Buchhaltung (FIBU) / Kostenrechnung

Dieses Thema erklärt Ihnen, wie Sie im LHR Lohn die Buchhaltung sowie die Kostenrechnung verwenden.

 

Einstellungen Buchhaltung (FIBU)

  1. Damit die Buchhaltung bei Änderungen auch die Vormonate mitnehmen kann, muss der Aufruf unter Stammdaten/Firma/Sonstiges/Aufrollungen das Programm Buchhaltung mit "je Dienstnehmer (D)" und "immer (I)" eingetragen werden. Mit der Erstinstallation wird das Buchhaltungsprogramm "bubelmain" mit der Aufrufnummer 7 geliefert, welche Sie umändern könnten.

  2. Unter Stammdaten/Firma/Texte/Fibu-Konten legen Sie die Fibu-Kontennummer an. Sie haben die Möglichkeit Kontennummern bis zu 15 Stellen zu vergeben. Die Konten können auch über die Catora-Einleseschnittstelle einlesen werden.
    Die Fibu-Kontonummer 0 wird bei der Anlage einer Firma von der LHR Lohn automatisch angelegt. Diese wird für Lohnarten und Abgaben benötigt, bei denen die Fibu-Kontonummer nicht hinterlegt bzw. vergessen wurde. Löschen Sie deswegen die Fibu-Kontonummer 0 nicht!

  3. Wenn Sie z.B. zwischen Arbeiter, Angestellten und Lehrlingen unterscheiden, jedoch Lohnarten verwenden, die bei allen Dienstnehmerarten verwendet werden sollen, dann legen Sie Kontoklassen an. Kontoklassen sind notwendig, um dem Rechnungslegungsgesetz zu entsprechen. Laut diesem müssen zumindest die Aufwände für Arbeiter und Angestellte getrennt verbucht werden. Kontoklassen legen Sie zuvor im Stammdatenmenü/Firma/Firmentexte an und weisen Sie den Dienstnehmern in der Maske "Variable Dienstnehmerdaten" zu. Mit Hilfe der Kontoklassen teilen Sie eine Lohnart oder eine Abgabe auf mehrere Fibu-Konten und sogar Kostenarten auf.

  4. Unter Stammdaten/Firma/Sonstiges/Fibu-Konten zu Kontenklassen teilen Sie ein Fibu-Konto auf Kontoklassen auf, z.B. bei der Lohnart "Überstunden" ist das Fibu-Konto 6200 Gehälter hinterlegt und bei Arbeitern soll die Lohnart auf 6000 Löhne gebucht werden.

Bei der Verbuchung von Lohnarten wird vorrangig die Kontoklasse der Kostenstelle ermittelt. Ist bei der Kostenstelle keine Kontoklasse hinterlegt, wird jene Kontoklasse aus dem variablen Dienstnehmerstamm ermittelt, die zum Zeitpunkt des Bis-Datums aus der Lohnartenzuordnung gültig ist. Ist das Bis-Datum der Lohnart nicht gesetzt oder liegt das gesetzte Bis-Datum in der Zukunft (=nicht im Verbuchungsmonat), so wird zur Ermittlung der Kontoklasse der Monatsletzte des Verbuchungsmonats herangezogen.
Auch die aus der Lohnart abgeleiteten SV-, Kommunalsteuer-, DB-, DZ- und BV-Anteile werden auf jene Konten der Kontoklasse gebucht, die sich aus dem erfassten Bis-Datum in der Lohnartenzuordnung ergeben.

Kostenrechnung allgemein

Grundsätzlich wird bei der Kostenrechnung unterschieden in Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten.

  1. Kostenstellen sind jene Betriebsbereiche, wo die Kosten anfallen wie z.B. Lager, Entwicklung, Verwaltung usw.

  2. Als Kostenträger werden die Leistungen des Betriebes (Dienstleistungen oder Sachgüter) bezeichnet. Das können für den Absatz bestimmte Leistungen oder auch für den Betrieb selbst erbrachte Leistungen sein. Beispiele wären ein Drucker oder ein Projekt.

