Arbeiten mit dem Dienstplan

 

Hier haben Sie die Möglichkeit Dienstpläne für Ihre Mitarbeiter zu verwalten. Es steht dafür eine eigene Ansicht zur Verfügung, die Sie über das Drop-Down-Menü "Ansicht" jederzeit umschalten können.

Die Ansicht "Dienstplan" ist zusätzlich zu lizensieren und somit kein Bestandteil der Basismodule Mitarbeiter und Vorgesetzten SelfService.

 

Eintragung eines Dienstes

Durch einen Doppelklick auf ein Feld bzw. einen Tag öffnet sich ein Pop-Up-FenstePop-Up-Fenster, in dem Sie neue Abwesenheiten oder Dienste  für einen Dienstnehmer eintragen können. Mit der Funktion "weitere Tage auswählenweitere Tage auswählen" haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, einen Dienst für mehrere Tage zu hinterlegen und diese gesammelt einzutragen.

Ob die Dienste direkt eintragen werden können oder ob ein Antrag mit einem entsprechenden Workflow ausgelöst wird, steuern Sie über die Rollenberechtigungen.

Zusätzlich haben Sie die Option "IndividualdienstIndividualdienst", mit der Sie einen völlig neuen Dienst erstellen können, falls keiner der vordefinierten Dienste in Frage kommen sollte.

Normalerweise kann ein Vorgesetzter nur Dienste für ihm zugewiesene Mitarbeiter über die Ansicht Dienstplan verwalten. Damit ein Vorgesetzter auch für sich selbst Dienste eintragen kann, benötigt er auf sich selber in der Dienstnehmerberechtigung des Moduls Vorgesetzten SelfService bzw. Dienstplan eine Berechtigung. Dann kann er sich selbst in der Ansicht Dienstplan markieren und auswählen.

Hinterlegung zusätzlicher Dienste für denselben Tag

Um an einem Tag sowohl einen Vormittags- als auch einen Nachmittagsdienst für denselben Dienstnehmer zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Tragen Sie zuerst einen der beiden Dienste ein.

2. Klicken Sie auf Dienst anpassenDienst anpassen, um ein neues Fenster zu öffnen. Dort können Sie den gewählten Dienst individuell anpassen und einen zusätzlichen Dienstzusätzlichen Dienst auswählen.

   

   

3. Mit Zeiten übernehmenZeiten übernehmen werden die Zeiten des Dienstes automatisch hinzugefügt.

   

4. Durch Klicken auf "Anpassen" wird ein neuer Kombidienst erstellt und für den gewünschten Tag eingetragen.

Ein Kombidienst wird in der Dienstplanansicht mit einem kleinen Sternsymbol gekennzeichnet. Zudem wird eine BeschreibungBeschreibung eingeblendet, wenn Sie mit der Maus darüberfahren.

Wenn ein Dienstnehmer durch einen Kombidienst für eine andere Abteilung tätig ist, wird dies auch in der anderen Abteilung mit einem Sternsymbol gekennzeichnet. Hier suggeriert dieser, dass dieser Dienstnehmer eigentlich in einer anderen Abteilung arbeitet.

Dienste und Abwesenheiten verschieben

Im SelfService ist es möglich, dass man Abwesenheiten und Dienste (sofern man Rechte dafür hat) mit der Maus (bzw. Finger am Tablett) von einem Feld in ein anderes verschieben kann.
Es ist zudem möglich, dass man neben der Verschiebung eines Dienste/einer Abwesenheit in ein leere Zelle diese auf eine bereits befüllte Zelle schiebt. Dadurch wird ein Diensttausch durchgeführt

 

Wird der Dienst bzw. die Abwesenheit in ein neues Feld platziert, öffnet sich automatisch das gewohnte Pop-UpPop-Up und schlägt wie in diesem Beispiel vor, dass der ursprüngliche Dienst gelöscht und der neue eingetragen wird. Die Verschiebung wird zudem mit einer farblichen Markierungfarblichen Markierung visualisiert.

