In dieser Maske rufen Sie die Überweisungs- und Lastschriftdatenträger EdifactV3, seit 2014 SEPA und seit 2016 Non-SEPA-Format für Ihre
Dienstnehmer (Bezüge) und Kassierfehlgelder
Reisekosten
Exekutionen
auf, den Sie im Telebanking Programm importieren.
EdifactV3 Überweisungsdatenträger für Telebanking Programm sind Textdateien mit der Endung ".norm", die von Studiengesellschaften für Zusammenarbeit im Zahlungsverkehr GmbH (www.stuzza.at) festgelegt werden und international von allen Telebanking Programmen akzeptiert werden. Dieser Datenträger wird noch für Überweisungen im Nicht-EU-Raum zusätzlich zum SEPA Datenträger erstellt.
Auch wenn die Bedingungen für die Ausgabe im SEPA-Format nicht zutreffen (=IBAN und BIC für Empfänger und Absender nicht vorhanden), muss zusätzlich auch noch ein Edifact V3-Datenträger erzeugt werden.
Der Edifact-V3-Standard für Nicht-EU-Überweisungen wird mit den Updates ab 01.2016 durch den Non-SEPA-Standard ersetzt.
SEPA steht für „einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“ – aus Inlands- und Auslandszahlungsverkehr wird im Euro-Raum ein einheitlicher europäischer Zahlungsverkehr. IBAN und BIC sind europaweit ein einheitlicher Standard. SEPA Datenträger haben die Endung ".xml".
Seit 2016 ist für das SEPA-Format nur mehr die IBAN-Kontonummer notwendig. Mit dem Parameter "LS: SEPA_Ausgabe_BIC" steuern Sie, ob in einem SEPA-Datenträger der BIC-Code des Empfängers angegeben werden soll oder nicht. Ohne eine Einstellung wird der BIC-Code ausgegeben.
In einem NONSEPA-Datenträger wird auch bei der Verwendung von IBAN-Kontonummern der BIC-Code weiterhin ausgegeben.
Bei Lastschriften ist der BIC-Code weiterhin verpflichtend.
Voraussetzung für die Erstellung des Datenträgers:
eine korrekte Anlage der Firmen- und Dienstnehmerstammdaten,
alle betroffene Dienstnehmer sind echtabgerechnet,
das Programm Zahlungsverkehr (Abrechnungen/Abrechnen/Zahlungsverkehr) wurde gestartet.
Lastschriftdatenträger werden nur für Banken erstellt, die in der Maske firmeneigene Banken/Barauszahlungsstellen im Feld "Auszahlungsweise" Lastschrift-Datenträger eingestellt haben. Für SEPA Lastschriftdatenträger gibt es noch die Felder "Mandats-ID des Zahlungspflichtigen" und "Datum, an dem das Mandat vom Zahlungspflichtigen unterzeichnet wurde" in der Maske Stammdatenmenü/Personal/Sonstiges/Banken und in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Banken gibt es noch das Feld "Einreich ID", die verpflichtend zu füllen sind.
Datenträger erstellen Sie, indem Sie auf das Druckersymbol
klicken.
Sobald Sie einen Überweisungsdatenträger erstellen, bedeutet dies für LHR Lohn, dass die betroffenen Überweisungen ausbezahlt wurden!
Datenträger werden im gewünschten Eurolohn Verzeichnis bzw. in der Datenbank erstellt.
Für den Edifact V3 werden derzeit folgende Dateinamen verwendet:
dt<Art><Firmenkennzeichen><Firmennummer><Bankleitzahl/BIC-Code Absender>_<fortlaufende Nummer>.norm
Die SEPA-Datenträger haben folgende Dateinamen:
dt<Art>SEPA<Firmenkennzeichen><Firmennummer><Bankleitzahl/BIC-Code Absender>_<fortlaufende Nummer>.xml
dtd<Firmenkennzeichen><Firmennummer><Bankleitzahl/BIC-Code Absender>_<fortlaufende Nummer>.norm - Überweisungsdatenträger für Dienstnehmer Bezüge und Reisekostenauszahlungen
dtdAUS<Firmenkennzeichen><Firmennummer><Bankleitzahl/BIC-Code Absender>_<fortlaufende Nummer>.norm - Auslandsüberweisungsdatenträger für Dienstnehmer Bezüge und Reisekostenauszahlungen
dtkf<Firmenkennzeichen><Firmennummer><Bankleitzahl/BIC-Code Absender>_<fortlaufende Nummer>.norm - Überweisungsdatenträger für Kassierfehlgelder
dte<Firmenkennzeichen><Firmennummer><Bankleitzahl/BIC-Code Absender>_<fortlaufende Nummer>.norm - Überweisungsdatenträger für Exekutionen an Gläubiger bzw. stellvertretenden Rechtsanwalt
Einen falsch erstellten Datenträger machen Sie im LHR Lohn in der Maske Systemverwaltung/Rückstellen/Zahlungsverkehr/Fibu rückgängig.
