In der LHR Lohn müssen einige Einstellungen getroffen werden, damit Teilzeitbeschäftigungen richtig gemeldet bzw. abgerechnet werden können, ohne das Sie manuell eingreifen müssen.
Ein verpflichtender Bestandteil der Anmeldung bzw. einiger anderer ELDA-Meldungen ist das Beschäftigungsausmaß des Dienstnehmers. LHR Lohn ermittelt diese durch die Maske Firmenparameter - Felder Arbeitstagessatz/Arbeitsstundensatz. Hier können folgende Sätze hinterlegt werden:
Persönliche Sätze. Wenn diese nicht vorhanden sind, wird weiter geprüft ob
Dienstnehmergruppensätze vorhanden sind. Wenn diese nicht vorhanden sind, werden
Kollektivvertragssätze herangezogen. Wenn diese nicht vorhanden sind, werden auf
Firmensätze überprüft, ansonsten auf
Firmengruppensätze.
Wenn Sie z.B: Teilzeitkräfte haben, die vom "Firmenmodell" bzw. von Firmengruppen-/Firmensätzen abweichen, dann hinterlegen Sie die Arbeitsstunden/Arbeitstage pro Woche von diesen am besten in der Maske Dienstnehmergruppen- oder Persönliche Sätze.
Achten Sie jedoch darauf, dass, sofern Sie die Wochenstunden oder auch Wochentage für gewisse Dienstnehmer übersteuern, die Satznummer in den übergeordneten Ebenen immer ident angelegt werden, da das Programm die oben genannte Überprüfung durchführt. Werden somit bei der gleichen Satznummer andere Werte (bzw. unrealistische Werte) gefunden kann es zu ungewollten Fehlermeldungen kommen.
Beispiel:
Persönlicher Satz 1 - Arbeitstage
Firmensatz 1 - Arbeitstage
Firmengruppensatz 1 - Arbeitstage
Beispiel:
Passiert es, dass ein Satz mit der gleichen Nummer in einer anderen Ebene angelegt wird, der jedoch für andere Werte herangezogen wird, dann erhalten Sie eventuelle eine Fehlermeldung bei der Ermittlung der ELDA-Meldungen.
In diesem Fall wurde in allen Ebenen die Satznummer 1 für die Arbeitstage pro Woche angelegt, jedoch wurde diese Nummer im Kollektivvertrag für die Kennung der KV-Nummer verwendet.
Im Firmenparameter wurde definiert, dass die Satznummer 1 für den Arbeitstagesatz als Berechnungsbasis verwendet werden soll. Somit überprüft das Programm in den zuvor genannten Ebenen (Persönlicher Satz, Firmensatz, usw.) welcher Wert bei der Satznummer 1 hinterlegt wurde. Bei diesem Dienstnehmer wurde werde ein Persönlicher Satz noch ein Dienstnehmergruppensatz hinterlegt, daher überprüft das Programm die Eingabe im Kollektivvertrag welcher dem Dienstnehmer zugeweisen wurde.
Wird nun im Kollektivvertrag der Satz 1 mit einem Wert eingetragen, der jedoch die maximalen Arbeitstage (Woche = 7 maximale Arbeitstage) übersteigt, kommt es zu einer Fehlermeldung.
Bei den ELDA-Meldungen werden in solch einem Fall automatisch 7 Tage angegeben, auch wenn der Dienstnehmer/die Dienstnehmerin nicht Vollzeit beschäftigt wäre.
Um gewisse Lohnarten auf das Beschäftigungsausmaß aliquotieren zu können, sollte eine Überprüfung im Lohnartenaufbau enthalten sein, damit das Programm eine Aliquotierung automatisiert vornehmen kann.
Sollten Sie die Berechnung vom Gehalt aufgrund eines Schemensatzes verwenden und dieser sollte auch bei Teilzeitkräften als Berechnungsgrundlage herangezogen werden, dann muss die Formel so angegelegt werden, dass das Gehalt auf den Beschäftigungsfaktor heruntergebrochen wird.
Beispiel:
Überprüft, ob der Dienstnehmer aufgrund des Persönlichen Satzes 2 (Arbeitsstunden pro Woche) als Teilzeitbeschäftigter gekennzeichnet ist.
(PARAMETER 1 = Schemensatzbetrag laut SS001)
Wenn der Persönliche Satz gefüllt ist, dann wird dieser durch die Firmenwochenstunden dividiert um auf den Beschäftigungsfaktor zu kommen.
Sollte der Persönliche Satz nicht gefüllt sein, dann geht das Programm davon aus, dass es sich um einen Vollzeitbeschäftigten handelt und nimmt einen 100%igen Beschäftigungsfaktor an.
