Lohnzettel SV und Finanz mit Arbeitsstättenmeldung und E18 für freie Dienstnehmer

Menüaufruf: Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr Das Programm "Zahlungsverkehr" ermittelt die auszuzahlenden Beträge für die Überweisung der Gehälter und Abgaben. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung und der Abgaben./Datenaustausch ELDA oder Kommunikation/Allgemeine/Datenaustausch ELDA, Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz mit E18 (Jahresübermittlung 1x jährlich) (J)".

Voraussetzungen

Ihre Firmenstammdaten (Firmenstamm, Variabler Firmenstamm, Firmenparameter, evtl. die Maske Kunde und die Maske Systemsteuerung - Systemverwaltung/Sonstiges/Systemsteuerung  Feld Datenträger ELDA Empfänger) sind vollständig gefüllt!

Lohnzettel Finanz- und ab 01.2008 Arbeitsstättenmeldungen können nur für meldepflichtige Krankenversicherungsträger erstellt werden. Dies sind die Versicherungen mit den LHR Lohn Versicherungsnummern: 1-11, 20, 25 und 28. Firmenversicherungen legen Sie zuvor im Stammdatenmenü/Firma/Versicherungen richtig an.

Voraussetzung damit ein/e Lohnzettel Finanz- und Arbeitsstättenmeldung für einen Dienstnehmer generiert und richtig übermittelt werden kann, ist die richtige Anlage der Dienstnehmer, sprich die Masken:

• Dienstnehmerstamm,

• variable Dienstnehmerdaten,

• Eintrittsdaten,

• Lohnartenzuordnung

sind gefüllt. Zusätzlich muss der Dienstnehmer für das Monat Dezember echt-abgerechnet sein.

Lohnzettel SV werden nur noch bis 12.2018 erstellt, da danach die notwendigen Informationen je Monat mittels der mBGM an die Versicherungsträger übermittelt werden!

Jährliche Lohnzettel Finanz mit der Arbeitsstättenmeldung und mit E18 werden nach einer Echtabrechnung Die Echtabrechnung (im Gegensatz zur Probeabrechnung) ist die Voraussetzung, um die Nettolöhne und –gehälter an die Dienstnehmer auszuzahlen und die Abgaben an Sozialversicherungsträger, Finanzämter, Gemeinden etc. abführen zu können. Die Echtabrechnung ist auch Voraussetzung für die Ermittlung der Beträge für Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Für die Programme Zahlungsverkehr (Ermitteln der auszuzahlenden Beträge an die Dienstnehmer), Abgaben (Ermitteln der gesetzlichen Abgaben) und Kostenrechnung bzw. Finanzbuchhaltung nimmt LHR Lohn ausschließlich Daten aus der Echtabrechnung. des Monats Dezember
- täglich zu Uhrzeiten, die in der Maske Elda-Checker festgelegt sind (Systemverwaltung/Abfragen/Eldacheck Der Eldachecker (das Programm/der Dienst "Eldacheck") kontrolliert laufend ob durch verschiedene Eingaben, Änderungen, Löschungen der Dienstnehmerstammdaten oder Echtabrechnungen ELDA-Meldungen erzeugt werden sollen. überprüfen) oder
- bei jedem Druck des Formulars Lohnzettel Finanz (= L16) und E18 oder
- nach einer manuellen Ermittlung des Dienstnehmers erstellt

Bei der Verwendung der Funktion "Nachzahlung aus Vorjahr" (= In der Maske Firmenparameter sind die Felder "Abrechnung ab" und "Aufrollung ab" gefüllt) wird die Sozialversicherung immer in Vorjahren aufgerollt und die Lohnsteuer im laufenden Jahr nach § 67 (8) EStG abgerechnet. Deswegen werden die Lohnzettel SV-Teile von Vorjahren automatisch mit den laufenden Jahreslohnzettel mitübermittelt, die Lohnzettel Finanz-Teile aber nicht (da es diese somit nicht geben dürfte).
Falls die Lohnzettel Finanz-Teile jedoch für Vorjahre, zum Beispiel aufgrund rückwirkender SV-Nummer Änderung vom Ehepartner entstanden sind, dann geben Sie im Feld "Monat" direkt den Dezember der/des Vorjahre(s) ein und erstellen so einen Datenträger, wenn eine Übermittlung gewünscht ist.

