Unter Systemverwaltung/Drucker/Druckertreiber legen Sie für den E-Mail-Versand folgende Druckertreiber an:
Den Druckertyp DNMAIL verwenden Sie nur für den Einzeldruck von Lohn-/Gehaltszetteln und den automatischen E-Mail-Versand von Reisekostenabrechnungen.
Den Druckertyp SAMMELMAIL verwenden Sie für alle Ausdrucke als Stappelverarbeitung. Jeder Ausdruck kann nur an EINE Liste von E-Mail-Empfängern gesendet werden (strichpunkt-getrennt und ohne Leerzeichen).
(zB. abc@mycompany.com;cdf@meinefirma.at)
Die E-Mails werden am Ende des Batchlaufes verschickt oder können manuell zu einem beliebigen Zeitpunkt über die Maske Kommunikation/Austausch/E-Mails verschickt werden.
Den Druckertyp SOFORTMAIL verwenden Sie für alle Ausdrucke - auch einzelne Ausdrucke in einem Batchlauf.
Jeder Ausdruck kann nur an EINE Liste von E-Mail-Empfängern gesendet werden (strichpunkt-getrennt und ohne Leerzeichen).
(zB. abc@mycompany.com;cdf@meinefirma.at)
Den Drucker vom Typ SOFORTMAIL können Sie einzelnen Ausdrucken im Batchlauf zuweisen. Dann werden die Ausdrucke sofort einzeln verschickt (pro Ausdruck ein Mail).
Wenn Sie den Drucker vom Typ SAMMELMAIL im Batchlauf verwenden, dann verwenden Sie diesen in Verbindung mit dem Aufruf "mailversand" - s. weiter unten, im Beispiel die Aufruf-Nummer 901. Der Vorteil vom SAMMELMAIL ist, dass die Empfänger ein Mail mit mehreren Anhängen erhalten. Wenn Sie den Drucker vom Typ SAMMELMAIL ohne den Aufruf 901 - mailversand verwenden, dann verschicken Sie die Mails manuell in der Maske Kommunikation/Austausch/E-Mail.
Bei den Drucker SAMMELMAIL und SOFORTMAIL kann die Checkbox "Einzeldruck" nicht verwendet werden!
Diese Druckertypen legen Sie unter Systemverwaltung/Drucker/Druckerdefinition an:
Geben Sie dem Drucker eine freie Nummer Ihrer Wahl.
Wählen Sie die 3 neuen Drucker aus.
Hinterlegen Sie „D“ für Datei oder E-Mailversand.
Hier ist darauf Acht zu geben, dass auf diesem Pfad vom LHR Lohn-Applikations-Server zugegriffen werden kann, damit das erstellte PDF-Dokument in die Datenbank verschoben werden kann. Per E-Mail zu versendende Ausdrucke werden immer als PDF erstellt.
Beim Druckertyp SOFORTMAIL und SAMMELMAIL haben Sie die Möglichkeit, in der Spalte Parameter ein Vorschlagswert für die E-Mail-Adressen festzulegen - strichpunkt-getrennt und ohne Leerzeichen! (zB abc@mycompany.com;cdf@meinefirma.at)
Die E-Mail-Adressen werden in der Druckersteuerung vorgeschlagen und können überschrieben werden.
Bei allen Druckertypen haben Sie hier Möglichkeit, einen Textbaustein als E-Mail-Body zu definieren. Die Textbausteine legen Sie zuvor unter Stammdatenmenü/Firma/Firmentexte/Firmengruppen-, Firmentexte oder Stammdatenmenü/Allgemein/Texte (= systemweite Texte) an.
Den hinterlegten Text können Sie in der Druckersteuerung übersteuern. Er wird außerdem in der Batchabrechnung und beim Reisekostenabrechnungs-Email-Versand vorgeschlagen und kann dort von Ihnen übersteuert werden.
Sie haben die Möglichkeit, mehrere Email-Drucker vom Typ SOFORTMAIL und SAMMELMAIL zu definieren.
Sie können jedoch nur einen E-Mail-Drucker vom Typ DNMAIL für den automatischen Reisekostenabrechnungs-E-Mail-Versand definieren, da nur 1 Drucker dem Systemparameter „RK: Maildrucker“ zugewiesen werden kann (siehe Bereich: Reisekosten)
Für den Lohn-/Gehaltszettel-Einzeldruck sollte wegen dem E-Mail-Body-Text ein (oder mehrere) eigene(r) Drucker vom Typ DNMAIL definiert werden.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail-Drucker vom Typ SOFORTMAIL oder SAMMELMAIL zu verwenden.
Bei der Verwendung eines Druckers vom Typ SOFORTMAIL wird das E-Mail sofort verschickt.
Bei der Verwendung eines Druckers vom Typ SAMMELMAIl verschicken Sie das E-Mail später über den Menüpunkt „Kommunikation/Austausch/Emails“ manuell.
Hier sehen Sie die E-Mail-Adresse, an die die Liste versendet wird.
Standardmäßig wird die E-Mail-Adresse aus der Druckerdefinition vorgeschlagen. Diesen Vorschlagswert können Sie natürlich überschreiben.
Mehrere E-Mail-Adressen sind strichpunkt-getrennt und ohne Leerzeichen zu erfassen.
Hier sehen Sie den vorgeschlagenen Betreff des E-Mails. Das ist der Fenstertitel des Fensters, aus dem die Druckersteuerung geöffnet wurde. Diesen Vorschlagswert können Sie natürlich überschreiben.
Der E-Mail-Text wird ebenfalls aus der Druckerdefinition vorgeschlagen. Diesen Vorschlagswert können Sie natürlich überschreiben.
Bei der Auswahl der Druckertypen SOFORTMAIL oder SAMMELMAIL sind die Felder „E-Mail-Adresse“, „Betreff“ und „Text“ Pflichtfelder. Außerdem ist keine Bildschirmausgabe der Liste möglich.
Wird kein E-Mail-Drucker ausgewählt, werden die Felder „Betreff“ und „Text“ nicht angezeigt.
Der Vorschlagswert für die E-Mail-Adresse und den E-Mail-Text wird in der Druckerauswahl angezeigt:
Die E-Mail-Text-Bezeichnung wird links von den Parametern angezeigt.
Im Dienstnehmerstamm im Register Erreichbarkeiten tragen Sie die E-Mail-Adresse mit der neuen Erreichbarkeitsart „EMAILAV“ (E-Mail-Adresse alternativ für Versand) ein.
Wird diese neue Erreichbarkeitsart nicht eingetragen, wird die Erreichbarkeitsart „EMAIL“ für den automatischen E-Mail-Versand verwendet.
Lohn-/Gehaltszettel Mailversand
Reisekostenabrechnungsausdruck Mailversand
Listen aus dem Batchlauf per E-Mail verschicken