Dieses Thema bietet umfassende Informationen zur Verwaltung von Urlauben,
Zeitausgleichen, Pflegeurlauben und BREhördengängen sowie den erforderlichen
Einstellungen in der Software für die Urlaubsverwaltung.
Der erste Abschnitt "Inhalte der Urlaubsverwaltung" beschreibt
die verschiedenen Möglichkeiten zur Verwaltung von Urlauben mit LHR. Der
zweite Abschnitt "Vorgehensweise" erläutert die einzelnen Schritte,
die für die Einrichtung der Software erforderlich sind.
- Verwaltung von Urlaubs-, Sonderurlaubs-, Fehlzeitenansprüchen und Salden pro Firma nach
Arbeitsjahr |
ab Eintrittsdatum |
Kalenderjahr |
ab 01.01. |
Geschäftsjahr |
ab Geschäftsjahresbeginn laut variablen Firmenstamm |
- Urlaubs-, Sonderurlaubs- und Fehlzeitanspruchsverwaltung pro Kollektivvertrag
Automatische Urlaubs-, Sonderurlaubs- und Fehlzeitanspruchserhöhung mit Erreichen von gewissen Dienstjahren und zuweisen von Zusatztagen für Invaliden und leitenden Angestellten.
Beispiel einer Verwaltung |
ab 0 Dienstjahren |
25 Tage |
|
ab 25 Dienstjahren |
30 Tage |
- Verwalten von Saldostunden
- Urlaubs-, Sonderurlaubs- und Fehlzeitgewährung pro Kollektivvertrag nach Abeitstagen oder nach Stunden
- Automatische Urlaubs-, Sonderurlaubs und Fehlzeittageermittlung
Ermittlung der Tage oder Stunden über ein Wochenmodell und Feiertagsverwaltung
- Vordienstzeitenanrechnung
Anrechnen von Dienstjahren
Ändern des Anspruchsmonats (anstatt Eintrittsmonat) bei der Verwaltung nach Arbeitsjahr
- Anspruchskürzungen
Verwaltung der Anspruchs-Kürzung bei Unterbrechungen wie Truppenübung, Karenz usw. (manuell und automatisch)
- Ausdrucke des Urlaubs-, Sonderurlaubs-, Fehlzeit- und Saldostandes
Nach Kostenstellen und nach Abteilungen aktueller Urlaubs- oder Sonderurlaubsstand des Dienstnehmers
Personalnummer
Name
Ab-Monat des Urlaubs- und Fehlzeitenanspruches
derzeitiger Urlaubs-, Fehlzeiten- und Saldostand
Anspruchskürzungen
konsumierte Urlaube, Sonderurlaube und Fehlzeiten bzw. Veränderungen eines Saldos
Urlaubs- und Fehlzeitenrest am Ende des Monats
Aliquotiert bis zum 31.12. (wieviele Tage muß der Dienstnehmer bis zum 31.12. verbrauchen, damit bei der Urlaubsrückstellung 0 herauskommt)
- Überleitung in die Abrechnung
Mit dem Urlaubs-, Sonderurlaubs-, Fehlzeitenverbrauch und Saldoveränderungen können automatisch Lohnarten (Einheiten) generiert werden
- Rückstellung
Unterstützung der Urlaubsrückstellungsberechnung (Einbindung des auf das Geschäftsjahr aliquotierten Urlaubs- oder Sonderurlaubsstandes)
Es können bei der Rückstellungsberechnung im laufenden Geschäftsjahr auch geplante Urlaube bis zum Geschäftsjahresende berücksichtigt werden
- Urlaubsabbuchung
Optional durch Eingabe oder Übernahme aus einer Zeiterfassung
- automatische Berücksichtigung des Beschäftigungsaumaßes
Wenn Sie die Urlaubsverwaltung von der LHR Lohn verwenden möchten, schalten Sie diese in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Variabler Firmenstamm (oder Abrechnung/Urlaub/Verwaltung/Variabler Firmenstamm) im Feld "Urlaubsverwaltung" wie unter der Maske beschrieben ein.
