In dieser Maske erfassen Sie Reisekostenanträge. In der Registerkarte geben Sie allgemeine Daten zur Reise (Reisetyp, Ziele, u.ä.) an.
Bei gespeicherten Reisen haben Sie die Möglichkeit diese mittels eines PDF-Formulars auszudrucken.
Hier tragen Sie den Mitarbeiter ein, für welchen die Reise erfasst werden soll.
Wenn Sie sich im Mitarbeiter SelfService einloggen, dann wird Ihnen automatisch Ihr eigener Mitarbeiter angeführt.
Hier geben Sie den Reisetyp ein, mit dem dieser Reise abgerechnet werden soll. Der Reisetyp steuert, ob und wie das Taggeld und das Nachtgeld berechnet werden soll, sowie welche Konten für die Verbuchung verwendet werden.
Hier geben Sie ein, ob es sich um eine Inlands- / Auslands- oder eine gemischte Reise handelt.
Geben Sie in diesen beiden Feldern das Datum und die Uhrzeit an, an dem der arbeitsrechtliche Anspruch für Taggeld begonnen hat.
Werden bei einer Dienstreise mehrere Ziele angefahren und das erste davon befindet sich innerhalb der in der lohngestaltenden Vorschrift angegeben Mindestentfernung für Dienstreisen, darf die Dienstreise erst ab der Beendigung des Termins gestartet werden.
Ist bei einer Dienstreise das letzte Ziel innerhalb der durch die lohngestaltende Vorschrift vorgesehenen Mindestentfernung, dann muss die Dienstreise mit Erreichen dieses Zieles zeitlich begrenzt werden.
Ein Mitarbeiter einer Softwarefirma (IT-KV) mit Dienstort
Wien verlässt um 09:00 sein Büro um einen Kunden in einem anderen Wiener
Bezirk zu besuchen. Dieser Besuch dauert bis 13:00 danach fährt der Mitarbeiter
zu einem weiteren Kunden nach Graz.
Da für die Dienstreise innerhalb Wiens kein Anspruch auf Taggeld entsteht,
für die Reise nach Graz jedoch schon, muss als Reisebeginn 13:00 Uhr angegeben
werden.
Besteht während der kompletten Dienstreise kein Anspruch auf Taggeld, kann als Reiseende die tatsächliche Uhrzeit angegeben werden. Die Berechnung des Taggeld wird in diesem Fall über die Wahl eines taggeld-freien Reisetypen gesteuert.
Auch der Anspruch auf Nachtgeld wird mit diesen Feldern gesteuert.
Erfassung in der Vergangenheit:
In den LHR Lohn Firmenparametern kann derzeit eingestellt werden, wie weit
in die Vergangenheit aufgerollt werden kann. Diese Einstellung wird bei
der Ausgabe des Hinweises berücksichtigt. Wenn keine Firmenparametereinstellungen
getroffen werden, wird das Vorjahr für den Vergleich verwendet. (Im Vorjahr
können Reisen noch ohne Ausgabe eines Hinweises erfasst werden).
Wenn eine Reise für einen Zeitraum erfasst wird, der vor dem Aufrollungszeitraum
liegt, wird der Hinweis: "Wollen
Sie wirklich eine so weit zurückliegende Reise erfassen?"
ausgegeben. Die Reise kann trotzdem erfasst, gespeichert und beantragt
werden.
Erfassung in der Zukunft:
Wenn eine Reise für die Zukunft, bezogen auf das aktuelle Tagesdatum, erfasst
wird, wird der Hinweis: "Wollen
Sie wirklich eine Reise für die Zukunft erfassen?" ausgegeben.
Die Reise kann trotzdem erfasst, gespeichert und beantragt werden.
Hier geben Sie den Grund der Reise an.
Tragen Sie hier die Reiseziele des Dienstnehmers ein. Dieses Feld dient nur zur Information und steuert keinerlei Berechnungen. Hat ein Dienstnehmer auf einer Reise mehrere Ziele besucht, tragen Sie alle nacheinander ein.
Hier wählen Sie den Staat für die Inlandsreise aus.
Tragen Sie hier das Reiseziel des Dienstnehmers ein. Dieses Feld dient nur zur Information und steuert keinerlei Berechnungen. Hat ein Dienstnehmer auf einer Reise mehrere Ziele besucht, tragen Sie alle nacheinander ein.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen der Dienstnehmer ein Frühstück im Inland erhalten hat, welches das Taggeld reduziert.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen der Dienstnehmer ein Mittagessen im Inland erhalten hat, welches das Taggeld reduziert.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen der Dienstnehmer ein Abendessen im Inland erhalten hat, welches das Taggeld reduziert.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen der Dienstnehmer ein Mittag- und Abendessen im Inland erhalten hat, welches das Taggeld reduziert.
