Dokumente

Forms: lpv, Eurolohn/deve11/pv

Hier haben Sie die Möglichkeit, die Dokumente der einzelnen Dienstnehmer einzusehen.

Sie als Vorgesetzter haben auch die Möglichkeit in diesem Bereich für Ihre Mitarbeiter (sofern der Dokumentenupload lizenziert und freigeschalten ist) Dokumente hochzuladen.

Hier wird für den Workflow auf die Rolle des Vorgesetzten geachtet.

Zusätzlich hat der ADMIN die Möglichkeit in der LHR Berechtigungsverwaltung einzustellen, dass ein Mitarbeiter eine E-Mail erhält, sobald ein Dokument in einer bestimmten Rubrik hochgeladen wird.

Damit der Workflow für die Dokumente funktioniert muss in der LHR Berechtigungsverwaltung unter "Nachricht/Generator und Nachricht/Parameter" der Parameter "DOKUEMTENUPLOAD_beantragen" mit dem Typ "Workflow" verfügbar sein.

Wenn in einer Dokumentenrubrik keine Dokumente enthalten sind, so werden diese Rubriken im SelfService ausgeblendet. Dies dient einer besseren Übersichtlichkeit.

In diesem Bereich gibt es auch einen Unterpunkt für das Zeichnungsrecht. Dieser Menüpunkt wird in der Berechtigungsverwaltung vom Administrator aktiviert.

Ist dieser Punkt aktiviert, so sehen Sie in diesem Bereich einen weiteren Button für das Zeichnungsrecht. Über diesen Punkt sehen Sie das im LHR Lohn definierte Zeichnungsrecht der Firmengruppe.

In der Spalte Anhang wird das hochgeladene Dokument die Unterschriftenprobe aus dem Dienstnehmerstamm-Seite 2 angezeigt.

Mit der Checkbox "Nur aktive anzeigen" haben Sie die Möglichkeit zu definieren, dass Sie das Zeichnungsrecht nur von aktuell noch aktiven Mitarbeitern sehen.

Felder

Checkbox ausgetretene Dienstnehmer

Mit dieser Checkbox definieren Sie, dass Sie auch bereits ausgetretenen Mitarbeitern sehen möchten (=aktivierte Checkbox) oder nur aktive (=deaktivierte Checkbox).

Suchen

Hier haben Sie die Möglichkeit nach bestimmten Bezeichnungen in den Spalten zu suchen.

Nummer

Hier sehen Sie die Personalnummer, der Ihnen zugewiesenen Dienstnehmer.

Name

Hier sehen Sie den Namen des Dienstnehmers. Wenn Sie sich einen Dienstnehmer auswählen und auf seinen Namen klicken, dann öffnet sich die Dokumenten-ÜbersichtÜbersicht des Dienstnehmers.

Button Dokument hochladen

Info-Zeichen

Mit diesem Info-Button haben Sie die Möglichkeit, ZusatzinformationenZusatzinformationen einzusehen, wenn diese vom Administrator definiert wurden. Diese Definition erfolgt über den variablen Parameter "SS: Meldung_Hinweistext".

Dienstnehmer

Hier haben Sie die Möglichkeit die Mitarbeiter zu wählen, auf jene Sie Berechtigung haben.

INTERNE DOKU:
Grundsätzlich ist es so, dass im LOV alle Dienstnehmer auswählbar sind, auf die man im Vorgesetzten SelfService Rechte hat. Auch beim Mitarbeiterprofil greifen diese Rechte aus dem Vorgesetzten SelfService.

Es gibt jedoch für das Mitarbeiterprofil eine Übersteuerung mit dem Modul „VG SelfService Mitarbeiterprofil“, welches aber nicht für die Dokumente greift.

Wenn ein Vorgesetzter beides aktiviert hat, dann wird im LOV die Summe der Dienstnehmer aus beiden Berechtigungsmodulen angezeigt.

Wenn nun ein Vorgesetzter nur Rechte auf den DN 1 in den Dokumenten hat, aber nicht im Mitarbeiterprofil, so wird im Dropdown „Art der Meldung“ alles zum Mitarbeiterprofil ausgeblendet, wenn dieser Dienstnehmer im LOV ausgewählt wird.
INTERNE DOKU ENDE

Meldungsbereich (Reiter mit Anhang) / Textbereich (Reiter Text eingebeben ohne Anhang)

Hier haben Sie die Möglichkeit mittels Drag-and-Drop oder über das Ordner-Symbol zum auswählen eines Dokumentes, dieses hochzuladen. Sie haben aber auch die Möglichkeit einen Text einzugeben. Wenn Sie diesen auswählen, dann wird eine ".txt-Datei" im Dokumentenbereich zur Verfügung gestellt.

Die Größe des Dokumentes kann von der LHR Personalverrechnung selber definiert werden. Hierzu werden die MB durch den Parameter "SS: Max_Dok_Groesse_MB" hinterlegt.
In der LHR Lohn haben Sie die Möglichkeit mit Hilfe des variablen Parameters SS: Textupload_Dateityp das Hochladen von Texteingaben zu beeinflussen. Damit ist es möglich aus dem eingegebenen Text ein PDF zu generieren.

Rubrik

Hier wählen Sie die Rubrik aus, wohin dieses Dokument geladen werden soll.

Art

Hier wählen Sie die Dokumentenart aus, wohin dieses Dokument geladen werden soll.

Betreff

Hier übergeben Sie den Namen bzw. eine Bezeichnung des Dokumentes.

Kommentar

Hier haben Sie die Möglichkeit ein Kommentar zu dem aktuell hochzuladenden Dokument hinzuzufügen.

Genehmiger wählen

Wenn der Workflow aktiviert ist, dann müssen Sie hier einen Genehmiger übergeben, der diesen Update genehmigt.