Weiters definieren Sie hier das Geschäftsjahr, um den Beginn des Anspruches nach Geschäftsjahr zu ermitteln und die Tage bis zur Urlaubsrückstellung aliquotieren zu können.
Diese Checkbox aktivieren Sie, wenn Sie die Urlaubsverwaltung von LHR Lohn verwenden. Die Checkbox aktivieren Sie ab dem ersten Monat, das Sie abrechnen.
Für das Monat, in dem es eine Urlaubsersterfassung gibt (= Erfassung der Resturlaubsstände), legen Sie einen separaten variablen Firmenstamm an und deaktivieren die Checkbox "Urlaubsverwaltung".
Beispiel:
Echtbetrieb ab 01.2026
Resturlaubsstände werden mit 12.2025 in der Maske Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung/Ersterfassung
erfasst.
Lösung:
Legen Sie einen variablen Firmenstamm mit 12.2025 an, in dem die Checkbox
"Urlaubsverwaltung" deaktiviert ist.
Legen Sie anschließend einen variablen Firmenstamm mit 01.2026 an, in dem
die Checkbox "Urlaubsverwaltung" aktiviert ist.
a) Definieren Sie im Menü Abrechnung/Urlaub/Verwaltung/Texte/Wochenmodelle die Wochenmodelle für die Urlaubsberechnung. Falls Sie den Urlaub in Stunden rechnen, geben Sie hier die Stunden pro Arbeitstag ein. Sollten Sie die Urlaubsverwaltung nach Tagen verwenden, dient die Eingabe von Stunden nur als Information.
b)
Im Menü Abrechnung/Urlaub/Wochenmodelle
Firma, Dienstnehmergruppe,
Dienstnehmer definieren Sie Modelle pro Firma, pro Dienstnehmergruppen
und/oder pro Dienstnehmer (falls es welche gibt, die vom Modell auf Firmenebene
abweichen).
Verwendet werden die Wochenmodelle bei der Erfassung des Urlaubs, um die
verbrauchten Urlaubstage oder Stunden richtig vorzuschlagen, und für eine
automatische Berechnung des Anspruches aufgrund des Beschäftigungsausmaßes.
Mehr dazu lesen Sie direkt in der Fensterbeschreibung.
Sofern das
Modul LHR Zeit mit aktivierten Parameter "LS: Abr_Dienstrad"
genutzt wird, ist das Anlegen eines Wochenmodells pro Dienstnehmer nicht
erforderlich. Ist der Parameter mit "J" gesetzt, dann selektiert
die Urlaubsverwaltung die Wochenarbeitstage bzw. -stunden aus dem Dienstrad
in der Zeiterfassung, um den Urlaubsanspruch z.B. bei Teilzeitkräften
zu aliquotieren.
Diensträder bilden die Beschäftigungstage und -stunden wochenweise ab.
Mehrere, sich abwechselnde Diensträder sind möglich. Bei mehrwöchigen
Diensträdern ermittelt das System Durchschnittswerte, indem es die Gesamtanzahl
der Arbeitsstunden oder -tage durch die Anzahl der Wochen teilt.
a) Im Menü Abrechnung/Urlaub/Verwaltung/Texte/Anspruchsarten legen Sie Anspruchsarten für die Urlaubsverwaltung an. Die Nummer und die Bezeichnung sind frei wählbar.
Hier definieren Sie auch ob Sie eine Zeitsaldoverwaltung (mit der Anspruchsart "Saldostunden") verwenden.
b) Im Menü Abrechnung/Urlaub/Verwaltung/Anspruchsübersicht legen Sie die Ansprüche für die Urlaubsverwaltung an und definieren wie diese berechnet werden.
Hier ein Beispiel für den Anspruch Urlaub:
Mehr dazu lesen Sie direkt in der Fensterbeschreibung.
a)
In der Maske Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung/Ansprüche
pro Anspruchsnummer erfassen Sie Ansprüche für Urlaub, Sonderurlaub
oder Fehlzeiten pro Anspruchsnummer (zB bis 25 Dienstjahre - 25 Arbeitstage,
ab 25 Dienstjahre - 30 Arbeitstage Urlaubsanspruch), bzw. ob ab Erreichen
einer bestimmten KV-Einstufung (und aller nachfolgenden Verwendungsstufen)
ein abweichender Anspruch gültig ist.
