Gesperrte Dienstnehmer

In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit "gesperrte" Dienstnehmer zu sehen und wenn notwendig zu "entsperren". Auch haben Sie die Möglichkeit, die Dienstnehmer für Abrechnungen manuell zu sperren (= manuelle Sperre). Es gibt drei verschiedene Arten von Sperren:

4-Augen-Sperre (bei Verwendung des Vier-Augen-Moduls)

Wenn Sie Daten eingegeben, verändern oder löschen, dann wird durch das Modul Sicherheit die Echtabrechnung für diesen betroffenen Dienstnehmer gesperrt.

Jede vorgenommene Änderung bei einem Dienstnehmer wird automatisch an einen bzw. mehreren Prüfer gemeldet. Der Prüfer erhält eine Nachricht über die Änderung. Gibt er die Änderung frei, so kann der betroffene Dienstnehmer echt abgerechnet werden. Gibt der Prüfer die Änderung nicht frei, so ist der Dienstnehmer für die Echtabrechnung gesperrt. Probeabrechnungen können immer vorgenommen werden.

Das Vier-Augen-Modul ist ein eigenständiges Modul, das kostenpflichtig erworben werden kann.

4-Augen-Sperren aufheben

Diese Sperren können wie bisher nur in der Nachrichtenmaske aufgehoben werden und sind in dieser Maske daher nicht bearbeitbar.

Automatische Sperre

Eine automatische Dienstnehmer-Abrechnungssperre ermöglicht, dass zeitgleich mit der Echtabrechnung einer

Abrechnungsgruppe für Dienstnehmer einer anderen Abrechnungsgruppe eine Probeabrechnung

gestartet werden kann. Eine parallele Echtabrechnung ist nicht möglich.

Wird nun eine Probeabrechnung für einen Dienstnehmer parallel gestartet, so wird zunächst überpüft, ob es ein Sperrdatum gibt und wenn ja, ob das Beginndatum älter als drei Tage ist. Wenn dieses Datum älter als drei Tage ist oder leer ist, so gilt dieser Dienstnehmer als nicht gesperrt und wird probe abgerechnet. Trifft diese Bedingung nicht zu, dann wartet die Abrechnung so lange, bis der Dienstnehmer wieder freigegeben ist.
Die drei Tage Toleranzgrenze sind deswegen geplant, sollte das Abrechnungsprogramm aus irgend einem Grund beendet werden (zB wenn einmal kurzzeitig die Datenbank nicht zur Verfügung steht), das Sperrdatum ja nicht mehr gelöscht wird. Es wird davon ausgegangen, dass ab 3 Tagen Sperrzeit der Dienstnehmer nicht mehr abgerechnet wird und somit ist dieser für neue Abrechnungen freigegeben.

Automatische Sperren aufheben

Um einzelne, automatische Sperren aufzuheben, klicken Sie auf den Radiergummi rechts neben der Spalte. Um alle angezeigten automatischen Sperren mit einem Klick aufzuheben, verwenden Sie den Button unterhalb der Spalte.

Entsperren Sie gesperrte Dienstnehmer nur dann, wenn Sie sicher sind, dass die Abrechnung abgebrochen wurde (zB durch einen Neustart des Servers, oder wenn kurzzeitig die Datenbank nicht zur Verfügung steht).

Entsperren Sie nie gerechtfertigte Sperren, da dies zu fehlerhaften Abrechnungsdaten führen kann!

Falls das Abrechnungsprogramm abgebrochen wurde (zB durch einen Neustart des Servers während der Abrechnung), entsperren Sie die dadurch gesperrten Dienstnehmer, bevor Sie eine neuerliche Abrechnung für die Firma starten. Wenn Sie nämlich nach einem Abbruch die Abrechnung erneut starten, ohne vorher die gesperrten Dienstnehmer zu entsperren, wird das Programm Abrechnung doppelt gestartet.

Da Missbrauch der Maske durch die Möglichkeit gerechtfertigte Sperren aufzuheben besteht, wird bei jedem Entsperren ein Eintrag in das Tracemodul (Systemverwaltung/Abfragen/Trace) (Fehler-Art = Warnung) erstellt.

Manuelle Sperre

Mit der manuellen Sperre (Feld "manuelle Sperre") ist es möglich, gewünschte Dienstnehmer bis zu einem bestimmten Datum für Abrechnungen (Echt- und Probeabrechnungen) zu sperren. Wenn Sie zB laufend für verschiedene oder alle Dienstnehmer Aufrollungen eintragen und Sie möchten, dass die ausgetretenen Dienstnehmer trotzdem nicht aufgerollt werden, dann können Sie alle ausgetretenen Dienstnehmer "manuell sperren".

Diese Möglichkeit der Vergabe von manuellen Dienstnehmersperren bewirkt, dass ein Dienstnehmer erst nach Ablauf des Monats der Sperre abgerechnet oder aufgerollt werden kann (Aufrollungen können eingetragen werden, aber der Dienstnehmer kann nicht abgerechnet werden). Zusätzlich erfolgt bei der Abrechnung ein Hinweis im Trace-Modul (Systemverwaltung/Abfragen/Trace bzw. warnungen.lst Datei) von LHR Lohn.