Löschen Sie diesen trotzdem aus dem betroffenen Eurolohn Zielverzeichnis bzw. aus der DATENBANK, um falsche oder doppelte Überweisungen zu vermeiden.
Nach Erstellung des Datenträgers druckt LHR Lohn einen Datenträger-Begleitzettel auf dem ausgewählten Drucker oder Datei, auf dem Sie die Summe der Überweisungen von diesem Datenträger sehen. Eine Übersicht über einzelne Beträge und Dienstnehmer finden Sie in der Maske Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr/Banküberweisungen.
Um die Begleitzettel besser zuordnen zu können, wurde dem Dateinamen die Datenträgerart hinzugefügt:
"<Firmenkennzeichen>_<Firmennummer>_<Monat>_DTBEGL_DN_<fortlaufende Nummer>.pdf"
Nachdem Sie die Datenträger mit Telebanking Programm überwiesen haben, empfehlen wir Ihnen, diese aus dem Eurolohn Verzeichnis bzw. der Datenbank in ein anderes Verzeichnis zu verschieben oder zu löschen, um so eine Übersicht über nicht ausbezahlte Datenträger zu bewahren bzw. um Datenträger nicht doppelt auszuzahlen.
Beachten Sie, dass manche Banken wie Bawag Überweisungsdatenträger ohne Branche nicht akzeptieren. Füllen Sie deswegen das Feld "Branche" in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmenstamm.
.
Geben Sie hier das Monat im Format MM.JJJJ ein, für das Sie den Datenträger starten möchten. Zahlungen werden bis zu diesem Monat berücksichtigt (die Zukunftsmonate nach diesem Monat nicht). Beim Aufruf der Maske wird Ihnen das aktuelle Monat, welches in der Einstiegsmaske angegeben ist, vorgeschlagen.
Wenn Sie im unteren Bereich ein Datum für Nachdruck auswählen, wird das Feld "Monat" automatisch mit dem ausgewählten Monat überschrieben.
Dieses Feld gibt es seit Frühjahr 2004 und dieses bestimmt in der Batchabrechnung , ob die Zahlungen der Zukunftsmonate berücksichtigt werden.
Wenn Sie die Zahlungen der Zukunftsmonate berücksichtigen wollen, löschen Sie in der Maske Standardauswertungen (Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung) bei den Parametern das Monat ("HF_MONAT=01.01.1991").
Wenn Sie die Zahlungen der Zukunftsmonate nicht berücksichtigen wollen, tragen Sie in der Maske Standardauswertungen (Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung) bei den Parametern das Monat ein ("HF_MONAT=01.01.1991").
Hier wählen Sie das Verzeichnis, in dem der Datenträger erstellt werden soll. Wählen Sie zwischen folgenden Verzeichnissen:
"tmp" - Der Datenträger wird ins Eurolohn\tmp Verzeichnis erstellt
"tmp2" - Der Datenträger wird ins Eurolohn\tmp2 Verzeichnis erstellt.
"DATENBANK" - Der Datenträger wird in die Maske "Datenbank" (Kommunikation/Austausch/Datenbank aus Datenbank auslesen) zwischen gespeichert, von der Sie den Datenträger auf die lokale Festplatte speichern können. Dieses Zielverzeichnis eignet sich besonders für die Benutzer, die keinen Zugriff auf das Eurolohn Verzeichnis haben.
