Urlaubsanspruch an Beschäftigungsausmaß anpassen

Dieser Abschnitt beschreibt ein Konzept zur automatischen Anpassung des Urlaubsanspruchs für Teilzeitkräfte entsprechend ihrem Beschäftigungsausmaß.

Um den administrativen Aufwand möglichst gering zu halten, wird für alle Dienstnehmer ein einheitlicher Urlaubsanspruch hinterlegt. Eine allfällige Aliquotierung aufgrund des Beschäftigungsausmaßes erfolgt automatisch durch die LHR-Urlaubsverwaltung.

Wann ist eine Aliquotierung notwendig und wie erfolgt diese?

Eine Aliquotierung ist erforderlich, wenn ein Dienstnehmer nicht durchgängig mit demselben Beschäftigungsausmaß arbeitet, wenn sich die Anzahl der Arbeitstage bzw. das Stundenausmaß vom üblichen Standard abweichen.

Bei einer Urlaubsverwaltung in Tagen

Wenn die Wochentage der Firma bzw. Dienstnehmergruppe Hauptgruppierung der einzelnen Dienstnehmer in der LHR Personalverrechnung . Anhand der Dienstnehmergruppe können viele Einstellungen der Firma gesteuert werden. So gibt es zum Beispiel die Möglichkeit Lohnarten auf der Ebene der Dienstnehmergruppen anzulegen, verschiedene Auswertungen pro Dienstnehmergruppe zu drucken usw. Eine Gruppierung könnte z.B. Arbeiter, Angestellte, Lehrlinge Arbeiter, Lehrlinge Angestellte sein. nicht mit den Wochentagen des Dienstnehmers übereinstimmen.

Beispiel:

100 / 5 Tage * 2 Tage = 40 %

Bei einer Urlaubsverwaltng in Stunden

Wenn die Summe der Wochenstunden der Firma bzw. Dienstnehmergruppe und die Summe der Wochenstunden des Dienstnehmers abweichenn.

Beispiel:

100 / 40 Stunden * 20 Stunden = 50 %

Weicht das Beschäftigungsausmaß eines Dienstnehmers also in irgendeiner Weise vom Standard ab, bzw. ändert es sich während des Urlaubsjahres, ist ein eigenes Woichenmodell oder Dienstrad für die Betroffenen erforderlich, um eine korrekte Aliquotierung des Anspruchs sicherzustellen.

Beispiel:

Urlaubsjahr: 01.2025 bis 12.2025 inTagen

25 Tage Anspruch – (25 Tage Anspruch * 0,50 (50 % weniger beschäftigt) / 12 Monate * 4 Monate Teilzeit = 4,17 Tage Kürzung) = 20,83 Tage Anspruch (Rundung erfolgt nach den jeweilig hinterlegten Einstellungen)

Anspruchserhöhungen

Es gibt verschiedene Wege, um Erhöhungen des Urlaubsanspruchs zu hinterlegen. Dabei wird unterschieden, ob die Erhöhung aufgrund einer bestimmten Altersgrenze erfolgt, zusätzliche Urlaubstage wegen einer Behindertung oder bestimmten Positionen gewährt werden oder ob es sich um eine einmalige Erhöhung handelt.

• Anspruchserhöhung ab einem bestimmten Alter: Diese werden  unter Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung/Anspruchserhöhung pro Anspruchsnummer hinterlegt.
  Anspruchserhöhungen ab einem bestimmten Alter werden im laufenden Urlaubsjahr berücksichtigt. Diese Erhöhung wird automatisch aliquotiert.

• Einmalige Anspruchskürzung bzw. -Erhöhung: Einmalige Anspruchskürzungen bzw. -erhöhungen werden unter Abrechnungen/Urlaub/Abrechnen/Anspruchskürzungen) erfasst. Diese werden ab dem laufenden Urlaubsjahr berücksichtigt und nicht aliquotiert. Dabei werden Kürzungen mit positivem und Erhöhungen mit negativem Vorzeichen eingetragen.