  3. Kostenarten ist der Werteinsatz zur Leistungserstellung wie z.B. Betriebskosten oder der Lohn, den ich für das Projekt benötige.

Einstellungen Kostenrechnung

BEREICH Kostenrechnung

Unter Stammdaten/Firma/Parameter/Firmenparameter Seite 1 entscheiden Sie, ob Sie Kostenträger, Stammkostenstelle und/oder Kostenstellenaufteilung nach Datum (Tagesdatum) verwenden wollen.

Kostenträger

Mit diesem List-Item definieren Sie, ob das Feld Kostenträger in den benötigten Masken (z.B. Kostenstellenaufteilung Dienstnehmer) eingeabepflichtig ist oder nicht. Sie haben auch die Möglichkeit die Kostenträger nun für die Budgetierung zu verwenden (=Budgetierung (B))

Stammkostenstelle

Wenn im Firmenparameter (Stammdaten/Firma/Parameter/Firmenparameter) das Feld „Stammkostenstelle“ aktiviert ist, dann werden zwei Aktionen ausgeführt:

1.) Bei der Eingabe der Kostenstellenaufteilung wird die Definition einer Stammkostenstelle pflichtig.

2.) Die Abteilung, die der Kostenstelle in Stammdaten/Firma/Texte/Kostenstellen zugeordnet ist, wird im Dienstnehmerstamm-Seite 2- Feld Abteilung eingetragen.

Das Feld Abteilung im Dienstnehmerstamm wird deaktiviert (zur Eingabe gesperrt), wenn

1. in der Maske Firmenparameter (Stammdaten/Firma/Parameter/Firmenparameter) die Stammkostenstelle aktiviert ist,

2. der Dienstnehmer in der Kostenstellenaufteilung eine Stammkostenstelle definiert hat UND

3. der Kostenstelle in der Maske Kostenstellen eine Abteilung zugeordnet wurde.

In diesem Fall wird die Abteilung eingetragen, die der Maske Kostenstelle (Stammdatenmenü/Firma/Texte) zugewiesen ist.

Ist keine Abteilung zugewiesen, verhält sich die Eingabe in der Maske Kostenstellenaufteilung unterschiedlich zur Cat_ora Einleseschnittstelle:

Datum

Wenn diese Checkbox aktiviert wird, wird in der Maske Kostenstellenaufteilung je Dienstnehmer das Feld "Datum" für die taggenaue Kostenrechnung herangezogen.

In dieser Maske legen Sie Ihre Kostenstellen für Ihre Kostenrechnung an. Für Firmen in denen die Abteilung gleich der Kostenstelle ist, weisen Sie hier die Abteilungen den Kostenstellen zu. Das ist auch dann notwendig, wenn Sie möchten, dass die Stammkostenstelle, die Sie dem Dienstnehmer zuweisen auch gleich die Abteilung ist und Sie im Firmenstamm, wie zuvor beschrieben, die Checkbox „Stammkostenstelle“ aktiviert haben.

Die Abteilungen sind unter anderem auch für verschiedene ELDA Meldungen-Datenträger von Bedeutung (Aviso-Meldungen, Versichertenmeldungen, Arbeitsstättenmeldungen = Dienstort-Eingabe).

Wichtig ist auch die Definition, ob die Kostenstelle DB-/DZ- und/oder Kommunalsteuer-pflichtig ist. Wenn eine Lohnart eine nicht pflichtige Kostenstelle zugewiesen wurde, dann wird der Wert dieser Lohnart nicht pflichtig verbucht, auch wenn der Dienstnehmer grundsätzlich der DB-/DZ- und Kommunalsteuer-Pflicht unterliegen würde.

Auch haben Sie die Möglichkeit innerhalb einer Kostenstelle die Kommunalsteuerabgabe auf mehrere Gemeinden aufzuteilen (zB im Baulohn ist eine Kostenstelle einer Baustelle gleichzusetzen, die Baustelle kann sich aber in mehreren Gemeinden befinden. Hier muss innerhalb einer Kostenstelle eine Aufteilung auf mehrere Gemeinden möglich sein.)