Wählen Sie hier die Auszahlungsart, für die Sie einen Datenträger erstellen möchten:
Auszahlung von Bezügen (A) |
Beinhaltet Überweisungen an Ihre Dienstnehmer, sowie Kassierfehlgelder. Siehe dazu die Fensterbeschreibungen von Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Firmenparameter - Seite 2 - Bereich "Kassierfehlgeld " und Stammdatenmenü/Personal/Sonstiges/Banken - Feld "Kassierfehlgeld". |
Auszahlung von Reisekosten (R) |
Diese Auszahlungen sind nur enthalten, wenn Sie das Paket Reisekosten in Verwendung haben und die Reisekosten der Dienstnehmer nicht mit der monatlichen Gehaltsüberweisung durchführen (= im Paket Reisekosten ist in den Firmenparametern keine Lohnart für die Auszahlung der Reisen hinterlegt). |
Auszahlung von Exekutionen (E) |
Beinhaltet Auszahlungen an Gläubiger. Wenn die Checkbox "freiwillige Zahlungsvereinbarungen" unter Stammdaten/Firma/Parameter/Firmenparameter-Seite 2 aktiviert ist, dann werden die Zahlungen von freiwilligen Zahlungsvereinbarungen in einen eigenen Datenträger bzw. in eine eigene Datei geschrieben. Am Datenträger-Begleitzettel wird die Summe aus freiwilliger Zahlungsvereinbarung in einer eigenen Zeile angeführt. In der Bestands-Nummer wird das Kürzel "freiwZ" verwendet. Nacherstellen können Sie jedoch weiterhin nur das Datum der "Exekutionen". Hier wird nicht zwischen den beiden Datenträgern unterschieden. |
Hier stellen Sie die Version für den Datenträger ein.
Warum benötigt man die Angabe einer Version für den Edifact V3 und eine Version für das SEPA-Format?
Dies ist deshalb, falls die Bedingungen für die Ausgabe im SEPA-Format nicht zutreffen (=IBAN und BIC für Empfänger und Absender nicht vorhanden), muss zusätzlich auch noch ein Edifact V3-Datenträger erzeugt werden.
Das Feld "Version" füllt das "FAT-Segment" im Überweisungsdatenträger. Das "FAT-Segment" ist für Auslandsüberweisungen von Bedeutung.
Für übliche Überweisungsdatenträger tragen Sie hier "Version 1997 (leer)" ein oder lassen dieses Feld leer. Für Auslandsüberweisungen der auszahlenden Bank Austria Credit AG (BA-CA) tragen Sie die "Version 2003 (FAT01G)" ein. Somit werden bei einer Auslandsüberweisung der BA-CA dem Dienstnehmer keine Gebühren verrechnet.
Dieses Feld wird noch für Auslandsdatenträger im NICHT-EU-Raum benötigt und wenn kein IBAN und BIC für Empfänger und Absender vorhanden sind.
Seit 01.2016 können Datenträger mit der Option "kein Datenträger im Edifact V3-Format" erstellt werden. Mit dieser Option wird für internationale Zahlungen ohne Euro anstatt eines Edifactv3-Formats ein Non-SEPA-Format erstellt. Mit der neuen SEPA/Non-SEPA-Version entfällt das Feld "AGV-Code-Ausland", da Überweisungen in das EU-Ausland gemeinsam mit den inländischen Überweisungen nur mehr in eine Datei geschrieben werden.
Wird ein Datenträger in diesem Format erstellt, dann gibt es auf dem Datenträger-Begleitzettel keine Trennung mehr zwischen INL und AUS, sondern nur noch eine Unterscheidung zwischen einer "SEPA" und einer "NONSEPA" Überweisung.
Damit sich bei einer Erstellung eines NONSEPA- und eines SEPA-Datenträgers de "MsgID" unterscheidet wird nun im NONSEPA-Format der Zusatz "NON" hinter "LV" angehägt, damit sich dieses unterscheidet.
Es gibt Staaten, deren Konto bereits nach dem IBAN-Standard angegeben werden, die aber keine SEPA-Teilnehmer sind. Die Überweisungen an solche Staaten muss im NON-SEPA Format erfolgen.
