Die Masken für die Reisekosten erfassen und für die Reisekosten abrechnen sind beinahe ident.Die Masken für die Reisekosten erfassen und für die Reisekosten abrechnen sind beinahe ident.
In dieser Maske erfassen Sie jede einzelne Reise.
Wenn Sie den Reisekosten-Workflow verwenden, finden Sie in dieser Maske alle Reisen, die inhaltlich geprüft sind und nur mehr durch die Personalverrechnung freigegeben werden müssen.
In diesem Register geben Sie alle notwendigen Informationen für die Berechnung des Nachtgeldes ein. Ob grundsätzlich Nachtgeld gerechnet wird hängt vom ausgewählten Reisetyp ab. Ist beim Reisetyp "Hotelrechnung und pauschales Nachtgeld" hinterlegt, wird abhängig von der Reisezeit automatisch einen Pauschale berechnet.
Durch die Umsetzung der Reisekosten im SelfService ist es möglich, Reisen zu erfassen, zwischen zu speichern und fehlende Daten im Nachhinein zu ergänzen.
Die Durchrechnung erfolgt daher erst, wenn alle Daten zur Reise korrekt erfasst sind. Im Modul REISEKOSTEN werden teilerfasste Reisekosten daher standardmäßig nicht angezeigt.
Sollten teilerfasste Reisen dennoch angezeigt werden, so sind diese zukünftig über die Werteliste in den jeweiligen Masken explizit auszuwählen.
Hier sehen die Nummer der Reisekostenabrechnung.
Hier sehen Sie das Kürzel des Stadiums der Reise im Workflow. Dieses Feld ist nur relevant, wenn Sie den Reisekosten-Workflow verwenden. :
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ANT |
bei dieser Reise handelt es sich um einen Reisekostenantrag |
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IST |
Bei dieser Reise handelt es sich um einen Reiskostenabrechnung, welche im nächsten Schritt durch den zuständigen Vorgesetzten inhaltlich freigegeben werden muss. |
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PV |
Bei dieser Reise handelt es sich um einen Reise, die nur mehr von der Personalabteilung freigeben werden muss. Ob dies bereits geschehen ist, sehen Sie an der Checkbox freigeben. |
Hier sehen Sie den Benutzer, der diese Reise erfasst hat.
Aktivieren Sie diese Checkbox um diese Reise zur Abrechnung freizugeben. Ist diese aktiviert, wird sie bei der nächsten Echtabrechnung oder dem nächsten Zahlungsverkehr zur Auszahlung gebracht der mit dem Abrechnungsmonat oder einem späteren Monat gestartet wird. Außerdem wird sie bei nächsten Buchhaltungslauf der mit dem Abrechnungsmonat oder späteren Monaten gestartet wird verbucht.
Hier geben Sie den Dienstnehmer an, der die Reise durchgeführt hat.
In diesen beiden Feldern geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, an dem der arbeitsrechtliche Anspruch für Taggeld begonnen hat.
Geben Sie in diesen beiden Feldern das Datum und die Uhrzeit an, an dem der arbeitsrechtliche Anspruch für Taggeld endet.
Erfolgt die Auszahlung direkt - d.h. Sie erstellen einen eigenen Überweisungsdatenträger für Reisekosten, wird das bis-Datum der Reise im Zahlungsverkehr als Monat berücksichtigt.
Erfassung in der Vergangenheit:
In den LHR Lohn Firmenparametern kann derzeit eingestellt werden, wie weit in die Vergangenheit aufgerollt werden kann. Diese Einstellung wird bei der Ausgabe des Hinweises berücksichtigt. Wenn keine Firmenparametereinstellungen getroffen werden, wird das Vorjahr für den Vergleich verwendet. (Im Vorjahr können Reisen noch ohne Ausgabe eines Hinweises erfasst werden).
Wenn eine Reise für einen Zeitraum erfasst wird, der vor dem Aufrollungszeitraum liegt, wird der Hinweis: "Wollen Sie wirklich eine so weit zurückliegende Reise erfassen?" ausgegeben. Die Reise kann trotzdem erfasst, gespeichert und beantragt werden.
Erfassung in der Zukunft:
Wenn eine Reise für die Zukunft, bezogen auf das aktuelle Tagesdatum, erfasst wird, wird der Hinweis: "Wollen Sie wirklich eine Reise für die Zukunft erfassen?" ausgegeben. Die Reise kann trotzdem erfasst, gespeichert und beantragt werden.