  Beispiel für eine Anspruchserhöhung:

  

  Beispiel für eine Anspruchskürzung:

  

• Anspruchserhöhung wegen Behinderung oder einer bestimmten Position: STeht aufgrund einer Behinderung oder einem anderen Grund (beispielsweise weil der Dienstnehmer Betriebsratsmitglied ist und deshalb jährlich eine bestimmte Anzahl von zusätzlichen Urlauben gewährt bekommt) ein erhöhter Urlaubsanspruch zu, so wird dieser im variablen Dienstnehmerstamm des jeweiligen Mitarbeiters auf der Seite 2 hinterlegt.
  Beispiel:
  
  In diesem Beispiel wird ein zusätzlicher Urlaunb von 2 Tagen gewährt. Würde dieser aufgrund einer Behinderung zustehen, sind auch die beiden Feld "%-Satz Behinderung" und "Art d. Behinderung" zu befüllen. Wäre das Feld zusätzlicher Urlaub nicht befüllt, so würden die Urlauibstage bzw. -stunden aus dem Anspruch Nummer 8 für die Berechnung herangezogen.

• • Das Feld "zusätzlicher Urlaub" erhöht den Anspruch jährlich mit dem Beginn des laufenden Urlaubsjahres. Der Anspruch wird steht unaliquotiert erfasst (d.h. dieser basiert auf einer Vollzeitkraft). Die Aliquotierung erfolgt anschließend auf Grundlage des Wochenmodells oder einer Dienstrads.

  • Änderungen des Anspruches (Seite 2 - Anspruch Urlaub) treten erst mit Beginn des nächsten Urlaubsjahres in Kraft.

Wechsel eines Beschäftigungsausmaßes während eines Monats

Im Menü Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung legen Sie eines oder mehrere Wochenmodelle an. Wird in Ihrem Unternehmen regulär auch am Wochenende oder an Feiertagen gearbeitet, so ist dies bei der Anlage des Wochenendes entsprechend zu berücksichtigen. Bei einer 7-Tage-Woche wird somit beispielsweise ein Anspruch von 35 Kalendertagen für die Berechnung herangezogen. Es gibt folgende Ebenen:

• Wochenmodell Firma:
  Ein Wochenmodell pro Firma ist immer anzulegen. Dieses ist grundsätzlich für die ganze Firma gültig und dient als Grundlage für die Berechnung des Urlaubsanspruchs.
  Beispiel:
  

  In diesem Beispiel wird in der Firma regulär von Montag bis Freitag gearbeitet. Wenn der Urlaubsanspruch in Tagen geführt wird, dient die tägliche Stundenanzahl lediglich als Orientierung und muss nicht zwingend erfasst werden. Wird der Anspruch hingegen in Stunden verwaltet, ist diese Angabe essenziell für die Berechnung.

• Wochenmodell Dienstnehmergruppe:
  Weicht das Wochenmodell für eine ganze Dienstnehmergruppe vom Firmen-Wochenmodell ab, so wird ein entsprechendes Wochenmodell für die jeweilige Dienstnehmergruppe hinterlegt.
  Beispiel:
  

  In diesem Beispiel arbeiten die Mitarbeiter, die der Dienstnehmergruppe Arbeiter zugeordnet sind, von Montag bis Donnerstag jeweils für 10 Stunden. Das Modell kommt nur für die Mitarbeiter dieser Dienstnehmergruppe zur Anwendung.

• Wochenmodell Dienstnehmer:
  Falls die Abweichung von der Normalarbeitszeit hingegen nur für einzelne Mitarbeiter zutrifft, erfolgt die entsprechende Anpassung individuell auf Dienstnehmer-Ebene.
  Beispiel:
  

  In diesem Beispiel arbeitet Dienstnehmer Nr. 12 an drei Tagen die Woche für gesamt 25 Stunden. Die Berechnung des Urlaubsanspruchs diese Dienstnehmers erfolgt auf Basis des Modells Nr. 14.

Ablauf der ERmittlung der Wochenmodelle

Zunächst wird geprüft, ob es für den Dienstnehmer ein eigenes Wochenmodell gibt. Ist dies nicht der Fall, wird überprüft ob es auf Dienstnehmergruppen- oder Firmenebene ein Wochenmodell gibt. Wird in keiner der Ebenen ein Wochenmodell gefunden, wird für die Berechnung eine Woche mit fünf Arbeitstagen und 40 Stunden zugrunde gelegt.

Wenn Sie LHR Zeit verwenden und mit Diensträdern arbeiten, wird der Anspruch anhand der Dienstradeinstellung ermittelt. Voraussetzung dafür ist der aktivierte variable Parameter "LS: Abr_Dienstrad".

