Überleitung offener Beträge

Voraussetzungen

Durchführung der Vorarbeiten zum Jahreswechsel - mehr dazu siehe Thema "Überblick und Vorarbeiten".

Wenn Sie die Funktion "Nachzahlung aus Vorjahr" im Einsatz haben (Im Firmenparameter Seite 1 sind die Felder "Abrechnung ab" und "Aufrollung ab" gefüllt), ist dieser Schritt nicht notwendig!
In diesem Fall werden die offenen Minusbeträge mit der Jänner Abrechnung des aktuellen Jahres berücksichtigt/automatisch abgezogen.

Funktionsweise

Offene Beträge von Dienstnehmern (= Forderungen an Ihre Dienstnehmer) werden im LHR Lohn als Minusbeträge auf der Barauszahlungsliste angegeben. Bei der Übernahme der offenen Beträge in das nächste Jahr wandelt LHR Lohn die Minusbeträge auf den Barauszahlungslisten vom Vorjahr in eine Abzugslohnart um. Diese Lohnart muss vom Benutzer zuvor angelegt und angegeben werden und wird bei jedem betroffenen Dienstnehmer bei der Jänner-Abrechnung des neuen Jahres abgezogen. Eine Protokolldatei der Überleitung wird im Verzeichnis Eurolohn/work erstellt.

Wir empfehlen, die Überleitung der offenen Barauszahlungen als Aufruf in den Dezember-Batchlauf einzubauen, sodass das Programm automatisch mit dem Dezember-Batch gestartet wird und nicht darauf vergessen wird.

Die Überleitung der offenen Barauszahlungen kann mehrere Male gestartet werden. Dies kann sich im Zuge von Nachträgen nach bereits erfolgten Jahresabschluss ergeben (siehe dazu das Thema "Nacharbeiten"). LHR Lohn übernimmt dann nur die neu hinzugekommenen offenen Beträge ins nächste Jahr. Wenn sich nach erfolgter Überleitung der offenen Beträge im Zuge einer Aufrollung (13. Lauf) die Minusbeträge verringern würden, macht nochmaliges Starten der Überleitung nur dann Sinn, wenn man vorher die Barauszahlungsliste (dn_bezahlt) wieder auf offen stellt!

Vorgehensweise bei "manuellem" Starten der Überleitung

Legen Sie, falls noch nicht vorhanden, eine Abzugslohnart für offene Beträge vom Vorjahr an. Die Lohnart sollte als Vorzeichen "-" haben, Betragsteiler "0 - Durchläufer" und als Betrags-Bewertungs-Art "EIN", Beispiel:
Rufen Sie das Programm "offene Barauszahlungen ins nächste Jahr" im Menü Auswertungen/Jährlich/Jahresabschluss auf und starten Sie es. Im Feld "Jahr" geben Sie immer das Jahr ein, von welchem übertragen wird, also immer das Vorjahr! Nähere Hinweise zum Ausfüllen der Felder in der Maske finden Sie in der Fensterbeschreibung dieses Menüpunkts.

Felder

BEREICH Zeitraum

Von Jahr

Hier tragen Sie die Jahreszahl des Vorjahres ein.

BEREICH Lohnart für den Abzug der offenen Barauszahlung

Von Jahr

Hier tragen Sie die Lohnartennummer der Akonto-Lohnart mit negativen Vorzeichen ein.

BEREICH Protokoll

Protokollname

Der Protokollname wird automatisch ausgegeben und die beiden X-Zeichen werden durch die Jahreszahl, welche zuvor angegeben wurde, ersetzt.

In der Protokolldatei im Verzeichnis Eurolohn/work sehen Sie die betroffenen Dienstnehmer. I

Jedem Dienstnehmer, für den im Dezember des alten Jahres ein Minusbetrag auf der Barauszahlungsliste ausgewiesen wurde, wird dieser Betrag nun bei der ersten Jänner-Abrechnung des neuen Jahres abgezogen.

Wird das Programm "Überleitung der offenen Barauszahlungen ins nächste Jahr" nicht gestartet, so werden die offenen Beträge nicht ins neue Jahr übernommen und gehen verloren.

Wird das Programm "Überleitung der offenen Barauszahlungen ins nächste Jahr" nicht gestartet, so wwerden die offenen Beträge nicht ins neue Jahr übernommen und gehen verloren.

Vorgehensweise bei Einbindung in die Batchabrechnung

Falls Sie die Funktion "Nachzahlung aus Vorjahr" verwenden (im Firmenparameter sind die Felder "Abrechnung ab" und "Aufrollung ab" gefüllt), hinterlegen Sie diesen Menüpunkt nicht in der Batchabrechnung! Falls Sie auf die Funktion "Nachzahlung aus Vorjahr" nach Abschluss eines Vorjahres umstellen, löschen Sie diesen Punkt aus der Batchabrechnung (bzw. aus dem Monat Dezember)!