Hier wählen Sie die SEPA Version für den SEPA Datenträger:
Wählen Sie zwischen folgenden Optionen
KEINER kein Datenträger im SEPA-Format (= leer)
V2 Version 2 von 2007 - ist die übliche Version. In dieser Version gibt es laut Stuzza keinen Geschäftsvorfall-Code mit "SALA". Wir geben diesen trotzdem aus.
V3 Version 3 von 2012 - auch Rulebook 7 genannt. Diese verwenden Sie wenn Ihre Bank die Version 2 nicht annimmt. Wir empfehlen diese Version! Diese Version wird nur in der neuen Software unterstützt!
Bei der Datenträgererstellung wird überprüft, ob es sich um ein SEPA oder ein NON-SEPA Land handelt und ob bei dem Dienstnehmer ein IBAN eingetragen wurde.
Ob es sich um eine IBAN-Nummer handelt erkennt das Programm indem die ersten zwei Ziffern der Kontonummer mit dem Ländercode (Alpha-2) der zugewiesenen Bank verglichen werden. Sind diese ident, wird im Datenträger der BIC der Bank angeführt. Trifft dies nicht zu, wird die Bankleitzahl angeführt. Mit dem Parameter "LS: SEPA_Ausgabe_BIC" haben Sie die Möglichkeit bei Datenträgern mit einem IBAN den BIC nicht auszugeben. Bei einem NON-SEPA Datenträger wird weiterhin die Bankleitzahl angeführt.
Mit der "Selektion" haben Sie die Möglichkeit, den Datenträger nur für bestimmte oder einzelne Dienstnehmer zu erstellen.
Klicken Sie auf , um in die Maske Verwaltung von Mehrfachselektionen
zu gelangen, in der Sie die gewünschten Dienstnehmer auswählen (= für einmalige Mehrfachselektionen, die Sie nicht oft benötigen). Hier haben Sie die Möglichkeit, nach verschiedenen Kriterien die Dienstnehmer auszuwählen. Diese sehen Sie links in der Maske "Verwaltung von Mehrfachselektionen" unter "Selektionsart". Mit dem Button "Selektions-Test" sehen Sie in einer Maske für welche Dienstnehmer der Datenträger erstellt werden würde.
Bei einer Datenträgernacherstellung haben Sie auch die Möglichkeit, gewisse Dienstnehmer aus dem Datenträger auszuschließen. Wählen Sie dazu ein Datum für Nacherstellung aus, klicken auf und löschen die Dienstnehmer, die Sie nicht benötigen. Im Eurolohn/Work Verzeichnis wird in der Protokolldatei edifactv3.lst die Bezeichnung der Selektion vermerkt.
Wenn eine Selektion gewählt ist und Sie das -Symbol drücken, dann wird eine einmalige Mehrfachselektion in Kopie der gewählten erstellt.
Klicken Sie auf , um bereits angelegte wiederkehrende Mehrfachselektionen auszuwählen.
Mit dem Button "Vorlagen verwalten" haben Sie die Möglichkeit, bereits angelegte wiederkehrende Mehrfachselektionen zu ändern. Mehrfachselektionen, die Sie immer wieder benötigen (= wiederkehrende Mehrfachselektionen), legen Sie zuvor unter Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges/Verwaltung von Mehrfachselektionen an.
Einmalige Mehrfachselektionen werden nach drei Tagen gelöscht, wenn Sie den Systemparameter LS: Selektion-Lebensdauer im Stammdatenmenü/Firma/Parameter/variable Systemparameter nicht gesetzt haben.
Speichern Sie einmalige Selektionen nie als Defaultwert mit dem Button
. Wenn Sie das tun und die einmalige Selektion nicht mehr vorhanden ist, dann erhalten Sie beim Öffnen der Maske gleich die Fehlermeldung "Selektion ist nicht angelegt".
Bei Gehaltszahlungen und Reisekosten wird als AGV-Code (Art der Geschäftsvorfälle) "SALA", bei allen anderen "CAS" angegeben. Mit diesen neuen Feldern haben Sie die Möglichkeit, den AGV-Code (Art der Geschäftsvorfälle) pro Aufruf für einen Inlands- oder Auslandsdatenträger zu übersteuern, falls der von uns vorgeschlagene anders lauten soll. Wird in die neuen Felder nichts eingetragen, wird der AGV-Code so gefüllt, wie bisher.