Wechsel eines Beschäftigungsausmaßes während eines Monats

Die Wochenmodelle werden in LHR Lohn pro Monat erfasst. Falls sich das Beschäftigungsausmaß eines Dienstnehmers innerhalb eines Monats verändert und eine genaue Berücksichtigung erforderlich ist, muss der untermonatige Anspruch in der Maske Abrechnungen/Urlaub/Abrechnen/Anspruchskürzungen manuell eingetragen werden.
Wenn Sie LHR Zeit verwenden und die Urlaubsverwaltung mit Diensträdern (variabler Parameter ‚LS: Abr_Dienstrad‘) aktiviert ist, wird die untermonatige Aliquotierung automatisch berücksichtigt.
Mehr dazu lesen Sie unter Lohn-/Gehalt/Themen/Urlaubsverwaltung/Urlaubsanspruch täglich und Diensträder.

Beispiel - Berechnung nach Stunden
Eintritt per 10.02.2025
Urlaubsjahr vom 10.02.2025 - 09.02.2026
Urlaubsjahr = Arbeitsjahr, Berechnung nach Stunden, Beschäftigungsausmaß = Urlaubsanspruch, Beschäftigungsaliquotierung = B (Beginn Urlaubsjahr)
Vollzeit = Jahresanspruch 200h, 5 Tage mit 8h (40h / Woche)

Ab 01.08.2025 wechselt der Mitarbeiter in eine Teilzeitbeschäftigung von 4 Tagen mit 5h ( 20h / Woche).

Berechnung des aliquoten Jahres-Urlaubsanspruches 10.02.2025 - 09.02.2026



Das Beschäftigungsausmaß für dieses Urlaubsjahr ergibt sich aus dem Durchschnitt aller Monate.

Beschäftigungsausmaß = 100 % / 520 Stunden Vollzeit * 380,00 Stunden des Mitarbeiters = 73,08 %
Jahresanspruch per 02.2025 = 200 Stunden Vollzeit / 100 % Beschäftigungsausmaß * 73,08 % d Besch. Ausmaß in % = 146,16 Stunden ~146 Stunden

Beispiel - Berechnung nach Stunden und Dienstrad in der LHR Zeit ab 11.08.2025
Eintritt per 10.02.2025
Urlaubsjahr vom 10.02.2025 –  09.02.2026
Urlaubsjahr = Arbeitsjahr, Berechnung nach Stunden, Beschäftigungsausmaß = Urlaubsanspruch, Beschäftigungsaliquotierung = B (Beginn Urlaubsjahr)
Vollzeit = Jahresanspruch 200h, 5 Tage mit 8h (40h / Woche)

Ab 11.08.2025 wird von Vollzeit auf das folgende Dienstrad gewechselt:
Woche 1: 4 Tage mit 5 Stunden (20h / Woche)

Berechnung des aliquoten Jahres-Urlaubsanspruches 10.02.2025 - 09.02.2026


Das Beschäftigungsausmaß für dieses Urlaubsjahr ergibt sich aus dem Durchschnitt aller Monate.

Berechnung der Stunden des MA im August 2025:
Der Mitarbeiter verbrachte 11 Tage in Vollzeitbeschäftigung (40h) und 20 Tage in Teilzeitbeschäftigung (20h).
Rechnung lautet daher: 40 h / 31 Kalendertage * 11 Vollzeittage + 20h / 31 Kalendertage * 20 Teilzeittage = 27,10 Stunden

Berechnung des Beschäftigungsausmaß in % im August 2025:
Rechnung lautet daher: 100 % / 40h Vollzeit * 27,10h Teilzeit = 67,75 %

Beschäftigungsausmaß = 100 % / 520 Stunden Vollzeit * 387,10 Stunden des Mitarbeiters = 74,44 %
Jahresanspruch per 02.2025 = 200 Stunden Vollzeit / 100% Beschäftigungsausmaß * 74,44 %d Besch. Ausmaß in % = 148,88 Stunden ~ 149

Anspruchs- bzw. Resturlaubsaliquotierung bei Wechsel des Beschäftigungsausmaßes

In der Maske Anspruchsübersicht hinterlegen Sie, wie der Urlaubsanspruch beim Wechsel des Beschäftigungsausmaßes aliquotiert werden soll. Dafür gibt es folgende 3 Auswahlmöglichkeiten:

