Urlaubsverwaltung - Eingaben

Dieser Abschnitt erläutert, wie Sie Urlaube, Zeitsaldostunden und weitere relevante Daten erfassen, um eine effiziente Urlaubsverwaltung zu gewährleisten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie den aktuellen Urlaubsstand einsehen und wo Sie die Berechnung des Urlaubsanspruchs starten können.

Ersterfassung

Mit Beginn der Urlaubsverwaltung in LHR erfassen Sie die verbleibenden Urlaubs- und Fehlzeitstände mit dem Stichtag des letzten Tages vor dem Start der Verwaltung im Menü Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung/Ersterfassung.
Dabei können verschiedene Anspruchsnummern mit unterschiedlichen Beginn-Monaten festgelegt werden. So kann beispielsweise die Saldoverwaltung erst zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt werden.
Wenn Sie auch den monatlichen oder tägloichen Urlaubsanspruch ermitteln wollen, erfassen Sie zusätzlich auch die zweite (=monatlicher Anspruch) bzw. dritte (=täglicher Anspruch) Spalte in der Maske.

Beispiel:
Beginn der Urlaubsverwaltung mit 01.2025 (Definition im „Variablen Firmenstamm“)
Eintragen des Urlaubsstandes mit 12.2024 (1)
Anspruchsart "Normalurlaub" (2)
Urlaubsstand jährlich 200 'Stunden (3)
Urlaubsstand monatlich (4) - wird nur befüll,t wenn es einen aliquoten Urlaubsanspruch in den ersten X Monaten (je nach Einstellung 1-11 Monaten) nach Eintritt gibt.
Urlaubsstand täglich 17 Stunden (5)

Berechnung des täglichen Urlaubsstandes:
Resturlaub per 31.12.2024 - (Jahresanspruch / 365 * Kalendertage 31.12. bis Urlaubsjahresende)
200 - (200 / 365 * 334) = 16,98 ~ 17 Stunden

Urlaub und Fehlzeiten erfassen

Falls Sie keine Zeiterfassung nutzen oder Ihre Zeiterfassung die erforderlichen Daten nicht bereitstellen kann, erfassen Sie Urlaube, Sonderurlaube und Fehlzeiten im Menü Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung/Urlaub und Fehlzeiten. Der Unterschied zur Maske Eintrittsdaten ist, dass hier die Einheiten für die Berechnung vorgeschlagen werden.

Hier werden Unterbrechungen erfasst, wobei die entsprechenden Unterbrechungsgründe und Zeiten angegeben werden.

Wird der Urlaub in "Tagen" berechnet, erfolgt die Vorschlagserstellung in Tagen. Wird die Verwaltung hingegen in "Stunden" geführt, werden die Einheiten in Stunden vorgeschlagen.
Wenn ein Wochenmodell hinterlegt ist, wird dieses automatisch berücksichtigt. Bei der Berechnung von Teilurlaubstagen sollten Sie die vorgeschlagenen Einheiten immer prüfen und gegebenenfalls anpassen.

In der Maske "Urlaub und Fehlzeiten" können nur Urlaube, Sonderurlaub und -fehlzeiten eingetragen werden. Dennoch erfolgt eine automatische Prüfung auf mögliche Überschneidungen mit anderen Unterbrechungsgründen. In der Maske Stammdaten/Personal/Eintrittsdaten sehen Sie Urlaube, Sonderurlaube und Fehlzeiten ohne Zeitangabe.

Bei allfälligen Änderungen bzw. Korrekturen in der Vergangenheit, erfolgt eine automatische Aufrollung.

Bei der Nutzung der Urlaubsverwaltung in LHR Lohn sollten Sie darauf achten, dass der variable Dienstnehmerstamm für jeden Dienstnehmer frühzeitig angelegt wird. Die erstmalige Erfassung der variablen Stammdaten sollte vor dem ersten Urlaub erfolgen, da das Programm sonst frühere Urlaubstage nicht korrekt berechnen kann.