Hinweis

Hier haben Sie die Möglichkeit einen Hinweis zu dem aktuellen Upload hinzuzufügen.

Buttons

Absenden

Mit diesem Button starten Sie den Upload.

Abbrechen

Mit diesem Button brechen Sie den Upload ab und gelangen wieder in die Dokumentenübersicht zurück.

Sobald ein Dienstnehmer oder ein Vorgesetzter Dokumente hochlädt und diese noch nicht von zusätzlichen Genehmigern bearbeitet wurden, kann der Mitarbeiter/Vorgesetzte das Dokument wieder zurückziehen. Dabei wird auch das hochgeladene Dokument wieder gelöscht. Ein Löschen des Dokuments zu einem späteren Zeitpunkt ist derzeit im SelfService nicht möglich.

Die Spalte Status zeigt den Status des Bearbeitungsprozesses der Dokumente an.

Für Dokumenten kann es auch eine hierarischen Ordnerstruktur geben, wenn diese vom Administrator so festgelegt bzw. definiert wurde.

Diese Struktur ist im SelfService erkennbar, indem in der Spalte "Dokumentenart" Verzeichnis steht. Wenn Sie in diesem Fall auf Datei klicken, gelangen Sie in die Ebene darunter.

Im oberen Bereich sehen Sie die hierarchische Struktur mit eingerückten Pfeilen.

In der ersten Spalte finden Sie eine Checkbox, welche eine Mehrfachauswahl für den Download erlaubt und eine Checkbox für "alle auswählen".

Wenn dem Vorgesetzten kein Dienstnehmer hinterlegt ist, wird für die Ermittlung der Firmenberechtigung für die Dokumente die Firma des Mitarbeiters herangezogen.

Wenn dem Dienstnehmer Dokumente, jener Dokumentart zugeordnet sind, für die ein Workflow hinterlegt ist, werden beide markierten Spaltenbeide markierten Spalten angezeigt. Im anderen Falle werden die Spalten ausgeblendet. Ebenso muss der Benutzer für die Rubrik eine Berechtigung zum Hochladen von Dokumenten in der Berechtigungsverwaltung eingestellt haben, damit die Spalten sichtbar sind.

Abteilung

Hier sehen Sie die Abteilung des Dienstnehmers.

Buttons

Spaltenoptionen

Mithilfe dieser Funktion blenden Sie Spalten ein oder aus.

Excel (XLSX Report downloaden)

Bei Klick auf diesen Button wird ein Excel (*.xlsx) Dokument erstellt und dem Benutzer zum Download zur Verfügung gestellt, in dem sich die Daten der ausgewählten Ansicht in tabellarischer Form befinden. Dabei wird die Spalte mit dem Namen ("Name") aufgeteilt in die Spalten Vorname, Nachname und, falls aktiviert, Diensttitel.

Dokument hochladen

Mit Klick auf diesen Button gelangen Sie in die Maske in der Sie die gewünschten DokumenteDokumente in das Mitarbeiter-SelfService hochladen können.

Info-Zeichen

Meldungsbereich (Reiter mit Anhang) / Textbereich (Reiter Text ohne Anhang)

Art der Meldung

Hier wählen Sie die Rubrik aus, wohin dieses Dokument geladen werden soll.

Art

Hier wählen Sie die Dokumentenart aus, wohin dieses Dokument geladen werden soll.

Betreff

Hier übergeben Sie den Namen bzw. eine Bezeichnung des Dokumentes.

Kommentar

Hier haben Sie die Möglichkeit ein Kommentar zu dem aktuell hochzuladenden Dokument hinzuzufügen.

Genehmiger wählen

Wenn der Workflow aktiviert ist, dann müssen Sie hier einen Genehmiger übergeben, der diesen Update genehmigt.

Hinweis

Hier haben Sie die Möglichkeit einen Hinweis zu dem aktuellen Upload hinzuzufügen.

Buttons

Absenden

Mit diesem Button starten Sie den Upload.

Abbrechen

Mit diesem Button brechen Sie den Upload ab und gelangen wieder in die Dokumentenübersicht zurück.

Für Dokumenten kann es auch eine hierarischen Ordnerstruktur geben, wenn diese vom Administrator so festgelegt bzw. definiert wurde.

Diese Struktur ist im SelfService erkennbar, indem in der Spalte "Dokumentenart" Verzeichnis steht. Wenn Sie in diesem Fall auf Datei klicken, gelangen Sie in die Ebene darunter.

Im oberen Bereich sehen Sie die hierarchische Struktur mit eingerückten Pfeilen.

Es wird geprüft, ob die Firma des Users, der ein Dokument hochlädt, Berechtigung auf die ausgewählte Dokumentenart hat.

Im SelfService wurde die Uploadseite angepasst, sodass der Benutzer nun auch die Dokumentenrubrik per Dropdown auswählen kann.

Wird ein Dokument mit einem Gültigen QR-Code ausgewählt, so wird das Uploadformular mit den Daten im QR-Code automatisch gefüllt, sofern diese für den hochladenden Dienstnehmer gültig/erlaubt sind.

Über die Feldberechtigungen in den Rolleneinstellungen kann die Checkbox "ausgetretene Dienstnehmer" auf Wunsch ein- bzw. ausgeblendet werden. Standardmäßig ist diese Checkbox ausgeblendet. Wenn die Checkbox deaktiviert ist, so können auch für ausgetretene Dienstnehmer Dokumente hochgeladen werden.

Wenn ein Dokument mit einem Kommentar hochgeladen wird, so ist dieser Kommentar neben der Dokumentenübersicht im LHR Lohn auch in der Kommentarspalte im SelfService ersichtlich.

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