Nacharbeiten und Umstellungen

Nacharbeiten ergeben sich, nach dem Jahresabschluss, wenn sich nachträglich Änderungen für das bereits abgeschlossene Kalenderjahr ergeben.

13. Lauf

Wenn Sie eine Änderung für ein bereits abgeschlossenes Kalenderjahr durchführen, starten Sie einen "13. Lauf Einen sogenannten "13. Lauf“ zu starten, bedeutet, einen gesamten Monatsabschluss für einen Monat eines bereits abgeschlossenen Kalenderjahres noch einmal durchzuführen." – außer Sie haben die Funktion "Nachzahlung aus Vorjahr" im Einsatz.

Einen sogenannten "13. Lauf“ zu starten bedeutet, einen gesamten Monatsabschluss für einen Monat des Vorjahres noch einmal durchzuführen. Dies beinhaltet das Starten der Programme

• Abrechnung Die Abrechnung ermittelt die Bruttolöhne oder –gehälter, die gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben sowie den Auszahlungsbetrag an die Dienstnehmer. Dies geschieht unter Berücksichtigung etwaiger Aufrollungen aus Vormonaten.,

• Abgaben Das Programm "Abgaben" ermittelt die Höhe der gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung!,

• Zahlungsverkehr Das Programm "Zahlungsverkehr" ermittelt die auszuzahlenden Beträge für die Überweisung der Gehälter und Abgaben. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung und der Abgaben. und

• Buchhaltung Dieses Programm ("Betragsermittlung Kostenrechnung/Fibu") ermittelt die Beträge für Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsauswertungen. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung, der Abgaben und des Zahlungsverkehrs..

Wir empfehlen folgende Vorgangsweise:

1. Vornehmen der Korrektur im alten Jahr und speichern

2. Eine eigene Batchabrechnung Mit der Batchabrechnung können Sie regelmäßig wiederkehrende Arbeiten automatisieren. Beispiel-Monatsabschluss: jedes Monat fallen die gleichen Arbeiten an (Abrechnen aller Dienstnehmer, Ermitteln der Buchhaltungsdaten, Erstellen der Überweisungsdatenträger für Dienstnehmer, Finanzamt, Gewerkschaften und Gläubiger, etc.). Die Batchabrechnung (Batchlauf) wird vom Benutzer vordefiniert. mit Gruppe "13. Lauf" starten oder eine Schnellabrechnung über den Button "eingetragene Aufrollungen" für Dezember starten - es kommen alle Aufrollungen (Maske Abrechnungen/Abrechnen/Abrechnung - Button "eingetragene Aufrollungen"), und danach Batchabrechnung für Dezember eingeben, speichern und den Aufruf „Abrechnung“ im Durchführungsauftrag löschen und den Lauf starten.

Ein 13. Lauf lässt sich also einfach durchführen.

Beachten Sie jedoch, dass ein 13. Lauf auch Konsequenzen auf den Lohnzettel Finanz und etwaige Schnittstellen haben kann!

Laut Abgabenversicherungsgesetz 2007 sind Änderungen der LSt, DB, DZ, KommSt für das Vorjahr bis zum 15. Februar im neuen Jahr erlaubt. Die Lohnsteuer ist also nur bis zum 15.Februar als Lohnsteuer für das Vorjahr abzuführen (§ 19 Abs. 1 i. Verb. mit § 79 Abs. 2 bzw. § 77 Abs. 5 EStG) und danach als "Nachzahlung aus Vorjahr" nach § 67 (8) EStG.

Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass es besser ist, eine mBGM von einem 13. Lauf vor der mBGM vom Jänner des darauffolgenden Jahres zu übermitteln. Dann gibt es keine Probleme oder Strafzahlungen von der Österreichischen Gesundheitskasse.

