Ein Dienstnehmer kann nicht gelöscht werden, solange er als "Benutzer" angelegt ist.Wenn Sie im LHR Lohn einen neuen Dienstnehmer anlegen, haben Sie die Möglichkeit, automatisch einen neuen User im Berechtigungsmodul anzulegen. Dies ist von Vorteil, wenn Dienstnehmer ihre Reisen extern selber erfassen (bei Verwendung des Reisekostenmoduls) oder Sie Ihren Dienstnehmern die Gehaltszettel über das Webportal zur Verfügung stellen (bei Verwendung des Moduls SelfService und Gehaltszettel im Web).
Ein Dienstnehmer kann nicht gelöscht werden, solange er als "Benutzer" angelegt ist.
Beim Anlegen eines Users mithilfe eines Vorlagenbenutzers (Defaultbenutzer), werden auch hinterlegte Passwortrichtlinien mitübernommen.
In der Berechtigungsverwaltung muss ein "Defaultuser" angelegt werden. Dieser Benutzer muss alle Rechte erhalten, die der neue Benutzer haben sollte.
Sie können mehrere Defaultbenutzer für die jeweiligen Module anlegen.
Der Name des Users ist gleichzeitig die Bezeichnung des Vorlagebenutzer, welcher Ihnen im Dienstnehmerstamm angezeigt wird.
Bei dem Standardbenutzer ist keine E-Mail-Adresse und kein Dienstnehmer zuzuweisen.
Die restlichen Felder müssen dem Wert entsprechen, die ein neuer Benutzer haben soll. Also z.B. den Wert "B" im Feld Reisekosten.
Dem Standardbenutzer müssen alle Module und Rollen zugewiesen werden, die an einen neuen Benutzer übertragen werden sollten.
Es dürfen keine Firmenberechtigungen vergeben werden! Diese werden automatisch vergeben, wenn ein neuer Benutzer durch den Automatismus angelegt wird. Es wird beim neuen Benutzer seine Dienstnehmernummer und die Firma, in der sich der Dienstnehmer befindet, eingetragen.
Um den nun angelegten Defaultbenutzer auch verwenden zu können, hinterlegen Sie unter Stammdaten/Firma/Parameter/Firmen-, Firmengruppen-, Dienstnehmergruppenparameter den Parameter "BEV: Defaultbenutzer".
Mit dem variablen Parameter "BEV: Mail_Betreff" haben Sie die Möglichkeit den Text des E-Mail-Betreffs zu ändern. Wird dieser Parameter nicht festgelegt, wird als Betreff "Willkommen zu LHR" verwendet.
Mit dem variablen Parameter "BEV: Mail_Text" definieren Sie den Text, der an einen neuen Benutzer gesendet wird. Wurde kein E-Mail-Test-Parameter hinterlegt, dann enthält die E-Mail folgenden Text:
" Sehr geehrte(r) <BENUTZERNAME> (<LOGONNAME>)!
Ihr Passwort für den Einstieg lautet: <PASSWORT> + Ihre Sozialversicherungsnummer
Mit freundlichen Grüßen
Ihr LHR Team"
Unter Stammdaten/Firma/Texte/Firmen-/Firmengruppentexte legen Sie die dafür benötigten Textinhalte an.
Mit dem variablen Parameter "BEV: User_Schema" haben Sie die Möglichkeit die Generierung des Usernamens selber zu bestimmen.
Wird kein anderes Schema angeführt, dann setzt sich der Benutzernamen aus dem Nachnamen, den ersten 2 Buchstaben des Vornamens und aus der Personalnummer zusammen.
Unter dem Menüpunkt Stammdaten/Personal/Dienstnehmerstamm - Seite 2 legen Sie fest, ob für einen bestimmten Dienstnehmer ein neuer Benutzer angelegt werden soll.
Hier legen Sie fest, ob für diesen Dienstnehmer ein Benutzer angelegt werden soll, indem Sie einen Ihrer zuvor festgelegten Defaultbenutzer auswählen.
Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben erhalten Sie folgende Meldung, sofern der Dienstnehmer keine E-Mail-Adresse im Register "Erreichbarkeiten" eingetragen hat.
Mit diesem Button wird die E-Mail-Adresse, die Sie im Feld Email-Adresse eingetragen haben im Reiter "Erreichbarkeiten" hinterlegt und dem Dienstnehmer wird eine E-Mail mit seine Zugangsdaten zugesendet.
Mit diesem Button wird ein Passwortbrief erstellt. Damit der Dienstnehmer seine Zugangsdaten erhält steigen Sie in die Berechtigungsverwaltung ein und drucken unter Listen/Passwortbrief die Zugangsdaten aus.
Mit diesem Button brechen Sie die Anlage eines Benutzers ab.
Nachdem Sie im Dienstnehmerstamm eine Vorlage ausgewählt haben, wird die Checkbox aktiviert und in der Berechtigungsverwaltung wird ein Benutzer wie folgt angelegt:
Benutzernamen
Der Benutzername setzt sich aus dem Vor- und Nachnamen zusammen. Falls 30 Stellen nicht ausreichen, wird zuerst der Vorname gekürzt.
Logonname
Der Benutzername setzt sich aus den ersten 18 Zeichen des Nachnamen, den ersten 2 Zeichen des Vornamens und von der Personalnummer zusammen.
Passwort
Das Passwort ist 12-stellig und beinhaltet sowohl Zahlen als auch Buchstaben. Die letzten 4 Stellen entsprechen der Sozialversicherungsnummer des Dienstnehmers.
Gibt es keine SV-Nummer, dann wird "0000" erwartet.
Die Rechte eines neuen Benutzers werden vom "Defaultbenutzer" kopiert. Jedoch erhält der neue Benutzer in allen Modulen lediglich das Recht für seine eigene Dienstnehmernummer.
Ist ein Benutzername schon vergeben, weil der Dienstnehmer z.B. in eine andere Firma kopiert wurde, wird der Fehler "Dieser Dienstnehmer ist schon als Benutzer angelegt" ausgegeben und es wird kein neuer Benutzer angelegt!
Sie haben aber die Möglichkeit, diese automatische Vergabe des Logonnamens zu übersteuern.
Um das Schema des Benutzernamens für die automatische Useranlage aus dem Dienstnehmerstamm zu übersteuern, hinterlegen Sie unter Stammdaten/Firma/Parameter/System- oder Firmenparameter den Parameter "BEV: User_Schema" und geben an, wie sich der Logonname zusammensetzen soll.
Anschließend wählen Sie wie gewohnt die Vorlage aus. Sollte der Logonname bereits vergeben sein, so erscheint folgende Meldung:
Es wird ein anderer Logonname vorgeschlagen. Sie können diesen Vorschlag verwenden oder Sie überschreiben diesen im Feld "Benutzername".
Mit Klick auf diesen Button wird der User mit jenem Logonnamen erstellt, welcher im Feld "Benutzernamen" hinterlegt ist.
Mit diesem Button brechen Sie die Anlage des Benutzers ab.