In dieser Maske sehen Sie alle Aufgaben die Sie betreffen, gruppiert nach Dienstnehmer, Monat, Antragsart und Status. Dies können Reisekostenanträge oder Reisekostenabrechnungen sein, die an Sie gestellt oder von Ihnen gestellt wurden.
Geben Sie hier den Zeitraum ein, auf den Sie die Abfrage eingrenzen wollen. Dieser Zeitraum bezieht sich dabei auf das Abrechnungsdatum der Reise. Fragen Sie die Aufgabenliste mit Hilfe des Buttons Ansicht aktualisieren neu ab.
Geben Sie hier den Zeitraum ein, auf den Sie die Abfragen eingrenzen wollen. Dieser Zeitraum bezieht sich dabei auf das Datum an dem der Antrag gestellt wurde. Fragen Sie die Aufgabenliste mit Hilfe des Buttons Ansicht aktualisieren neu ab.
Hier wählen Sie aus, welcher Ordner Ihrer Aufgaben angezeigt werden soll:
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Offen - Vorgesetzter (V) |
Mit dieser Ansicht sehen Sie alle Aufgaben, die aktuell bei Ihnen zur Bearbeitung liegen. Dies können u.a. sein:
Bei einer Ablehnung wird dem Antragsteller dies in der Ansicht Offen (auch per E-Mail) mitgeteilt. Beim Genehmigen nicht. Abgelehnte Anträge können vom ursprünglichen Absender aus der Ansicht Offen nach Erledigt verschoben werden. Nur eine Genehmigung des Reisekostenantrags wird weiterhin dem Antragsteller in der Ansicht Offen angezeigt. Und er wird auch weiterhin per E-Mail benachrichtigt. |
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Offen - Dienstnehmer (D) |
Mit dieser Ansicht sehen Sie nur Ihre eigenen Anträge. |
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Erledigt (B) |
Mit dieser Ansicht sehen Sie alle erledigten Aufgaben. |
Drücken Sie diesen Button um Ihre Aufgabenliste zu aktualisieren.
Aktivieren Sie diese Checkbox, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten.
Hier sehen Sie die Firma, in der die Reise erfasst wurde.
Hier sehen Sie den Dienstnehmer, der die Reise durchführt bzw. durchführen wird.
Hier sehen Sie das Abrechnungsmonat der Reise.
Hier sehen Sie die Art der Nachricht.
Ist die Nachricht in roter Farbe dargestellt, gibt es bei mindestens einer der Reisen eine Abweichung zwischen dem Reisekostenantrag und der Reisekostenabrechnung. Kontrolliert werden dabei folgende Daten:
Von und Bis-Datum der Reise (nicht Uhrzeit)
Reisetyp
Belege
Kilometergelder
Hier sehen Sie den Status dieser Reise. Folgende Stati sind hier möglich:
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neu |
Aufgaben mit diesem Status wurden gestellt, aber noch nicht genehmigt oder abgelehnt. |
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genehmigt |
Aufgaben mit diesem Status wurden genehmigt. |
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abgelehnt |
Aufgaben mit diesem Status wurden abgelehnt. Für einen neuerliche Genehmigung muss ein neuer Datensatz (Reisekostenantrag, IST-Reise) erfasst werden und neu beantragt werden. |
Hier sehen Sie wie viele Einzelaufgaben für diesen Eintrag gruppiert wurden.