Mehr dazu lesen Sie direkt in der Fensterbeschreibung.
b)
In der Maske Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung/Anspruchserhöhung
pro Anspruchsnummer legen Sie Anspruchserhöhungen fest, die aufgrund
des Alters oder anderer Sonderregelungen eintreten.
Mehr dazu lesen Sie direkt in der Fensterbeschreibung.
Definieren Sie im Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Firmenparameter - Seite 2, unter Urlaub im Feld "Nach", ob die Urlaubsverwaltung nach Arbeits-, Kalender- oder Geschäftsjahr gerechnet werden soll. Hier legen Sie auch eine eventuelle Verjährung fest.
Mehr dazu lesen Sie direkt in der Fensterbeschreibung.
In der Maske Kollektivverträge (Stammdatenmenü/Allgemein/Gesetz/Kollektivverträge) weisen Sie dem Kollektivvertrag einen STandardanspruch zu. Sie haben hier zusätzlich die Möglichkeit, die Urlaubsberechnung im Feld "Nach" auf Kalenderjahr, Arbeitsjahr oder Geschäftsjahr anzupassen, falls dies für bestimmte Kollektivverträge von den Einstellungen im Firmenparameter abweicht.
In Stammdatenmenü/Allgemein/Ein-/Austritts-/Unterbrechungsgründe legen Sie die „Unterbrechungsgründe“ für die Erfassung von Urlauben, geplanten Urlauben, Arztbesuchen, Behördenwegen usw. fest. Dabei ist das Feld "Unterbrechungsart" sowie der Bereich "Urlaubsverwaltung" im unteren Teil der Maske von besonderer Bedeutung.
Urlaub geplant (nur für Urlaubsrückstellung)
Möchten Sie Vordienstzeiten in der Urlaubsberechnung einbeziehen, müssen die folgenden Unterbrechungsgründe im Stammdatenmenü/Allgemein/Ein-/Austritts-/Unterbrechungsgründe angelegt werden - sofern sie nicht bereits im Zuge der Erstinstallation verfügbar sind:
Eintritt
für Urlaub - dieser Unterbrechungsgrund wird beispielsweise
bei Firmenübernahmen verwendet. Der Urlaubsanspruch wird dabei ab
dem erfassten Datum gewährt. Im Feld "Unterbrechungsart"
werden die Kennzeichen "R" (=fiktiver Eintritt für Urlaub)
oder "r" (=fiktiver Eintritt für Sonderurlaub) hinterlegt.
Die Checkbox "monatlicher Anspruch" ist deaktiviert.
Bei der Urlaubsverwaltung basierend auf dem Arbeitsjahr, wird der neue
Urlaubsanspruch weiterhin im Monat des tatsächlichen Eintritts gewährt.
Eintritt
für Urlaub (Vordienstzeiten) - dieser Eintrittsgrund
wird verwendet, wenn der Urlaubsanspruch beispielsweise in den
ersten 6 Monaten nach dem Eintritt monatlich anwachsen soll (die
Anzahl der Monate in denen der Urlaubsanspruch aliquotiert werden
soll, wird in der Maske Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung/Anspruchsübersicht
im Feld "Ansprich 1. Jahr" definiert. In diesem Feld
können Werte von 1 bis 11 erfasst werden.
Im Feld "Unterbrechungsart" werden die Kennzeichen "R"
(=fiktiver Eintritt für Urlaub) oder "R" (=fiktiver Eintritt
für Sonderurlaub) hinterlegt. Die Checkbox "monatlicher Anspruch"
ist aktiviert.
Bei der Urlaubsverwaltung basierend auf dem Arbeitsjahr, wird der neue
Urlaubsanspruch weiterhin im Monat des tatsächlichen Eintritts gewährt.
