Batchabrechnung starten

Diese Aufgabe erklärt Ihnen, wie Sie eine oder mehrere Batchabrechnungen starten.

Die Batchabrechnung Mit der Batchabrechnung können Sie regelmäßig wiederkehrende Arbeiten automatisieren. Beispiel-Monatsabschluss: jedes Monat fallen die gleichen Arbeiten an (Abrechnen aller Dienstnehmer, Ermitteln der Buchhaltungsdaten, Erstellen der Überweisungsdatenträger für Dienstnehmer, Finanzamt, Gewerkschaften und Gläubiger, etc.). Die Batchabrechnung (Batchlauf) wird vom Benutzer vordefiniert. hilft Ihnen dabei, regelmäßig wiederkehrende Arbeiten zu automatisieren. Das kann zB der Monatsabschluss sein, da in jedem Monat dieselben Arbeiten (Abrechnen aller Dienstnehmer, Ermitteln der Buchhaltungsdaten, Erstellen von Überweisungsdatenträger für Dienstnehmer, Finanzamt, Gewerkschaften und Gläubiger, etc.) durchzuführen sind. Die Batchabrechnung startet sich zu dem von Ihnen vorgegebenen Zeitpunkt (zB 20:00 Uhr) und arbeitet alle Programme der Reihe nach ab.

Sie haben die Möglichkeit, beliebig viele solcher automatisierter Batchläufe zu definieren. So können Sie zB für jede (Abrechnungs-)Gruppe mit einem unterschiedlichen Auszahlungstermin für unterschiedliche Arbeiten (Abrechnung, Lohn-/Gehaltszetteldruck, Erstellung aller Meldungen an die Behörden, ...) einen eigenen Lauf festlegen. Welche Programme gestartet, welche Datenträger erstellt werden sollen, können Sie dabei ebenso festlegen, wie welche Auswertungen Sie wie oft erstellen wollen.

Bei jedem Programm, sowie bei jeder Auswertung können Sie dabei festlegen, in welchen Monaten (1 - 12) diese durchgeführt werden sollen. Somit können Sie jährliche Auswertungen im Batchlauf Ein Batchlauf (Batchabrechnung) hilft Ihnen, regelmäßig wiederkehrende Arbeiten zu automatisieren. Ein Batchlauf startet sich zu einem vorgegebenen Zeitpunkt und arbeitet alle Programme (z.B. Abrechnung, Abgaben, Zahlungsverkehr, Buchhaltung) der Reihe nach ab. Die Reihenfolge der Programme und die Startzeit des Batchlaufes werden vom Benutzer festgelegt. einbauen, aber nur für Dezember aktivieren.

Voraussetzungen

1. Bevor Sie eine Batchabrechnung starten, definieren Sie in der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufverwaltung einmalig alle Aufrufe, die Sie starten möchten. Standardaufrufe, wie zB das Programm Abrechnung, Abgaben Das Programm "Abgaben" ermittelt die Höhe der gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung! usw., werden mit der Erstinstallation geliefert und können von Ihnen bearbeitet, ergänzt oder gelöscht werden.

In jeder Beschreibung einer Maske in der Onlinehilfe finden Sie am Ende immer Informationen, wie Sie die Maske in der Aufrufverwaltung anlegen.

2. Danach definieren Sie in der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Standardauswertungen welche Aufrufe in welchen "Batchläufen" gestartet werden sollen. Ein Batchlauf ruft beliebige LHR Lohn Masken auf, die wiederum Programme und Auswertungen starten.

Batchabrechnung starten

1. Durchführungsauftrag erstellen:

   1. Zuerst geben Sie in der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Durchführungsaufträge den Batchlauf ein, den Sie starten möchten. Geben Sie das Firmenkennzeichen, die Firmennummer, die gewünschte Abrechnungsgruppe Ist eine Gruppe von Dienstnehmern, die gemeinsam zum gleichen Abrechnungstermin abgerechnet werden sollen, z..B. Angestellte am 1., die Arbeiter am 15. eines Monats. Abrechnungsgruppen sind u.a. für die Batchabrechnung und für verschiedene Auswertungen von Bedeutung. Die Abrechnungsgruppe legen Sie in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmentexte/Abrechnungsgruppe an, und weisen diese dann den Dienstnehmern in der Maske variabler Dienstnehmerstamm zu. und das richtige Monat ein. Es wird Ihnen automatisch das nächste Monat nach einem abgeschlossenen Monat vorgeschlagen, das Sie überschreiben können.