 

Für die Verbuchung der Abgaben in der Kostenrechnung weisen Sie die Kostenstellen in Firmenstammdatenmasken den Abgaben einmalig zu. Für die Ermittlung der Kostenstelle der Lohnarten kontrolliert das Programm bei kostenpflichtigen Lohnarten zuerst, ob in der Maske

1.      Lohnartenzuordnung (Stammdatenmenü/Personal) bei der Lohnart eine Kostenstelle hinterlegt ist. Ist hier keine Kostenstelle hinterlegt, kontrolliert das Programm in der Maske

2.      Lohnartenstamm (Stammdatenmenü/Lohnarten/Firmengruppen-, Firmen- bzw. Dienstnehmergruppenlohnarten - Seite 2)ob eine Kostenstelle hinterlegt ist. Ist hier keine Kostenstelle hinterlegt, kontrolliert das Programm in der Maske

3.      Dienstnehmer Kostenstellenaufteilung (Stammdatenmenü/Personal) ob Kostenstellen vorhanden sind. Ist hier auch keine Kostenstelle hinterlegt, werden die Kosten auf die

4.      Kostenstelle 9999999 verbucht.

Die Kostenstellen -1, 0 und 9999999 wird bei der Anlage einer Firma von LHR Lohn automatisch angelegt. Diese werden für Lohnarten und Abgaben benötigt, bei denen keine Kostenstelle hinterlegt wurde und für programminterne Zwecke. Löschen Sie deswegen diese Kostenstellen aus dieser Maske nie!

Erklärung der programminternen Kostenstellen:

Näheres zu dieser Maske lesen Sie unter Stammdaten/Firma/Texte/Kostenstelle.

In dieser Maske tragen Sie die Kostenträger ein. Das Feld Nummer ist 12stellig.

Die Kostenträger können auch über die Catora-Einleseschnittstelle eingelesen werden.

Wie auch in der Maske Kostenstellen gibt es auch hier ein programminternen Kostenträger "0", der ebenfalls nicht gelöscht werden soll.

Näheres zur Maske lesen Sie unter Stammdaten/Firma/Texte/Kostenträger.

Hier tragen Sie die Kostenarten ein. Das Feld Nummer ist 5stellig

Die Kostenarten können auch über die Catora-Einleseschnittstelle einlesen.

Wie auch in der Maske Kostenstellen gibt es auch hier einen programminternen Kostenträger "0", der ebenfalls nicht gelöscht werden soll.

Näheres zur Maske lesen Sie unter Stammdaten/Firma/Texte/Kostenarten.

 

Einstellungen Buchhaltung/Kostenrechnung

Nun tragen Sie alle hier angelegten Fibu-Konten und Kostenstellen in den angeführten Masken ein:

  1. Stammdaten/Lohnarten/Firmengruppen-/Firmen- oder Dienstnehmergruppenlohnarten - Seite 2 im Feld Fibu - Konto

  2. Stammdaten/Firma/Banken/Barauszahlungsstellen

  3. Stammdaten/Firma/Finanzämter

  4. Stammdaten/Firma/Gewerkschaften

  5. Stammdaten/Firma/Gemeinden

  6. Stammdaten/Firma/Versicherungen

  7. Füllen Sie die Kostenstellen in Stammdaten/Personal/Kostenstellenaufteilung je Dienstnehmer

Sollten Sie nun auch die Kontoklassen in Verwendung haben, tragen Sie bei den Dienstnehmern unter Stammdaten/Personal/Variabler Dienstnehmerstamm - Seite 1 im Feld Kontoklasse die richtige Kontoklasse für die Aufteilung der Verbuchung ein.

Buchhaltung starten

Führen Sie als erstes die Abrechnung unter Abrechnungen/Abrechnen/Abrechnung durch. Starten Sie danach die Abgaben und den Zahlungsverkehr unter Abrechnungen/Abrechnen/Abgaben und Zahlungsverkehr. Wenn diese Programme durchgelaufen sind, starten Sie die Buchhaltung unter Abrechnungen/Abrechnen/Fibu-/Kostenrechnung.

