Freie Dienstverträge

Dieses Thema behandelt speziell freie Dienstnehmer.

Beschäftigtengruppen für freie Dienstnehmer mit und ohne SZ ab 01.2019

Für freie Dienstnehmer ohne Sonderzahlung gibt es mit der Umstellung auf die mBGM neue Beschäftigtengruppen.

Wenn Sie freie Dienstnehmer mit Sonderzahlung abrechnen, dann geben Sie im variablen Dienstnehmerstamm unter SV-Ergänzungen die Ergänzung E06 Freie Dienstnehmer mit Sonderzahlung ein.

Wenn Sie in Ihrer Firma viele freie Dienstnehmer mit Sonderzahlung abrechnen (= Ergänzungsgruppe E06 fällt an), dann legen Sie eine neue SV-Pflichtigkeit Die SV-Pflichtigkeit bestimmt die SV-Beitragssätze (KV, AV, UV, PV, KU,...) näher, für die ein Dienstnehmer und der Dienstgeber Beiträge zahlen. Diese ist unter Stammdatenmenü/Allgemein/Gesetz/SV-Pflichtigkeiten anzulegen. mit der Ergänzungsgruppe E06 an.

Diese weisen Sie den freien Dienstnehmer im variablen Dienstnehmerstamm zu. Somit ist es nicht notwendig, dass Sie bei jedem einzelnen Dienstnehmer die Ergänzung E06 im variablen Dienstnehmerstamm in den SV-Ergänzungen eingeben.

SV-Gruppen für freie Dienstnehmer mit und ohne SZ bis 12.2018

Merkmale eines freien Dienstnehmers im LHR Lohn

1. Pro Leistung = 1 Dienstnehmernummer: Pro Leistung ist im LHR Lohn ein Dienstnehmer anzulegen! Die Überprüfung der Entgeltgrenze pro Leistung für die Mitteilung § 109a EStG (E18) erfolgt pro Sozialversicherungsnummer des Dienstnehmers.

2. Für freie Dienstnehmer hinterlegen Sie in der Maske Variable Dienstnehmerdaten im Feld "Lohnsteuergruppe" "WV - freie Dienstverträge/Werkverträge".
   
   Diese Lohnsteuergruppe bestimmt, dass beim Dienstnehmer keine Lohnsteuer gerechnet wird!

3. In der Maske Variable Dienstnehmerdaten wählen Sie im Feld "Dienstnehmerart Bezeichnet die Art des Dienstverhältnisses (z.B. Angestellte, Arbeiter, Lehrlinge, Beamte, Ferialpraktikanten). Die Dienstnehmerart hat Auswirkungen auf die korrekte Abrechnung. Sie kann vom Benutzer selbst nicht angelegt werden." zwischen folgenden Arten des freien Dienstvertrags:

   • "FD - Freie Dienstvertrag"

   • "FU - Funktionär (§29 Z 4 EStG)"

   • "MR - Mgl. Aufsichts-/Verwaltungsrat"

   • "VT - Vortragender, Lehrender"

Die Dienstnehmerart bestimmt, wie die Art der erbrachten Leistung auf der Mitteilung § 109a EStG (E18) ausgewählt wird.
Dabei ist laut Finanzamt zu beachten, dass für ein Kalenderjahr pro Auftraggeber, Auftragnehmer und Leistungsart nur eine Mitteilung übermittelt werden darf (bei mehrmaliger Tätigkeit bzw. Art der erbrachten Leistung mit summierten Beträge).
Werden für einen Auftragnehmer mehrere Mitteilungen mit gleicher Leistungsart gesandt, so können diese nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden.