Wir empfehlen entweder erst nach dem 15. Februar des neuen Jahres die "Nachzahlung aus Vorjahr" Parameter "Abrechnung ab" auf das neue Jahr zu setzen, oder vor der Übermittlung der Lohnzettel bei Austritte für Jänner des laufenden Jahres eine Jahresübermittlung für Dezember des Vorjahres zu starten!

Sobald diese Felder einmal gefüllt wurden, sollten diese nicht mehr entfernt werden, da im Hintergrund bereits Lohnarten mit den neuen Paragraphen abgerechnet wurden.
Sollten Sie nur das aktuelle Jahr abrechnen wollen, tragen Sie in beiden Feldern das aktuelle Jahr ein!

Das Feld "Abrechnen Ab" dient dafür, dass nur ab diesem Datum Dienstnehmer abgerechnet werden dürfen und alle Aufrollungen in den Vorjahren, als Nachzahlung betrachtet werden.

Das Feld "Aufrollen Ab" wird für den Zahlungsverkehr/Buchhaltung Dieses Programm ("Betragsermittlung Kostenrechnung/Fibu") ermittelt die Beträge für Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsauswertungen. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung, der Abgaben und des Zahlungsverkehrs./Barauszahlungsliste usw. verwendet und sorgt dafür, dass alle noch offenen Aufrollungen ab dem eingetragenen Datum in den Datenträgern usw. berücksichtigt werden.

Die Arbeitsstättenmeldung ist an den Lohnzettel Finanz (L16) gekoppelt und ist immer mit diesem gemeinsam zu übermitteln. Die Adresse der Arbeitsstätte wird aus folgenden Feldern eruiert:

1. „Dienstort“ aus den Variablen Dienstnehmerdaten. Wenn die Adresse bei diesem nicht hinterlegt ist wird die Adresse der

2. Stammkostenstelle aus der Dienstnehmerkostenstellenaufteilung herangezogen, wenn die Stammkostenstelle einer Abteilung zugewiesen ist. (Diese Einstellung finden Sie in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmentexte/Kostenstellen). Dabei wird nur die, der Kostenstelle direkt zugewiesene Abteilung und deren Adresse kontrolliert.

3. „Abteilung“ aus dem Dienstnehmerstamm wenn die Adresse im Dienstort nicht hinterlegt ist und die Abteilung nicht gleich Kostenstelle ist.

4. Bei keiner Hinterlegung dieser drei Felder wird davon ausgegangen, dass die Adresse des Dienstortes gleich ist wie die Adresse der Firma, und deswegen wird in diesem Fall die Adresse der Firma übermittelt.

Ab 01.2019 wird die Arbeitsstättenmeldung auch ohne Lohnzettel SV erstellt!

Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie die Datenträger für Lohnzettel SV und Finanz an die Krankenversicherungsträger im LHR Lohn erstellen. Meldungen werden nach der Satzaufbau-Beschreibung von Elda (www.elda.at) erstellt. Diese werden von der Österreichischen Gesundheitskasse vorgeschrieben. Lohnzettel Finanz haben die Arten:

Für nähere Informationen kontaktieren Sie den Krankenversicherungsträger oder sehen Sie im ÖGK Arbeitsbehelf nach.
Lesen Sie dazu auch die Maskenbeschreibung der Maske "Datenaustausch ELDA".