Drag&Drop ist sowohl bei einem als auch zu einem anderen Dienstnehmer möglich, sofern die Rechte darauf vorliegen.

Es ist sowohl möglich, einen Dienst oder eine Abwesenheit in eine leere Zelle zu verschieben, als auch auf eine bereits befüllte Zelle. Auch hier öffnet sich automatisch das Pop-UpPop-Up, welches die Dienste bei beiden Zellen tauscht.

Dienst bearbeiten

 Durch Klick auf einen eingetragenen Dienst öffnen Sie die BearbeitungsseiteBearbeitungsseite. Dort können Sie den ausgewählten Dienst bearbeiten.

Bearbeitete Dienste bzw. Individualdienste werden mittels eines Stern-Symbol im oberen rechten Eck gekennzeichnet.

Workflow Diensttausch

 Wird etwas mittels Drag&Drop verschoben (sei es beim selben Dienstnehmer oder mit einem anderen) und es ist ein Workflow hinterlegt, wird bei „Hinweis für AntragHinweis für Antrag“ automatisch ein Text eingetragen. Somit können die zwei einzeln entstehenden Anträge besser visualisiert werden, dass sie zusammen gehören.

Auch im Mitarbeiter SelfService gibt es die Möglichkeit, die eigenen Dienste zu verschieben. Dies funktioniert wie im Vorgesetzten SelfService  auch auf leere und befüllte Zellen anderer Dienstnehmer.
Damit können Dienstnehmer selber Diensttausche beantragen.
Der Tausch im Mitarbeiter SelfService funktioniert nur innerhalb der Abteilung bzw. muss für die beiden betroffenen Mitarbeiter (welche einen Dienst tauschen) derselbe Genehmiger „verantwortlich“ sein.

Der Mitarbeiter mit dem getauscht wird, wird nicht informiert.
Felder

Abteilung

Hier sehen Sie die Abteilungsbezeichnung sowie die interne Nummer der Abteilung. Die Darstellung erfolgt sortiert nach Abteilungsbezeichnung.

DnNr

Hier sehen Sie die DN-Nr. des Dienstnehmers

Dienstnehmer

Hier sehen Sie den Namen des Dienstnehmers. Das Feld ist direkt mit der Zeitdatenliste des jeweiligen Dienstnehmers verknüpft und kann über den Planer aufgerufen werden.

Datum

Hier sehen Sie jeweils den ersten Tag der jeweiligen Kalenderwoche im aktuellen Jahr. Über die Pfeiltasten und  kann die gesamte Kalenderwoche ein- oder ausgeblendet werden.

KW

Hier sehen Sie, um welche Kalenderwoche es sich handelt.

Arbeitstage

Hier sehen Sie, wie viele Arbeitstage diese Kalenderwoche hat.

veröffentlicht bis

Hier sehen Sie, bis wann die Dienste eingesehen werden können.

Die Mitarbeiter sehen somit die Dienste nur bis zu diesem Datum, während der Planungsbeauftragte bereits die nächste Periode planen kann.

Gesamt verplant

Hier sehen Sie, wie viele Tage und Köpfe insgesamt je Kalenderwoche verplant worden sind

Tage

Hier sehen Sie die Anzahl der Arbeitstage in einer Woche. Dies entspricht den Arbeitstagesatz laut Firmenparameter auf der Seite 1.

Köpfe

Hier sehen Sie die Anzahl der Köpfe je Kalenderwoche.

 

Buttons

Ansicht

Hier schalten Sie die jeweilige Ansicht um. Zur Auswahl stehen "Urlaube", "alle Abwesenheiten" und "Dienstplan" (wenn lizensiert).

veröffentlichen bis

Hier setzen Sie das FreigabedatumFreigabedatum, bis wann die Dienste für die Mitarbeiter einsehbar sind.

Anzeige

Hier schalten Sie die Anzeige um.

Filter setzen

Hier können Sie verschiedene FilterFilter aktivieren, um die Ansicht einzuschränken.

 

 

Fenster

Planer

Planer im SelfService