Dieses Feld sehen Sie nur, wenn diese Reise über den Workflow eingetragen wurde. Darin sehen Sie die zu Grunde liegende Reise, die durch den zuständigen Vorgesetzten inhaltlich freigegeben wurde. Mit Druck auf die Lupe neben der Reisekostennummer öffnet sich die Originalmaske mit der IST-Reise. Wurde eine abzurechnende Reise unabsichtlich gelöscht, kann diese neu erfasst werden und die IST-Reise erneut mit der abzurechnenden Reise verknüpft werden. Die Auswahl an eine LV-Reise wird nur angezeigt, wenn es keine zugehörige LV-Reise gibt.
Dieses Feld sehen Sie nur, wenn diese Reise über den Workflow eingetragen wurde. Darin sehen Sie die Lohnverrechnungsreise, welche aus dieser IST-Reise generiert wurde. Mit Druck auf die Lupe neben der Reisekostennummer öffnet sich die Originalmaske mit der IST-Reise. Wurde eine abzurechnende Reise unabsichtlich gelöscht, kann diese neu erfasst werden und die IST-Reise erneut mit der abzurechnenden Reise verknüpft werden. Die Auswahl an eine LV-Reise wird nur angezeigt, wenn es keine zugehörige LV-Reise gibt
Dieses Feld sehen Sie nur, wenn Sie diese Reise über den Workflow eingetragen wurde. Darin sehen Sie den zu Grunde liegenden Reisekostenantrag die durch den zuständigen Vorgesetzten inhaltlich freigeben wurde. Mit Druck auf die Lupe neben der Reisekostennummer öffnet sich die Originalmaske mit der IST-Reise.
Tragen Sie in dieses Feld ein, in welchem Monat diese Reise abgerechnet werden soll (= am Lohn-/Gehaltszettel, Lohnkonto berücksichtigt werden soll).
Die lohnsteuerfreien, die eventuell lohnsteuerpflichtigen Beträge dieser Reise werden für dieses Monat in der Abrechnung berücksichtigt.
Mit der Checkbox "aktualisiere: Abrechnungsmonat" in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Firmenparameter Reisekosten - Seite 3 definieren Sie, ob das Abrechnungsmonat bei der Freigabe einer Reise, die in Vergangenheit liegt, auf das aktuelle Monat angepasst werden soll (= aktivierte Checkbox) oder nicht (= deaktivierte Checkbox).
Beispiel: Ein Benutzer gibt im Juli eine Reise für April mit Abrechnungsmonat April ein.
Wenn die Checkbox aktiviert ist und der Systemverwalter die Reise frei gibt, dann wird das Abrechnungsmonat auf Juli geändert und die Reisekosten werden am Juli Lohn-/Gehaltszettel angeführt.
Wenn die Checkbox deaktiviert ist und der Systemverwalter die Reisen frei gibt, dann bleibt das Abrechnungsmonat auf April und die Reisekosten werden am Juli Lohn-/Gehaltszettel als April Aufrollung angeführt.
Bei einer Auszahlung über den LHR Lohn mit der Lohn-/Gehaltsauszahlung wird mit der in diesem Feld angegebener Monatsabrechnung ausbezahlt. Mehr dazu lesen Sie in der Maske Firma/Parameter/Parameter Reisekosten - Bereich Lohnarten für Reisekosten.
Tragen Sie hier ein, in welchem Monat die Lohnarten und die Reise verbucht werden sollen. Wird die Buchhaltung für dieses oder ein darauf folgendes Monat des aktuellen Jahres gestartet, wird diese Reise - sofern freigegeben - berücksichtigt.
Mit der Checkbox "aktualisiere: Verbuchungsmonat" in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Firmenparameter Reisekosten - Seite 3 definieren Sie, ob das Verbuchungsmonat bei der Freigabe einer Reise, die in Vergangenheit liegt, auf das aktuelle Monat angepasst werden soll (= aktivierte Checkbox) oder nicht (= deaktivierte Checkbox).
Beispiel: Ein Benutzer gibt im Juli eine Reise für April mit Verbuchungsmonat April ein.
Wenn die Checkbox aktiviert ist und der Systemverwalter die Reise frei gibt, dann wird das Verbuchungsmonat auf Juli geändert und die Reisekosten werden in der Buchhaltung für Juli gebucht.
Wenn die Checkbox deaktiviert ist und der Systemverwalter die Reisen frei gibt, dann bleibt das Verbuchungsmonat auf April und die Reisekosten werden in der Juli Buchhaltung als April Aufrollung verbucht.