• Urlaubsanspruch (A oder leer)

  Beispiel mit Einstellung Urlaubsanspruch (A oder leer):

  Eintritt per 01.01.2025

  Urlaubsjahr = Kalenderjahr

  Berechnung nach Stunden, Beschäftigungsausmaß = Urlaubsanspruch,

  Beschäftigungsaliquotierung = B (Beginn Urlaubsjahr)

  Vollzeit = Jahresanspruch 200h, 5 Tage mit 8h (40h / Woche)

   

  Ab 01.07.2025 wechselt der Mitarbeiter in eine Teilzeitbeschäftigung von 4 Tagen mit 5h (20h / Woche).

  200 - ( 200 * 0,5 / 12 * 6 ) = 150

   

  

• Resturlaub exklusive Übertrag aus dem Vorjahr (R)

  Beispiel mit Einstellung Resturlaub exklusive Übertrag aus dem Vorjahr (R)

  Eintritt per 01.02.2025
  Urlaubsjahr = Arbeitsjahr
  Berechnung nach Stunden, Beschäftigungsausmaß = Urlaubsanspruch, Beschäftigungsaliquotierung = B (Beginn Urlaubsjahr)
  Vollzeit = Jahresanspruch 200 h, 5 Tage mit 8h (40 / Woche)
  
  Ab 01.03.2026 wechselt der Mitarbeiter in eine Teilzeitbeschäftigung von 4 Tagen mit 5h ( 20h / Woche).

  200 h alter Anspruch + 200 h neuer Anspruch = 400 h ab 01.02.2026

  400 h Anspruch – 200 h nicht verbrauchter Anspruch aus 2025 = 200 h * 0,5 = 100 h aliquotierter Anspruch aus 2026 + 200 h nicht verbrauchter Anspruch aus 2025 = 300 h Anspruch ab 01.03.2026

   

  

• Resturlaub inklusive Übertrag aus dem Vorjahr (V)

  Beispiel mit Einstellung Resturlaub inklusive Übertrag aus dem Vorjahr (V)

  Eintritt per 01.02.2025
  Urlaubsjahr = Arbeitsjahr
  Berechnung nach Stunden, Beschäftigungsausmaß = Urlaubsanspruch, Beschäftigungsaliquotierung = B (Beginn Urlaubsjahr)
  Vollzeit = Jahresanspruch 200 h, 5 Tage mit 8h (40 / Woche)
  
  Ab 01.03.2026 wechselt der Mitarbeiter in eine Teilzeitbeschäftigung von 4 Tagen mit 5h ( 20h / Woche).

  200 h alter Anspruch + 200 h neuer Anspruch = 400 h ab 01.02.2026

  400 h Anspruch * 0,5 = 200 h aliquotierter Anspruch ab 01.03.2026

   

  

Resturlaub auf das Beschäftigungsausmaß anpassen (Gemeindebedienstete laut Landesgesetz)

Regelung

Berechnung mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub exklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Niederösterreich):

erstes Monat im Urlaubsjahr:

Urlaubsanspruch laut Beschäftigungsausmaß im ersten Monat eventuell bei Eintritt gekürzt + Rest aus Vorjahr – Urlaubsverbrauch im ersten Monat

restlichen Monate im Urlaubsjahr (Übertrag aus Vorjahr ist größer als der Verbrauch im Urlaubsjahr (bis zum Ende des Vormonats)):

(((Resturlaub Monatsbeginn – (Übertrag aus dem Vorjahr – gesamter Verbrauch im Urlaubsjahr bis zum Ende des Vormonats)) / Beschäftigungsausmaß Vormonat * Beschäftigungsausmaß laufendes Monat) + eventuelle Anspruchserhöhungen auf das Beschäftigungsausmaß im laufenden Monat aliquotiert + (Übertrag aus dem Vorjahr – gesamter Verbrauch im Urlaubsjahr bis zum Ende des Vormonats) - Urlaubsverbrauch im Monat – manuelle und automatische Kürzungen im Monat

restlichen Monate im Urlaubsjahr (Übertrag aus Vorjahr ist kleiner als der Verbrauch im Urlaubsjahr):