Aufruf Lohn-/Gehaltszettel-Druck

Hier haben Sie die Möglichkeit die Lohn-/Gehaltszettel grafisch mit der Aufrollungseinstellung (Bereich Sortierung/Aufrollung):

• „Es wird das laufende Monat und Aufrollungen gedruckt“

• „Es werden nur Aufrollungen gedruckt“ oder

Formularart Mit einer Formularart wählen Sie zwischen verschiedenen möglichen Ausgabeformen bzw. Layouts von Lohn- und Gehaltszettel, Lohnkonten etc. „Abrechnungsformular grafisch (nur Offenes) (O)“ zu drucken

Der Unterschied zwischen den Einstellungen in der Sortierung oder der Formularart „Abrechnungsformular grafisch (nur Offenes) (O)“ ist, dass Sie bei diesem Formular auch vergangene offene Zahlungen sehen (zB auch aus Vorjahren), die nicht ausbezahlt wurden.

Vorteil der Formularart ist, dass Sie auch eine Kontrolle haben, wenn Vorjahre nicht korrekt abgeschlossen wurden.

Wiederholen der Überleitung von offenen Barbeträgen

Die Überleitung der offenen Barauszahlungen kann mehrere Male gestartet werden. Dies kann sich im Zuge von Nachträgen nach bereits erfolgtem Jahresabschluss ergeben. LHR Lohn nimmt dann nur die neu hinzugekommenen offenen Beträge ins nächste Jahr über. Wenn sich nach erfolgter Überleitung der offenen Beträge im Zuge einer Aufrollung (13. Lauf) die Minusbeträge verringern würden, macht nochmaliges Starten der Überleitung nur dann Sinn, wenn man vorher die Barauszahlungsliste wieder auf offen stellt (= rückstellt)!

Beim Wiederholen der Überleitung der offenen Barbeträge unterscheiden Sie folgende Fälle:

1. Die Schuld erhöht sich und der Jänner des neuen Jahres wurde noch nicht abgerechnet

In diesem Fall können Sie die Überleitung vonoffenen Barbeträgen problemlos wiederholen.

Beispiel:

Der Dienstnehmer hatte zuerst -100,00 EUR im Dezember des Vorjahres auf der Barauszahlungsliste. Diese -100,00 EUR wurden auf Jänner des neuen Jahres übergeleitet und in der Lohnartenzuordnung steht nun die Lohnart Lohnarten sind Bestandteile der Lohn- und Gehaltsabrechnung wie z.B. Lohn, Gehalt, Überstundenzuschlag, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Funktionszuschlag, Gewerkschaftsbeitrag etc. Lohnarten werden vom Benutzer in einer eigenen Lohnartenmaske angelegt. Akonto- mit 01.2022 mit 100,00 EUR. (Die Barauszahlungsliste mit -100,00 EUR wird auf bearbeitet gesetzt).

Danach erhöhte sich die Schuld des Dienstnehmers von -100,00 auf -150,00 EUR. Nun sind -50,00 EUR auf der neuen Barauszahlungsliste offen. Diese -50,00 EUR wurden auf Jänner des neuen Jahres übergeleitet und in der Lohnartenzuordnung steht nun die Lohnart Akonto mit Jänner des neuen Jahres mit 150,00 EUR.

2. Die Schuld erhöht sich und Jänner des neuen Jahres wurde bereits ohne Hakerl "Lohnartenzuordnung löschen" echt-abgerechnet

In diesem Fall ist die Lohnart Akonto- der Lohnartenzuordnung für den Jänner des neuen Jahres immer noch vorhanden, daher können Sie die Überleitung der offenen Barbeträgen wie im Fall 1 problemlos wiederholen. Bei der Lohnart Akonto wird die Differenz wie im Fall 1 addiert.

3. Die Schuld erhöht sich und der 01.2022 wurde bereits mit Hakerl "Lohnartenzuordnung löschen" echt-abgerechnet

In diesem Fall ist die Lohnart Akonto in der Lohnartenzuordnung nicht mehr vorhanden. Wenn Sie eine Überleitung starten würden, würde in der Lohnartenzuordnung bei der Lohnart Akonto nur mehr die Differenz angeführt, wenn Sie danach nochmals den Jänner des neuen Jahres abrechnen, wäre nur mehr die Differenz berücksichtigt. Deswegen sieht die Lösung für den Fall 3 wie folgt aus:

1. Stellen Sie die Barauszahlungsliste vom Dezember des Vorjahres zurück.

2. Und starten die Überleitung der offenen Barbeträgen noch einmal.

Guthaben bei Abgaben nach Jahresabschluss

Falls Sie nach dem Jahresabschluss ein Guthaben bei Abgaben (zB Kommunalsteuer, Finanzamt, ÖGK) haben und die Funktion Nachzahlung aus Vorjahr nicht in Verwendung haben, haben Sie die Möglichkeit, diese wie folgt im nächsten Jahr gegenzurechnen:

1. Tragen Sie im Feld "Aufrollung ab" in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmenparameter das Jahr ein, in dem Sie ein Guthaben (Minus-Auszahlungsbetrag) haben.

