Standardauswertungen -

Batchabrechnung anlegen

In der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Standardauswertungen definieren Sie welche Batch-Aufrufe bei welchen Batchläufen gestartet werden sollen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Aufrufe zuvor in der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufverwaltung angelegt haben.

Batchabrechnung

Die Batchabrechnung hilft Ihnen dabei, regelmäßig wiederkehrende Arbeiten zu automatisieren. Das kann zB der Monatsabschluss sein, weil jedes Monat die selben Arbeiten (Abrechnen aller Dienstnehmer, Ermitteln der Buchhaltungsdaten, Erstellen von Überweisungsdatenträger für Dienstnehmer, Finanzamt, Gewerkschaften und Gläubiger, etc.) durchzuführen sind. Die Batchabrechnung startet sich zu dem von Ihnen vorgegebenen Zeitpunkt (zB 20:00 Uhr) und arbeitet alle Programme der Reihe nach ab.

Sie haben die Möglichkeit, beliebig viele solcher automatisierter Batchläufe zu definieren. So können Sie zB für jede Gruppe mit einem unterschiedlichen Auszahlungstermin, für unterschiedliche Arbeiten (Abrechnung, Lohn-/Gehaltszetteldruck, Erstellung aller Meldungen an die Behörden, ...) einen eigenen Lauf festlegen. Welche Programme und welche Datenträger erstellt werden sollen, können Sie dabei ebenso festlegen, wie welche Auswertungen Sie wie oft erstellen wollen.

Eine Probeabrechnung oder eine Abrechnung mit der Tracefunktion können über eine Batchabrechnung/einen Batchlauf nicht gestartet werden!

INFO über Selektion: Einmalige Selektionen verwenden Sie nicht im Batchlauf! Falls ja, überprüfen Sie, ob der variable Parameter fürs Löschen der einmaligen Selektionen in Verwendung ist.

Wenn Sie Listen im Batchlauf verwenden, bei denen ein Zeitraum (Von-Monat und Bis-Monat) eingegeben werden kann, wie zB

Dienstgeberliste
abgerechnete Lohnartenliste
variable Lohnartenliste

dann entscheiden Sie, ob Sie beim Von-Monat den Jänner des Kalenderjahres oder das laufende Monat ausgewertet haben möchten. Standardmäßig wird der Jänner des Kalenderjahres als Von-Monat ausgewertet. In den Parametern sehen Sie dann HF_VON_MONAT=01.1991 HF_BIS_MONAT=01.1991.

Wenn Sie nur das laufende Monat auswerten möchten, dann tragen Sie statt diesen Parametern manuell den Parameter HF_MONAT=01.1991 ein.

Bei jedem Programm, so wie bei jeder Auswertung legen Sie dabei fest, in welchen Monaten (1 - 12) diese durchgeführt werden sollen. Somit ist es möglich, jährliche Auswertungen im Batchlauf einzubauen, aber nur für Dezember zu aktivieren.

Felder

Firma

Hier geben Sie das Firmenkennzeichen und die Firmennummer der Firma ein, für die Sie einen Batchlauf anlegen wollen. Bereits angelegte Batchläufe fragen Sie mit der Funktionstaste "Abfrage starten" (= Taste F7) ab, geben dann das Firmenkennzeichen und die Firmennummer (evtl. auch die Gruppe) ein und drücken auf die Funktionstaste "Abfrage ausführen" (= Taste F8).

Gruppe

Hier geben Sie die Abrechnungsgruppe ein, für die Sie einen Batchlauf anlegen wollen. Eine Abrechnungsgruppe ist eine Bezeichnung des Batchlaufs, zB kann es einen Batchlauf für den 13. Lauf geben, für die Reisekostenauswertungen, Buchhaltungsauswertungen usw. Eine Abrechnungsgruppe kann auch eine Gruppe Dienstnehmer sein, die gemeinsam zum gleichen Abrechnungstermin abgerechnet werden sollen, zB Angestellte am 1., die Arbeiter am 15. eines Monats.

Die Abrechnungsgruppe legen Sie zuvor in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmentexte/Abrechnungsgruppe an und weisen diese den Dienstnehmern in der Maske variable Dienstnehmerdaten zu. Abrechnungsgruppen sind unter anderem für verschiedene Auswertungen von Bedeutung.

Für die Abrechnung und die Gehaltszettel wird eine Von-/Bis-Eingrenzung auf die Batchabrechnungsgruppe des Durchführungsauftrages gesetzt, wenn noch keine eingetragen ist. Dieses Hinzufügen der Von-/Bis-Batchabrechnungsgruppe erfolgt nun nicht mehr, wenn in den Standardauswertungen bereits eine Mehrfachselektion zugewiesen wurde.