Vorgehensweise

Wie entsteht der Lohnzettel Finanz und die Arbeitsstättenmeldung

Lohnzettel Finanz für die am 31.12. eines Jahres aktiven Dienstnehmer entstehen, wenn Sie die Dienstnehmer für den Monat Dezember des betroffenen Jahres echt abrechnen und das Programm "Elda-Check" die Werte ermittelt hat. Dies passiert

• täglich zu Uhrzeiten, die in der Maske Elda-Checker festgelegt sind (Systemverwaltung/Abfragen/Eldacheck überprüfen) oder

• nach jedem Druck des Formulars Lohnzettel Finanz (= L16) und E18 oder

• wenn Sie für den betroffenen Dienstnehmer eine manuelle Ermittlung starten.

SV- beziehungsweise lohnsteuerpflichtige Lohnarten sind vorher abzurechnen.

Erstellen des Datenträgers

1. In der Maske Datenaustausch ELDA (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr oder Kommunikation/Allgemeine) wählen Sie den Monat Dezember des betroffenen Jahres. Wählen Sie danach die Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz mit E18 (Jahresübermittlung 1x jährlich) (J)
".

2. Wenn Sie auf den Button "Lohnzettel SV Jahresmeldungen", "Lohnzettel Finanz Jahresmeldungen" und "Arbeitsstättenmeldungen" klicken, können Sie in den folgenden Masken
Ihre offenen Lohnzettel SV, Finanz- und Arbeitsstättenmeldungen kontrollieren.

Klicken Sie auf den linken unteren Button "Alle anzeigen" wenn Sie alle Meldungen angezeigt haben wollen. Wenn Sie danach wieder auf "Nur Offene anzeigen" klicken, kehren Sie zur Ansicht zurück wo Sie nur die nicht gemeldeten Meldungen sehen.

Wenn Sie eine Meldung nicht erstellen wollen, können Sie die Zeile mit dem Button "Satz auf bearbeitet stellen" auf "erledigt = übermittelt" setzen. Sie können auch die Meldung vom Datenträger ausschließen, indem Sie die Checkbox "ausschließen" aktivieren.

Dadurch wird die Checkbox  "Datenträger" deaktiviert, damit später erkennbar ist, ob die Meldung manuell auf bearbeitet gesetzt wurde.

Mit dem OK-Button werden Ihre manuellen Eingaben übernommen und Sie kehren wieder zur vorherigen Maske zurück, in der Sie den Datenträger erstellen können.

3. Wenn Sie nicht die automatische ELDA-Übermittlung verwenden (Feld Elda-Übermittlung ist deaktiviert), wählen Sie ein Verzeichnis aus, wo der Datenträger erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen:

Der Datenträger, der im ausgewählten Verzeichnis erstellt wird, hat die Bezeichnung dtgkkED*.dtr (für ÖGK) bzw. dtbvaED*.dtr (BVAEB Versicherungen). Mit diesem wird auch die Protokolldatei gkkdtr.lst in der DATENBANK bzw. im Eurolohn/Work Verzeichnis erstellt.

Wenn Sie das Verzeichnis tmp, tmp2 oder ein beliebiges Verzeichnis wählen, wird ein neuer Datenträger immer an die vorhandene Datei dtgkkED.dtr bzw. dtbvaED.dtr dazu geschrieben. Das heißt, wenn Sie einen Datenträger erstellen (z. B. für Beitragsnachweisungen) und danach einen neuen erstellen (zB für Versichertenmeldungen), dann wird der 2. Datenträger an den 1. angehängt und Sie erhalten 2 Datenträger in einem. Deswegen empfiehlt es sich, nach Erstellen und Übermitteln eines Datenträgers diesen entweder sofort umzubenennen oder in ein anderes Verzeichnis zu verschieben!

Füllen Sie alle weiteren Datenträgerkriterien nach Ihren Anforderungen aus.