Urlaubsanspruchsmonat übersteuern - mit diesem Eintrittsgrund legen Sie fest in welchem Monat der neue Urlaubsanspruch gewährt wird, falls dieser von der Firmenregel abweicht. Im Feld "Unterbrechungsart" werden die Kennzeichen "C" (=fiktiver Urlaubsanspruch für Urlaub) oder "c" (=fiktiver Anspruch für Sonderurlaub) hinterlegt.
Mit dieser Checkbox bestimmen Sie beim fiktiven Eintritt für Urlaubsanspruch (Unterbrechungsart ist "fiktiver Eintritt für Urlaub (R)"), ob der Urlaubsanspruch sofort mit dem Datum gewährt wird, zB bei einer Firmenübernahme (= deaktivierte Checkbox) oder in den ersten X Monaten monatlich anwachsen soll, zB weil Vordienstzeiten angerechnet werden (= aktivierte Checkbox).
Diese Checkbox ist nur mit folgenden Unterbrechungsarten aktiv:
„fiktiver Eintritt für Urlaub (R)“ und
„fiktiver Eintritt für Sonderurlaub (r)“
Bei allen anderen Unterbrechungsarten kann diese Checkbox nicht angewählt werden. Mit dieser Checkbox gibt es folgende Einstellungen:
aktiviert oder leer |
Wenn einem Dienstnehmer mit einem Neu-Eintritt Vordienstzeiten angerechnet werden, dann werden diese als fiktiver Eintritt für Urlaub erfasst. In diesem Fall sollen sich die Vordienstzeiten als Dienstjahre für die Ermittlung des Urlaubs-Anspruches auswirken. In den ersten X Monaten soll dieser Urlaubs-Anspruch aber monatlich (jeweils 1/12 Zuwachs) gewährt werden. |
deaktiviert |
Wenn ein Dienstnehmer von einer Firma in eine andere Firma mit allen Rechten und Pflichten wechselt, dann wird sein ursprünglicher Eintritt als fiktiver Eintritt für Urlaub in der neuen Firma eingegeben. Der Urlaubsanspruch bzw. der übertragene Resturlaub wird mit dem Eintrittsdatum voll gewährt. Der fiktive Urlaubseintritt wird für die Ermittlung der Dienstjahre herangezogen, um eventuelle Urlaubs-Erhöhungen früher zu berücksichtigen. |
In der Maske Stammdatenmenü/Personal/Variabler Dienstnehmerstamm weisen Sie auf der Seite 1 im Feld "Kollektivvertrag" den Kollektivvertrag dem Dienstnehmer zu. Im Kollektivvertrag ist der Urlaubsanspruch hinterlegt (siehe Schritt 3).
Auf der Seite 2 können Sie den Anspruch aus dem Kollektivvertrag übersteuern, sofern für einzelne Dienstnehmer abweichende Regelungen gelten.
Mehr dazu lesen Sie direkt in der Fensterbeschreibung.
Wenn Sie für die Dauer eines Urlaubs oder einer Fehlzeit ein Urlaubsentgelt generieren möchten (zB Überstundenschnitt der letzten 3 Monate) , finden Sie in der Onlinehilfe unter "Aufgaben - einmalige Aufgaben - Lohnarten anlegen - Urlaubsschnitt eine Anleitung zur Erstellung der Lohnart.
Im Menü Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung/Anspruch-Lohnart weisen Sie diese Lohnart dem Urlaub zu. Im Feld "Monate" können Sie festlegen, ob die Lohnart ein oder mehrere Monate nach dem Urlaub bzw. der Fehlzeit generiert werden soll.
Generiert wird eine solche Lohnart für einen Monat mit dem Wert des Urlaubs- oder Fehlzeitverbrauches in Tagen oder Stunden.
Die Lohnart wird für einen Monat mit dem Wert des Urlaubs- oder Fehlzeitverbrauchs in Tagen oder Stunden erstellt. Die Generierung erfolgt automatisch während der Abrechnung. Sie erscheint nicht in der Lohnartenzuordnung, sondern wird durch die Eingabe des Urlaubs oder der Fehlzeit erzeugt. Wenn Sie die Lohnart in der Lohnartenzuordnung übersteuern, wird sie für das entsprechende Monat nicht mehr vom Programm verändert.
Variable Dienstnehmerstamm - Seite 2