Hier geben Sie die Anzahl der nicht verrechenbaren Tage bzw. Nächte ein für die dem Dienstnehmer kein Taggeld gebührt. Dies kann unter anderem der Fall sein, wenn er Mitarbeiter während eines Feiertages aus privaten Gründen am Zielort verweilte.
Tragen Sie hier das Land oder die Gegend ein, für welche der Dienstnehmer arbeitsrechtlichen Anspruch auf Taggeld und eventuell Nachtgeld erhalten hat.
Tragen Sie hier Datum und Uhrzeit des Grenzübertritts bei der Einreise in dieses Land ein, ab dem Diäten für das angegeben Land gerechnet werden.
Tragen Sie hier Datum und Uhrzeit des Grenzübertritts bei der Ausreise aus diesem Land ein, bis zu dem Diäten für das angegeben Land gerechnet werden.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen der Dienstnehmer ein Frühstück in diesem Land erhalten hat, welches das Taggeld reduziert.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen der Dienstnehmer ein Mittagessen in diesem Land erhalten hat, welches das Taggeld reduziert.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen der Dienstnehmer ein Abendessen in diesem Land erhalten hat, welches das Taggeld reduziert.
Hier geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen der Dienstnehmer ein Mittag- und Abendessen in diesem Land erhalten hat, welches das Taggeld reduziert.
Sofern Sie
keine eigenen Land-/Stadtreisesätze hinterlegt haben, werde die Regelungen
der RGV angewandt. Diese sieht vor, dass im Ausland die Taggelder nur
gekürzt werden, wenn der Mitarbeiter an einem Tag Mittag und Abendessen
erhalten hat. Eine Kürzung erfolgt daher nur, wenn in diesem Fall im Feld
M+A ein Tag eingetragen wird, aber nicht, wenn im Feld M und im Feld A
jeweils 1 Tag eingetragen wird. Dies würde nämlich bedeuten, dass der
Mitarbeiter an einem Tag ein Mittagessen und an einem anderen Tag ein
Abendessen erhält.
Hier geben Sie die Anzahl der nicht verrechenbaren Tage bzw. Nächte ein für die dem Dienstnehmer kein Taggeld gebührt. Dies kann unter anderem der Fall sein, wenn er Mitarbeiter während eines Feiertages aus privaten Gründen am Zielort verweilte.
Hier geben Sie Anmerkungen zu diesem Auslandsaufenthalt ein.
Hier geben Sie den Namen des Hotels ein, in dem der Dienstnehmer übernachtet hat.
Hier geben Sie das Datum des Hotelbeleges ein.
Hier geben Sie die Anzahl der Nächte ein, die der Mitarbeiter in diesem Hotel verbracht hat. Auf Grund der Anzahl der Nächte wird die Nächtigungspauschale reduziert. Außerdem wird bei der Überprüfung von Hotel-Höchstgrenzen das Brutto vor der Kontrolle durch die Anzahl der Nächte dividiert.
Hier geben Sie ein, in welchem Land/Stad das Hotel liegt. Falls die Übernachtung im Ausland erfolgt, muss diese Gegend mit den in der Registerkarte Ausland eingetragenen Ländern übereinstimmen.
Hier geben Sie den gesamten Bruttobetrag (im Sinne der USt., Nächtigungs- und Verpflegungsanteil) des Beleges ein. Bei Fremdwährungsbelegen wird dieser Wert automatisch über den Fremdwährungsbetrag und den Kurs errechnet. Davon wird für die Steuerberechnung der steuerfreie Anteil und auch der Anteil für die Verpflegung abgezogen.
Hier geben Sie Bestandteile des Beleges ein, welche Vorsteuerfrei zu rechnen sind.
Hier geben Sie den Vorsteuerprozentsatz für den Nächtigungsanteil ein. Im Inland wir automatisch der Vorsteuerprozentsatz aus dem Firmenparameter Feld "Vst-Abzug-Nacht" vorgeschlagen.
Hier geben Sie die Vorsteuer für den Nächtigungsanteil ein. Bei Eingabe des Bruttobetrags wird diese auf Grund des Vorsteuerprozentsatzes automatisch vorgeschlagen.