 (Resturlaub Monatsbeginn / Beschäftigungsausmaß Vormonat * Beschäftigungsausmaß laufendes Monat + eventuelle Anspruchserhöhungen auf das Beschäftigungsausmaß im laufenden Monat aliquotiert) – Urlaubsverbrauch im Monat – manuelle und automatische Kürzungen im Monat

Berechnung mit der Option „Beschäftigungsausmaß“ = „Resturlaub inklusive Übertrag aus Vorjahren“ (Oberösterreich):

erstes Monat im Urlaubsjahr:

Urlaubsanspruch laut Beschäftigungsausmaß im ersten Monat eventuell bei Eintritt gekürzt + Rest aus Vorjahr – Urlaubsverbrauch im ersten Monat

restlichen Monate im Urlaubsjahr:

(Resturlaub Monatsbeginn / Beschäftigungsausmaß Vormonat * Beschäftigungsausmaß laufendes Monat + eventuelle Anspruchserhöhungen auf das Beschäftigungsausmaß im laufenden Monat aliquotiert) – Urlaubsverbrauch im Monat – manuelle und automatische Kürzungen im Monat

Beispiel 1

Beispiel 2

Beispiel 3

Beispiel 4

Beispiel 5

Beispiel 6

Urlaubsanspruch in den ersten 6 Monaten

In den ersten Monaten nach dem Eintritt wird der laufende Resturlaub jeweils um den ungerundeten monatlich erhöhten Urlaubsanspruch abgelegt (mit 4 Nachkommastellen).

Zur Berechnung des laufenden Resturlaubs wird der ungerundete Rest des Vormonats ausgelesen (mit 4 Nachkommastellen). Von dem Berechnungsergebnis werden, bevor laut Einstellung gerundet wird, auf 2 Nachkommastellen kaufmännisch gerundet. Damit wird vermieden, dass 50,0001 auf 51 aufgerundet werden. Dann würde obiger Fall folgendermaßen aussehen:

ein Beispiel - Berechnung eines Jahres-Zwölftel:

200 / 12 = 16,6667 -> kaufmännische Rundung auf 2 Nachkommastellen = 16,67

16,6667 – dieser Wert wird in der Datenbank monatlich abgelegt und im Folgemonat verwendet

Um auf das monatliche Endergebnis zu kommen, das angezeigt wird, werden die 16,6667 (eventuell verändert durch einen Verbrauch oder andere Berechnungen) auf 2 Nachkommastellen kaufmännisch gerundet = 16,67

Diese 16,67 werden dann so gerundet, wie der Benutzer dies eingestellt hat.

Berechnung der ersten 6 Monate:

Berechnung der ersten 6 Monate mit Rundung:

Berechnung der ersten 6 Monate mit Rundung und 1/12-Regelung:

Berechnung mit Rundung und 1/12-Regelung bei Eintritt:

Berechnung mit Rundung und 1/12-Regelung bei Eintritt und Aliquotierung (Resturlaub exklusive Übertrag aus Vorjahren):

Berechnung mit Rundung und 1/12-Regelung bei Eintritt mit Aliquotierung (Resturlaub inklusive Übertrag aus Vorjahren):

Aliquotierung der Kürzung bei Eintritt

In jedem vollen Monat wird der Anspruch um 1/12 gekürzt. In Monaten mit einer Teil-Beschäftigung wird folgendermaßen gekürzt:
1/12 Anspruch / 30 Tage des Monats (= 1/12-Tage) * (30 Tage des Monats (= 1/12-Tage) – Beschäftigungstage)

Beispiel:
bei Eintritt 15.02.
für Jänner: 1/12 von 200 Stunden = 16,6667
für Februar: Beschäftigungstage 15.02. bis 28.02. ergibt 14 Beschäftigungstage
(1/12 von 200 Stunden = 16,667) / (30 Tage des Monats für jeden Monat) *
(30 Tage für jeden Monat – 14 Beschäftigungstage = 16 Tage Kürzung)
16,6667 / 30 * 16 = 8,8889
Auf diese Weise wird der Jahresanspruch auf dieselbe Weise gekürzt wie der einzelne Monat in den ersten 6 Monaten. Diese Art der Aliquotierung wurde auch gewählt, da es in einem Monat mehrere Ein- und Austritte geben kann und damit für das gesamte Monat die Kürzung für die Verwaltung nach Kalender- und Geschäftsjahr ermittelt wird. 

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