Dokumentenübersicht

In dieser Maske sehen Sie alle hochgeladenen Dokumente ins SelfService.

Wird diese Maske aus dem Personalmanager aufgerufen, werden nur die Dokumente für den ausgewählten Dienstnehmer angezeigt.

Das "Freigabe ab"- und "Freigabe bis"-Datum können Sie jederzeit ändern.

Sie können hier Dokumente nur hochladen wenn Sie das Modul Mitarbeiter SelfService Lohn in Verwendung haben.

Felder

BEREICH Dokumente

Baumstruktur

Hier sehen Sie die Baumstruktur (Hierarchie) der Rubriken.

Sie haben hier die Möglichkeit nach Dokumenten in bestimmten Rubriken zu filtern, indem Sie eine Rubrik aus der Struktur auswählen.

Dieses Symbol zeigt Ihnen an, dass es sich bei dieser Rubrik um einen systemweiter handelt.

Dieses Symbol zeigt Ihnen an, dass es sich hierbei um eine Rubrik handelt, die der ausgewählten Firma direkt zugeordnet wurde.

Dienstnehmer

Hier sehen Sie die Nummer und den Namen des Dienstnehmers.

Mit diesem Button können Sie nach einem Dienstnehmer selektieren.

Mit diesem Button können Sie eine zuvor getroffene Dienstnehmerselektion ändern.

Dieser Button ist nur sichtbar, wenn Sie eine Filterung vorgenommen haben. Durch diesen Button werden die Filter entfernt.

Rubrik

Hier sehen Sie die Rubrik, in der das Dokument gespeichert ist.
Wird eine Rubrik aus der Auswahlliste ausgewählt, wird sofort auf diese Rubrik abgefragt.

Art

Hier sehen Sie die Art des hochgeladenen Dokumentes.

Freigabe ab

Hier sehen Sie den Tag, ab dem das Dokument freigegeben ist. Ab diesem Tag wird das Dokument im SelfService-Modul angezeigt.

Freigabe bis

Hier sehen Sie den Tag, bis zu dem das Dokument freigegeben ist. Dies ist der letzte Tag, an dem das Dokument im SelfService-Modul angezeigt wird.

Dienstnehmer zuweisen (nur wenn Dokumenteneingang lizenziert)

Mit diesem Button haben Sie die Möglichkeit das ausgewählte Dokument einem anderen Dienstnehmer zuzuweisen.
Bei Klick auf diesen Button öffnet sich eine neue Maske in der Sie mehrere Dienstnehmer hinzufügen können.

Masken zuweisen (nur wenn Dokumenteneingang lizenziert)

Mit diesem Button haben Sie die Möglichkeit für das ausgewählte Dokument verbundene Masken zu definieren.

Dokumentvorschau

Über diesen Button starten Sie für das ausgewählte Dokument eine Vorschau.

Dokument

Hier sehen Sie den Klartextnamen des Dokuments.

Unter diesem Namen sieht der Dienstnehmer das hochgeladenen Dokument im SelfService.

Erstelldatum

Hier sehen Sie das Datum, an dem das Dokument hochgeladen wurde.

Kommentar

Hier sehen Sie das Kommentar zum jeweiligen Dokument.

Buttons

Alle Dokumente anzeigen

Über diesen Button legen Sie fest, ob nur Dokumente angezeigt werden sollen, die am aktuellen Tag auch im SelfService angezeigt werden, oder auch solche, die noch nicht, oder noch nicht freigegeben sind.

Wird die Maske über Auswertungen/Personal/Sonstiges/Dokumentenübersicht aufgerufen, werden standardmäßig alle Dokumente angezeigt. Wird die Maske aus dem Personalmanager aufgerufen, werden nur die aktuellen Dokumente angezeigt.

BEREICH Dokument

Dokument hochladen

Mit diesem Button laden Sie ein neues Dokument hoch. Ein Dokument kann mehreren Dienstnehmern gleichzeitig zur Verfügung gestellt werden. Die Auswahl der verschiedenen Dienstnehmern erfolgt über eine Mehrfachselektion. Der Freigabezeitraum und die Rubrik können festgelegt werden, gelten jedoch für alle Dienstnehmer gleich.

ein Dokument löschen

Mit diesem Button löschen Sie das aktuell ausgewählten Dokument.

BEREICH Anzeige

Freigabedatum ändern

Mit diesem Button kann das "Freigabe ab"- und/oder das "Freigabe bis"-Datum der aktuell angezeigten Dokumente geändert werden.

alle Dokumente löschen

Mit diesem Button löschen Sie alle aktuell angezeigten Dokumente.

Dokumente mit einem Datensatz verbinden

Wenn die Maske Dokumentenübersicht über zugeordnete Masken (nur bei Eintrittsdaten, Persönliche Sätze, Lohnartenzuordnung, Qualifikation und Zertifikaten) geöffnet wird, dann verändert sich die Darstellung minimal.

