Abrechnung einer Reise Vertriebsmitarbeiter

In dieser Aufgabe wird beschrieben, wie die Reise eines ständig Reisenden Vertriebsmitarbeiters abgerechnet wird.

Voraussetzungen

Um eine Reise eingeben zu können, müssen Sie alle Belege und Informationen zu der Reise besitzen.

Mit der Eingabe einer Reise starten Sie den Prozess an dessen Ende im Idealfall die Abrechnung Die Abrechnung ermittelt die Bruttolöhne oder –gehälter, die gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben sowie den Auszahlungsbetrag an die Dienstnehmer. Dies geschieht unter Berücksichtigung etwaiger Aufrollungen aus Vormonaten. der Reisespesen über die monatliche Personalverrechnung steht.

Vorgehensweise

a) Aufgaben des Vertriebsmitarbeiters:

1. Öffnen Sie die Maske Abrechnen/Reisekosten erfassen.

2. Tragen Sie mit Hilfe des Buttons oder F6 eine neue Reise ein.

3. Speichern Sie die Reise mit Hilfe des Buttons oder F10 ab.

4. Nachdem Sie alle Eckdaten und Belege erfasst haben, beantragen Sie die Reise mit dem Button .
   Es öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie bei Genehmiger den Benutzer ein, welcher Ihre Reise freigibt, ändern Sie gegebenenfalls den Text und übertragen Sie diesen mit dem Button beantragen.
   Es folgt die Bestätigung: "Der Antrag wurde erfolgreich gestellt."

5. Sobald Sie die Reisekostenabrechnung beantragt haben, können Sie keine Daten mehr verändern. Um die Daten dennoch zu ändern, nehmen Sie den Antrag mit Hilfe des Buttons zurück.
   Ändern Sie die Daten und beantragen Sie die Reise erneut wie unter Punkt 4 beschrieben.

6. Wenn Sie alle Reisen für ein Monat eingegeben haben, erstellen Sie mit dem Analysemodul eine Monatsabrechnung

   1. Öffnen Sie ihren Browser und geben Sie folgende Adresse ein http://80.120.60.135:7778/discoverer/viewer

   2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Passwort ein. Tragen Sie im Feld Datenbank den Wert "SPV" ein und melden Sie sich an.

   3. Öffnen Sie die Arbeitsmappe RK-Monatsabrechnung für das Land im dem Sie tätig sind.

   4. Geben Sie Ihre Firma und das Monat für das Sie die Liste drucken im Format DD.MM.YYYY - immer den Monatsersten des gewünschten Monats angeben - an und starten Sie die Abfrage.

01.12.2008 liefert dabei alle Reisekostenabrechnungen des gesamten Dezembers.

1. 5. Wenn Sie die Monatsabrechnung vor sich haben, klicken Sie links oben im Bereich Aktionen auf exportieren.

   6. Wählen Sie als Format "Portable Document Format (PDF) (*.pdf)" aus und klicken Sie auf Weiter.

   7. Speichern Sie das File ab und senden Sie es an Ihren Vorgesetzen.

b) Aufgaben des Abteilungsleiters:

Wenn offene Reisen für Sie zum Bearbeiten anstehen, sehen Sie in der Einstiegsmaske den Hinweis:

1. Öffnen Sie die Aufgabenliste mit Doppelklick auf die rote Schrift oder über die Menüpunkte Abrechnen/Worklist. In dieser Maske wird je Reise eine Zeile ausgegeben.  
   Wenn Sie eine Übersicht über alle Reisen der einzelnen Dienstnehmer haben wollen, öffnen Sie die Maske Abrechnen/Worklist gruppiert. In dieser Maske wird je Dienstnehmer einen Zeile ausgegeben, in der alle Reisen des angegebenen Zeitraums gruppiert werden.

2. Kontrollieren Sie die Reisen. Um die Reise mit allen Details anzuzeigen, setzen Sie Ihren Cursor in die Zeile der Reise oder des Dienstnehmers, die/den Sie kontrollieren möchten und drücken Sie auf den Button damit sich die Reisekostenmaske öffnet.

3. Genehmigen Sie die Reise oder lehnen Sie sie ab:
   Genehmigen Sie die Reise, indem Sie den Cursor in die gewünschte Zeile setzen oder bei allen zu genehmigenden Reisen oder Dienstnehmer die Checkbox ganz links aktivieren und anschließend auf den Button klicken. In diesem Fall wird automatisch eine Lohnverrechnungsreise erstellt.
   Lehnen Sie die Reise ab, indem Sie den Cursor in die gewünschte Zeile setzen. Tragen Sie im Feld Begründung ein, warum Sie die Reise ablehnen und klicken Sie auf den Button .

c) Aufgaben des Vertriebsmitarbeiters:

Wenn Ihre Anträge genehmigt oder abgelehnt wurden, sehen Sie in der Einstiegsmaske den Hinweis:

1. Öffnen Sie mit Doppelklick auf die rote Schrift oder über Abrechnen/Worklist Ihre Aufgabenliste. Darin sehe Sie je Reise eine Zeile und jeweils ob diese Reise genehmigt oder abgelehnt wurde.

2. Wurde eine Reise genehmigt, erhalten Sie dazu eine Nachricht zur Bestätigung. Um diese Nachricht aus ihren offenen Aufgaben zu löschen, setzen Sie den Cursor in die gewünschte Zeile und klicken Sie auf den Button . Diese Aufgabe wird in Ihre bearbeiteten Objekte verschoben.
   Bei genehmigten Reisen endet der Workflow an dieser Stelle.

Wurde eine Reise abgelehnt, erhalten Sie ebenfalls eine Nachricht. Wurde die Reise grundsätzlich abgelehnt, ist diese Aufgabe als Benachrichtigung zu sehen. Mit dem Button wird diese Aufgabe in Ihre bearbeiteten Objekte verschoben. Der Workflow endet in diesem Fall an dieser Stelle.
Wurden nur Teile der Reise abgelehnt (falsche Nebengebühren verwendet, unrealistische Kilometergeld Höhe, etc.) muss der Workflow von neuem angestoßen werden.
Öffnen Sie dazu mit dem Button oder über den Menüpunkt Abrechnen / Reisekosten erfassen die IST-Reisen. Wählen Sie die abgelehnte Reise aus und kopieren Sie diese in dem Sie nach einander die Funktionstasten F6 (neuer Datensatz) und F4 (vorhergehenden Datensatz kopieren) drücken.
Ändern Sie die Reise wie gewünscht ab und starten Sie den Workflow erneut wie unter a) 4. weiter oben beschreiben.

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