   2. Als Datum wählen Sie jenes Datum, an dem die Überweisung erfolgen soll, bzw. an dem das Firmenbankkonto belastet werden soll. Ob bei Abgaben der 15. des Folgemonats vorgeschlagen werden soll, bestimmen Sie in den Masken Stammdatenmenü/Firma/Finanzämter, Gewerkschaften, Gemeinden und Versicherungen.

   3. Speichern Sie den Durchführungsauftrag mit dem Symbol oder der Funktionstaste Speichern.

   4. Falls Sie eine Batchabrechnung, die den Aufruf Abrechnung und Lohn-/Gehaltszettel beinhaltet, für einzelne Dienstnehmer starten möchten, geben Sie diese im Button "einzelne Dienstnehmer" ein. Bei dieser Batchabrechnung werden dann nur mehr diese Dienstnehmer abgerechnet.

Beachten Sie dabei, dass das Abgabenprogramm, der Zahlungsverkehr Das Programm "Zahlungsverkehr" ermittelt die auszuzahlenden Beträge für die Überweisung der Gehälter und Abgaben. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung und der Abgaben. und die Buchhaltung Dieses Programm ("Betragsermittlung Kostenrechnung/Fibu") ermittelt die Beträge für Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsauswertungen. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung, der Abgaben und des Zahlungsverkehrs. trotzdem immer alle bereits echtabgerechneten Dienstnehmer der betroffenen Abrechnungsgruppe ermitteln. So wird gewährleistet, dass alle Zahlungen in einem Monat berücksichtigt werden.

1. 5. Falls Sie bei diesem Lauf manche Aufrufe nicht starten möchten, klicken Sie in die Zeile vom betroffenen Aufruf und löschen Sie sie mit dem Symbol Radiergummi oder Funktionstasten Shift + F6. Den Aufruf "Betragsermittlung Zahlungsverkehr" können Sie in dieser Maske nicht löschen bzw. falls Sie diesen Aufruf löschen, wird er nach dem Löschen und Speichern vom Programm wieder eingetragen. Somit wird gewährleistet, dass immer alle Dienstnehmer vom Zahlungsverkehr berücksichtigt werden und alle Datenträger, die die Zahlungsermittlung benötigen, richtig erstellt werden können. Falls Sie diesen Aufruf doch bei einem Lauf nicht starten möchten, löschen Sie ihn in der Maske Listenverwaltung (s. Schritt 2 unten).
      Auch können Sie in der Maske Durchführungsaufträge und Listenverwaltung zusätzliche Aufrufe für die einzelnen Batchläufe eintragen.

   6. Falls Sie Batchläufe für alle Firmen und Abrechnungsgruppen in der gewählten Firmengruppe eintragen möchten, klicken Sie auf den Button "Firmengruppen". Somit erstellen Sie für alle Firmen der Firmengruppe und der Abrechnungsgruppe Durchführungsaufträge laut Standardauswertung. Dabei wird mit den Kopfdaten ein vollständiger Durchführungsauftrag erstellt. Sie gelangen in ein neues Fenster, in dem Sie definieren was erstellt werden soll. . Starten Sie danach eine neue Abfrage mit dem Symbol "Abfrage starten" oder der Taste F8 und löschen Sie gegebenenfalls unerwünschte Batchläufe.

      

      Felder

      Was

      Mit diesem List-Item definieren Sie was erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen:

      • alles (A)
        Mit dieser Einstellung bleibt die Anlage der Durchführungsaufträge unverändert.

      • nur Aufruf aus Quell-Firma (E)
        Mit dieser Einstellung werden die Durchführungsaufträge aller Firmen- und Abrechnungsgruppen so aufgebaut, dass nur Aufrufe erzeugt werden, die auch in der Quell-Firma angelegt wurden. Es werden nur Aufrufe übernommen, die auch in der Standardauswertung der jeweiligen Firma angelegt sind. Hat eine der neuen Firmen in der Standardauswertung keinen der Aufrufe in der Quellfirma, wird kein Durchführungsauftrag angelegt.

      Buttons

      Aufträge erstellen

      Mit diesem Button wird der Aufbau der Durchführungsaufträge im Hintergrund gestartet.

      Abbrechen

      Mit diesem Button wird der Vorgang abgebrochen und Sie kehren zum Durchführungsauftrag zurück.

   7. Sobald der Batchlauf fertig ist, verschwindet der Eintrag aus der Maske Durchführungsaufträge.

2. Listenverwaltung:
   Falls Sie manche Aufrufe bei einzelnen Batchläufen nicht starten möchten, können Sie sie in der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Listenverwaltung für den betroffenen Batchlauf löschen. Diese können Sie auch in der Maske Durchführungsaufträge (Schritt 1, Absatz  5) löschen. Der Unterschied zwischen der Maske Listenverwaltung und Durchführungsaufträge, ist dass in der Maske Durchführungsaufträge der Aufruf "Betragsermittlung Zahlungsverkehr" nicht gelöscht werden kann.
   Auch können Sie in der Maske Durchführungsaufträge und Listenverwaltung zusätzliche Aufrufe für die einzelnen Batchläufe eintragen.