Hier geben Sie den gesamten Nettowert (Nächtigungs- und Verpflgungsanteil) des Beleges ein. Bei Eingabe des Bruttobetrags wird diese auf Grund des Vorsteuerprozentsatzes automatisch vorgeschlagen.
Hier geben Sie ein, ob die Hotelrechnung beigestellt wurde - d.h. direkt vom Dienstgeber bezahlt wurde.
J |
Ja - die Rechnung wurde direkt durch die Firma bezahlt und muss dem Dienstnehmer nicht mehr ausbezahlt werden. |
N |
Nein - die Rechnung wurde durch dem Dienstnehmer bezahlt und wir ihm somit auch ausbezahlt. |
C |
Ja - die Rechnung wurde mittels einer Firmenkreditkarte bezahlt und muss daher dem Dienstnehmer nicht mehr ausbezahlt werden. |
X |
Ja - die Rechnung wurde direkt durch die Firma bezahlt und muss dem Dienstnehmer nicht mehr ausbezahlt werden - jedoch wurde sie noch nicht verbucht |
Hier haben Sie die Möglichkeit einen Beleg dieser Reise zuzuordnen.
Der Administrator hat in den Parameter-Einstellungen die Möglichkeit dieses Feld als pflichtig zu markieren, sodass ein Beleg für eine Nächtigung hochgeladen werden muss.
Mit Klick auf diesen Button
haben Sie die Möglichkeit den zugewiesenen Beleg
anzusehen sowie einen zu erfassen bzw. zu löschen.
Hier geben Sie zusätzliche Anmerkungen zu diesem Beleg ein.
Hier wählen Sie die Belegart aus, welche Sie dieser Reise hinzufügen möchten.
Hier geben Sie das Datum des Beleges ein.
Hier geben Sie ein, in welchem Land/Stadt dieser Beleg ausgestellt wurde.
Hier geben Sie den Bruttobetrag (im Sinne der USt.) des Beleges ein. Bei Fremdwährungsbelegen wird dieser Wert automatisch über den Fremdwährungsbetrag und den Kurs errechnet.
Hier geben Sie den Vorsteuerprozentsatz ein. Ein Vorschlagswert wird unter Reisekosten/Nebengebühren für das Inland und je Gegend definiert.
Hier geben Sie die Vorsteuer ein. Bei Eingabe des Bruttobetrags wird diese auf Grund des Vorsteuerprozentsatzes automatisch vorgeschlagen.
Hier geben Sie den Nettowert des Beleges ein. Bei Eingabe des Bruttobetrags wird diese auf Grund des Vorsteuerprozentsatzes automatisch vorgeschlagen.
Mit dieser Checkbox definieren Sie, ob ein Beleg vorhanden ist (=aktivierte Checkbox) oder nicht (=deaktiviert Checkbox).
Der Administrator kann in der Admin-Oberfläche für die Reisekosten definieren, ob es bestimmte Nebenkosten gibt, für die das Hochladen eines Beleges pflichtig ist.
Wird eine Belegart ohne Anhang erfasst, ist jedoch als pflichtig aktiviert, dann wird die Reise nicht durchberechnet und es wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Hier geben Sie ein, ob die Hotelrechnung beigestellt wurde - d.h. direkt vom Dienstgeber bezahlt wurde.
J |
Ja - die Rechnung wurde direkt durch die Firma bezahlt und muss dem Dienstnehmer nicht mehr ausbezahlt werden. |
N |
Nein - die Rechnung wurde durch dem Dienstnehmer bezahlt und wir ihm somit auch ausbezahlt. |
C |
Ja - die Rechnung wurde mittels einer Firmenkreditkarte bezahlt und muss daher dem Dienstnehmer nicht mehr ausbezahlt werden. |
X |
Ja - die Rechnung wurde direkt durch die Firma bezahlt und muss dem Dienstnehmer nicht mehr ausbezahlt werden - jedoch wurde sie noch nicht verbucht |
Hier haben Sie die Möglichkeit einen Beleg dieser Reise zuzuordnen.
Mit Klick auf diesen Button
haben Sie die Möglichkeit den zugewiesenen Beleg
anzusehen sowie einen zu erfassen bzw. zu löschen.
Hier geben Sie zusätzliche Anmerkungen zu diesem Beleg ein.
Drücken Sie diesen Button, um die Kostenstelle oder den Kostenträger dieser Reise zu verändern. Wenn keine besonderen Angaben zur Kostenstelle oder Kostenträger gemacht werden, wird die Reise auf die Stammkostenstelle gebucht. Sollten Sie eine inaktive Kostenstelle oder einen inaktiven Kostenträger verwenden, dann erscheint beim Speichern der Hinweis "Achtung! Sie verwenden eine inaktive Kostenstelle bzw. Kostenträger".