4. Erstellen Sie den Datenträger mit dem Druckersymbol . Die nachstehende Meldung.

wird zur Kontrolle vom Programm ausgegeben. Bestätigen Sie diese mit OK. Wenn der Datenträger fertig erzeugt ist, wird ein LHR Lohn Protokoll am ausgewählten Drucker gedruckt. Beachten Sie, dass dies nur eim LHR Lohn Protokoll zur Kontrolle ist, das keine Übermittlung an den Krankenversicherungsträger bestätigt!

Nach Erstellen des Datenträgers werden die offenen Meldungen mit Datum und Uhrzeit der Erstellung auf bearbeitet gestellt.

Wenn Sie die automatische Elda-Übermittlung verwenden (Feld Elda-Übermittlung ist aktiviert), können erstellte Datenträger sofort an das ELDA Programm  zur Übertragung weitergeleitet werden.

Mehr dazu finden Sie in der Onlinehilfe unter dem Punkt "automatische Elda-Übermittlung".

Nacherstellung des Datenträgers

Wenn Sie einen Datenträger versehentlich gelöscht haben und Sie brauchen diesen jedoch wieder, führen Sie die oberen Schritte bis zum Punkt 3 durch. Dann wählen Sie das Datum der Nacherstellung im Feld "Datum Nacherstellung" für den bereits erstellten Datenträger aus und gehen Sie weiter zu Schritt 4 aus "Erstellen des Datenträgers".

Löschen des Datenträgers

Wenn Sie einen Datenträger versehentlich erstellt haben und Sie wollen dies wieder rückgängig machen, geben Sie das betroffene Datum im Feld "Datum Nacherstellung" ein und klicken auf den Button "Datum rückstellen".

Sie können auch auf den Button "Lohnzettel SV Jahresmeldungen" bzw. "Lohnzettel Finanz Jahresmeldungen" klicken und sich alle Versichertenmeldungen anzeigen lassen (Button "Alle anzeigen"). Fragen Sie das betroffene Datum und die genaue Uhrzeit der Erstellung in der letzten Spalte mit der Funktionstaste F8 "Abfrage starten" und  F8 "Abfrage ausführen" ab. Das genaue Datum und die Uhrzeit finden Sie im Feld "Datum Nacherstellung" wenn Sie auf das erste LOV klicken.

Nachdem Sie in diesen Masken die betroffenen Meldungen abgefragt haben, können Sie die Anzeige mit Button "Anzeige auf offen setzen" auf offen setzen und speichern. So werden die Meldungen wieder auf offen (= nicht übermittelt) gesetzt.

Beachten Sie, wenn Sie einen Datenträger nur aus dem Eurolohn/... Verzeichnis löschen, sind die Meldungen im LHR Lohn trotzdem immer noch auf "bearbeitet" (= übermittelt) gesetzt.

Übermitteln des Datenträgers

Das Übermitteln des Datenträgers an den betroffenen Krankenversicherungsträger erfolgt im Regelfall über die Software Elda. Diese wird von der Österreicherischen Gesundheitskasse zur Verfügung gestellt. Wie Sie die Software installieren, finden Sie auf der Internetseite www.elda.at.

Wenn Sie nicht die automatische Elda-Übermittlung verwenden, ladenSie den Datenträger manuell über die Elda Software hoch. Eine Beschreibung dazu finden Sie auch auf der Internetseite www.elda.at.

Nach der Übermittlung des Datenträgers gibt Elda ein Übermittlungsprotokoll (Meldebestätigung) aus. Auf diesem ist ersichtlich, ob alle Meldungen übermittelt wurden. Bei Fehlermeldungen und Unklarheiten kontaktieren Sie die Elda Hotline.

Achten Sie darauf, dass Sie jeden erstellten Datenträger übermitteln! Im LHR Lohn ist es nicht vermerkt, ob Sie den Datenträger tatsächlich über die Elda Software übermittelt haben!

