Aufgabe: Unbezahlter Urlaub

Beim unbezahlten Urlaub ist im Bereich der Sozialversicherung zu unterscheiden, ob er bis zu einem Monat oder länger als einen Monat vereinbart wurde.

Unbezahlter Urlaub bis zu einem Monat

• Bei einem vereinbarten unbezahlten Urlaub bis zu einem Monat besteht die Pflichtversicherung weiter (§ 11 (3) lit. a ASVG).

• Der Dienstnehmer bleibt angemeldet.

• Als allgemeine Beitragsgrundlage gilt der Betrag, der auf den der Dauer einer solchen Unterbrechung entsprechenden Zeitabschnitt unmittelbar vor der Unterbrechung entfiel (§ 47 lit. a ASVG).

• • Dabei sind vom Dienstnehmer zur Gänze folgende SV-Beiträge zu tragen: AV, KV, UV und PV-Beitrag.

  • Vom Dienstgeber sind zur Gänze zu tragen: IE-Zuschlag und Nachtschwerarbeits-Beitrag.

  • Nicht zu entrichten sind die KU und der WF-Beitrag.

• Die berücksichtigte Beitragsgrundlage ist für die Dauer eines unbezahlten Urlaubs LSt-, DB-, DZ- und KommSt-frei zu behandeln.

zB

Unbezahlter Urlaub kürzer als ein Monat 18.08. – 15.09.

Unbezahlter Urlaub länger als ein Monat 18.08. – 18.09.

(Beim unbezahlten Urlaub länger als ein Monat wird der Dienstnehmer bei der Gebietskrankenkasse mit Ende Entgelt abgemeldet. In diesem Fall geben Sie eine sonstige Unterbrechung ein und geben in der Maske Datenaustausch ELDA im Button "Fremdschlüssel" den richtigen GKK-Abmeldecode ein.)

Vorgehensweise

1. Falls der Unterbrechungsgrund für den unbezahlten Urlaub bis zu einem Monat nicht angelegt ist, legen Sie diesen in der Maske Stammdatenmenü/Allgemein/Ein-/Austritts-/Unterbrechungsgründe wie folgt an:
   Das Kennzeichen und die Bezeichnung sind frei wählbar.
     
   Dieser Unterbrechungsgrund aliquotiert die laufenden und sonstigen Bezüge um die Unterbrechung, kürzt die SV-Tage und generiert keine Elda Meldungen. Durch die "Unterbrechungsart" "Unbezahlter Urlaub (U)" wird auf der Beitragsnachweisung der unbezahlte Urlaub erkannt.
   Für die Zeit des unbezahlten Urlaubs wird kein MVK-Beitrag gerechnet.
   Ein unbezahlter Urlaub unter 1 Monat bewirkt eine Anspruchskürzung des Urlaubes, wenn im Unterbrechungsgrund das Feld "Aliquotierung Urlaub" den Wert "ja" eingestellt hat.
    

2. Für die richtige Abfuhr der SV-Beiträge legen Sie eine neue technische SV-Pflichtigkeit im Stammdatenmenü/Allgemein/Gesetz/SV-Pflichtigkeiten an, falls diese noch nicht angelegt ist. Die SV-Erhöhung für diese SV-Pflichtigkeit wird im Schritt 3 der Lohnart Unbezahlter Urlaub zugewiesen.
   
   Bei dieser SV-Pflichtigkeit ist hinterlegt, dass die AV, KV, UV und PV vom Dienstnehmer, der IE-Zuschlag vom Dienstgeber zu übernehmen sind und die KU und WF-Beitrag nicht zu tragen sind. Je nach Art Ihres Unternehmers hinterlegen Sie hier ob der Nachtschicht-Schwerarbeiter-Beitrag vom Dienstgeber oder gar nicht zu entrichten ist.
   Für leitende Angestellte hinterlegen Sie eine eigene SV-Pflichtigkeit (zB Nr. 52), bei der der IE-Zuschlag nicht zu entrichten ist (= mit "N" hinterlegt ist).
   Bei den Lohnarten geben Sie im Lohnartenstamm im Feld "SV-Pflicht-Erhöhung" (s. Schritt 3) die Nummer der Erhöhung an, zB bei der Lohnart unbezahlter Urlaub die Nummer 50, damit bei Dienstnehmern mit der SV-Pflichtigkeit 1 in der Maske variable Dienstnehmerdaten auf die SV-Pflichtigkeit 51 und bei den leitenden Angestellten auf die SV-Pflichtigkeit 52 zugegriffen wird.
   