In diesem dritten Teil der Maske sehen Sie Detailinformationen zu der Aufgaben. Da diese je Antragsart (Reiseantrag, Reiseabrechnung) unterschiedlich sind, wechseln auch die Feldbeschreibungen abhängig von der Antragsart. Folgende Möglichkeiten gibt es derzeit:
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Detailangabe |
Dieses Feld beinhaltet keine Daten und dient nur als Platzhalter. |
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RK-Antrag von |
Hier sehen Sie bei Reisekostenanträgen den ersten geplanten Abfahrtstag und -zeit, bei IST-Reisen den tatsächlichen Abfahrtstag und -zeit der ersten Reise im ausgewählten Zeitraum. |
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RK-Antrag bis |
Hier sehen Sie bei Reisekostenanträgen den letzten geplanten Ankunftstag und -zeit, bei IST-Reisen den tatsächlichen Ankunftstag und -zeit der letzten Reise im ausgewählten Zeitraum. |
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Reiseziele |
Hier sehen Sie durch Beistriche getrennt alle in den Reisen (Antrag und IST) angegebenen Reiseziele. |
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Reisezweck |
Hier sehen Sie durch Beistriche getrennt alle Werte die im Feld Reisezweck eingegebenen wurden. |
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Taggeld |
Hier sehen Sie die Summe des Taggelds im In- und Ausland aller Reisen dieses Zeitraumes. |
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Nachtgeld |
Hier sehen Sie die Summe aller Reisen der im Register Nachtgeld eingegebenen Hotelrechnungen sowie der automatisch berechneten Nächtigungspauschalen, unabhängig vom Land oder davon ob die Werte beigestellt wurden oder nicht. |
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Fahrgeld |
Hier sehen Sie die Summe aller Reisen der in der Registerkarte Fahrgeld eingegebenen Werte, unabhängig vom Land oder davon ob die Werte beigestellt wurden oder nicht. |
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Belege |
Hier sehen Sie die Summe aller Reisen der in der Registerkarte Belege eingegebenen Werte, unabhängig vom Land oder davon ob die Werte beigestellt wurden oder nicht. |
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Abweichungen |
Hier sehen Sie ob es Abweichungen zwischen dem Reisekostenantrag und der IST-Reise gibt bei einer der Reise gibt. |
Mit diesem Button können Sie die aktuell aktivierte Zeile bzw. alle Zeilen, in denen die Checkbox ganz links aktiviert ist, genehmigen. Dieser wird nur bei Aufgaben mit dem Status "neu" angezeigt, welche bei Ihnen zur Bearbeitung liegen.
Die aktiviert(en) Aufgabe(n) werden/wird nach Genehmigung in die bearbeiteten Objekte geschoben.
Der Antragsteller erhält in dem Fall einen Benachrichtigung in der Worklist, dass sein Antrag genehmigt wurde.
Bei Reisekostenanträgen kann der Reisekostenantrag nach der Genehmigung in einen IST-Reise übernommen werden.
Bei IST-Reisen wird automatisch eine LV-Reise erstellt. Wenn der freigegebene User Systemadministratorenrechte besitzt, wird diese LV-Reise auch sofort freigegeben. Ansonsten ist die Checkbox freigegeben deaktiviert.
Mit diesem Button können Sie die aktuell aktivierte Zeile bzw. alle Zeilen, in denen die Checkbox ganz links aktiviert ist, ablehnen. Dieser wird nur bei Aufgaben mit dem Status "neu" angezeigt, welche bei Ihnen zur Bearbeitung liegen.
Bevor Sie eine Aufgabe ablehnen geben Sie im Feld Begründung ein, warum die Reise abgelehnt wird.
Die aktiviert(en) Aufgabe(n) werden/wird nach Ablehnung in die bearbeiteten Objekte geschoben.
Der Antragsteller erhält in dem Fall einen Benachrichtigung in der Worklist, dass sein Antrag abgelehnt wurde.
Mit Druck auf diesen Button öffnet sich die Originalmaske in der die Daten eingegeben wurden.
Mit Druck auf diesen Button erhalten Sie eine Übersichtsliste für alle Reisen und Fahrten. Diese Liste enthält alle Reisen und Fahrten vom ausgewählten Dienstnehmer und dem ausgewählten Monat.
Mit Druck auf diesen Button öffnet sich die Worklist in der je Aufgabe einen Zeile angezeigt wird.
Mit diesem Button können Sie die aktuell aktivierte Zeile bzw. alle Zeilen, in denen die Checkbox ganz links aktiviert ist in die bearbeiteten Objekte verschieben. Dieser wird nur angezeigt, bei Aufgaben mit dem Status "genehmigt" oder "abgelehnt" welche Sie erhalten haben.
Durch Druck auf den Button wird die Aufgabe in Ihre bearbeiteten Objekte verschoben. Allfällige weitere notwendige Schritte finden Sie in den Aufgaben Reisekostenworkflow beschrieben.
Geben Sie bei Reisen, die Sie ablehnen, die Begründung für die Ablehnung ein.
Reisekostenworkflow