Termin

Hier tragen Sie die Bezeichnung des Termins ein, zu welchem die Batchabrechnung automatisch gestartet werden soll, falls Sie mal vergessen, den Batchlauf zu starten. Den Termin legen Sie zuvor im Menüpunkt Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Terminverwaltung.

Aufruf Nr./Aufruf

Hier geben Sie den gewünschten Aufruf auf, der vom Batchlauf gestartet werden soll. Den Aufruf legen Sie im Menüpunkt "Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufverwaltung" an.

Ausgabe 1/Anzahl der Ausdrucke

Hier geben Sie die Druckernummer des Druckers ein, auf den Sie die Auswertung drucken möchten. Die Druckernummer können Sie auch im LOV daneben auswählen. Den Drucker legen Sie zuvor im Menüpunkt Systemverwaltung/Drucker/Druckerdefinition an. Falls Sie ein Programm (zB Vorrückung, Pensionskassendatenträger), bei dem eine Auswertung gedruckt wird, im Batchlauf ausdrucken, dann geben Sie im Feld Host eine Druckernummer an (= in diesem Fall ein Pflichtfeld).

Im Feld neben dem LOV für die Druckernummer geben Sie die Anzahl der benötigten Ausdrucke ein.

Ausgabe 2/Anzahl der Ausdrucke

Hier geben Sie die Druckernummer eines zweiten Druckers ein, falls Sie die Auswertung auf zwei Drucker drucken möchten (zB ein Exemplar drucken Sie auf einen physischen Drucker und in eine PDF-Datei). Die Druckernummer können Sie auch im Lov daneben auswählen. Den Drucker legen Sie zuvor im Menüpunkt Systemverwaltung/Drucker/Druckerdefinition an.

Im Feld neben dem LOV für die Druckernummer geben Sie die Anzahl der benötigten Ausdrucke ein.

Ausgabe 3/Anzahl der Ausdrucke

Hier geben Sie die Druckernummer eines dritten Druckers ein, falls Sie die Auswertung auf drei Drucker drucken möchten. Die Druckernummer können Sie auch im LOV daneben auswählen. Den Drucker legen Sie zuvor im Menüpunkt Systemverwaltung/Drucker/Druckerdefinition an.

Hier können Sie auch einen Datei-Drucker für eine Mikroverfilmung eintragen. Dazu aktivieren Sie vorher die Checkbox "Ausgabe-Fichekopf" in der Maske Systemverwaltung/Sonstiges/Systemsteuerung. Dabei wird vor jeder Character-Liste die Zeile:

$FI$<<?rh-glo_start class="glossterm" ?="">Dienstnehmergruppe 2-stellig><15-stellig der="" aufruf-name="" aus="" aufrufverwaltung=""><30-stellig die="" bezeichnung="" des="" aufrufes="" aus="" der="" aufrufverwaltung="">

eingefügt. Damit kann bei der Mikroverfilmung einer Druckdatei das Programm zur Mikroverfilmung erkennen, wenn eine neue Liste beginnt. Dies funktioniert nur bei Character-Listen.

Im Feld neben dem LOV für die Druckernummer geben Sie die Anzahl der benötigten Ausdrucke ein.

E-Mail-Adressen/Text

Bei Verwendung des Moduls E-Mail Versand haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zu den Druckern (mit Druckertype DNMAIL, SAMMELMAIL, SOFORTMAIL) eine E-Mail-Empfänger-Liste (strichpunkt-getrennt und ohne Leerzeichen) und einen Text, der als E-Mail-Body-Text verwendet wird, anzugeben.

Das Feld „E-Mail-Adressen“ wird eingabepflichtig, sobald Sie einen Drucker vom Typ %MAIL eintragen. Sie können max. 255 Zeichen in der Spalte E-Mail-Adressen eingeben. Mehr dazu lesen Sie beim Modul E-Mail Versand.

Den Drucker vom Typ SOFORTMAIL können Sie einzelnen Ausdrucken im Batchlauf zuweisen. Dann werden die Ausdrucke sofort einzeln verschickt (pro Ausdruck ein Mail).