Besonderheiten

Keine Lohnzettel bei diesen Beschäftigten:

• Für Beschäftigte mit Taglöhnern nach § 69/1 EStG ist seit 01.2004 kein Lohnzettel Finanz-Teil zu übermitteln. In LHR Lohn wird ein Lohnzettel Finanz-Teil nur zur Kontrolle generiert, und ist im Feld "Datenträger" mit "ohne Übermittlung" gekennzeichnet. Dieser Datenträger kann nicht übermittelt werden. In LHR Lohn betrifft das jene Dienstnehmer mit der Lohnsteuergruppe "V* - Taglöhne" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten.

• Für Grenzgänger wird bis 12.2005 kein Lohnzettel Finanz-Teil erstellt. Das sind in LHR Lohn jene Dienstnehmer mit der Lohnsteuergruppe "G - Grenzgänger (Einpendler)" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten. Ab 01.2006 wird für diese Dienstnehmer ein Lohnzettel Finanz-Teil generiert.

• Für Grenzgänger (Auspendler) wird kein Lohnzettel SV und Finanz-Teil erstellt. Das sind im LHR Lohn jene Dienstnehmer mit der Lohnsteuergruppe "X - keine LSt-Berechnung, Grenzgänger (Auspendler)" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten.

• Für Werkverträge wird kein Lohnzettel SV, Finanz und auch kein E18 erstellt. Das sind im LHR Lohn jene Dienstnehmer mit der Dienstnehmerart Bezeichnet die Art des Dienstverhältnisses (z.B. Angestellte, Arbeiter, Lehrlinge, Beamte, Ferialpraktikanten). Die Dienstnehmerart hat Auswirkungen auf die korrekte Abrechnung. Sie kann vom Benutzer selbst nicht angelegt werden. "WV- Werkverträge" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten.

• Für Zivildiener ist kein Lohnzettel SV Teil zu übermitteln. LHR Lohn unterstützt diese Regelung ab 01.2009. Vorjahre werden nicht automatisch storniert. Für diese starten Sie gegebenenfalls eine manuelle Ermittlung. Zivildiener haben im variablen Dienstnehmerstamm die SV-Gruppe N12o zugewiesen.

Mehrere Leistungen eines freien Dienstnehmers

Für jede Leistung eines freien Dienstnehmers ist eine Dienstnehmernummer zu vergeben, damit die Leistungsentgeltgrenze ohne USt richtig für das E18 ermittelt wird.

Eine Erstellung des E18 muss gemäß RZ 8312 unterbleiben, wenn

1. • weder das insgesamt geleistete (Netto)Entgelt ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze 900 EUR im Kalenderjahr übersteigen noch

   • das (Netto)Entgelt ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze für jede einzelne Leistung mehr als 450 EUR im Kalenderjahr betragen.

   • In diesem Fall wird im LHR Lohn eine E18 generiert aber nicht übermittelt. Dieser ist im Feld "Datenträger" mit "ohne Übermittlung" gekennzeichnet.

Die Meldung ist also dann zu erstatten, wenn entweder der Gesamtbetrag von 900 EUR oder die Einzelleistung den Beitrag von 450 EUR übersteigt. Diese Beurteilung muss man aber auch auf die einzelne Kategorie abstellen.

In LHR Lohn vergeben Sie dazu pro Leistung eine eigene Dienstnehmernummer. Die Überprüfung der Leistungsgrenzen erfolgt pro SV-Nummer des Dienstnehmers.

Für die Erstellung der E18-Meldungen werden die Dienstnehmer auf Grund der (eindeutigen) SV-Nummer zusammengefasst und gemeinsam dahingehend überprüft, ob eine Übermittlung der Werte an das Finanzamt nötig ist.

Die Dienstnehmerart in der Maske Variable Dienstnehmerdaten bestimmt, wie die Art der erbrachten Leistung auf der Mitteilung § 109a EStG (E18) ausgewählt wird.

Beispiele

Fenster

Allgemeines über Datenaustausch ELDA

Lohnzettel SV und Finanz mit E18 (Jahresübermittlung 1x jährlich)