Mit diesen Einstellungen wird bei dem Dienstnehmer bis 02.2016 mit einer 38,5h/Woche gerechnet und ab 03.2016, durch die Eingabe des Persönlichen Satzes wird der Schemensatzbetrag aus der Einstufung "1/ZT/BE" aliquotiert.
Ergibt somit folgende Berechnung:
02.2016 € 1.343,77
03.2016 € 698,06 ( SS001 * (PS002 / FS002)) = € 1.343,77 * (20h / 38,5h)
Mit diesem Formelstring hätten Sie auch die Möglichkeit die Altersteilzeit in die Berechnung mitaufzunehmen, ohne das dafür eine separate Formel angelegt wird.
Auch für die Urlaubsverwaltung und Entgeltfortzahlung haben Sie die Möglichkeit die Ansprüche auf den Beschäftigungsfaktor herunterzubrechen.
Dafür gibt es in diesen Bereichen die sogenannten Wochenmodelle, in denen Sie dem Programm die Anzahl der Wochenarbeitstage und Stunden übergeben können, sollten diese vom Firmenmodell abweichen.
Die Ermittlung der Wochenmodelle funktioniert wie folgt:
Wenn Sie somit ein Firmenwochenmodell von 5 Tage à 8h pro Woche haben und jedoch den Anspruch für die Teilzeitkräfte aliqotieren möchten, dann legen Sie ein eigenes Wochenmodell für die einzelnen Dienstnehmer an.
Dieses wird dann mit dem Firmenwochenmodell verglichen und auf die Teilzeitkräfte angepasst.
Beispiel:
Laut dem Firmenwochenmodell arbeiten die Dienstnehmer grundsätzlich von Mo-Fr mit jeweils 8h.
Mit 03.2016 wechselt der Dienstnehmer 721 in die Teilzeitbeschäftigung und ist nun nur noch 4 Tage zu 5h in der Woche anwesend und sollte somit auch nur noch den aliquoten Anteil an Urlaub erhalten.
Daher wird ein neues Wochemodell für den Dienstnehmer angelegt und ihm dieses per 03.2016 zugewiesen.
Die Urlaubsverwaltung in dieser Firma ist nach Kalenderjahr, daher berechnet das Programm, was dieser Dienstnehmer im Jahr 2016 an Urlaubsanspruch erhält.
Dafür kontrolliert das Programm, was der Anspruch für die Vollzeit (laut Firmenmodell) wäre und berechnet sich dann aufgrund des Dienstnehmerwochenmodells den Beschäftigungsfaktor aus.
Berechnung:
01.2016 40h
02.2016 40h
03.2016 20h - 12.2016 20h
Ergibt somit Jahres-Arbeitsstunden von insgesamt 280h und die Jahres-Arbeitsstunden aufgrund Vollzeitbeschäftigung wären 480h.
(5 Tage * 5 Wochen Urlaubsanspruch) * ( 280 Jahresarbeitsstunden mit Teilzeit / 480 Jahresarbeitsstunden aufgrund Vollzeit)
25 * (280/480) = 14,58 Urlaubstage für das Jahr 2016
Bei der Entgeltfortzahlung können Sie diese Logik ebenfalls anwenden. Das ist es jedoch nicht zwingend notwendig, da es hier zu keinem Unterschied kommt, wenn der Dienstnehmer die Entgeltfortzahlungsansprüche eines Vollzeitdienstnehmers erhält, wenn dann die Krankenstandstage richtig eingetragen werden.
Beispiel:
Laut dem Firmenwochenmodell arbeiten die Dienstnehmer grundsätzlich von Mo-Fr mit jeweils 8h. Ergibt somit einen gesetzlichen Grundanspruch für Angestellte laut §8 Abs. 1 von 30 Tage.
Wenn nun der Dienstnehmer 721 ab 03.2016 in die Teilzeitbeschäftigung wechselt und dann nur noch von Mo-Do mit jeweils 5h anwesend ist, können Sie entweder wie beim Urlaub ein eigenes Wochemodell anlegen, sodass er nur noch einen Anspruch auf 24 Tage hat oder sie belassen es und geben die Krankheit immer für die gesamten Arbeitstage laut Firma ein, auch wenn der Dienstnehmer nicht alle 5 Tage arbeiten müsste.
KRANK vom 12.04.2016 - 17.04.2016
Wenn Sie nun das Wochemodell ändern, dann werden vom Anspruch von 24 Tagen insgesamt 3 Tage abgezogen.
Wenn Sie das Wochenmodell nicht ändern, dann werden vom Anspruch von 30 Tagen insgesamt 4 Tage abgezogen.
Im Endeffekt hat der Dienstnehmer in beiden Fällen den "gleichen" Anspruch.
Urlaubsanspruch an Beschäftigungsausmaß anpassen