Legen Sie den Batchaufruf im Menü Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufverwaltung an, falls dieser noch nicht vorhanden ist,
Beispiel:
Tragen Sie den Batchaufruf im Menü Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Standardauswertungen ein. Aktivieren Sie dabei nur den Monat Dezember.
Öffnen Sie dann mit dem Button die Originalmaske und tragen Sie dort die vorher definierte Abzugslohnart ein.

Sobald Sie die Dezember-Abrechnung als Batchabrechnung starten, werden die offenen Beträge auf der Barauszahlungsliste mit dem Batchlauf automatisch übergeleitet und die Protokolldatei ins Verzeichnis Eurolohn/work erstellt.

Verwendung von Nachzahlung Vorjahr

Falls Sie in Ihrer Firma die Funktion "Nachzahlung aus Vorjahr" in Verwendung haben, ist die Überleitung der offenen Barbeträge ins nächste Jahr nicht notwendig.

Dafür passen Sie im Firmenparameter die Felder "Abrechnung ab" (mit der Jahreszahl des neuen Jahres) und "Aufrollung ab" (mit der Jahreszahl des Vorjahres bzw. des Jahres ab dem die Aufrollung gemacht werden soll) entsprechend nach dem 15. Februar auf das neue Jahr an.

Mehr dazu finden Sie unter "Lohn-und Gehalt/Aufgaben/einmalige Aufgaben/Lohnarten anlegen/Nachzahlung/Rückzahlung aus Vorjahr nicht willkürlich".

Wenn das Feld "Aufrollungen ab" geändert wird, prüft das Programm im Hintergrund, ob es vor diesem Jahr noch offene Barbeträge gibt.

Sind noch offene Beträge vorhanden, dann wird folgender Hinweis ausgegeben:

Die offenen Beträge stellen Sie auf "bezahlt", bevor das Feld "Aufrollungen ab" geändert und gespeichert werden kann.

Sollten Sie die offenen Beträge beibehalten wollen, können Sie wie folgt vorgehen:

Variante 1:

Drucken Sie die Liste "Barauszahlungsliste" unter Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr für den entsprechenden Monat, um die betroffenen Dienstnehmer herauszufinden.
Wählen Sie hier die Auszahlungsart. Im Hinweis werden Sie darauf hingewiesen, ob es sich um Zahlungen an diverse Empfänger oder ob es sich um Auszahlungen (Gehälter) handelt.
Stellen Sie die offenen Auszahlungen mit dem Button "auf bezahlt stellen" (in der Abrechnungsansicht Reiter Bezahlung) auf bezahlt.
Legen Sie, falls noch nicht vorhanden, eine Akontolohnart (-) für offene Beträge von Vorjahren an.
Die Lohnart sollte das Vorzeichen "-" , Betragsteiler "0-Durchläufer" und als Betrags-Bewertungs-Art "EIN" haben. Beispiel:
Tragen Sie die Abzugslohnart im laufenden Jahr in der Lohnartenzuordnung mit dem offenen Auszahlungsbetrag ein.

Nachteil dieser Variante

Das Barauszahlungskonto wird bei dieser Variante für das Vorjahr nicht entlastet. Das heißt der offenen Minus-Betrag bleibt auf dem Konto stehen und muss manuellin Ihrer Buchhaltung ausgebucht werden!

Variante 2

Drucken Sie die Liste "Barauszahlungsliste" unter Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr für den entsprechenden Monat, um die betroffenen Dienstnehmer herauszufinden.
Legen Sie, falls noch nicht vorhanden, eine Akontolohnart (+) für offene Beträge von Vorjahren an.
Die Lohnart sollte das Vorzeichen "+" , Betragsteiler "0-Durchläufer" und als Betrags-Bewertungs-Art "EIN" haben. Beispiel:
Tragen Sie diese Lohnart für das Monat und Jahr, in dem es noch eine offene Auszahlung gibt, in der Lohnartenzuordnung mit dem offenen Auszahlungsbetrag ein.
Danach sollte ein Batchlauf, welche eine Echtabrechnung, den Zahlungsverkehr und die Buchhaltung beinhaltet, für den Dienstnehmer gestartet werden. Durch den Start des Zahlungsverkehrs verschwindet die offene Zeile im Reiter Bezahlung. Durch den Start der Buchhaltung wird das Barauszahlungskonto wieder entlastet:
Tragen Sie die Abzugslohnart (bei Variante 1 beschrieben) im laufenden Jahr in der Lohnartenzuordnung mit dem offenen Auszahlungsbetrag ein.