4. Lohnart Lohnarten sind Bestandteile der Lohn- und Gehaltsabrechnung wie z.B. Lohn, Gehalt, Überstundenzuschlag, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Funktionszuschlag, Gewerkschaftsbeitrag etc. Lohnarten werden vom Benutzer in einer eigenen Lohnartenmaske angelegt. Entgelt/Honorar:
     Freie Dienstnehmer sollten Lohnsteuer-pflichtige Lohnarten echtabgerechnet haben, damit das Entgelt am E18 richtig ausgewiesen wird. (Dass keine Lohnsteuer gerechnet wird, wird in der Lohnsteuergruppe hinterlegt, siehe Punkt 1). Sie haben die Möglichkeit bei dieser Lohnart

   1. das Entgelt exklusive Umsatzsteuer oder

   2. das Entgelt inklusive Umsatzsteuer einzugeben. Dafür muss die Lohnart Umsatzsteuer richtig angelegt sein.

   Das Entgelt/Honorar wird nur dann SV-frei (Betragsteiler Betragsteiler schlüsseln einzelne Bezugsarten auf, die unterschiedlich pflichtige Anteile aufweisen. Beispiel: Überstunden mit 100% Zuschlag müssen teils wie ein laufender Bezug behandelt werden und teils nach § 68 (2) EStG versteuert werden. Betragsteiler sind in LHR Lohn vordefiniert und können vom Benutzer nicht geändert werden. Betragsteiler werden vom Benutzer beim Anlegen von Lohnarten verwendet. 1101) angelegt, wenn Sie die unten beschrieben Maske (Freie Dienstverträge/Werkverträge) verwenden.
   Sollten Sie jedoch die Freien Dienstnehmer ganz normal über die Lohnartenzuordnung abrechnen, dann legen Sie die Lohnart Entgelt/Honorar unbedingt SV-pflichtig (Betragsteiler 11101) an

5. Lohnart Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer: Je nachdem welchen Betrag Sie bei der Lohnart Entgelt/Honorar eingeben möchten, legen Sie die Lohnart Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer wie folgt an:

   1. Möglichkeit - Entgelt wird exklusive Umsatzsteuer eingegeben - In diesem Fall sollte die Lohnart Umsatzsteuer als Vorzeichen + und Betragsteiler 1 Lohnsteuer-pflichtig haben, damit sie am E18 richtig ausgewiesen wird, Beispiel.

      

   2. Möglichkeit - Entgelt wird inklusive Umsatzsteuer eingegeben - In diesem Fall sollte die Lohnart Umsatzsteuer als Vorzeichen "D - Durchläufer" oder "N - Durchläufer der nicht angedruckt wird" haben, und Betragsteiler 0 Durchläufer, damit sie am E18 richtig ausgewiesen wird, Beispiel.

      

 In beiden Fällen ist bei dieser Lohnart der Betrag der Umsatzsteuer einzugeben/berechnen zu lassen (zB 20% von der Monatsbasis, in die der Wert des Entgelts fließt).

6. Die Lohnart Umsatzsteuer hinterlegen Sie in der Maske Datenaustausch ELDA im Button "Lohnartenzuordnung" bei der Ausgabeart "e18ust - E18 - Umsatzsteuerlohnart" hinterlegt ist.

7. Im Dienstnehmerstamm - Seite 2 können Sie das zuständige Finanzamt vom freien Dienstnehmer mit der Steuernummer für die Ausgabe am E18 eingeben, Beispiel:   

8. Ein E18 ist für freie Dienstnehmer immer am Jahresende in der Maske Datenaustausch ELDA zu erstellen, auch für während des Jahres ausgetretene freie Dienstnehmer.

9. Ein Lohnzettel SV ist für freie Dienstnehmer, die Sozialversicherung zahlen, bei Austritt zu erstellen, bzw. für die am 31.12. aktive Dienstnehmer am Jahresende.

10. Besonderheit auf der Liste Invalidenausgleichstaxe: Bei der "Anzahl der beschäftigten Dienstnehmer" werden freie Dienstnehmer nicht berücksichtigt, weil diese keine Dienstnehmer nach dem BEinstG sind.

11. Zu Reisekosten-Lohnarten bzw. Anpassungen lesen Sie die Maskenbeschreibungen der Nebenkosten und Firmenparameter.

    
    Gesetzesänderung ab 01.01.2010:
    Reisekosten von FREIEN Dienstnehmern:
    Pauschale Reisekostenersätze (Kilometergeld, Tagesgelder) zählen zur Bemessungsgrundlage von DB, DZ und Kommunalsteuer.
    Belegmäßig nachgewiesene Verpflegungskosten sind ebenfalls DB-, DZ- und Kommunalsteuer-pflichtig.
    