Wenn Sie den Drucker vom Typ SAMMELMAIL im Batchlauf verwenden, dann verwenden Sie diesen in Verbindung mit dem Aufruf "mailversand". Der Vorteil vom SAMMELMAIL ist, dass die Empfänger ein Mail mit mehreren Anhängen erhalten. Wenn Sie den Drucker vom Typ SAMMELMAIL ohne den Aufruf 901 - mailversand verwenden, dann verschicken Sie die Mails manuell in der Maske Kommunikation/Austausch/E-Mail.

Monate

Hier definieren Sie, in welchen Monaten der Aufruf gestartet werden soll (= aktivierte Checkbox) oder nicht (= deaktivierte Checkbox). Jede Checkbox steht für einen Monat.

+/-

Falls Sie einen Aufruf für ein Zukunfts- oder Vergangenheitsmonat aufrufen möchten, so geben Sie hier die Anzahl der Monate entweder im Plusbereich für Zukunftsmonate oder mit Minus für Monate in der Vergangenheit.

Wenn eine Standardauswertung ohne Abrechnungsgruppe gelöscht wird, erscheint die Abfrage "Wenn diese Standardauswertung (ohne Abrechnungsgruppe) gelöscht wird, wird auch die Aufrollungsverwaltung gelöscht - Trotzdem löschen?", die darauf hinweist, dass auch die Aufrollungsverwaltung gelöscht wird.

Wenn ein Aufruf gelöscht wird, der in der Aufrollungsverwaltung verwendet wird, erscheint der Hinweis "Dieser Aufruf wird auch für die Aufrollungsverwaltung verwendet! Bitte stellen Sie die Monate auf "Nein".". Ein Löschen des Satzes ist in der Standardauswertung nicht möglich.

BEREICH Zusatzangaben aktueller Satz

Eingabetechnisch ist dieser Bereich als "Zusatzangabe zum aktuellen Satz" zu verstehen: Die Eingaben, die Sie in diesem Bereich machen, beziehen sich nur auf den Datensatz, in dessen Zeile Sie sich befinden. Nähere Informationen finden Sie im Thema "Zusatzangaben zum aktuellen Satz".

Parameter

Um die Parameter automatisch zu füllen, klicken Sie auf das LOV "Aufruf der Originalmaske zu Parameterübernahme" neben den Parametern:

Danach wird die Originalmaske aufgerufen.

Füllen Sie alle Felder Ihren Anforderungen entsprechend in der Originalmaske aus. Überall, wo das Feld "Monat" oder "Ab-Datum" vorkommt, lassen Sie "01.1991". Somit wird beim Starten eines Batchlaufs immer das von Ihnen eingegebene Monat richtig übernommen.

Achten Sie darauf, dass in diesem Feld keine Fremd- oder Sonderzeichen vorkommen, die nicht vom Programm vorgeschlagen wurden.

In der Onlinehilfe finden Sie in jeder Beschreibung einer Maske am Ende immer Informationen, wie Sie die Maske in der Aufrufverwaltung anlegen.

INFO über Selektion: Einmalige Selektionen verwenden Sie nicht im Batchlauf! Falls ja, überprüfen Sie, ob der variable Parameter fürs Löschen der einmaligen Selektionen in Verwendung ist.

Wenn Sie Listen im Batchlauf verwenden, bei denen ein Zeitraum (Von-Monat und Bis-Monat) eingegeben werden kann, wie zB

Dienstgeberliste
abgerechnete Lohnartenliste
variable Lohnartenliste

Wenn Sie nur das laufende Monat auswerten möchten, dann tragen Sie statt diesen Parametern manuell den Parameter HF_MONAT=01.1991 ein.

Buttons

Setzen des aktuellen Zeilendruckers für alle Aufrufe

Mit diesem Button tragen Sie für alle Aufrufe den gleichen Drucker ein. Dazu geben Sie in einem Druckerfeld die gewünschte Druckernummer ein und klicken auf diesen Button. Je nachdem, in welchem Druckerfeld Sie sich befinden, erscheint die Meldung

"Es wurde die Drucker des Host-/Local- oder Fiche-Druckers gesetzt".

Aufruf der Originalmaske

Mit diesem Button öffnen Sie die Originalmaske des Aufrufs von der Zeile, in der Sie sich befinden. In der Originalmaske füllen Sie die Felder Ihren Anforderungen entsprechend aus. Nach Schließen der Maske erscheint immer die Meldung,

ob Sie die Parameter, wie von Ihnen eingegeben, übernehmen möchten.

Kopieren

Durch Klicken auf diesen Button gelangen Sie in die Maske Kopieren von Standardauswertungen, wo Sie den aufgerufenen Batchlauf in eine andere Abrechnungsgruppe oder Firma kopieren können: