Anlage des Dienstnehmers - Vergabe von Dienstnehmernummern

Dieses Thema erklärt Ihnen, wie Sie bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen eines Dienstnehmers im LHR Lohn die Dienstnehmernummer richtig vergeben.

Grundsätzlich vergeben Sie pro Dienstnehmer im LHR Lohn eine Dienstnehmernummer. Bei Mischungen von verschiedenen Beschäftigungsverhältnissen pro Dienstnehmer ist es allerdings in bestimmten Fällen erforderlich, einen Dienstnehmer zwei oder mehrmals anzulegen, damit das ELDA Meldewesen im LHR Lohn die Lohnzettel Finanz und E18 richtig erstellen kann.

Damit eine Verknüpfung zwischen den Dienstverhältnissen besteht, verwenden Sie die Zuordnung über die Funktion Master-Child. Mehr dazu lesen Sie unter Lohn-/Gehalt/Themen/Parallele Dienstverhältnisse (Master-Child).

BVK-Ab-Datum

Wenn Sie für zwei Dienstverhältnisse in einer Firma im LHR Lohn eine Dienstnehmernummer verwenden, beachten Sie, dass diese für die BV-Pflicht grundsätzlich getrennt zu beurteilen sind. Es darf jedoch keine Umgehung vorliegen. Somit ist grundsätzlich auch für das zweite Angestelltendienstverhältnis der erste Monat beitragsfrei.

Wir empfehlen in solchen Fällen, zwei Dienstnehmernummer im LHR Lohn zu vergeben/anzulegen.

In folgenden Beschäftigungsfällen verwenden Sie eine Dienstnehmernummer:

Überschneidung der Dienstverhältnisse bei Voll- oder geringfügigen/fallweisen Beschäftigung (keine freien Dienstverträge)

Beispiel:
Arbeitsrechtliches Ende der Beschäftigung: 31.07.2025
Ende des Entgeltanspruches:                        15.09.2025
Wiedereintritt:                                                   20.09.2025

Das Finanzamt benötigt hierfür zwei Lohnzettel Finanz-Teile.
Lösung:
Lohnzettel Finanz 2025 wird von 01.2025 bis 07.2025 und von 09.2025 bis 12.2025 erstellt.
Dies sind in Summe zwei Zeilen in einem Datenträger.
L16-Formular:
Da am Lohnzettel Finanz-Formular (L16 Formular) immer Daten angeführt sind, die auch der Datenträger beinhaltet, erhält das L16 Formular zwei Seiten:
1. Seite: Lohnzettel Finanz-Teil von 01.01.2025 bis 31.07.2025
2. Seite: Lohnzettel Finanz-Teil von 01.09.2025 bis 31.12.2025

Mischung aus Voll- und geringfügigen oder fallweisen Beschäftigung (keine freien Dienstverträge)

Der Dienstnehmer ist zuerst voll beschäftigt und nachher geringfügig oder fallweise beschäftigt oder umgekehrt.

Beispiel:
Beschäftigtengruppe B002 Angestellter:                           von 15.01.2025 bis 30.06.2025

Beschäftigtengruppe B030 geringfügiger Angestellter: von 01.07.2025 bis 30.09.2025

Beschäftigtengruppe B002 Angestellter:                           von 01.10.2025 bis 31.12.2025

Lösung:

Lohnzettel Finanz 2024 wird von 01.2025 bis 12.2025 mit der sozialen Stellung "3 - Angestellte/Angestellter" anzugeben, da der Dienstnehmer in diesem Jahr überwiegend vollbeschäftigt war.

Mischung aus Voll- oder geringfügigen oder fallweisen Beschäftigung und Grenzgänger oder Auslandstätigkeit

Der Dienstnehmer ist zuerst voll, geringfügig oder fallweise beschäftigt und gleich danach - während des Jahres - ein Grenzgänger oder übt eine Auslandstätigkeit aus, oder umgekehrt. Dabei ist nicht relevant, ob sich die Dienstverhältnisse überschneiden.
Für Grenzgänger Auspendler (= Lohnsteuergruppe "X") sind keine Lohnzettel SV/Finanz zu übermitteln.

Für Grenzgänger Einpendler (= Lohnsteuergruppe "G") ist seit 2024 ein Lohnzettel SV, aber getrennte Lohnzettel Finanz zu übermitteln.

Wechselt ein Dienstnehmer während eines Kalenderjahres die Lohnsteuergruppe auf „G“ (Grenzgänger), werden zwei Lohnzettel Finanz Teile erzeugt.

Beispiel:

Wechsel der Lohnsteuergruppe von O auf G ab 01.04.2014, es werden folgende zwei Lohnzettel Finanz Teile erzeugt:

LZ Finanz 01 - 03 mit der Lohnzettelart 1 Inland

LZ Finanz 04 - 12 mit der Lohnzettelart 8 Ausland

Für die Auslandstätigkeit ist ein eigener Lohnzettel Finanz zu übermitteln, der Lohnzettel SV Teil ist auch getrennt zu übermitteln.

Das erkennt das Programm automatisch.

Falls diese L16 mit verschiedenen Adressen ausgestellt werden sollen, haben Sie in der Maske Allgemeine Dienstnehmerdaten (Stammdatenmenü/Personal) die Möglichkeit, die Adressen mit folgenden Kürzel zu erfassen

L16_PLZ - Postleitzahl für L16

L16_STKZ - Staatenkennzeichen für L16

L16_STR - Straße für L16

Wenn bei diesen Kürzel das Feld "Zusatz" leer ist, wird die aktuelle Adresse aus dem Dienstnehmerstamm herangezogen.