    Damit die DB, DZ, KommSt-pflichtigen Beiträge aus Reisekosten von freien Dienstnehmern richtig abgerechnet werden, legen Sie eine Lohnart mit dem Betragsteiler 1101 an und tragen Sie diese in der Maske Reisekosten/Firma/Parameter/Parameter Reisekosten - Seite 1 im Feld "DB, DZ, KommSt" ein. Die Felder „pflichtig“, „frei“, „Auszahlung“ sind in der Onlinehilfe beschrieben.
    
    Die pflichtige Lohnart im Feld „pflichtig“ mit Betragsteiler 11101 normale laufende Bezüge wird auch bei freien Dienstnehmern generiert, damit dieser Fall abgedeckt wird.
    SV-pflichtige Tages-/Nächtigungsgelder: Alles was über § 26 EStG hinausgeht ist SV-pflichtig (und DB-, DZ-, KommSt-pflichtig). (Lohnsteuer wird bei freien DN aufgrund der LSt-Gruppe „WV“ nicht gerechnet).
    
    Wenn Sie belegmäßig nachgewiesene Verpflegungskosten auszahlen, ändern Sie das Feld "pflichtig" in der Maske Reisekosten/Nebenkosten bei dieser Nebenkostenart.
    Wenn das Feld derzeit auf "frei" eingestellt ist, ändern Sie dieses auf "frei - pflichtig FD".
    Wenn das Feld derzeit auf "frei (wird auf L16 §26 Z4 angedruckt)" eingestellt ist, ändern Sie dieses auf "frei (auf L16 andrucken) - pflichtig FD".
    Wenn das Feld derzeit auf "pflichtig" eingestellt ist, ist keine Änderung vorzunehmen.
    
    Wenn Sie Reisekosten für freie Dienstnehmer auszahlen:
    1. Legen Sie eine neue Lohnart an und tragen Sie diese im RK-Firmenparameter wie oben beschrieben ein.
    2. Ändern Sie die Maske Nebenkosten wie oben beschrieben um.
    
    Aufrollungen werden automatisch keine eingetragen. Wenn Sie aufrollen möchten ändern Sie bei betroffenen Reisen die -bis Uhrzeit und speichern diese ab. Danach ändern Sie die Uhrzeit wieder zurück und speichern diese ab. Wenn sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an den LeSalaire Support.

Maske freie Dienstverträge

Menüaufruf: Stammdatenmenü/Personal/Sonstiges/Freie Dienstverträge/Werkverträge oder Personalmanager/Stammdaten/Werkverträge

In der Maske freie Dienstverträge/Werkverträge verwalten Sie Ihre Dienstverträge und Honorar-Zahlungen. Weiters werden Ihnen in jedem Zahlungsmonat die Lohnart Honorar-Zahlung generiert und die SV wird auf den Zeitraum des Vertrags mit der SV-Lohnart aufgeteilt. Somit ist keine Eingabe dieser Lohnarten in der Lohnartenzuordnung nötig.

Lohnarten für diese Maske legen Sie wie folgt an, Beispiel:

• Honorar-Zahlungslohnart: Vorzeichen "+", Betragsteiler "1 - Lohnsteuer-pflichtig", Betrags-Bewertungs-Art "EIN".

• SV-Lohnart: Vorzeichen "N" oder "D", Betragsteiler "75000 nur sv-pflichtig, aber kein Sachbezug", Betrags-Bewertungs-Art "EIN".

Krankenstände freie Dienstnehmer

Freie Dienstnehmer haben ab dem vierten Tag einer Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Krankengeld. Daher sind in einem solchen Fall vom Dienstgeber, bei einem aufrechten, freien Dienstverhältnis, für die Dauer des Krankengeldbezuges nach § 7 Abs. 3 BMSVG BVK-Beiträge zu entrichten. (Die Krankheit geben Sie nach wie vor ganz normal, also nicht erst ab dem 4. Tag, ein).

