Starten Sie die Jahresüberleitung, BEVOR Sie im neuen Kalenderjahr abzurechnen beginnen. Der beste Zeitpunkt ist, wenn das alte Jahr so weit wie möglich abgeschlossen ist, d.h. der Dezember bereits abgerechnet wurde und etwaige Nachträge bereits berücksichtigt wurden (z. B. Pendlerpauschale für das Vorjahr).
Aufruf: Menü „Auswertungen/Jährlich/Jahresabschluss/Jahresüberleitung“
Erstellen eines neuen variablen Dienstnehmerstammes per Jänner des neuen Kalenderjahres für alle Dienstnehmer, die im Vorjahr aktiv waren.
Feld Freibetrag lt. "§ 63" (= 1. Feld bei den Freibeträgen) im variablen Dienstnehmerstamm wird automatisch mit neuem Jahr auf 0 gesetzt.
Beachten Sie, dass die Felder "§ 35(3)" und "§ 63 + § 105" für Freibeträge (= 2. und 3. Feld bei den Freibeträgen) im variablen Dienstnehmerstamm mit der Jahresüberleitung nicht auf 0 gesetzt werden! Kontrollieren Sie diese Freibeträge nach der Jahresüberleitung.
Zinsberechnung für Vorschüsse: Sofern es auch eine Lohnart für die Berechnung der Zinsvorteile aus Vorschüssen gibt, wird diese für Dienstnehmer, die den Vorschuss bereits abgezahlt haben, beendet und im Protokoll bekannt gegeben. Für Dienstnehmer, die noch offene Vorschüsse am Ende des alten Kalenderjahres haben, wird die Lohnart weiter geführt.
Dienstnehmerstamm – Hinweis für Gehaltszettel: Die Hinweise auf der Seite 2 des Dienstnehmerstammes für das alte Kalenderjahr werden automatisch gelöscht. Die Hinweise auf Seite 2 der Maske „Firmenparameter“ werden bei der Jahresüberleitung nicht gelöscht.
Variabler Dienstnehmerstamm: Das Feld „permanenter Jahresausgleich" wird automatisch von „J“ auf „N“ umgestellt, falls dieser nur im Dezember auf „J“ gesetzt war. Ist im variablen Dienstnehmerstamm die neue Option „D – permanenter Jahresausgleich nur im Dezember und nur bei positivem Ergebnis“ ausgewählt, wird dieser Punkt hinfällig.
Aufrollungen: Bereits bearbeitete Aufrollungen für alle abgelaufenen Kalenderjahre werden automatisch gelöscht.
Die Jahresüberleitung starten Sie mit dem Button "Überleitung starten".
Die Feiertage für das neue Kalenderjahr werden nicht durch die Jahresüberleitung ins System eingespielt – dies geschieht automatisch mit dem Update, das Sie zum Jahresende erhalten.
Wir empfehlen jedoch, gegen Jahresende die neu vom System eingetragenen Feiertage zu kontrollieren und um etwaige firmenspezifische Feiertage zu ergänzen.
Eine Funktion „Rückstellen“ ist nicht vorgesehen. Sie haben die Möglichkeit die Jahresüberleitung beliebig oft zu wiederholen. Hier können mehrere Konstellationen vorkommen:
Wenn Sie die Jahresüberleitung bereits durchgeführt haben und z. B. irrtümlich die Freibeträge für das neue Jahr gelöscht haben und dies nun bereinigen wollen, löschen Sie die entsprechenden neuen variablen DN-Stämme und führen die Jahresüberleitung nochmals durch. Das Programm erstellt die fehlenden variablen Dienstnehmer-Stämme per Jänner des neuen Jahres neu (also nur die, die vorher gelöscht wurden).
Ein Wiederholen der Jahresüberleitung ist auch dann nötig, wenn Sie in der abzurechnenden Firma mehr als zwei Vorschussarten haben. Da in die Maske zur Jahresüberleitung nur zwei Vorschüsse eingetragen werden können, muss die Jahresüberleitung noch ein weiteres Mal (oder mehrere weitere Male) mit den restlichen Vorschüssen durchgeführt werden.
Bitte beachten Sie jedoch, dass bei mehrmaligem Starten der Jahresüberleitung und wenn die Zinslohnart mehr als zwei Vorschüsse betrifft, die Zinslohnart nicht mehr für alle Vorschüsse richtig ins neue Jahr übergeleitet werden kann. Hier empfehlen wir eine händische Kontrolle und gegebenenfalls Korrektur der Zinslohnart direkt in der Lohnartenzuordnung.
Sie haben die Jahresüberleitung bereits durchgeführt und nun ändert sich bei einigen variablen Dienstnehmerstämmen etwas im alten Jahr. Hier können Sie entscheiden, ob Sie die Änderungen im alten und neuen Jahr manuell eingeben oder ob Sie die Korrekturen nur im alten Jahr eingeben und die Jahresüberleitung nochmals starten. Allerdings löschen Sie auch hier bei einer neuerlichen Jahresüberleitung den schon erstellten variablen Dienstnehmerstamm zuvor (siehe Fall 1), da die Korrektur sonst nicht in das neue Jahr übernommen wird.
Wenn Sie z. B. im neuen Jahr (im neuen variablen Dienstnehmerstamm) die Pendlerpauschale eingegeben haben und die Jahresüberleitung wiederholen, bleibt der variable Dienstnehmerstamm so wie er ist.
Das gleiche gilt für Vorrückungen: Wenn Sie z. B. im neuen Jahr die Vorrückungen für den Jänner bereits durchgeführt haben und führen danach die Jahresüberleitung durch, dann bleiben die Vorrückungen im Jänner so wie sie sind.
Beachten Sie, dass die U-Bahnsteuererklärung bis zum 31.03.2024 für das Jahr 2023 zu übermitteln ist.