    

   SV-Pflichtigkeit laut variablen Dienstnehmerstamm, in diesem Beispiel 1	+ SV-Pflicht_Erhöhung bei der Lohnart, in diesem Beispiel 50	= SV-Pflichtigkeit für unbez.Urlaub, in diesem Beispiel 51

3. Legen Sie eine neue Lohnart für den unbezahlten Urlaub wie folgt an:
   Suchen Sie sich eine freie Lohnartennummer. Sollten Sie mit Nummernkreisen arbeiten, wählen Sie eine freie Nummer in einem Bereich, in den die Lohnart logisch passt.
   Achten Sie auch darauf, dass die Lohnarten am Lohn-/Gehaltszettel sortiert nach Nummern ausgegeben werden.

Öffnen Sie abhängig von Ihren Anforderungen den Lohnartenstamm auf der entsprechenden Ebene.
Legen Sie die Lohnart unbezahlter Urlaub bis zu einem Monat mit diesen Parametern an:

Die restlichen Felder füllen Sie nach Bedarf aus und speichern Sie die Lohnart.

Beispiel:
 

4. Falls Sie den Betrag von der Lohnart unbezahlter Urlaub automatisch berechnen lassen möchten, legen Sie eine Formel (Stammdatenmenü/Lohnarten/Bewerten ...) an, die den Wert für die Zeit der Unterbrechung ausrechnet.
   Syntax der Formel:
    

   Formelwert	laufende Bezüge (evtl. sonstige Bezüge) dividiert durch die Kalendertage und multipliziert mit den Tagen der Unterbrechung.
   Operator
   Bedingung
   Richtig
   Falsch

Beispiel:
  
MBA106: In dieser Monatsbasis hinterlegen Sie alle Lohnarten, für die der Dienstnehmer im unbezahlten Urlaub Abgaben zahlen sollte (zB Lohn, Gehalt)
KALTAGE: Ermittelt die Kalendertage eines Monats
TAGE(UNURL): Ermittelt die Tage der Unterbrechung "UNURL - unbezahlter Urlaub".

5. Sie können die Lohnart unbezahlter Urlaub so automatisieren, dass sie bei der Eingabe der Unterbrechung (Maske Eintrittsdaten) automatisch in die Lohnartenzuordnung generiert wird, ohne dass Sie diese händisch erfassen müssen. Dazu geben Sie in der Maske Generierung pro Unterbrechungsgrund (Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges) beim unbezahlten Urlaub die Lohnart wie folgt ein:

Beispiel:

Beim Unterbrechungsgrund unbezahlter Urlaub hinterlegen Sie die Lohnart unbezahlter Urlaub im Feld "Lohnart". In den Feldern "Ab-" und "Bis-Monat" hinterlegen Sie das Kennzeichen "VM - Von Monat", das bedeutet, dass die Lohnart im Monat der Unterbrechung in die Lohnartenzuordnung generiert wird.

Unbezahlter Urlaub länger als einen Monat

• Bei einem unbezahlten Urlaub länger als einen Monat endet die Pflichtversicherung und die Pflicht zur Beitragsleistung mit dem Ende des Entgeltanspruchs und beginnt danach wieder.

• Der Dienstnehmer wird mit dem letzten entgeltpflichtigen Tag vor dem unbezahlten Urlaub beim zuständigen Sozialversicherungsträger abgemeldet und mit dem ersten entgeltpflichtigen Tag nach dem unbezahlten Urlaub wieder angemeldet.

• Auf der ELDA Abmeldung bleibt das Feld "Arbeitsrechtliches Ende des Beschäftigungsverhältnisses" unausgefüllt.

In LHR Personalverrechnung gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Falls der Unterbrechungsgrund für den unbezahlten Urlaub länger als einen Monat nicht angelegt ist, legen Sie diesen in der Maske Stammdatenmenü/Allgemein/Ein-/Austritts-/Unterbrechungsgründe wie folgt an:
   Das Kennzeichen und die Bezeichnung sind frei wählbar.
    
   Dieser Unterbrechungsgrund aliquotiert die laufenden und sonstige Bezüge um die Unterbrechung, kürzt die SV- und LSt-Tage und generiert Elda Meldungen.

2. Kontrollieren Sie in der Maske Datenaustausch ELDA im Button "Fremdschlüssel", ob der Abmeldegrund für diese Unterbrechung richtig hinterlegt ist, damit eine Abmeldung richtig erstellt werden kann. Der Abmeldecode in der Spalte "Fremd-Code" für die Unterbrechung "UNURA - unbezahlter Urlaub länger als ein Monat" sollte laut GKK 11 sein.