Tagen Sie hier die Kostenstelle ein, auf welche die Reise gebucht werden sollte.
Tagen Sie hier den Kostenträger ein, auf welche die Reise gebucht werden sollte.
Tragen Sie hier die Aufteilung der Kostenstellen ein, wenn Sie mehrere Kostestellen bebuchen möchten.
Sollte Sie nur eine übersteuern, dann tragen Sie hier 100 ein.
Mit diesem Button tragen
Sie die Stammkostenstelle des Mitarbeiters für diese Reise ein.
Tragen Sie hier nähere Informationen zum Fahrgeld ein.
Tragen Sie hier nähere Informationen zur Art der Belege ein.
Tragen Sie hier nähere Informationen zum Vorschuss ein.
Tragen Sie hier die Gesamtkosten der Reise ein.
Hier geht es vor allem um Kosten für den Flug, Hotel usw, also Kosten die vor Beginn der Reise schon bekannt sind. Das Taggeld ist hier uninteressant.
Drücken Sie diesen Button, um ein allgemeines Dokument bzw. einen Reisebericht zu dieser Reise hochzuladen.
Hier haben Sie die Möglichkeit ein Dokument dieser Reise zuzuordnen.
Mit Klick auf diesen Button
haben Sie die Möglichkeit dan zugewiesene Dokument
anzusehen sowie eines zu erfassen bzw. zu löschen.
Hier haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar zu dem Dokument zu hinterlegen.
In dieser Zeile sehen Sie den Ist-freien Betrag der Reisekostenabrechnung, den Ist-pflichtigen Betrag der Reisekostenabrechnung, den Nettobetrag, den Vorsteuerbetrag, den Betrag für die beigestellten Verkehrsmittel/Strecken, die Summe der Beistellungssumme aus Credit Card sowie die Bruttobetrag der Reisekostenabrechnung.
Sobald etwas beigestellt wurde sehen Sie nicht nur die Gesamtsumme der beigestellten Fälle, sondern sie werden auch von der Gesamtsumme brutto abgezogen.
Haben Sie im Register Vorschuss für diese Reise etwas eingetragen, so wird dieser Betrag ebenfalls vom Bruttobetrag abgerechnet.
Sobald Sie etwas an diesen Dienstnehmer überwiesen haben, wird dieser Betrag abgezogen.
In diesem Feld zeigt Ihnen das Programm den bereits ausbezahlten Betrag.
Mit diesem Button berechnen Sie die Reisekosten nochmals durch.
Mit diesem Button löschen Sie die aktuell ausgewählte Reise.
Drücken Sie auf diesen Button um diesen Reisekostenantrag an die zuständige Person zur Freigabe weiterzuleiten.
Diesen Button sehen Sie im Vorgesetzten SelfService, wenn Sie sich eine beantragte Reise ansehen.
Hier haben Sie die Möglichkeit die Reise zu genehmigen oder abzulehnen, ohne das Sie zuvor wieder in die Ansicht der Anträge zurückwechseln müssen.
Wenn Sie auf diesen Button klicken, dann kommt, ähnlich wie bei Antrag stellen, ein neues Fenster, in dem Sie mittels des Daumens den Antrag genehmigen oder ablehnen können. Wenn Sie den Antrag ablehnen, haben Sie die Möglichkeit Ihre Entscheidung zu begründen.
Mit diesem Button wird die Reise auf nicht angetreten gesetzt.
In diesem Register sehen Sie die Anzahl der von Ihnen eingegebenen Daten.
Dabei werden folgende Daten angeführt:
Anzahl der Inlandsziele
Anzahl der Auslandsziele
KM-Geld vorhanden
Belgeg vorhanden
Vorschuss vorhanden
Gesamtkosten
Reise
aus Vorlage
Mit diesem Reiter haben Sie die Möglichkeit eine neue Reise aus den
bestehenden Vorlagen zu erstellen.
Reise
aus Antrag
Mit diesem Reiter haben Sie die Möglichkeit aus einer beantragten Reise
eine neuerliche Reise zu erstellen.
Reise reaktivieren
Vorlage aus Reise
Vorlage
bearbeiten
Mit diesem Reiter haben Sie die Möglichkeit bestehende Vorlagen zu
bearbeiten oder zu löschen.