Die Raiffeisen Landes Bank möchte zB auch bei Reisekostenauszahlungen "CAS" anstatt "SALA" haben.
Info für SEPA Datenträger - Feld Cd>:
fix „CORE“ bei Lastschriften.
bei Überweisungen:
Wenn im Aufruf ein Wert in „AGV-Code Inland“ angegeben wird, dann wird dieser Wert bei Inlands-Überweisungen angegeben.
Wenn im Aufruf ein Wert in „AGV-Code Ausland“ angegeben wird, dann wird dieser Wert bei Auslands-Überweisungen angegeben.
Ansonsten wird bei Überweisungen fix „TRF“ ausgegeben.
Es kann sein, dass dies nur in Verbindung mit Version 3 angenommen wird.
Der AGV-Code ist generell mit der Bank abzuklären.
Mit der Auswahl des Datums für Nacherstellung erzeugen Sie bereits erstellte Überweisungsdatenträger nach. Für noch nicht erstellte Überweisungsdatenträger lassen Sie dieses Datums-Feld leer.
Sobald Sie einen Überweisungsdatenträger erstellen, "erhält" dieser ein Datum und Uhrzeit der Erstellung und dies bedeutet für LHR Lohn, dass die betroffenen Überweisungen ausbezahlt wurden!
Mit diesem Feld bestimmen Sie, wie die Ausgabe des Protokolls in die Protokolldatei edifactV3.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis erfolgt. Außer bei der Einstellung "nein (N)", erscheint diese Protokolldatei nach jeder Erstellung eines Überweisungsdatenträgers und wird mit jeder Erstellung überschrieben.
Wählen Sie hier zwischen:
ja (J) |
In der Protokolldatei sind verschiedene Einstellungen ersichtlich, wie zB Einstellung aus dieser Maske, Absender, Valuta-Datum usw. und der auszahlende Betrag pro Dienstnehmer. |
nein (N) |
Es wird keine Protokolldatei erzeugt. |
Detailausgabe (D) |
Mit dieser Protokollart erhalten Sie die gleichen Daten wie bei der Art "ja (J)" nur, dass Sie zu auszahlenden Beträgen der Dienstnehmer mehr Details erhalten. Wenn Sie "Gehaltdetails am Kontoauszug" in Verwendung haben, erhalten Sie mit dieser Protokollart eine genaue Darstellung des Kontoauszugs pro Dienstnehmer in der Protokolldatei. |
Bei Verwendung der "Gehaltdetails am Bank-Kontoauszug des Dienstnehmers" bestimmen Sie mit diesem Button, welche Daten wie am Bank-Kontoauszug des Dienstnehmers ausgegeben werden. Mit diesem Button gelangen Sie in die Maske "Gehaltdetails am Kontoauszug", wo Sie diese Einstellungen treffen.
Beachten Sie, dass abhängig von der Bank, nur eine bestimmte Anzahl der Zeilen auf einem Bank-Kontoauszug angedruckt werden kann.
In dieser Maske können Sie auch Lohnarten zusammenfassen, um Zeilen am Kontoauszug zu sparen. Zum Beispiel können Sie die Lohnarten Überstundengrundlohn und Überstunden zu "Überstunden" zusammenfassen, indem Sie bei den zwei Lohnarten die gleiche Bezeichnung im Feld "Ausgabe" eingeben.
In diesem Bereich definieren Sie, welche Informationen am Bank-Kontoauszug des Dienstnehmers ausgegeben werden (= Checkbox aktiviert) oder nicht (= Checkbox deaktiviert).
In diesem Bereich bestimmen Sie, welche Lohnarten am Bank-Kontoauszug ausgegeben werden und wie.
Um Platz am Kontoauszug zu sparen, können Sie mehrere Lohnarten zu einer Gruppe zusammenfassen, indem Sie diesen Lohnarten die gleiche Bezeichnung im Feld "Ausgabe" vergeben.
Hier geben Sie die LHR Lohn Lohnartennummer der Lohnart ein, die am Bank-Kontoauszug des Dienstnehmers aufscheinen soll.
