Der Reisekostenworkflow ist ein eigenes Modul zur Abwicklung eines elektrisch gestützten Workflows. Für den Workflow gibt es vier neue Masken im LeSalaire Reisekostenmodul. Der Workflow ist ein eigenständiges, kostenpflichtiges Modul. Wenn Sie Interesse daran haben, wenden Sie sich bitte Ihren kaufmännischen Ansprechpartner bei Lohn & HR GmbH oder an den Support.
Grundsätzlich ist der Workflow in 3 Phasen gegliedert. Diese Phasen unterscheiden sich in LeSalaire Durch drei unterschiedliche Masken. Es kann je USER gesteuert werden in welcher Phase dieser den Workflow beginnt.
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Reisekosten beantragen |
In einem ersten Schritt werden Reisen vor deren Durchführung beantragt. Die Anträge werden dabei unter Abrechnen/Reisekosten beantragen erfasst. Die Freigabe erfolgt in der Maske Abrechnen/Worklist oder Abrechnen/Worklist gruppiert. Eine solche Reise lässt sich auch über den Typ "ANT" erkennen. Die Phase endet damit, dass der zuständige Vorgesetzt entweder den Antrag freigibt oder ihn ablehnt. |
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Reisekosten erfassen |
Im zweiten Schritt wird eine Reise durchgeführt. Dieser Schritt wird auch als IST-Reise bezeichnet. Diese Reisekosten werden unter Abrechnen/Reisekosten erfassen erfasst. Wurde für diese Reise bereits ein Antrag gestellt, kopiert man die bereits vorhandenen Daten aus dem genehmigten Antrag in die Reise. Bei allen anderen Reisen gibt man die Informationen zur Reise ein. Eine solche Reise lässt sich auch über den Typ "IST" erkennen. Die Phase endet damit, dass der zuständige Vorgesetzt entweder die Reise entweder freigibt oder sie ablehnt. Dies erfolgt in der Maske Abrechnen/Worklist oder Abrechnen/Worklist gruppiert. |
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Reisekosten abrechnen |
Im dritten und letzten Schritt wird die Reise für die Abrechnung freigegeben. Diese Reisen werden unter Abrechnen/Reisekosten abrechnen eingegeben. Eine solche Reise erkennt man auch an dem Reisetpy "LV" (Lohnverrechnung). Reisen zu denen es eine IST-Reise gibt, werden automatisch durch die Freigaben der IST-Reise in diese Maske eingetragen. Reisen für Mitarbeiter die den Workflow nicht benötigen, werden in dieser Maske eingegeben. Diese Phase endet damit dass die Checkbox "freigabe" in dieser Maske durch die zuständige Person in der Personalabteilung aktiviert wird. |
Bei Reisekostenanträgen so wie bei IST-Reisen gibt der Erfasser an, wer seine Reise freigeben wird. Zur Auswahl stehen ihm alle ihm übergeordneten Benutzer welche Freigaberechte haben.
Bevor der Workflow genutzt werden kann, muss schematisch geklärt werden wie der Prozess aussehen soll. Gibt es einen Prozess der für alle Benutzer identisch ist, oder haben verschiedene Gruppen unterschiedliche Abläufe.
Basierend darauf werden anschließend die Berechtigungen konfiguriert.
Je User können dabei folgende Parameter gesteuert werden
auf welche Masken bzw. auf welche Felder in diesen Masken hat er lese und auf welche Schreiberechte
Hat der User das Recht im Workflow Arbeitsschritte zu genehmigen
Hat der User das Recht eine LV-Reise für die Echtabrechnung freizugeben
Kann der User alle Reisen von Mitarbeitern sehen für die er Berechtigt ist oder nur welche die er selbst erfasst hat.