3. Abrechnungsverwaltung:

   1. Die gewünschten Batchläufe starten Sie in der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Abrechnungsverwaltung. Dazu aktivieren Sie die Checkbox rechts vom Feld "Buchen" von gewünschten Batchläufen.

   2. Speichern Sie die Eingaben und klicken Sie auf den Button "Starte Abrechnungen".

   3. Danach erscheint die Maske Startzeit, in der Sie definieren, wann der Batchlauf/die Batchläufe gestartet werden sollen. In dieser Maske werden Ihnen der Tag und die Uhrzeit für den Start des Batchlaufs vorgeschlagen, die Sie übersteuern können. Als Uhrzeit wird Ihnen immer die aktuelle Uhrzeit des Servers plus 5 Minuten vorgeschlagen.

      

Ändern Sie die vom Programm vorgeschlagene Uhrzeit nie auf die aktuelle Uhrzeit, da der Batchlauf ansonsten nicht gestartet wird!

Nachdem Sie die Startzeit definiert haben, bestätigen Sie diese mit dem Button "OK" in der Maske Startzeit. Die Batchläufe werden an dem von Ihnen vorgegebenen Tag und Uhrzeit gestartet.

1. 4. Sobald der Batchlauf fertig ist, verschwindet der Eintrag aus der Maske Abrechnungsverwaltung.

Hintergrundinfos

• Sobald der Batchlauf gestartet wird, entsteht im Eurolohn/Work Verzeichnis die Protokolldatei autolist*.lst. In dieser Datei, sowie in der Protokolldatei trace.lst, die Sie mit dem Editor/Notepad öffnen, sehen Sie, welchen Aufruf der Batchlauf gerade abarbeitet. Die Aufrufe werden der Reihe nach abgearbeitet.

Bereinigen Sie vor jedem Monatsabschluss bzw. Batchlauf das Eurolohn/Work Verzeichnis!

Wir empfehlen Ihnen, nach jedem Batchlauf die Protokolldateien autolist*.lst und fehler.lst zwischen zu speichern bzw. nicht zu löschen.

Um Differenzen zwischen der Abrechnung und Abgaben zu vermeiden, kontrollieren Sie nach jeder Abrechnung die Protokolldateien

• fehler.lst und

• warnungen.lst

im Eurolohn/Work Verzeichnis.

• Vor jeden Batchaufruf wird überprüft, ob der volle freie Speicher oder der größte zusammenhängende Speicher in der Datenbank 100 MB während eines Batchlaufs unterschreitet. Wenn ja, dann bricht die Batchabrechnung vor dem Aufruf ab. Es werden dann keine weiteren Aufrufe mehr gestartet und der Durchführungsauftrag bleibt, wie gestartet, stehen. Im Paket Personalverrechnung von LHR Personalverrechnung sehen Sie dann in der Einstiegsmaske solche Fehlermeldungen:

• • "200010 - Der freie Speicherplatz in der Datenbank hat 100 MB unterschritten" oder

  • "200011 - Der zusammenhängende freie Speicherplatz in der Datenbank hat 100 MB unterschritten". Als Zusatzangabe steht die Aufrufnummer, vor welcher abgebrochen wurde.

So wird nun vermieden, wenn der Speicher knapp wird, dass von der Batchabrechnung nicht viele weitere Aufrufe ausgeführt werden. Im Protokoll der Batchabrechnung (autolist) steht nun zusätzlich vor jedem Aufruf der restliche gesamte freie und zusammenhängende freie Speicher.

• Sobald der Batchlauf fertig ist, verschwinden die Einträge aus den Masken Durchführungsaufträge und Abrechnungsverwaltung. Wann welcher Batchlauf gestartet wurde, sehen Sie in der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Durchführungsaufträge abgerechnet.

• Ein Batchlauf wird über den Windows TaskScheduler auf Ihrem Applikationsserver gestartet. Dazu muss Ihr Administrator bzw. ein LHR Mitarbeiter bei der Erstinstallation das AT-Dienstkonto einrichten (Start - Einstellungen - geplante Tasks - Optionen).

Der Benutzer unter dem das AT-Dienstkonto läuft, muss der gleiche Benutzer sein, unter dem auch der Dienst Bote läuft.

• Für Probleme mit dem Batchlauf lesen Sie das Kapitel Probleme und Lösungswege - Batchlaufprobleme.

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