5h ( 20h / Woche).

Berechnung des aliquoten Jahres-Urlaubsanspruches 10.02.2020 - 09.02.2021



Das Beschäftigungsausmaß für dieses Urlaubsjahr ergibt sich aus dem Durchschnitt aller Monate.

Beschäftigungsausmaß = 100% / 500,5 Stunden Vollzeit * 371,00 Stunden des Mitarbeiters = 74,13%
Jahresanspruch per 02.2020 = 200 Stunden Vollzeit / 100% Beschäftigungsausmaß * 74,13%d Besch. Ausmaß in % = 148,25 Stunden

Beispiel - Berechnung nach Stunden und Dienstrad in der LHR Zeit
Eintritt per 10.02.2020
Urlaubsjahr vom 10.02.2020 - 09.02.2021
Urlaubsjahr = Arbeitsjahr, Berechnung nach Stunden, Beschäftigungsausmaß = Urlaubsanspruch, Beschäftigungsaliquotierung = B (Beginn Urlaubsjahr)
Vollzeit = Jahresanspruch 200h, 5 Tage mit 8h (40h / Woche)

Ab 11.08.2020 wird von Vollzeit auf das folgende Dienstrad gewechselt:
Woche 1: 4 Tage mit 5 Stunden (20h / Woche)

Berechnung des aliquoten Jahres-Urlaubsanspruches 10.02.2020 - 09.02.2021


Das Beschäftigungsausmaß für dieses Urlaubsjahr ergibt sich aus dem Durchschnitt aller Monate.

Berechnung der Stunden des MA im August 2020:
Der Mitarbeiter verbrachte 11 Tage in Vollzeitbeschäftigung (40h) und 20 Tage in Teilzeitbeschäftigung (20h).
Rechnung lautet daher: 40 h / 31 Kalendertage * 11 Vollzeittage + 20h / 31 Kalendertage * 20 Teilzeittage = 27,10 Stunden

Berechnung des Beschäftigungsausmaß in % im August 2020:
Rechnung lautet daher: 100% / 40h Vollzeit * 27,10h Teilzeit = 64,74%

Beschäftigungsausmaß = 100% / 520 Stunden Vollzeit * 387,10 Stunden des Mitarbeiters = 74,44%
Jahresanspruch per 02.2020 = 200 Stunden Vollzeit / 100% Beschäftigungsausmaß * 74,44%d Besch. Ausmaß in % = 148,88 Stunden

Auszug aus dem Protokoll "urlverw.lst":
Urlaubsjahr BESCHAEFTIGUNGSAUSMASS Einh:S/Verhaeltnis: 74.44/aufgrund von Vollzeit-Tage: 65.00/Stunden: 520.00/Dn-Tage: 58.35/Stunden: 387.10

Resturlaub auf das Beschäftigungsausmaß anpassen (Gemeindebedienstete laut Landesgesetz)

Regelung

Berechnung mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub exklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Niederösterreich):

erstes Monat im Urlaubsjahr:

Urlaubsanspruch laut Beschäftigungsausmaß im ersten Monat eventuell bei Eintritt gekürzt + Rest aus Vorjahr – Urlaubsverbrauch im ersten Monat

restlichen Monate im Urlaubsjahr (Übertrag aus Vorjahr ist größer als der Verbrauch im Urlaubsjahr (bis zum Ende des Vormonats)):

 (((Resturlaub Monatsbeginn – (Übertrag aus dem Vorjahr – gesamter Verbrauch im Urlaubsjahr bis zum Ende des Vormonats)) / Beschäftigungsausmaß Vormonat * Beschäftigungsausmaß laufendes Monat) + eventuelle Anspruchserhöhungen auf das Beschäftigungsausmaß im laufenden Monat aliquotiert + (Übertrag aus dem Vorjahr – gesamter Verbrauch im Urlaubsjahr bis zum Ende des Vormonats) - Urlaubsverbrauch im Monat – manuelle und automatische Kürzungen im Monat

restlichen Monate im Urlaubsjahr (Übertrag aus Vorjahr ist kleiner als der Verbrauch im Urlaubsjahr):