In diesen drei genannten Masken haben Sie die Möglichkeit Dokumente direkt mit einem Datensatz zu verbinden.

Diese Verbindung kann durch den Dokumenteneingang aus dem SelfService erfolgen oder manuell über die jeweilige Maske.

Die Zuordnung eines Dokuments ist über People Analytics auswertbar.

Zuordnung aus dem SelfService:

1. Bevor Sie Dokumente im SelfService hochladen können, definieren Sie in der Berechtigungsverwaltung Rubriken und verändern Sie die Rollen entsprechend.
   Nähere Informationen dazu finden Sie unter Zusatzmodule SelfService / Gehaltszettel und Dokumente im SelfService/Einstellungen in der Berechtigungsverwaltung.
   

2. Nachdem die Einstellungen in den Rubriken, Rollen durchgeführt, die Module für die Benutzer zugeordnet und die Zuständigkeiten definiert wurden, können die User in den Modulen Mitarbeiter bzw. Vorgesetzten SelfService einsteigen.
   Dort sehen die User auf der Hauptseite sowohl die Rubriken für die Gehaltszettel als auch die Anträge für die Meldungen.
   Um ein neues Dokument hochzuladen wechseln Sie in den Reiter "Dokumente" und dort klicken Sie auf den Button "Neue Meldung".
   Nun öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie ein Dokument mit oder ohne Anhang hochladen können.
   Dort wählen Sie die gewünschte Rubrik, die Art (die ausgewählte Art muss mit den Masken Eintrittsdaten, Persönliche Sätze oder Lohnartenzuordnung verknüpft sein) und ein Dokument aus.
   Wenn der Workflow hinterlegt ist, dann erscheint nach Auswahl der Rubrik und der Art ein neues Feld, in dem Sie den Genehmiger auswählen können.
   

3. Danach klicken Sie auf Absenden und das Dokument befindet sich im Workflow.

4. Nun hat der Vorgesetzte und auch die Personalverrechner, die Möglichkeit dieses Dokument freizugeben.

5. Die Personalverrechner haben zusätzlich noch die Möglichkeit über den LHR Lohn in der Maske "Nachrichtenempfänger" anhand des Dokuments eine Änderung in den zugeordneten Masken vorzunehmen, ehe der Antrag bestätigt wird.
   

   1. Dazu muss im LHR Lohn die Nachrichtenmaske geöffnet werden. Dort findet sich der Antrag des Mitarbeiters und im rechten Bereich werden alle Masken angeführt, die mit der ausgewählten Dokumentenart verbunden sind. Über das Zahlrad kann die gewünschte Maske geöffnet werden.
      
      

   2. Damit öffnet sich die ausgewählte Maske und es können neue Datensätze eingefügt werden.
      Beispiel: Persönlicher Satz für die Arbeitszeitänderung mit dem Dokument der Dienstvertragsänderung verknüpfen
      Hier wurde nun über die Maske Nachrichten im rechten Bereich die Maske "Persönliche Sätze" ausgewählt, ein neuer Satz für die Arbeitstage pro Woche hinterlegt und dann beim Speichern werden Sie gefragt, ob Sie das Dokument mit diesem neuen Satz verbinden möchten. Sie haben auch die Möglichkeit einen weiteren Satz (Arbeitsstunden pro Woche) mit diesem einem Dokument zu verbinden.
      

Zuordnung manuell in den drei genannten Masken:

Damit Sie ein Dokument direkt mit einem Datensatz in der Personalverrechnung verbinden können, muss mindestens schon ein Dokument für den Mitarbeiter hochgeladen worden sein.
Dann öffnen Sie die Maske Eintrittsdaten, Persönliche Sätze oder Lohnartenzuordnung", wählen eine Zeile aus, der Sie ein Dokument zuordnen möchten (bsp: Persönlicher Satz für die Arbeitszeitänderung mit dem Dokument der Dienstvertragsänderung) und öffnen Sie dann die Dokumentenzuordnung anhand des Icons in der Symbolleiste.
Dadurch öffnet sich die Maske "Dokumentenübersicht". Hier sehen Sie nun alle Dokumente, die anhand der Dokumentenart dieser Maske zugeordnet wurden.

Die Zuordnung einer Maske zu einer Dokumentenart erfolgt über die Berechtigungsverwaltung über die Rubriken.

Nun haben Sie hier mittels des Symboles die Möglichkeit das ausgewählte Dokument dem ausgewählten Datensatz zuzuordnen.
Mit dem Symbol haben Sie die Möglichkeit die Zuordnung wieder zu löschen.

Fenster

Onlineabrechnung/Personalmanager

Rubriken

Word Integration