Lohn-/Gehaltszettel

Hinterlegen von E-Mail-Adressen je Dienstnehmer

Im Dienstnehmerstamm im Register Erreichbarkeiten tragen Sie die E-Mail-Adresse mit der neuen Erreichbarkeitsart „EMAILAV“ (E-Mail-Adresse alternativ für Versand) ein.

Wird diese neue Erreichbarkeitsart nicht eingetragen, wird die Erreichbarkeitsart „EMAIL“ für den automatischen E-Mail-Versand verwendet.

Aktivieren des E-Mail-Versandes je Dienstnehmer

Im Dienstnehmerstamm definieren Sie im Feld „Gehaltsinfo“, dass dieser Mitarbeiter seinen Lohn-/Gehaltszettel per E-Mail bekommen soll.

Bei der Eingabe „per E-Mail“ wird überprüft, ob die E-Mail-Adresse des Dienstnehmers vorhanden ist. Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung bei der Eingabe.

Sie haben nun drei Möglichkeiten den E-Mail-Versand zu nutzen:

1. ohne Passwort als reines pdf-Dokument
   Wenn Sie diese Variante wählen sind nun keine weiteren Einstellungen mehr erforderlich.
   
   
2. als passwortgeschützte ZIP-Datei
   Diese Variante wird standardmäßig von uns empfohlen, da diese eine relative Sicherheit bietet.
   Dazu hinterlegen Sie im Dienstnehmerstamm auf der Seite 1 ein Passwort.
   
   
3. als passwortgeschützte pdf-Datei
   Bei dieser Variante hintelegen Sie ebenfalls ein Passwort im Dienstnehmerstamm auf der Seite 1.
   Zusätzlich tragen Sie den Parameter "LS: Mailanhang_Verschluesselung" mit dem Kennzeichen PDF in den System/Firmengruppen- oder Firmenparameter ein.
   

Druck einer Abrechnung

In der Maske „Abrechnen“ gibt es das Feld „Druckart“:

Druckart

In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, folgende Werte auszuwählen:

• Nur Papier
  Druckt die Lohn-/Gehaltszettel der Dienstnehmer, die den Lohn-/Gehaltszettel nicht per Email und nicht per Kontoauszug erhalten
  Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL Den Druckertyp SOFORTMAIL verwenden Sie für alle Ausdrucke - auch einzelne Ausdrucke in einem Batchlauf bei Verwendung des Moduls E-Mail-Versand. Jeder Ausdruck kann nur an EINE Liste von E-Mail-Empfängern gesendet werden (strichpunkt-getrennt und ohne Leerzeichen). (zB. abc@mycompany.com;cdf@meinefirma.at). Den Drucker vom Typ SOFORTMAIL können Sie einzelnen Ausdrucken im Batchlauf zuweisen. Dann werden die Ausdrucke sofort einzeln verschickt (pro Ausdruck ein Mail). Die Druckertype legen Sie zuerst in Systemverwaltung/Drucker/Druckertreiber an und verwenden sie dann in Systemverwaltung/Drucker/Druckerdefinition., SAMMELMAIL Den Druckertyp SAMMELMAIL verwenden Sie für alle Ausdrucke als Stappelverarbeitung bei Verwendung des Moduls E-Mail-Versand. Jeder Ausdruck kann nur an EINE Liste von E-Mail-Empfängern gesendet werden (strichpunkt-getrennt und ohne Leerzeichen).(zB. abc@mycompany.com;cdf@meinefirma.at). Die E-Mails werden am Ende des Batchlaufes verschickt oder können manuell zu einem beliebigen Zeitpunkt über die Maske Kommunikation/Austausch/E-Mails verschickt werden. Die Druckertype legen Sie zuerst in Systemverwaltung/Drucker/Druckertreiber an und verwenden sie dann in Systemverwaltung/Drucker/Druckerdefinition., alle anderen Drucker
  Mit Einzeldruck: Keine Maildrucker möglich

• Nur Kontoauszug
  Druckt den Lohn-/Gehaltszettel der Dienstnehmer, die diesen per Kontoauszug erhalten
  Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker
  Mit Einzeldruck: Keine Maildrucker möglich

• Nur Email
  Druckt den Lohn-/Gehaltszettel der Dienstnehmer, die diesen per Email erhalten
  Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker
  Mit Einzeldruck: Nur DNMAIL Den Druckertyp DNMAIL verwenden Sie nur für den Einzeldruck von Lohn-/Gehaltszetteln und den automatischen E-Mail-Versand von Reisekostenabrechnungen bei Verwendung des Moduls E-Mail-Versand. Die Druckertype legen Sie zuerst in Systemverwaltung/Drucker/Druckertreiber an und verwenden Sie dann in Systemverwaltung/Drucker/Druckerdefinition. – DN erhalten auch tatsächlich das Email
  Modul Budget: Lohn-/Gehaltszettel nur in den Ordner des Mailversandes generierten. Kein Email versenden.

• Alle (DEFAULT)
  Druckt alle Lohn-/Gehaltszettel

Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker

Als E-Mail-Betreff wird „Abrechnen“ (= der Titel des Fensters) vorgeschlagen, außer man startet einen Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck (siehe nächster Absatz).

Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck

Um den Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck zu aktivieren, wählen Sie als Druckart „nur E-Mail“ aus.

Nach dem Klick auf „Abrechnen“ erscheint die Druckersteuerung und ein Drucker vom Typ DNMAIL wird automatisch von der Software vorgeschlagen (es wird nicht jener DNMAIL-Drucker vorgeschlagen, der im Parameter „RK: Maildrucker“ verwendet wird). Bei diesem Druckertyp können Sie keine E-Mail-Adresse hinterlegen, da die E-Mail-Adresse aus dem Dienstnehmerstamm verwendet wird.

Wird in der Druckersteuerung kein E-Mail-Betreff eingegeben, wird beim Einzeldruck der Text „Lohn und Lohn-/Gehaltszettel Monat“ verwendet.

Die Auswahl eines DNMAIL-Druckers ist nur beim Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck möglich!
Der Versand des Einzeldrucks via Email ist mit einer Probeabrechnung Die Probeabrechnung (im Gegensatz zur Echtabrechnung) gleicht einer Art Vorschau und bietet eine „Spielwiese“, auf der Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung simulieren und verschiedene Varianten testen können. Die Probeabrechnung funktioniert nach demselben Prinzip wie die Echtabrechnung – mit dem Unterschied, dass die Daten aus der Probeabrechnung NICHT für die Auszahlung an die Dienstnehmer, Krankenkassen, Finanzämter etc. weiter verwendet werden können. Die Probeabrechnungsdaten gehen NICHT in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung ein. nicht möglich!

Thema

Grundlagen und Allgemeines

Maildrucker einrichten

Sonstiges

Reisekostenabrechnungsausdruck Mailversand

Listen aus dem Batchlauf per E-Mail verschicken