 (Resturlaub Monatsbeginn / Beschäftigungsausmaß Vormonat * Beschäftigungsausmaß laufendes Monat + eventuelle Anspruchserhöhungen auf das Beschäftigungsausmaß im laufenden Monat aliquotiert) – Urlaubsverbrauch im Monat – manuelle und automatische Kürzungen im Monat

Berechnung mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub inklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Oberösterreich):

erstes Monat im Urlaubsjahr:

Urlaubsanspruch laut Beschäftigungsausmaß im ersten Monat eventuell bei Eintritt gekürzt + Rest aus Vorjahr – Urlaubsverbrauch im ersten Monat

restlichen Monate im Urlaubsjahr:

 (Resturlaub Monatsbeginn / Beschäftigungsausmaß Vormonat * Beschäftigungsausmaß laufendes Monat + eventuelle Anspruchserhöhungen auf das Beschäftigungsausmaß im laufenden Monat aliquotiert) – Urlaubsverbrauch im Monat – manuelle und automatische Kürzungen im Monat

Beispiel 1:

Übertrag aus dem Vorjahr: 23 Stunden

Mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub exklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Niederösterreich):

ein Beispiel, wenn der Vortrag aus dem Vorjahr 33 Stunden betragen würde:

*1) der Übertrag aus dem Vorjahr übersteigt den Verbrauch im Urlaubsjahr

Mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub inklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Oberösterreich):

Beispiel 2:

Übertrag aus dem Vorjahr: kein Übertrag, da im laufenden Jahr eingetreten

Mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub exklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Niederösterreich):

100h Anspruch – 16,7 h = 83,3

Mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub inklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Oberösterreich):

Kürzung des Anspruchs von Jänner bis Februar:

100h Anspruch – 16,7 h = 83,3

Beispiel 3:

Übertrag aus dem Vorjahr: 23 Stunden

Mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub exklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Niederösterreich):

ein Beispiel, wenn der Vortrag aus dem Vorjahr 33 Stunden betragen würde:

*1) der Übertrag aus dem Vorjahr übersteigt den Verbrauch im Urlaubsjahr

Mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub inklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Oberösterreich):

Beispiel 4:

Übertrag aus dem Vorjahr: 23 Stunden

Mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub exklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Niederösterreich):

ein Beispiel, wenn der Vortrag aus dem Vorjahr 33 Stunden betragen würde:

*1) der Übertrag aus dem Vorjahr übersteigt den Verbrauch im Urlaubsjahr

Mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub inklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Oberösterreich):

Beispiel 5:

Mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub exklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Niederösterreich):

Mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub inklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Oberösterreich):

Beispiel 6:

Übertrag aus dem Vorjahr: 23 Stunden

Mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub exklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Niederösterreich):

*1) Monat 07 wird noch mit Übertrag gerechnet, da bis Ende 06 die 23 Stunden Vortrag nicht aufgebraucht wurden.

ein Beispiel, wenn der Vortrag aus dem Vorjahr 10 Stunden betragen würde:

*1) der Übertrag aus dem Vorjahr übersteigt den Verbrauch im Urlaubsjahr.

Monat 05 wird noch mit Übertrag gerechnet, da bis Ende 04 die 10 Stunden Vortrag nicht aufgebraucht wurden.

Mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub inklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Oberösterreich):

Urlaubsanspruch in den ersten 6 Monaten

In den ersten Monaten nach dem Eintritt wird der laufende Resturlaub jeweils um den ungerundeten monatlich erhöhten Urlaubsanspruch abgelegt (mit 4 Nachkommastellen).

Zur Berechnung des laufenden Resturlaubs wird der ungerundete Rest des Vormonats ausgelesen (mit 4 Nachkommastellen). Von dem Berechnungsergebnis werden, bevor laut Einstellung gerundet wird, auf 2 Nachkommastellen kaufmännisch gerundet. Damit wird vermieden, dass 50,0001 auf 51 aufgerundet werden. Dann würde obiger Fall folgendermaßen aussehen:

ein Beispiel - Berechnung eines Jahres-Zwölftel:

200 / 12 = 16,6667 -> kaufmännische Rundung auf 2 Nachkommastellen = 16,67

16,6667 – dieser Wert wird in der Datenbank monatlich abgelegt und im Folgemonat verwendet

Um auf das monatliche Endergebnis zu kommen, das angezeigt wird, werden die 16,6667 (eventuell verändert durch einen Verbrauch oder andere Berechnungen) auf 2 Nachkommastellen kaufmännisch gerundet = 16,67

Diese 16,67 werden dann so gerundet, wie der Benutzer dies eingestellt hat.