Wenn die Reise bereits ausbezahlt wurde, lässt sich das Verbuchungsmonat nicht mehr ändern. Sie erhalten dann die Fehlermeldung, dass bei einer bereits ausbezahlten Reise das Verbuchungsmonat nicht mehr verändert werden kann. Falls Sie das Verbuchungsmonat trotzdem ändern möchten und Sie zahlen die Reisen mit einem eigenem Überweisungsdatenträger, dann gehen Sie nach dem abgeschlossenem Monat (= es sind keine noch nicht ausbezahlten freigegebenen Reisen vorhanden) wie folgt vor:
Stellen Sie den betroffenen Zahlungslauf zurück.
Ändern Sie das Verbuchungsmonat.
Starten Sie den Zahlungsverkehr neu und erstellen die betroffenen Datenträger/die Barauszahlungsliste neu.
Wie die Reisen bei Ihnen ausbezahlt werden, sehen Sie in der Maske Firma/Parameter/Parameter Reisekosten - Bereich Lohnarten für Reisekosten.
Hier geben Sie den Namen des Hotels ein, in dem der Dienstnehmer übernachtet hat.
Hier geben Sie ein, ob die Hotelrechnung beigestellt wurde - d.h. direkt vom Dienstgeber bezahlt wurde.
Sie haben in den Masken "Firma/Parameter/Parameter Reisekosten - Seite 3" die Möglichkeit für Hotels firmenweit einen Standard für beigestellt zu hinterlegen.
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J |
Ja - die Rechnung wurde direkt durch die Firma bezahlt und muss dem Dienstnehmer nicht mehr ausbezahlt werden. |
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N |
Nein - die Rechnung wurde durch dem Dienstnehmer bezahlt und wir ihm somit auch ausbezahlt. |
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C |
Ja - die Rechnung wurde mittels einer Firmenkreditkarte bezahlt und muss daher dem Dienstnehmer nicht mehr ausbezahlt werden. |
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X |
Ja - die Rechnung wurde direkt durch die Firma bezahlt und muss dem Dienstnehmer nicht mehr ausbezahlt werden - jedoch wurde sie noch nicht verbucht |
Hier geben Sie die Anzahl der Nächte ein, die der Mitarbeiter in diesem Hotel verbracht hat. Auf Grund der Anzahl der Nächte wird die Nächtigungspauschale reduziert. Außerdem wird bei der Überprüfung von Hotel-Höchstgrenzen das Brutto vor der Kontrolle durch die Anzahl der Nächte dividiert.
Hier geben Sie ein, in welchem Land/Stad das Hotel liegt. Falls die Übernachtung im Ausland erfolgt, muss diese Gegend mit den in der Registerkarte Ausland eingetragenen Ländern übereinstimmen.
Hier geben Sie das Währungskennzeichen des Belegs bei Fremdwährungsbelegen ein.
Hier geben Sie den Kurs der Fremdwährung für die Umrechnung des Fremdwährungsbetrages ein. Wenn Sie unter Reisekosten/Kurse für die angegebene Fremdwährung einen Eintrag und in der Maske Firma/Parameter/Parameter Reisekosten - Seite 3 das Feld für Fremdwährungskurs aktiviert haben, wird der Kurs automatisch vorgeschlagen.
Hier geben Sie den Fremdwährungsbetrag bei Belegen in Fremdwährung ein.
Hier geben Sie den gesamten Bruttobetrag (im Sinne der USt., Nächtigungs- und Verpflegungsanteil) des Beleges ein. Bei Fremdwährungsbelegen wird dieser Wert automatisch über den Fremdwährungsbetrag und den Kurs errechnet. Davon wird für die Steuerberechnung der steuerfreie Anteil und auch der Anteil für die Verpflegung abgezogen.
Wird hier ein Betrag eingetragen, so werden die Felder "Kurs" und "FW-Betrag" automatisch gefüllt. Ist kein Fremdwährung ausgewählt, wird als Kurs automatisch "1" und bei Fremdwährungsbetrag der gleiche Betrag wie bei Brutto eingetragen.
Hier geben Sie den Vorsteuerprozentsatz für den Nächtigungsanteil ein. Im Inland wir automatisch der Vorsteuerprozentsatz aus dem Firmenparameter Feld "Vst-Abzug-Nacht" vorgeschlagen.
Hier geben Sie die Vorsteuer für den Nächtigungsanteil ein. Bei Eingabe des Bruttobetrags wird diese auf Grund des Vorsteuerprozentsatzes automatisch vorgeschlagen.
Hier geben Sie den gesamten Nettowert (Nächtigungs- und Verpflgungsanteil) des Beleges ein. Bei Eingabe des Bruttobetrags wird diese auf Grund des Vorsteuerprozentsatzes automatisch vorgeschlagen.