Um die fiktive Beitragsgrundlage zu bilden, wählen Sie in der Maske „Ein- / Austritt- / Unterbrechungsgründe“ im Feld "Betriebliche Vorsorge" die Option „mit halber SV-Bemessung vor Unterbrechung (s)“ für die passende Berechnungsmethode aus:

Krankenstand freie Dienstnehmer - mit halber BVK-Bemessung vor Unterbrechung

Dadurch wird der Verrechnungsbeginn auf der mBGM um diese Tage verkürzt, also der Verrechnungsbeginn auf der mBGM ist der erste Tag nach dem Krankenstand wenn der Krankenstand übers Monat hinausging oder am 1. des Monats begann.

Rechenbeispiel:
Krank 12.05.2014 – 23.05.2014
Bemessungsgrundlage 04.2014 = 1864,29 / 30 SV-Tage = 62,14 / 2 (halbe Bemessung)
                                                        =     31,07 * 12 Krankenstandstage
                                                        =   372,84 BVK-Bemessungsanteil für den Krankenstand
Dieser Betrag wird in der Protokolldatei abrechnung.lst bei der Berechnung BVK unter Mutterschutz ausgegeben, weil dieselbe Berechnung für die Bemessung aus Vormonaten verwendet wird.
Dazu wird dann die laufende BVK (05.2014) Bemessung addiert 2.204,29 + 372,84 = 2.577,13 Gesamtbemessung BVK.

Seit 11.2010 wird mit dem Beginn einer Krankheit für freie Dienstnehmer eine Arbeits-/Entgeltbestätigung Krankengeld erstellt, auf der das Entgelt der letzten 3 Monate vor dem Eintritt des Krankenstands angeführt ist.

Keine Arbeitspflicht - Krankenstand mit BV-Beiträge

Wird ein Dienstnehmer aufgrund keiner Arbeitspflicht abgemeldet und folgt auf diese Unterbrechung ein Krankenstand mit BV-Beiträgen muss der Dienstnehmer mit der SV-Gruppe „N89“, ab 2019 mit der SV-Gruppe "B999", sowie dem BV-Ab-Datum angemeldet werden.

Mit dem Ende des Krankenstandes muss eine Anmeldung mit der jeweiligen SV-Gruppe und ohne BVK-Ab Datum erstellt werden.

Beispiel:
Eintritt:                                        01.01.2017 (SV-Gruppe „M24“)
Keine Arbeitspflicht:                01.04.2017 – 15.04.2017
Krankenstand fr. DN mit BV  16.04.2017 – 15.06.2017

Meldungen:
Abmeldung mit 30.03.2017 mit Code 29 (SV-Ende Beschäftigung aufrecht) und BV-Bis 30.03.2017
Anmeldung mit 16.04.2017 mit SV-Gruppe „N89“ und BV-Ab 16.04.2017
Anmeldung mit 16.06.2017 mit SV-Gruppe „M24“

Damit in diesem Fall die korrekten Meldungen und mBGM erstellt werden kann, legen Sie einen neuen Grund für das SV-Ende bei freien Dienstvertrag an.

Legen Sie einen neuen Unterbrechungsgrund mit einer beliebigen Bezeichnung an (Stammdatenmenü/Allgemein/Ein-/Austritts-/Unterbrechungsgründe), bei dem das Feld "ELDA An-/Abmeldung" auf "ja (J)" eingestellt ist. Die Unterbrechungsart muss "sonstiger Unterbrechungsgrund " sein, damit eine 0er mBGM erstellt werden kann.

Elda Meldungen

Abmeldung

Wenn ein freier Dienstnehmer mit einem der Abmeldegründe 07, 08, 09, 12,14, 15, 23 oder 29 abgemeldet wird, muss auf der Abmeldung trotzdem der Abmeldecode 17 – Ende freier Dienstvertrag angeführt werden.

