In dieser Maske erfassen Sie Reisekostenanträge. Bevor Sie in einer Firma einen Reisekostenantrag erfassen, tragen Sie zumindest einen Kategoriereisesatz so wie einen Reisetyp ein. Weiters tragen Sie die Firmenparameter für die Reisekosten ein. Näheres dazu können Sie in Kürze im Themenblock "Anlage der Reisekostenstammdaten" nachlesen.
Weiters muss der Mitarbeiter einen Kollektivvertrag zugeordnet haben.
In der Registerkarte geben Sie allgemeine Daten zur Reise (Reisetyp, Ziele, u.ä.) an.
Durch die Umsetzung der Reisekosten im SelfService ist es möglich, Reisen
zu erfassen, zwischen zu speichern und fehlende Daten im Nachhinein zu
ergänzen.
Die Durchrechnung erfolgt daher erst, wenn alle Daten zur Reise korrekt
erfasst sind. Im Modul REISEKOSTEN werden teilerfasste Reisekosten daher
standardmäßig nicht angezeigt.
Sollten teilerfasste Reisen dennoch angezeigt werden, so sind diese zukünftig
über die Werteliste in den jeweiligen Masken explizit auszuwählen.
Hier sehen die Nummer des Reisekostenantrages. Diese wird automatisch beim ersten Speichern der Reise vergeben. Diese Nummer stellt einen eindeutigen Schlüssel für alle Reisen firmenübergreifend dar.
Hier sehen Sie das Kürzel des Stadiums der Reise im Workflow. Dieses Feld ist nur relevant wenn Sie den Reisekosten-Workflow verwenden. :
ANT |
bei dieser Reise handelt es sich um einen Reisekostenantrag |
IST |
Bei dieser Reise handelt es sich um eine Reiskostenabrechnung, welche im nächsten Schritt durch den zuständigen Vorgesetzten inhaltlich freigegeben werden muss. |
LV |
Bei dieser Reise handelt es sich um eine Reise, die nur mehr von der Personalabteilung freigegeben werden muss. Ob dies bereits geschehen ist, sehen Sie an der Checkbox "freigeben". |
Hier sehen Sie den Benutzer der diese Reise erfasst hat. Dieser wird automatisch bei der ersten Speicherung des Reiseantrages gesetzt.
Drücken Sie auf diesen Button um diesen Reisekostenantrag an die zuständige Person zur Freigabe weiterzuleiten.
Drücken Sie diesen Button, wenn Sie den beantragten Reiseantrag wieder zurückziehen möchten.
Geben Sie hier den Dienstnehmer an, der die Reise durchführen wird.
Geben Sie in diesen beiden Feldern das Datum und die Uhrzeit an, zu der die Dienstreise voraussichtlich starten wird.
Dieses Feld sehen Sie nur, wenn diese Reise über den Workflow eingetragen wurde. Darin sehen Sie die zu Grunde liegende Reise die durch den zuständigen Vorgesetzten inhaltlich freigegeben wurde. Mit Druck auf die Lupe neben der Reisekostennummer öffnet sich die Originalmaske mit der IST-Reise.
In dieses Feld tragen Sie die Ist-pflichtigen Anteile für das Monat ein (Format: MM.JJJJ)
Geben Sie in diesen beiden Feldern das Datum und die Uhrzeit an, zu der die Dienstreise voraussichtlich enden wird.
Dieses Feld sehen Sie nur, wenn diese Reise über den Workflow eingetragen wurde. Darin sehen Sie die Lohnverrechnungsreise, welche aus dieser IST-Reise generiert wurde. Mit Druck auf die Lupe neben der Reisekostennummer öffnet sich die Originalmaske mit der IST-Reise.
Erfassung in der Vergangenheit:
Wenn ein Antrag für die Vergangenheit, bezogen auf das aktuelle Tagesdatum
erfasst wird, wird der Hinweis: "Wollen
Sie wirklich einen Antrag für die Vergangenheit stellen?"
ausgegeben. Der Antrag kann trotzdem erfasst, gespeichert und beantragt
werden.
Erfassung in der Zukunft:
Wenn ein Antrag für einen Zeitraum erfasst wird, der mehr als 1 Jahr in
der Zukunft liegt, bezogen auf das aktuelle Tagesdatum, wird der Hinweis:
"Wollen Sie wirklich einen Antrag
für die ferne Zukunft stellen?" ausgegeben. Der Antrag kann
trotzdem erfasst, gespeichert und beantragt werden.
Tragen Sie hier die geplanten Reiseziele des Dienstnehmers ein. Dieses Feld dient nur zur Information und steuert keinerlei Berechnungen. Wird ein Dienstnehmer auf einer Reise mehrere Ziele besuchen, tragen Sie alle nacheinander ein.
Hier geben Sie den Grund der Reise an.
Hier geben Sie das Projekt an, dem diese Reise zugeordnet werden soll. Mit dem Button "N" können Sie ein neues Projekt angeben. Projekte werden unter Reisekosten/Projekte verwaltet.
Hier geben Sie den Schulungstermin aus dem Schulungsmodul dem diese Reise zugeordnet werden soll.
Hier geben Sie den Reisetyp ein, mit dem dieser Reise abgerechnet werden soll. Der Reisetyp steuert ob und wie das Taggeld und das Nachtgeld berechnet werden soll, sowie welche Konten für die Verbuchung verwendet werden.
Reisetypen werden unter Reisekosten/Reisetypen verwaltet.
Hier geben Sie die Reisetypengruppe ein, der diese Reise angehört.
Hier geben Sie die Reisegruppen ein, der diese Reise angehört.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen der Dienstnehmer vermutlich ein Frühstück im Inland erhalten wird, welches das Taggeld reduziert.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen der Dienstnehmer vermutlich ein Mittagessen im Inland erhalten wird, welches das Taggeld reduziert.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen der Dienstnehmer vermutlich ein Abendessen im Inland erhalten wird, welches das Taggeld reduziert.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen der Dienstnehmer vermutlich ein Mittag- und Abendessen im Inland erhalten wird, welches das Taggeld reduziert.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an für die der Mitarbeiter kein Taggeld erhalten soll. Dies kann unter anderem der Fall sein, wenn er Mitarbeiter während eines Feiertages aus privaten Gründen am Zielort verweilte.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an für die der Mitarbeiter kein Nachtgeld erhalten soll. Dies kann unter anderem der Fall sein, wenn er Mitarbeiter während eines Feiertages aus privaten Gründen am Zielort verweilte.
Hier geben Sie die Gebührenstufe ein, welche in dieser Reise anstatt der automatisch ermittelten Reise verwendet werden soll.
Tragen Sie in dieses Feld die Kostenstellennummer ein. Sobald Sie eine ausgewählt haben erscheint auch die Bezeichnung der Kostenstelle.
Hier tragen Sie das Kostenträgerkennzeichen ein.
Hier geben Sie den Schlüssel der Kostenstelle ein.
Mit diesem Button gelangen Sie auf die Seite Unterlagen. Dort können Sie Dateien zur Reise verwalten.
Mit diesem Button definieren Sie, welche Ihrer angegeben Kostenstelle eine Stamm-Kostenstelle ist.
