Reisekosten im SelfService

Bei Lohn & HR gibt es drei eigenständige Module, die für das Mitarbeiter & Vorgesetzten SelfService erworben und eingerichtet werden können:

  1. LHR Reisekosten

  2. Zusatzmodul LHR Fahrtenbuch

  3. Zusatzmodul LHR Workflow

 

Grundsätzliches

Das Modul SelfService kann über eine html-Oberfläche aufgerufen werden. Die Website ist auch als https verwendbar und kann über alle Browser geöffnet werden.

Sie haben auch die Möglichkeit das SelfService über Tablet-PC's oder Smartphones zu nutzen.

 

  In der Reisekostenübersicht werden bereits ausgetretene Dienstnehmer nicht standardmäßig angezeigt. Ist diese Anzeige erwünscht, so können Sie in den Rollenberechtigungen für den Menüpunkt RK_UEBERSICHT unter den Feldberechtigungen die Checkbox OHNE_AUSGETRETENE_DN deaktivieren. Dann kann sich der Endanwender per Checkbox in der Reisekostenübersicht im SelfService die ausgetretenen Dienstnehmer anzeigen lassen.

 

Vorgehensweise

Die Voreinstellungen in der Admin-Oberfläche sowie Einstellungen für die Aktivierung der Reisekosten im SelfService, werden im Zuge des Consultings gemeinsam aufgebaut.
Anbei die wichtigsten Eckpunkte

 

  1. Damit sämtliche Funktionen der Reisekosten im Web gegeben sind, müssen die Voreinstellungen dafür in der Admin-Oberfläche der Reisekosten aktiviert bzw. gesetzt werden.
    Diese Einstellungen werden im Zuge des Consultings gemeinsam aufgebaut.
    Anbei die wichtigsten Eckpunkte, welche Sie genauer unter Reisekosten/Grundlagen und Allgemeines Reisekosten nachlesen können.
    1. Firma / Firmenstamm - Aktivierung des Inlandskürzel
    2. Firma / Kollektivverträge - Aktivierung der kollektivvertraglichen Einstellungen für Reisekosten
    3. Firma / Vorsteuersätze - Hinterlegung der möglichen Vorsteuersätze
    4. Firma / Parameter / Parameter Seite 1 -3 - firmeninterne Einstellungen für die korrekte Erfassung und Abrechnung der Reisekosten
    5. Dienstnehmer / variabler Dienstnehmerstamm - Seite 2 - eventuelle Übersteuerung der Gebührenstufen
    6. Reisekosten / Nebenkosten - Hier erfassen Sie sämtliche Nebenkosten, die für die Belegerfassung relevant sind
    7. Reisekosten / Verkehrsmittel - Hier erfassen Sie sämtliche Verkehrsmittel (privat und dienstlich), die den Mitarbeitern zur Auswahl stehen sollen. In dieser Maske definieren Sie auch wieviel arbeitsrechtlich ausgezahlt werden kann.
    8. Reisekosten / Zwölfteldefinition - Hinterlegen Sie hier die nach Ihrem KV gültigen Zwölfteldefinitionen
    9. Reisekosten / Kontierung - In dieser Maske hinterlegen Sie für die Geschäftsfälle Taggeld, Nachtgeld, Fahrgeld, Nebenkosten, Vorschuss und Reiseentschädigung Fibukonten für die Verbuchung.
    10. Reisekosten / Reisetyp - Hier hinterlegen Sie ob die Reisen nach der 24-Stunden- oder Kalendertagsregelung gerechnet werden. Weiters, weisen Sie hier dem Reisetyp die Zwölfteldefinition für Inland- und Auslandstagsatzberechnung zu und definieren ob Taggeld, Nachtgeld und Hotelrechnungen gerechnet werden.
    11. Reisekosten / Gebührenstufe - In dieser Maske definieren Sie die Gebührenstufen je Kollektivvertrag für das Inland und das Ausland. Aufgrund der Gebührenstufen kann in der Maske Reisekosten/Reisesätze/Kategoriesätze der Tagsatz/Nachtsatz festgelegt/gefunden werden.
    12. Reisekosten / Reisesätze/Kategoriereisesätze - In dieser Maske definieren Sie pro Gebührenstufe den Tag- und Nachtsatz.
  2. Steigen Sie nun in die LHR Berechtigungsverwaltung ein und aktivieren Sie in der Rolle (Datenzugriff/Rollen) für das Modul Mitarbeiter SelfService / Vorgesetzten SelfService den Reiter Reisekosten und deren Unterpunkte. Passen Sie dazu die Rolle der Mitarbeiter an oder legen Sie eine neue Rolle für die Reisekosten an.

  3. Mit dem Button Zusatzrechte haben Sie die Möglichkeit noch mehr Einschränkungen zu definieren, beispielsweise bis zu welchem Status eine Reise noch bearbeitet werden kann oder ob die Rolle die Berechtigung hat Reisen freizugeben.

  4. Mit dem Button Workflow haben Sie die Möglichkeit (wenn Sie diesen ebenfalls lizenziert haben) eine mehrstufige Beantragung einer Reise zu definieren.
    Hier haben Sie die Möglichkeit für unterschiedliche Bedingungen einen Workflow zu definieren, das sowohl für die geplanten als auch die erfassten Reisen.



 

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Grundlagen und Allgemeines Reisekosten

Rollen