Richtigstellung Abmeldung

Wenn ein freier DN mit dem Austrittsgrund „17 - Ende freier Dienstvertrag“ austritt und nach der Übermittlung der Abmeldung ändern Sie den Austrittsgrund auf die Abmeldegründe 04, 07, 08, 09, 12, 14, 15, 23 oder 29, dann wird keine Richtigstellung Abmeldung erzeugt. Die ÖGK möchte, dass in diesen Fällen der Abmeldecode 17 Ende freier Dienstvertrag gemeldet wird.

Lohnzettel SV bis 12.2018

Lohnzettel SV für freie Dienstnehmer, die Sozialversicherung zahlen, erstellen Sie in der Maske Datenaustausch ELDA

• bei Austritt mit der Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz (monatlich bei Austritt) (G)", bzw.

• am Jahresende mit der Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz mit E18 (Jahresübermittlung 1x jährlich) (J)".

Bei Änderung der Sozialversicherung im Nachhinein wird der bereits übermittelte Lohnzettel SV Teil storniert und ein neuerlicher erzeugt. Beim E18 ändert sich nichts.

Mitteilung § 109a EStG (E18)

Die Mitteilung § 109a EStG (E18) für freie Dienstnehmer kann nur am Jahresende erstellt werden, unabhängig davon, ob der Dienstnehmer während des Jahres ausgetreten ist oder nicht. Diese erstellen Sie am Jahresende mit der Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz mit E18 (Jahresübermittlung 1x jährlich) (J)".

• Für das Entgelt ohne Umsatzsteuer werden nur lohnsteuerpflichtige Lohnarten herangezogen. Das bedeutet, dass die ganze Sozialversicherung mit dem Lohnzettel SV-Teil übermittelt wird. Bei Änderung der Sozialversicherung im Nachhinein wird kein E18 erstellt!

• Damit die Umsatzsteuerlohnart am E18 richtig angeführt wird, hinterlegen Sie diese in der Maske Datenaustausch ELDA mit Button "Lohnartenzuweisungen".

• Damit die Lohnarten für Aufwandspauschale (zB Reisekosten § 26 EStG) richtig berücksichtigt werden, hinterlegen Sie diese auch in der Maske Datenaustausch ELDA mit Button "Lohnartenzuweisungen".

• Das Entgelt ohne Umsatzsteuer am E18 wird um die E-Card Gebühr nicht vermindert!

Eine Erstellung des E18 muss gemäß RZ 8312 unterbleiben, wenn

• weder das insgesamt geleistete (Netto) Entgelt ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze 900 € im Kalenderjahr übersteigen noch

• das (Netto)Entgelt ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze für jede einzelne Leistung mehr als 450 Euro im Kalenderjahr betragen.

Die Meldung ist also dann zu erstatten, wenn entweder der Gesamtbetrag von 900 € oder die Einzelleistung den Beitrag von 450 € übersteigt. Diese Beurteilung muss man aber auch auf die einzelne Kategorie abstellen.

In LHR Lohn vergeben Sie dazu pro Leistung eine eigene Dienstnehmernummer. Die Überprüfung der Leistungsgrenzen erfolgt pro SV-Nummer des Dienstnehmers.

Für die Erstellung der E18-Meldungen werden die Dienstnehmer auf Grund der (eindeutigen) SV-Nummer zusammengefasst und gemeinsam dahingehend überprüft, ob eine Übermittlung der Werte an das Finanzamt nötig ist.

Die Dienstnehmerart in der Maske Variable Dienstnehmerdaten bestimmt, wie die Art der erbrachten Leistung auf der Mitteilung § 109a EStG (E18) ausgewählt wird.

Beispiele

Fenster

Variable Dienstnehmerdaten

Freie DV/Werkverträge

Lohnzettel SV und Finanz (Monatlich) Datenträger

Lohnzettel SV und Finanz mit E18 (Jahresübermittlung 1x jährlich)

Parameter Reisekosten - Seite 1

Nebenkosten

Aufgaben

Lohnarten Honorar, Umsatzsteuer und SV-Basis fr.Dienstvertr. anlegen