Reisekostenworkflow - Grundlagen und Allgemeines

Das Paket Reisekostenworkflow ist ein eigenständiges Modul, das extra erworben werden muss. Die Masken für das Modul Reisekostenworkflow befinden sich im Paket Reisekosten. Einstellungen für die Verwendung des Reisekostenworkflows treffen Sie im Modul Berechtigung.

Grundsätzliches

In einem Workflow durchlaufen die Reisen vom Antrag bis zur Verrechnung.

Die einzelnen Schritte dabei sind:

  1. Reisekostenantrag durch den Reisenden

  2. Genehmigung des RK-Antrages durch die Bereichsleitung (BL) – Abteilungsleiter einer bestimmten Ebene

  3. Durchführung der Reise und Eingabe der tatsächlichen Reisedaten

  4. inhaltliche Freigabe der RK-Abrechnung durch den Linienvorgesetzten

  5. rechtliche Freigabe der Reise durch die Personalabteilung

Genehmigungsprozess

Der Genehmigungsprozess wird in 3 Prozesse aufgeteilt.

  1. Antrag (ANT-Reise)

  2. Durchgeführte oder IST Reise

  3. Abzurechnende Reise (LV-Reise)

Jeder dieser Prozesse wird wie folgt ablaufen und muss immer vollständig durchlaufen werden:

  1. Der Erfasser löst den Genehmigungsprozess aus.

  2. Der Erfasser definiert, welche Personen seinen Antrag genehmigen müssen

  3. Der Antrag wird an die zuständigen Personen weitergeleitet. Gleichzeitig erscheint in der Worklist des Antragstellers eine Zeile , die zeigt, dass sein Antrag noch nicht fertig genehmigt ist.

  4. Der Genehmiger kann den Antrag nur genehmigen oder ablehnen, nicht jedoch verändern.

  5. Die für den Antragsteller erzeugte Nachricht wird nun geändert und zeigt nun an, dass sein Antrag genehmigt/abgelehnt wurde.

Über die Definition, welcher User unter welchem Menüpunkt Daten erfassen darf, wird gesteuert, welcher Benutzer welche Prozesse starten darf. Dieser Benutzer darf diese Prozesse für alle Dienstnehmer starten, für die er die Berechtigung hat.

Ist eine Reise "beantragt", kann sie nicht mehr geändert werden. Eine beantragte Reise/Antrag kann nur "freigegeben", "abgelehnt" oder „zurückgezogen“ werden.

Es wird protokolliert, wer wann einen Prozess gestartet hat und wer wann einen Antrag genehmigt/abgelehnt hat. Wird ein Antrag abgelehnt, muss eine Begründung eingegeben werden, warum die Reise abgelehnt wurde.

Arbeitsablauf

Der Mitarbeiter Maier erfasst einen Antrag.

Der Mitarbeiter drückt auf einen Knopf „Beantragen“, sobald er den Antrag fertig erfasst hat.

Der Mitarbeiter muss seinen Bereichsleiter als zuständigen Genehmiger eintragen.

Danach landet der Antrag beim Bereichsleiter. Dieser genehmigt den Antrag und der erste Prozess ist beendet.

Der Mitarbeiter Maier geht danach auf Reise.

Nachdem er von seiner Reise zurückkommt, kopiert er den genehmigten Antrag in eine echte Reise und ergänzt seine Belege.

Danach drückt er auf den Knopf „Beantragen“ und gibt seinen Abteilungsleiter als zuständigen Genehmiger ein.

Die Reise landet dadurch beim Abteilungsleiter. Dieser kann nun den Antrag genehmigen oder ablehnen.

Frau Huber hat danach die Möglichkeit, diese genehmigten „IST-Reisen“ auf eine Lohnverrechnungsreise zu kopieren. Diese kann dann von ihr freigegeben und abgerechnet werden.

Wie wird die Verbindung vom Ende des Prozesses „Antrag“ zum Beginn des Prozesses „IST-Reise“ geschaffen?

Nachdem der Reisende von seiner Reise zurückkommt, kann er den genehmigten Antrag in eine „IST-Reise“ kopieren und dort seine Belege ergänzen.

Genehmigt oder abgelehnt, kann nur in der Worklist werden. Diese wird weiter unten beschrieben.

Masken

Im Paket Reisekosten gibt es dazu die Masken

  1. Abrechnung/Reisekosten beantragen
    Reisen/Reisekosten beantragen
    Neben den vorhandenen Masken gibt es diese Masken für das Beantragen von Reisen.
    Diese dienen einer einfacheren Eingabe der Reisen und haben ein übersichtlicheres Layout.
    Alle Reisen, die über die neuen Masken erfasst werden, können auch über die bisherigen Menüpunkte mit den bestehenden Masken z.B.     Abrechnung/Reisekosten beantragen abgefragt und bearbeitet werden.

    Reisen (klein)/Reisekosten beantragen

  2. Abrechnung/Reisekosten erfassen
    Reisen/Reisekosten erfassen
    Neben den vorhandenen Masken gibt es diese Masken für das Erfassen von Reisen.
    Diese dienen einer einfacheren Eingabe der Reisen und haben ein übersichtlicheres Layout.
    Alle Reisen, die über die neuen Masken erfasst werden, können auch über die bisherigen Menüpunkte mit den bestehenden Masken z.B.     Abrechnung/Reisekosten erfassen abgefragt und bearbeitet werden.
    Hier haben Sie auch die Möglichkeit, mehrere Reisen gleichzeitig zu beantragen, indem Sie im rechten Bereich "letzte Reisen" die Checkbox von gewünschten Reisen aktivieren und anschließend auf den Button "Reise beantragen" klicken.

    Reisen (klein)/Reisekosten erfassen

  3. Abrechnung/Reisekosten abrechnen -> diese Maske ist im Paket Reisekosten standardmäßig enthalten.

    Reisen/Reisen abrechnen
    Neben den vorhandenen Masken gibt es diese Masken für das Abrechnen von Reisen.
    Diese dienen einer einfacheren Eingabe der Reisen und haben ein übersichtlicheres Layout.
    Alle Reisen, die über die neuen Masken erfasst werden, können auch über die bisherigen Menüpunkte mit den bestehenden Masken z.B. Abrechnung/Reisekosten abrechnen abgefragt und bearbeitet werden.

    Reisen (klein)/Reisen abrechnen

 

Für die Genehmiger gibt es die Maske Abrechnung/Worklist und Abrechnung/Worklist gruppiert (bzw. Reisen/Worklist und Reisen (klein)/Worklist)

In der Einstiegsmaske vom Paket Reisekosten haben die Genehmiger die Möglichkeit durch einen Doppelklick auf den Briefumschlag in die Maske Worklist zu gelangen.

 

Mehr zu den einzelnen Masken lesen Sie direkt in der Fensterbeschreibung der Maske.

 

Fenster

Reisen beantragen

Reisen erfassen

Reisen abrechnen

Verwandte Aufgaben

Konfiguration des Workflows