Berechnung der ersten 6 Monate:

Eintritt 15.02.

Mit der Möglichkeit, das Ergebnis zu runden sieht die Berechnung in den ersten 6 Monaten folgendermaßen aus:

Eintritt 15.02.

Mit der Möglichkeit, das Ergebnis zu runden und der 1/12-Regelung bei Eintritt sieht die Berechnung in den ersten 6 Monaten folgendermaßen aus:

Eintritt 15.02.

Die mit dieser Farbe dargestellten Werte ändern sich durch die neue Berechnungsart.

Änderung Beschäftigungsausmaß am 01.05. auf 50% - mit der Option, dass das Beschäftigungsausmaß den Resturlaub ändert

Urlaubskonsum im Mai 10 h

Mit der Möglichkeit, das Ergebnis zu runden und der 1/12-Regelung bei Eintritt und Aliquotierung des Beschäftigungsausmaßes  "Resturlaub exklusive Übertrag aus Vorjahren" sieht die Berechnung in den ersten 6 Monaten folgendermaßen aus:

Eintritt 15.02.

Es wird jeweils mit dem Wert des Vormonats der Resturlaub auf das Beschäftigungsausmaß aliquotiert. Zu diesem Ergebnis wird der monatlich anwachsende Anspruch (auch wie bisher auf das Beschäftigungsausmaß angepasst) hinzuaddiert und ein eventueller Verbrauch abgezogen.

Mit der Möglichkeit, das Ergebnis zu runden und der 1/12-Regelung bei Eintritt und Aliquotierung des Beschäftigungsausmasses  "Resturlaub exklusive Übertrag aus Vorjahren" sieht die Berechnung in den ersten 6 Monaten folgendermaßen aus:

Eintritt 15.10.

Mit der Möglichkeit, das Ergebnis zu runden und der 1/12-Regelung bei Eintritt und Aliquotierung des Beschäftigungsausmasses  "Resturlaub inklusive Übertrag aus Vorjahren" sieht die Berechnung in den ersten 6 Monaten folgendermaßen aus:

(Rundung in OÖ auf 2 Nachkommastellen)

Eintritt 15.10.

Frage, wie wird eine Kürzung bei Eintritt aliquotiert?

Jedes volle Monat kürzt mit 1/12 den Anspruch.

Ein Monat, in dem eine Teil-Beschäftigung stattgefunden hat, wird folgendermaßen gekürzt:

1/12 Anspruch / 30 Tage des Monats (= 1/12-Tage) * (30 Tage des Monats (= 1/12-Tage) – Beschäftigungstage)

Beispiel: bei Eintritt 15.02.

für Jänner: 1/12 von 200 Stunden = 16,6667

für Februar: Beschäftigungstage 15.02. bis 28.02. ergibt 14 Beschäftigungstage

(1/12 von 200 Stunden = 16,667) / (30 Tage des Monats für jeden Monat) *

(30 Tage für jeden Monat – 14 Beschäftigungstage = 16 Tage Kürzung)

16,6667 / 30 * 16 = 8,8889

Auf diese Weise wird der Jahresanspruch auf dieselbe Weise gekürzt wie der einzelne Monat für die ersten 6 Monate. Diese Art der Aliquotierung wurde auch gewählt, da es in einem Monat mehrere Ein- und Austritte geben kann und damit für das gesamte Monat die Kürzung für die Verwaltung nach Kalender- und Geschäftsjahr ermittelt wird.

Verwendung in Access:

Im Zusatzprogramm „Vororterfassung (Access)“ existiert ein Maske, sodass Urlaube und Fehlzeiten erfaßt und in „Le Salaire“ eingelesen werden können.

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