Wenn das Programm Buchhaltung fertig ermittelt ist, kommt keine zusätzliche Meldung mehr. Im Explorer im Eurolohn/Work Verzeichnis ist am Ende der Textdatei trace.lst die Firmennummer, das Firmenkennzeichen und "unlocked" ersichtlich, wenn das Programm Buchhaltung fertig ist.

8860|30.06.|13:19:25   FIRMA: VL/1 unlocked - Aufruf: bubelmain

Lesen Sie dazu auch unter Grundlagen der Bedienung das Thema "Protokolldateien".

Beispiel Verbuchung

Die Buchhaltung selektiert sich die Daten aus den verschiedenen Abrechnungstabellen und verbucht diese aufgrund hinterlegter Fibu-Konten und Kostenstellen.

Um genauer herauszufinden, wie die Werte verbucht wurden, eignet sich die Summenkontrolle. Hier sehen Sie nicht nur den verbuchten Betrag, sondern auch die Lohnarten-Nummer, das Fibu-Konto und auch die Kostenstelle wie eventuelle Kostenarten.

Wenn ein Dienstnehmer z.B. ein ganzes Monat auf Karenz ist und es wird aber eine SV-pflichtige Lohnart für diesen Zeitraum abgerechnet, dann wird nur die BVK abgerechnet, aber nicht der Teil der SV-pflichtigen Lohnart. Nun wird die BVK aber nicht korrekt verbucht, da es keinen SV-Zeitraum gibt. In diesem Fall geben Sie SV-Tage in der Lohnartenzuordnung ein.

Monat

In dieser Spalte sehen Sie das Monat, in dem die Beträge gebucht wurden.

Lohnart

Hier sehen Sie die Lohnarten-Nummer, wenn es sich um einen Buchungssatz handelt, der direkt aus dem Wert einer Lohnart entstanden ist oder Sie sehen eine interne Nummer, die für LHR relevant ist, um die Beträge splitten zu können.

Level

In dieser Spalte sehen Sie das jeweilige Level. Sie können aufgrund dieser Level eigene Auswertungen starten.

Buchungsart

Hier sehen Sie die Art der Verbuchung.

Fibu-Konto

Hier sehen Sie, auf welches Fibu-Konto die Beträge gebucht wurden.

Kst.

Hier sehen Sie die Kostenstelle, auf welche die Beträge gebucht wurden.

Kart

Hier sehen Sie die Kostenartennummer.

Einheiten

Hier sehen Sie die verbuchten Einheiten.

Bemessung

Hier sehen Sie die gesamte Bemessung.

Soll

Hier sehen Sie den Betrag, welcher auf der Soll-Seite gebucht wurde.

Haben

Hier sehen Sie den Betrag, welcher auf der Haben-Seite gebucht wurde.

 

Beispiel: SV-Abgabe (DN- und DG-Anteil auf das gleiche Verrechnungs-/Verbindlichkeitskonto)

Es werden die DG-Aufwände im Soll verbucht und mit dem Gegenkonto der Verbindlichkeiten ausgeglichen. Da im Feld „Verbindlichkeiten BVK“ kein Konto hinterlegt ist, wird automatisch jenes der „Verbindlichkeiten“ verwendet.

 

Somit sieht der Buchungssatz wie folgt aus:

6505 SV-DG-Anteile laufend  € 553,31

an        3504 Verrechnung SV            € 553,31

 

6600 Betriebliche Vorsorge   € 39,41

an        3504 Verrechnung SV            € 39,41  

 

6010 Firmengruppen-Lohnart 1        € 2.575,89

an        6080 Firmengruppen-Lohnart 901              €      25,76

an        3504 SV-DN-Anteil                                       €    466,76

an        6999 Centausgleich                                      €        0,04

an        3320 Lohnsteuer                                           €    238,03

an        3200 Nettobuchung                                       € 1.845,30       

Sobald eine Durchläufer-Lohnart verbucht werden muss (Fibu-Konto im Lohnartenstamm hinterlegt) muss ein Gegenkonto angeführt werden. Wenn hier keines hinterlegt wird, dann wird der Wert der Lohnart ohne Gegenbuchungssatz erzeugt und es entsteht eine Soll-/Haben Differenz!