Schnellerfassung (Urlaube und Fehlzeiten schneller erfassen)

Im Menü Abrechnungen/Urlaub/Abrechnung Die Abrechnung ermittelt die Bruttolöhne oder –gehälter, die gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben sowie den Auszahlungsbetrag an die Dienstnehmer. Dies geschieht unter Berücksichtigung etwaiger Aufrollungen aus Vormonaten./Schnellerfassung erfassen Sie Urlaube und Sonderurlaube, beispielsweise basierend auf einer Urlaubs- und Fehlzeitenliste.  Im Feld "Unterbrechungsgrund" tragen Sie den entsprechenden Grund, wie Urlaub oder Fehlzeit, ein. Im unteren Bereich der Maske erfassen Sie die betroffenen Dienstnehmer, die Zeitspanne mit Ab- und Bis-Datum sowie ggf. die Einheiten.

Zeitsaldoverwaltung

Im Menü Abrechnung/Urlaub/Verwaltung/Zeitsaldoverwaltung oder Abrechnung/Urlaub/Abrechnen/Zeitsaldoverwaltung erfassen Sie ausschließlich Anspruchsarten, welche die Verwendung „Saldostunden“ hinterlegt haben. Diese können jedoch nicht wie Urlaubs- oder Fehlzeitenansprüche mit Unterbrechungsgründen verknüpft werden. Diese Verwaltungsoption eignet sich insbesondere, wenn LHR Zeit nicht genutzt wird.

Anspruchskürzungen (oder Erhöhungen) erfassen

Im Menü Abrechnungen/Urlaub/Abrechnen/Anspruchskürzungen verwalten Sie sowohl Kürzungen als auch Erhöhungen von Urlaub und Fehlzeiten, die beispielsweise aufgrund von Betriebsvereinbarungen oder Sonderfällen zu tragen kommen. Dabei werden Kürzungen ohne Vorzeichen und Erhöhungen mit negativem Vorzeichen, zB "-3", wenn sich der Anspruch um drei Einheiten erhöht, eingegeben.

Ansicht der Ansprüche pro Dienstnehmer

Im Menü Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung/Ansprüche pro Dienstnehmer sehen Sie die Urlaubs-, Sonderurlaubs- und Fehlzeitenansprüche eines Dienstnehmers. Angezeigt werden sowohl die gesamten Ansprüche des laufenden Jahres, als auch der restliche Urlaub aus dem Vorjahr.
Diese Ansprüche werden automatisch durch die Berechnung von Urlauben und Fehlzeiten erzeugtund sind nicht veränderbar

Ansicht von Urlaub und Fehlzeiten

Im Menü Abrechnungen/Urlaub/Abrechnung/Ansicht Urlaub und Fehlzeiten und in der Urlaubs-Ansicht im Personalmanager sehen Sie die Ansprüche von Urlaub, Sonderurlaub und Fehlzeiten eines Dienstnehmers. Falls zuvor Änderungen vorgenommen wurden, wird der Urlaubsanspruch beim Öffnen der Maske automatisch neu berechnet, um die Aktualität der Stände zu gewährleisten.

Diese angezeigten Ansprüche werden automatisch durch die Berechnung von Urlauben und Fehlzeiten erstellt und sind nicht veränderbar.

Dabei kann es folgende Möglichkeiten geben:

Wenn in Ihrer Firma beispielsweise ein anwachsender Anspruch in den ersten 6 Monaten hinterlegt ist, sehen Sie den monatlichen Anspruch in der gleichnamigen Spalte, ansonsten ist dieser Bereich leer.

Urlaubstage

Bei Dienstnehmern in Karenz ist es ja normalerweise so, dass mit Beginn des Karenzes die Urlaubstage gekürzt werden. Sollte dann der Dienstnehmer mehr verbraucht haben, wie der Dienstnehmer nach der Kürzung Anspruch hätte, und somit zum Monat des Beginnes des Karenzes eine Minuszahl herauskommt, so werden die Minustage zugunsten des Dienstnehmers unter den Tisch fallen gelassen, s. Ortner.

Kürzung von Urlaubsansprüchen durch Karenzzeiten werden laut Gesetz immer auf ganze Tage abgerundet. Bei Karenzbeginn wird ein eventueller Urlaubsvorgriff auf 0 gesetzt, da dieser laut Gesetz nicht rückgefordert werden kann.

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