Drucken Sie eine Summenkontrollliste mit aktivierter Checkbox "Nur Differenzen" vom betroffenen Buchungsdatum (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung), um die betroffenen Dienstnehmer und das Monat zu eruieren.
Kontrollieren Sie im Eurolohn/Work Verzeichnis, ob es die Protokolldatei fehler.lst mit dem betroffenen Datum und Uhrzeit gibt. Wenn ja, öffnen Sie diese mit dem Editor/Notepad und Sie sehen, ob der betroffene Dienstnehmer angeführt ist. Sehen Sie in der Onlinehilfe unter "Probleme und Lösungswege" das Thema Meldungen der Datei "Fehler.lst" nach,Thema Fehlermeldungen vom Buchhaltung Programm "Programmteil in Fehlermeldungen Maske: "bubelmain"" bzw. schicken Sie die Datei an LHR Lohn Support.
Drucken Sie einen Jahresbuchungsbeleg ohne Datum aus (Auswertungen/Jährlich/Jahresbuchungsbeleg/Nach Beleg). Wenn hier keine Differenz zwischen Soll und Haben Seite ersichtlich ist, dann haben Sie in Summe keine Differenzen und der neue Buchungsbeleg mit der Differenz ist nur ein Ausgleich einer alten Differenz. Drucken Sie in diesem Fall vorherige Buchungsbelege aus (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Nach Belegnummer) und kontrollieren auf welchem die alte Differenz angeführt war. Wenn immer noch eine Differenz besteht lesen Sie den Punkt 4.
Unterscheiden Sie auf der Summenkontrollliste (s. Punkt 1) ob der Dienstnehmer bei den Reisekosten (wenn Paket Reisekosten in Verwendung ist) oder bei der monatlichen Abrechnung Differenzen hat, und lesen Sie unten weiter beim entsprechenden Punkt.
Kontrollieren Sie in der Abrechnungsansicht vom betroffenen Monat und Dienstnehmer, ob alle Lohnarten abgerechnet wurden. Addieren Sie alle Lohnarten, subtrahieren Sie die Lohnsteuer und die Sozialversicherung laut Registerkarte "Abrechnung" und kontrollieren Sie, ob auf dieser Registerkarte der Brutto- und Netto-Betrag stimmen.
Kontrollieren Sie, ob bei jeder Lohnart, die beim Dienstnehmer abgerechnet ist, ein Fibu-Konto hinterlegt ist.
Starten Sie für das betroffene Monat und Dienstnehmer eine Probeabrechnung. Kontrollieren Sie, ob die Protokolldatei fehler.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis entsteht. Kontrollieren Sie ob die Probeabrechnungsansicht von der Abrechnungsansicht abweicht. Wenn die zwei Ansichten abweichen und die Probeabrechnungsansicht stimmt, starten Sie eine Echtabrechnung für das betroffene Monat und Dienstnehmer. Sehen Sie weiter unten welche Möglichkeiten Sie haben, um den Buchungsbeleg zu korrigieren.
Kontrollieren Sie die Reisekostenabrechnungsmaske von der betroffenen Reise.
Kontrollieren Sie, ob bei der Reise die Kontierung fehlt (Maske Reisekosten/Kontierung). Differenzen entstehen wenn Sie bei einer Reise zB Vorsteuer oder Taggeld eingegeben haben, aber keine Kontierung (Fibu-Konten) für diese hinterlegt haben.
Kontrollieren Sie, ob die Vorsteuer falsch händisch übersteuert wurde (zB 20% Vorsteuer von 1.000,-- wurde mit 300,-- statt 200,-- übersteuert).
Kontrollieren Sie, wie viele Tage der Dienstnehmer auf Reise war und ob die Nächtigungen in Ordnung sind. Die Summe der Nächtigungen und Nächtigungen ohne Pauschale (nicht verrechenbare Nächtigungen) müssen in Summe mit den Reisetagen übereinstimmen.
Kontrollieren Sie, ob der Dienstnehmer eine Kostenstelle eingetragen hat.
Soll/Haben Differenzen können auch entstehen, wenn bei der Berechnung der Reise Fehler auftreten. In diesem Fall erhalten Sie eine Fehlermeldung beim Speichern der Reise.
Nach der Korrektur der Abrechnung haben Sie drei Möglichkeiten um die Buchhaltung zu korrigieren:
Vorhandenen Buchungsbeleg rückstellen und neu erstellen (wenn keine Überleitung in ein externes Buchhaltungsprogramm erfolgt ist):
Stellen Sie den vorhandenen Buchungsbeleg mit dem betroffenen Datum/Uhrzeit zurück. (Systemverwaltung/Rückstellen/Zahlungsverkehr / Fibu - Checkbox im Feld "Fibu/Kostenrechnung" aktivieren)
Starten Sie die Buchhaltung neu (Abrechnungen/Abrechnung/Fibu-Kostenrechnung).
Drucken Sie danach den Buchungsbeleg (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung).
Buchungsbeleg mit dem Differenzausgleich: Starten Sie
die Abgaben (Abrechnungen/Abrechnung/Abgaben),
den Zahlungsverkehr (Abrechnungen/Abrechnung/Zahlungsverkehr),
die Buchhaltung (Abrechnungen/Abrechnung/Fibu-Kostenrechnung).
Drucken Sie danach den Buchungsbeleg (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung) und gegebenenfalls
erstellen Sie Datenträger für Ihre externe Buchhaltung (Kommunikation/Banken oder Firmen ...).
Differenzausgleich mit dem nächsten Buchhaltungslauf:
Warten Sie auf den nächsten Buchhaltungslauf (monatlichen Abschluss, Batchlauf in dem die Buchhaltung eingetragen ist) und Sie erhalten einen Buchungsbeleg, der die Differenz ausgleicht (= hat genau die umgekehrte Soll-Haben Differenz).