2. Warten Sie auf die nächste Abrechnung im laufenden Jahr, bei der die Abgaben und der Zahlungsverkehr gestartet werden und die Überweisungsdatenträger erstellt werden.

3. Wenn das Guthaben übernommen ist, löschen Sie das Jahr im Feld "Aufrollung ab" da Sie die Funktion Nachzahlung aus Vorjahr nicht in Verwendung haben.

Korrekturmöglichkeit für Lohnzettel SV und Finanz mit E18

Falls es nach einer Jahresübermittlung Korrekturen der Lohnzettel gibt, übermitteln Sie diese mit der Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz mit E18  (Jahresübermittlung 1x jährlich) (J)".

Auswertungen

Unter dem Menüpunkt  „Auswertungen/Jährlich/Jahresabschluss“ und „Auswertungen/Jährlich/Jahresbuchungsbeleg“ starten Sie Auswertungen wie:

• Lohnkonto einzeln pro Dienstnehmer und/oder nur Summenblatt

• Lohnzettel Finanz jährlich pro Dienstnehmer sowie Liste aller Dienstnehmer zu Prüfzwecken

• U-Bahnsteuer-Jahreserklärung

• Liste der geringfügig Beschäftigten (für Prüfunfgszwecke)

• Jahresbuchungsbeleg (nach Belegnummern, DN-Gruppen, Kostenstellen und Kostenträgern)

• Kommunalsteuer-Jahreserklärung (Datenträger unter Kommunikation/Allgemeine/Kommunalsteuerjahreserklärung Datenträger)

• Dienstgeberliste (Auswertungen/Personal/Sonstiges)

• Exportdateien für GPLA-Prüfer (Kommunikation/Allgemeine/Exportdateien für Prüfer)

Umstellungen

Nachzahlung aus Vorjahr Funktion
Ob die Nachzahlung aus Vorjahr Funktion bei Ihnen eingeschaltet ist, sehen Sie in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Firmenparameter. Wenn die Felder "Abrechnung ab" und "Aufrollung ab" gefüllt sind, ist die Funktion in Verwendung.
Wenn Sie diese Funktion regelmäßig verwenden/benötigen, stellen Sie diese Felder nach einem 13. Lauf (Mitte Februar des aktuellen Jahres) um. Das Feld "Abrechnung ab" stellen Sie auf das aktuelle Jahr um, das Feld "Aufrollung ab" auf das gewünschte Vorjahr, dass Sie aufrollen möchten.
Wenn Sie die Nachzahlung aus Vorjahr nicht benötigen, leeren Sie die Felder "Abrechnung ab" und "Aufrollung ab" nach dem 13. Lauf.

Parameter

Um unerwünschte ELDA Meldungen zu vermeiden, empfehlen wir, folgende variable Parameter zu setzten:

Menü: Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Variable System-, Firmengruppen- oder Firmenparameter

Beispiel:

Sätze

Falls Sie in irgendwelchen Sätzen Werte hinterlegt haben, die sich jährlich ändern (z. B. SV-Höchstbemessung), dann passen Sie diese Werte jährlich an.

Kontrollieren Sie dazu die Masken: Stammdatenmenü/Lohnarten/Bewerten/Abrechnungs-, Abteilungs-, Firmengruppen-, Firmen-, Dienstnehmergruppen Sätze, ...

In diesem Beispiel wird der Firmengruppensatz für die Allgemeine Pensionskassen Lohnart jährlich erhöht:

KV-Erhöhungen

Erhöhen der Gehälter (Schemen Sätze, Persönliche Sätze, Erhöhung von Lohnarten) führen Sie unter Stammdaten/Erhöhen durch.