Kostenrechnung Hierarchie

Für die Verbuchung der Kostenstellen geht das Programm "bubelmain" wie folgt vor:

  1. Lohnartenzuordnung: Ist hier eine Kostenstelle/Kostenträger/Kostenart hinterlegt? Wenn nein, dann:

  2. steuert das Programm weiter auf die Seite 2 des Lohnartenstammes und sucht ebenfalls nach einer Kostenstelle/einem Kostenträger/eine Kostenart. Wenn wieder nichts gefunden wird, sucht es in der

  3. Kostenstellenaufteilung je Dienstnehmer weiter.

Richtigstellung von Fibu-Konten und Kostenrechnungsstellen

Falls Sie im Laufe des Jahres oder Monats bei Ihren Fibu-Konten, Kostenstellen, Kostenträgern oder Kostenarten Änderungen rückwirkend durchführen, können Sie mit Hilfe der Richtigstellung Fibu-Konten und Kostenrechnungsstellen entweder:

Dies funktioniert auch für Reisekostenbuchungen.

Dazu ändern Sie die Fibu-Konten, Kostenstellen, Kostenträgern oder Kostenarten zuerst in Stammdatenmasken und nehmen dann die Änderungen in der Maske Richtigstellung Fibu-Konten vor (also bevor es Buchungen auf dem neuen Fibu-Konto/auf den neuen Kostenstellen gibt!).

Hier können Sie Änderungen eingrenzen auf

Bei Änderungen in Masken, in denen es kein Ab-Datum gibt (zB Versicherungen, Gemeinden, Paket Reisekosten ...), empfehlen wir, einen Korrekturlauf ab Jänner des betroffenen Jahres vorzunehmen, da Sie ansonsten bei jeder Aufrollung der Vormonate Umbuchungen erhalten. Mehr dazu lesen Sie unter Beispiele.

Wenn die Checkbox "Umbuchung" nicht aktiviert ist und im betroffenen Monat gibt es schon Buchungen auf dem neuen Fibu-Konto/Kostenstelle, dann erhalten Sie eine "Unique Constraint" Fehlermeldung und die Umbuchungen sind nur mit einem Korrekturlauf (= aktivierte Checkbox "Umbuchung") möglich.

 

Möglichkeit Lohnarten nach Aufteilung einer Monatsbasis zu verbuchen

 

Einstellung im Lohnartenstamm – Beträge laut Monatsbasis

Die Aufteilung auf Kostenstellen erfolgt aufgrund jener Lohnarten, welche in der im Feld "Monatsbasis" angegebenen Basis hinterlegt sind.

Die Lohnarten werden auf Grund der aktuell im Lohnartenstamm definierten Basen (Registerreiter Basen) ermittelt. Wird diese Definition nach dem Abrechnungslauf geändert, werden die geänderten Informationen für die Verbuchung herangezogen. Also jene Information, die zum Zeitpunkt des Starts der Betragsermittlung Fibu/Kostenrechnung aktuell sind. Damit die Lohnarten bei der Verbuchung berücksichtigt werden, müssen die in der Monatsbasis hinterlegten Lohnarten in die Kostenrechnung fließen. Lohnarten mit der Einstellung "N" (Beträge fließen nicht in die Kostenrechnung) werden nicht berücksichtigt.

Wenn eine Lohnart bei einem Dienstnehmer bereits abgerechnet wurde und Sie ändern danach den Lohnartenstamm dieser Lohnart so, dass diese nach einer Monatsbasis verbucht wird, dann führt dies zu Soll/Haben Differenzen in der Buchhaltung.

Nähere Informationen dazu finden Sie unter Stammdaten/Lohnarten/Firmen-/Firmengruppen-/Dienstnehmergruppenlohnarten.

 

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