In folgenden Beschäftigungsfällen verwenden Sie zwei Dienstnehmernummern:

Überschneidung von Arten von Dienstverhältnisseen (normale Beschäftigung, kürzer wie ein Monat, fallweise Beschäftigung)

Bei einer Überschneidung von unterschiedlichen Dienstverhältnis-Arten, benötigen Sie zwei Dienstnehmernummern.

Mischung von Lohnsteuergruppe G- Grenzgänger und O - Ohne Alleinverdiener und ohne Alleinerzieher Absetz Betrag

Ein Wechsel zwischen der Lohnsteuergruppe "O - Ohne Alleinverdiener und ohne Alleinerzieher Absetz Betrag" und "G - Grenzgänger" ist während des Monats nur mit zwei Dienstnehmernummern möglich!
Der Grund ist, wenn der Dienstnehmer zB den Fabo+ oder Alleinverdiener mit Kinderzuschlag hätte (oder andere bestimmte LSt-Paragraphen), dann müsste diese Berechnung auch gesondert aufgeteilt/aliquotiert werden und das ist nicht bei jedem Paragraphen erlaubt bzw. das wird vom Programm nicht unterstützt.

Mischung aus Voll- oder geringfügigen oder fallweisen Beschäftigung und freien Dienst- oder Werkverträgen

Der Dienstnehmer ist zuerst voll, geringfügig oder fallweise beschäftigt und gleich danach ein freier Dienstnehmer oder Dienstnehmer mit Werkvertrag, oder umgekehrt. Dabei ist relevant, ob sich die Dienstverhältnisse überschneiden. Überschneiden sich diese, dann verwenden Sie zwei Dienstnehmernummern ansonsten können Sie bei einer bleiben.
Legen Sie einmal eine mit der Voll-, geringfügigen oder fallweisen Beschäftigung an und einmal mit freiem Dienst- oder Werkvertrag an.

Diese Logik hat eine Auswirkung auf die mBGM.

Beispiel:
arbeitsrechtliches Ende der Beschäftigung: 31.01.2022
Ende des Entgeltanspruches:                         09.02.2022
Wiedereintritt fallweise:                                   04.02.2022

mBGM benötigt bis 09.02.2022 eine G1 Meldung und für den 04.02.2022 eine G3 Meldung.

Da nur ein Variabler Dienstnehmerstamm existieren würde, kann die Meldung nicht getrennt erfolgen und somit würde bei einer Dienstnehmernummer im Monat 02.2022 nur eine G3 Meldung erzeugt werden.

Mischung aus Voll- oder geringfügigen oder fallweisen Beschäftigung und Beschäftigung nach § 69/1 EStG - Taglöhne

Der Dienstnehmer ist zuerst voll, geringfügig oder fallweise beschäftigt und gleich danach erhält er Taglöhne nach § 69/1 EStG, das bedeutet, seine Lohnsteuergruppe in der Maske Variable Dienstnehmerdaten ändert sich auf "Vx", oder umgekehrt.
Da für Dienstnehmer nach § 69/1 EStG keine Lohnzettel Finanz zu übermitteln sind, legen Sie in diesem Fall den Dienstnehmer mit zwei Dienstnehmernummern an: Einmal mit der Voll-, geringfügigen oder fallweisen Beschäftigung an und einmal als Dienstnehmer nach § 69/1 EStG an.

Mehrere Leistungen eines freien Dienstnehmers

Für jede Leistung eines freien Dienstnehmers ist eine Dienstnehmernummer zu vergeben, damit die Leistungsentgeltgrenze ohne USt richtig für das E18 ermittelt wird.

Eine Erstellung des E18 muss gemäß RZ 8312 unterbleiben, wenn

1. • weder das insgesamt geleistete (Netto)Entgelt ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze 900 € im Kalenderjahr übersteigen noch

   • das (Netto)Entgelt ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze für jede einzelne Leistung mehr als 450 Euro im Kalenderjahr betragen.

Das bedeutet:

1. • Übersteigt die Summe aller geleisteten (Netto) Entgelte ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze (B1-B8) 900 € im Kalenderjahr, so ist für jene Leistungsarten ein E18 zu erstellen, für die mehr als € 450,-- geleistet wurden.

   • Übersteigt die Summe aller geleisteten (Netto)Entgelte ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze (B1-B8) 900 € im Kalenderjahr NICHT, sind KEINE E18 auszustellen, egal wie hoch die Honorare nach den einzelnen Leistungen waren.

Für die Erstellung der E18-Meldungen werden die Dienstnehmer auf Grund der (eindeutigen) SV-Nummer zusammengefasst und gemeinsam dahingehend überprüft, ob eine Übermittlung der Werte an das Finanzamt nötig ist.

Die Dienstnehmerart Bezeichnet die Art des Dienstverhältnisses (z.B. Angestellte, Arbeiter, Lehrlinge, Beamte, Ferialpraktikanten). Die Dienstnehmerart hat Auswirkungen auf die korrekte Abrechnung. Sie kann vom Benutzer selbst nicht angelegt werden. in der Maske Variable Dienstnehmerdaten bestimmt, wie die Art der erbrachten Leistung auf der Mitteilung § 109a EStG (E18) ausgewählt wird.
Dabei ist laut Finanzamt zu beachten, dass für ein Kalenderjahr pro Auftraggeber, Auftragnehmer und Leistungsart nur eine Mitteilung übermittelt werden darf (bei mehrmaliger Tätigkeit bzw. Art der erbrachten Leistung mit summierten Beträge).
Werden für einen Auftragnehmer mehrere Mitteilungen mit gleicher Leistungsart gesandt, so können diese nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden.

BVAEB - mBGM Erstellung (eine oder mehrere Dienstnehmernummern)

Themen

Parallele Dienstverhältnisse (Master-Child)