Reisekostenworkflow

Der Reisekostenworkflow ist ein Modul zur Abwicklung eines elektronisch gestützten Workflows. Für den Workflow gibt es vier neue Masken im LHR Lohn Paket Reisekosten. Der Workflow ist ein eigenständiges, kostenpflichtiges Modul. Wenn Sie Interesse daran haben, wenden Sie sich bitte an Ihren kaufmännischen Ansprechpartner bei Lohn & HR GmbH oder an den Support.

Übersicht

Grundsätzlich ist der Workflow in 3 Phasen gegliedert. Diese Phasen unterscheiden sich im LHR Lohn durch drei unterschiedliche Masken. Es kann je USER gesteuert werden in welcher Phase dieser den Workflow beginnt.

 

Reisekosten beantragen	In einem ersten Schritt werden Reisen vor deren Durchführung beantragt. Die Anträge werden dabei unter Abrechnen/Reisekosten beantragen erfasst. Die Freigabe erfolgt in der Maske Abrechnen/Worklist oder Abrechnen/Worklist gruppiert. Eine solche Reise lässt sich auch über die Art "ANT" erkennen. Die Phase endet damit, dass der zuständige Vorgesetzte entweder den Antrag freigibt oder ihn ablehnt.
Reisekosten erfassen	Im zweiten Schritt wird eine Reise durchgeführt. Dieser Schritt wird auch als IST-Reise bezeichnet. Diese Reisekosten werden unter Abrechnen/Reisekosten erfassen erfasst. Wurde für diese Reise bereits ein Antrag gestellt, kopiert man die bereits vorhandenen Daten aus dem genehmigten Antrag in die Reise. Bei allen anderen Reisen gibt man die Informationen zur Reise ein. Eine solche Reise lässt sich auch über die Art "IST" erkennen. Die Phase endet damit, dass der zuständige Vorgesetzte entweder die Reise entweder freigibt oder sie ablehnt. Dies erfolgt in der Maske Abrechnen/Worklist oder Abrechnen/Worklist gruppiert. Wird eine IST-Reise freigegeben wird automatisch einen LV-Reise eingetragen.
Reisekosten abrechnen	Im dritten und letzten Schritt wird die Reise für die AbrechnungDie Abrechnung ermittelt die Bruttolöhne oder –gehälter, die gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben sowie den Auszahlungsbetrag an die Dienstnehmer. Dies geschieht unter Berücksichtigung etwaiger Aufrollungen aus Vormonaten. freigegeben. Diese Reisen werden unter Abrechnen/Reisekosten abrechnen eingegeben. Eine solche Reise erkennt man auch an der Art "LV" (Lohnverrechnung). Reisen, zu denen es eine IST-Reise gibt, werden automatisch durch die Freigaben der IST-Reise in diese Maske eingetragen. Reisen für Mitarbeiter die den Workflow nicht benötigen, werden in dieser Maske eingegeben. Diese Phase endet damit dass die Checkbox "freigabe" in dieser Maske durch die zuständige Person in der Personalabteilung aktiviert und damit die Reise bei der nächsten Abrechnung ausbezahlt und verbucht wird.

 

Bei Reisekostenanträgen so wie bei IST-Reisen gibt der Erfasser an, wer seine Reise freigeben wird. Zur Auswahl stehen alle ihm übergeordneten Benutzer welche Freigaberechte haben.

Grundlegende Einstellungen

Bevor der Workflow genutzt werden kann, muss schematisch geklärt werden wie der Prozess aussehen soll. Gibt es einen Prozess der für alle Benutzer identisch ist oder haben verschiedene Gruppen unterschiedliche Abläufe?

Basierend darauf werden anschließend die Berechtigungen konfiguriert.

Je Benutzer können dabei folgende Parameter gesteuert werden

• auf welche Masken bzw. auf welche Felder in diesen Masken hat der Benutzer Lese und auf welche Schreiberechte

• Hat der Benutzer das Recht im Workflow Arbeitsschritte zu genehmigen

• Hat der Benutzer das Recht eine LV-Reise für die Echtabrechnung freizugeben

• Kann der User alle Reisen von Mitarbeitern sehen für die er berechtigt ist oder nur jene Reisen die er selbst erfasst hat.

Näheres können Sie im Thema Konfiguration des Workflows lesen.

Ablauf des Workflows

Mit nachfolgendem Schaubild wird der maximal mögliche Ablauf dargestellt:

Eine Verkürzung zu Beginn ist insofern möglich, als dass der Workflow jeweils am Beginn eines Bereiches (ANT-Reisen, IST-Reisen, LV-Reisen) begonnen werden kann.

Weiters kann der Workflow verkürzt werden, in dem man IST-Reisen nicht an den Vorgesetzten weiterleitet sondern statt dessen direkt an die Reisekosten-Administratoren dieser Firma. Dadurch wird bei Freigabe die generierte LV-Reise automatisch für die Auszahlung freigegeben. Der vorletzte Prozess "Endkontrolle durch RK-Admin und Endfreigabe" entfällt somit.

 

Aufgaben

Konfiguration des Reisekostenworkflows

Berechtigungsverwaltung - Einstellungen