Abrechnung einer Reise sonstige Mitarbeiter

In dieser Aufgabe wird beschrieben, wie die Reise eines normalen Mitarbieters (nicht im Vertrieb und keine leitende Position) abgerechnet wird.

Voraussetzungen

Um einen Reisekostenantrag zu stellen, sind keine Voraussetzungen notwendig.

Um eine IST-Reise eingeben zu können, müssen Sie alle Belege und Informationen zu der Reise besitzen.

 

HIER FOLGT DIE BESCHREIBUNG DES ABLAUFES BEI NORMALEN MITARBEITERN
Mit der Eingabe einer Reise, starten Sie den Prozess an dessen Ende im Idealfall die Abrechnung der Reisespesen über die monatliche Personalverrechnung steht.

Vorgehensweise - normaler Antrag

a) Aufgaben des Mitarbeiters/Teamleiters:

  1. Öffnen Sie die Maske Abrechnen/Reisekosten beantragen.

  2. Tragen Sie mit Hilfe des Buttons oder F6 einen neuen Reisekostenantrag ein.

  3. Speichern Sie den Reisekostenantrag mit Hilfe des Buttons oder F10 ab.

  4. Nach dem Sie alle Eckdaten erfasst haben, beantragen Sie die Reise mit dem Button .
    Es öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie bei Genehmiger den Benutzer ein, welcher Ihren Reisekostenantrag freigibt, ändern Sie gegebenenfalls den Text und übertragen Sie den Antrag mit dem Button beantragen.
    Es folgt die Bestätigung: "Der Antrag wurde erfolgreich gestellt."

  5. Sobald Sie der Reisekostenantrag beantragt haben, können Sie keine Daten mehr verändern. Um die Daten dennoch zu ändern, nehmen Sie den Antrag mit Hilfe des Buttons zurück.
    Ändern Sie die Daten und beantragen Sie die Reise erneut wie unter Punkt 4 beschrieben.

b) Aufgaben des Bereichsleiters:

Wenn offene Anträge für Sie zum bearbeiten anstehen, erhalten Sie eine Benachrichtigung per Email. Nach dem Sie sich in den LeSalaire Reisekosten angemeldet haben, sehen Sie in der Einstiegsmaske den Hinweis:

  1. Öffnen Sie die Aufgabenliste mit Doppelklick auf die rote Schrift oder über den Menüpunkt Abrechnen/Worklist. In dieser Maske wird je Reise oder Reiseantrag eine Zeile ausgegeben.

  2. Kontrollieren Sie den Reisekostenantrag. Um den Antrag mit allen Details anzuzeigen, setzen Sie Ihren Cursor in die Zeile der Reise, die Sie kontrollieren möchten und drücken Sie auf den Button damit Sie die Reisekostenantragsmaske öffnet.

  3. Genehmigen Sie den Antrag oder lehnen Sie sie ab:
    Genehmigen Sie den Antrag, indem Sie den Cursor in die gewünschte Zeile setzen oder bei allen zu genehmigenden Reisen oder Dienstnehmer die Checkbox ganz links aktivieren und anschließend auf den Button klicken.
    Lehnen Sie die Reise ab, indem Sie den Cursor in die gewünschte Zeile setzen. Tragen Sie im Feld Begründung ein, warum Sie den Reisekostenantrag ablehnen und klicken Sie auf den Button .

c) Aufgaben des Mitarbeiters/Teamleiters:

Wenn Ihre Anträge genehmigt oder abgelehnt wurden, sehen Sie in der Einstiegsmaske den Hinweis:

  1. Öffnen Sie mit Doppelklick auf die rote Schrift oder über Abrechnen/Worklist Ihre Aufgabenliste. Darin sehe Sie je Reise oder Reisekostenantrag eine Zeile und jeweils ob diese Reise genehmigt oder abgelehnt wurde.

  2. Wurde eine Reise genehmigt, erhalten Sie dazu eine Nachricht zur Bestätigung. Um diese Nachricht aus ihren offenen Aufgaben zu löschen, setzen Sie den Cursor in die gewünschte Zeile und klicken Sie auf den Button . Diese Aufgabe wird in Ihre bearbeiteten Objekte verschoben.

Wurde eine Reise abgelehnt, erhalten Sie ebenfalls eine Nachricht. Wurde die Reise grundsätzlich abgelehnt, ist diese Aufgabe als Benachrichtigung zu sehen. Mit dem Button wird diese Aufgabe in Ihre bearbeiteten Objekte verschoben. Der Workflow endet in diesem Fall an dieser Stelle.
Wurden nur Teile des Antrages abgelehnt (Reise grundsätzlich in Ordnung aber kein Kilometergeld etc.) muss der Workflow von neuem angestoßen werden.
Öffnen Sie dazu mit dem Button Originalmaske oder über den Menüpunkt Abrechnen / Reisekosten beantragen die IST-Reisen. Wählen Sie den abgelehnten Reiseantrag aus und kopieren Sie diesen in dem Sie nach einander die Funktionstasten F6 (neuer Datensatz) und F4 (vorhergehenden Datensatz kopieren) drücken.
Ändern Sie die Reise wie gewünscht ab und beginnen starten Sie den Workflow erneut wie unter a) 4. weiter oben beschreiben.

  1. Nach dem Sie auf Dienstreise waren, öffnen Sie die Maske Abrechnen / Reisekosten abrechnen.

Wurde die Reise nicht durchgeführt, öffnen Sie die Maske Abrechnen / Reisekosten beantragen. Wählen Sie den entsprechenden Reisekostenantrag aus und klicken Sie auf den Button .

  1. Kopieren Sie den Reisekostenantrag in die Reise, in dem Sie auf den Button klicken und den gewünschten Reisekostenantrag auswählen.

  2. Ändern Sie die Zeiten im In- und Ausland falls erforderlich ab und tragen Sie alle zusätzlichen Angaben wie Belege und Kilometergeld ein.

  3. Beantragen Sie die Reise mit dem Button . Tragen Sie bei Genehmiger die zuständige Person aus dem Projektmanagement ein, ergänzen Sie gegebenenfalls den Text und übertragen Sie die Aufgabe mit dem Button .

 

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