Hier haben Sie die Möglichkeit einen Bezug zu erfassen. Diesen laden Sie in ein Verzeichnis und fügen ihn danach zum Hotel hinzu.
Hier geben Sie Bestandteile des Beleges ein, welche Vorsteuerfrei zu rechnen sind.
Hier geben Sie das Fibukonto ein, auf welches diese Hotelabrechnung gebucht werden soll. Wenn beim ausgewählten Reisetyp eine Kontierung (Reisekosten/Kontierungen) hinterlegt ist, wird dieses automatisch vorgeschlagen.
Konten werden unter Firma/Fibukonten verwaltet.
Hier geben Sie die Kostenart ein, auf welches diese Hotelabrechnung gebucht werden soll. Wenn beim ausgewählten Reisetyp eine Kontierung (Reisekosten/Kontierungen) hinterlegt ist, wird dieses automatisch vorgeschlagen.
Kostenarten werden unter Firma/Kostenarten verwaltet.
Hier geben Sie das Datum des Hotelbeleges ein.
Hier tragen Sie den Gesamtbetrag des eigenes versteuerten Teil der Verpflegung (z.B. Frühstück) ein.
Hier tragen Sie den Vorsteuerprozentsatz für den Verpflegungsanteil ein. Im Inland wird automatisch der Vorsteuerprozentsatz aus dem Firmenparameter Feld "Vst-Abzug" vorgeschlagen.
Hier tragen Sie den Vorsteuerbetrag des Verpflegungsanteils der Hotelrechnung ein. Ihnen wird automatisch der Anteil ausgerechnet, sobald Sie den Bruttobetrag und den Vorsteuerprozentsatz eingetragen haben. Diesen können Sie jedoch übersteuern.
Für Inlandsdienstreisen, die ab dem 01.05.2016 unternommen werden und bei denen eine Inlandsnächtigungspauschale gewährt wird, gilt in Bezug auf den abgabenfreien Teil:
In Bezug auf 80% des Betrages ist der Vorsteuerabzug in Höhe von 13% zulässig (=Nächtigungsanteil), auf die restlichen 20% entfällt dann der Vorsteuerabzug in Höhe von 10% (=Verpflegungsanteil, Frühstück).
ACHTUNG: Wenn es keinen Kategoriereisesatz gibt, dann wird für die Nächtigungspauschale keine Vorsteuer gerechnet. Ab 05.2017 wird daher ein Kategoriereisesatz benötigt. Es wurde auch die Möglichkeit geschaffen, die Hotelrechnung gesplittet für 10% und 13% zu erfassen.
Hier geben Sie zusätzliche Anmerkungen zu diesem Beleg ein.
Hier sehen Sie die Anzahl der auf Grund der Reisezeiten ermittelten Nächtigungen.
Hier sehen Sie die Anzahl der Nächte, für die eine Nächtigungspauschale gerechnet wird.
Mit diesem Button gelangen Sie in eine weiter Maske, welche Detailangaben zur Berechung der Nächtigungspauschale für das Inland beinhaltet.
Hier geben Sie das Fibukonto ein, auf welches die Nächtigungspauschale gebucht werden soll. Wenn beim ausgewählten Reisetyp eine Kontierung (Reisekosten/Kontierungen) hinterlegt ist, wird dieses automatisch vorgeschlagen.
Konten werden unter Firma/Fibukonten verwaltet.
Hier geben Sie die Kostenart ein, auf welches die Nächtigungspauschale gebucht werden soll. Wenn beim ausgewählten Reisetyp eine Kontierung (Reisekosten/Kontierungen) hinterlegt ist, wird dieses automatisch vorgeschlagen.
Kostenarten werden unter Firma/Kostenarten verwaltet.
Drücken Sie diesen Button um zur Nächtigungsmaske zurück zu kehren.
Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn die letzte Nacht mit Nächtigungspauschale steuerpflichtig gerechnet werden soll.
Geben Sie hier die Anzahl der Nächte ein, für welche der Mitarbeiter keinen Anspruch auf eine Nächtigungspauschale hat.
Hier sehen Sie den Nachtsatz, der auf Grund der Gebührenstufe des Mitarbeiters ermittelt wurde.
Hier sehen Sie die Anzahl der Nächtigungen im Inland.
Hier sehen Sie die Anzahl der Inlandsnächtigungen, für welche eine Pauschale bezahlt wird.
Hier sehen Sie den Anteil der Nachtpauschale, welcher mit dem das Nachtgeld mit dem Steuersatz-Nachtgeld versteuert wird. Hier wird Ihnen der Wert aus dem gültigen Kategoriereisesätzen oder mit 80,00 ab 05.2016 vorgeschlagen, wenn auch ein Steuersatz enthalten ist. Der Rest (in der Regel 20,00%) wird weiterhin mit dem Steuersatz aus dem Taggeld versteuert.