Hier bestimmen Sie die Bezeichnung der Lohnart, die am Bank-Kontoauszug aufscheinen soll. Die Bezeichnung hat Platz für 14 Buchstaben/Zeichen.
Hier können Sie auch Lohnarten zusammenfassen, um Zeilen am Kontoauszug zu sparen. Zum Beispiel können Sie die Lohnarten Überstundengrundlohn und Überstunden zu "Überstunden" zusammenfassen, indem Sie bei den zwei Lohnarten die gleiche Bezeichnung im Feld "Ausgabe eingeben.
Mit dieser Checkbox bestimmen Sie, ob zum Gesamtbetrag der Lohnart zusätzlich noch die Einheiten und der Satz am Bank-Kontoauszug aufscheinen sollen (= Checkbox aktiviert). Dies ist zB bei Lohnarten wie Überstundengrundlohn/-zuschlag sinnvoll.
Beachten Sie, dass bei Aktivierung dieser Checkbox weniger Platz für andere Lohnarten zur Verfügung steht.
Mit diesem Button tragen Sie alle in der Firma angelegten Lohnarten für den Bank-Kontoauszug ein.
Mit diesem Button gelangen Sie wieder in die vorherige Maske Überweisungsdatenträger Dienstnehmer und Ihre Eingaben werden übernommen.
Mit diesem Button gelangen Sie wieder in die vorherige Maske Überweisungsdatenträger Dienstnehmer und Ihre Eingaben werden nicht übernommen.
Mit diesem Button gelangen Sie in die Maske Buchungstexte, wo Sie pro Dienstnehmergruppe eine Überschrift für den Bank-Kontoauszug hinterlegen können. Ist kein Text hinterlegt, so wird "Bezug <mm.jjjj>" ausgegeben.
Hier sehen Sie die Dienstnehmergruppe, für die Sie einen Buchungstext hinterlegen können.
Hinterlegen Sie hier eine Überschrift für den Bank-Kontoauszug pro Dienstnehmergruppe. Bei keinem Buchungstext wird "Bezug <mm.jjjj>" ausgegeben.
Mit diesem Button gelangen Sie wieder in die vorherige Maske Überweisungsdatenträger Dienstnehmer und Ihre Eingaben werden übernommen.
Mit diesem Button gelangen Sie wieder in die vorherige Maske Überweisungsdatenträger Dienstnehmer und Ihre Eingaben werden nicht übernommen.
Mit diesem Button drucken Sie den Datenträgerbegleitzettel von bereits erzeugten Datenträgern aus. Diesen Button verwenden Sie nur in Kombination mit einem "Datum für Nacherstellung".
Wenn Sie im Feld "Datum für Nacherstellung" kein Datum ausgewählt haben und klicken trotzdem auf den Button "Nachdrucken des Begleitzettels", dann erscheint diese Meldung , die Sie mit "OK" bestätigen.
Hier sehen Sie, wie der Aufruf der Maske für den Batchlauf aussehen soll (Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufverwaltung).
In einer Batchabrechnung soll der Überweisungsdatenträger Dienstnehmer nach den Programmen Abgaben und Zahlungsverkehr und nach der Banküberweisungsliste angelegt sein. Mit der Erstinstallation wird der Überweisungsdatenträger Dienstnehmer mit der Nummer 401 bis 403 angelegt. Sie können einen Aufruf für alle Auszahlungsarten (Dienstnehmerüberweisungen, Reisekostenauszahlungen ...) verwenden.
C/edifactv3d bzw. seit der Umstellung auf NON-SEPA Datenträger benötigen Sie den Aufruf sepadtrd
lsaledifac01 bzw. lpvedifac01 (wenn Sie von Beginn an mit LHR Lohn Software mit der neuen Oberfläche arbeiten)
Ganz wichtig ist, dass Sie die richtige Auszahlungsweise und Auszahlungsart hinterlegen. Sie können einen Aufruf für alle Auszahlungsarten (Dienstnehmerüberweisungen, Reisekostenauszahlungen ...) verwenden.
Wenn die auszahlende Bank die SPK ist, dann verwenden Sie die Version "2003", ansonsten die Version "1999".
Firmenbanken/Barauszahlungsstellen anlegen
Rückstellen vom Zahlungsverkehr/Fibu