Wenn es keinen Kategoriereisesatz gibt, dann wird für die Nächtigungspauschale keine Versteuer gerechnet. Ab 05.2017 wird daher ein Kategoriereisesatz benötigt.
Hier sehen Sie den Anteil des gesamten Nachtgedles, der mit dem VSt-Satz-Nachtgeld versteuert wird (in der Regel 80,00%).
Der Vorschlag für den Vorsteuersatz erfolgt in folgender Reihenfolge:
ist im gültigen Kategoriereisesatz ein Steuersatz im Feld "VSt-Nächtigung" hinterlegt. Wenn nicht
ist im Reisekosten-Firmenparameter ein Steuersatz im Feld "VSt-Abzug-Nacht" hinterlegt.
Sind beide Felder leer, dann wird automatisch 0% vorgeschlagen.
Hier sehen Sie den Steuerbetrag des Nachtsatzes, der mit dem Steuersatz Nachtgeld errechnet wird.
Hier sehen Sie den Anteil der Nachtpauschale (in der Regel 20%), welcher mit dem Steuersatz-Taggeld (in der Regel 10%) versteuert wird. Dieser ergibt sich aus der Differenz zwischen 1ßß% und dem Anteil der Nächtigung.
Hier sehen Sie den Anteil des Nachtgeldes, der mit dem VSt-Satz-Taggeld versteuert wird (in der Regel 20% der Nachtpauschale).
Der Vorschlag für den Vorsteuersatz erfolgt in folgender Reihenfolge:
ist in der Reise ein Vorsteuersatz für Taggeld hinterlegt. Wenn nicht dann
ist in der Kategoriereisesätzen ein Steuersatz für Taggeld hinterlegt. Wenn nicht dann
ist in den Firmenparamtern ein Steuersatz für Taggeld hinterlegt.
Hier sehen den Steuerbetrag des restlichen Nachtsatzes, der mit dem Steuersatz-Taggeld errechnet wird.
Hier sehen Sie die Summe der Nächtigungspauschale im Inland die für diese Reise.
Hier sehen Sie den pflichtigen Anteil der Nächtigungspauschale.
Hier sehen Sie die Vorsteuer aus der Nächtigungspauschale.
Mit diesem Button gelangen Sie in eine weiter Maske, welche Detailangaben zur Berechung der Nächtigungspauschale für das Inland beinhaltet.
Hier sehen Sie das Land/ die Stadt für welche die Pauschale berechnet wird.
Hier sehen Sie zu welchem Grenzübertritt diese Nachtpauschale gehört.
Anzahl Nächte: Hier sehen Sie die Anzahl der Nächtigungen in dieser Gegend.
Anzahl Pauschalen: Hier sehen Sie die Anzahl der Nächtigungen in dieser Gegend, für welche eine Pauschale bezahlt wird.
letzte Nacht: Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn die letzte Nacht mit Nächtigungspauschale steuerpflichtig gerechnet werden soll.
Anzahl nicht verrechenbare Nächte: Geben Sie hier die Anzahl der Nächte ein, für welche der Mitarbeiter keinen Anspruch auf eine Nächtigungspauschale hat.
Hier sehen Sie den Nachtsatz für diese Gegend, der auf Grund der Gebührenstufe des Mitarbeiters ermittelt wurde.
Hier sehen Sie die Summe der Nächtigungspauschale in dieser Gegend.
Hier sehen Sie den pflichtigen Anteil der Nächtigungspauschale.
Hier sehen Sie die Gebührenstufe auf Grund derer der Nachtsatz ermittelt wurde.
Drücken Sie diesen Button, um zur Nächtigungsmaske zurück zu kehren.
Hier geben Sie das Fibukonto ein, auf welches die Nächtigungspauschale gebucht werden soll. Wenn beim ausgewählten Reisetyp eine Kontierung (Reisekosten/Kontierungen) hinterlegt ist, wird dieses automatisch vorgeschlagen.
Konten werden unter Firma/Fibukonten verwaltet.
Hier geben Sie die Kostenart ein, auf welches die Nächtigungspauschale gebucht werden soll. Wenn beim ausgewählten Reisetyp eine Kontierung (Reisekosten/Kontierungen) hinterlegt ist, wird dieses automatisch vorgeschlagen.
Kostenarten werden unter Firma/Kostenarten verwaltet.
Parameter Reisekosten - Seite 3
Nächtigungspauschale für Inlandsdienstreisen