Wurde ein Dienstnehmer bereits abgerechnet und die manuelle Sperre für ihn im Nachhinein eingetragen, dann wird der Gehaltszettel mit dem bereits abgerechneten Stand gedruckt. Es wird also keine neuerliche Abrechnung durchgeführt (siehe immer das Abrechnungsdatum in der Abrechnungsansicht!), sondern nur die bestehende Abrechnung am Gehaltszettel angedruckt.

Manuelle Sperren vergeben

Diese können einem Dienstnehmer auch über die Maske „Dienstnehmerstamm - Seite 2 - Feld Manuelle Sperre“ gegeben werden oder in der Maske Gesperrte Dienstnehmer. In der Maske Gesperrte Dienstnehmer aktivieren Sie dazu die Checkbox "alle/akt.", deaktivieren Sie Checkbox "gesperrte" und fragen mit F7/F8 ab. In der Spalte "Manuelle Sperre" tragen Sie beim gewünschten Dienstnehmer das Bis-Monat für die Sperre ein (zB 12.2009).

Als zusätzliche Erweiterung wird bei Klick auf den Button „gesperrte Dienstnehmer“ aus der Abrechnungsmaske nun auch die geänderte Maske „gesperrte Dienstnehmer“ mit allen neuen Optionen aufgerufen.

Manuelle Sperren aufheben

Diese Sperren können nur einzeln aufgehoben werden.

Entweder durch Klick auf den Radiergummi neben der Spalte oder durch das Löschen des eingetragenen Datums.

In dieser Maske sind keine Dienstnehmer ersichtlich, die einen variablen Dienstnehmerstamm in der Zukunft haben.

Beim Einstieg in die Maske erfolgt keine Abfrage, da dies in vielen Fällen zu lange dauern würde.

Sie haben die Möglichkeit im oberen Bereich die Auswahl auf Dienstnehmer, Dienstnehmergruppen und Abrechnungsgruppen einzuschränken und anschließend mit F8 die jeweiligen gesperrten Dienstnehmer abzufragen. Wenn Sie im oberen Bereich nichts auswählen, können Sie mit F8 alle gesperrten Dienstnehmer der Einstiegsfirma abfragen (die Checkbox

ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie die Maske öffnen).

Um alle Dienstnehmer abzufragen, also nicht nur die gesperrten, deaktivieren Sie die Checkbox "gesperrte" und aktivieren Sie dafür die Checkbox "alle/akt." und fragen Sie mit F8 ab.

Felder

BEREICH Suchkriterien

gültig ab

Hier ist das Ab-Monat für Gültigkeiten hinterlegt (um zB alle Dienstnehmer, die im Monat „08.2008“ in der Dienstnehmergruppe „DN“ waren, anzuzeigen)

Dieses Feld verwenden Sie in Kombination mit der Checkbox "alle/akt." und so fragen Sie alle Dienstnehmer ab, um zB manuelle Sperren zu entsehen, zu vergeben oder aufzuheben. Deaktivieren Sie dazu die Checkbox "gesperrte", aktivieren Sie die Checkbox "alle/akt." und fragen Sie anschließend mit F8 oder dem Symbol "Abfrage ausführen"

ab. So erhalten Sie alle, in dem Monat aktiven Dienstnehmer.

Dieses Feld ist auch für die Abfrage von Dienstnehmer- und Abrechnungsgruppen von Bedeutung.

Von Dienstnehmer/Bis Dienstnehmer

Hier schränken Sie die Abfrage auf einen Nummernkreis oder einzelne Dienstnehmer ein. Fragen Sie anschließend mit F8 oder dem Symbol "Abfrage ausführen"

ab.

Von Dienstnehmergruppe/Bis Dienstnehmergruppe

Hier schränken Sie die Abfrage auf eine oder mehrere Dienstnehmergruppen ein. Fragen Sie anschließend mit F8 oder dem Symbol "Abfrage ausführen"

ab. Es werden alle Dienstnehmer angezeigt, die zum angegebenen „Gültig-Ab“ Datum in dieser Dienstnehmergruppe sind.

Von Abrechnungsgruppe/Bis Abrechnungsgruppe

Hier schränken Sie die Abfrage auf eine oder mehrere Abrechnungsgruppen ein. Fragen Sie anschließend mit F8 oder dem Symbol "Abfrage ausführen"

ab. Es werden alle Dienstnehmer angezeigt, die zum angegebenen „Gültig-Ab“ Datum in dieser Abrechnungsgruppe sind.

alle oder aktuelle

Diese Checkbox verwenden Sie in Kombination mit dem Feld "gültig ab" und so fragen Sie alle Dienstnehmer ab, um zB manuelle Sperren zu entsehen, zu vergeben oder aufzuheben. Deaktivieren Sie dazu die Checkbox "gesperrte", aktivieren Sie die Checkbox "alle/akt." und fragen Sie anschließend mit F8 oder dem Symbol "Abfrage ausführen"

ab. So erhalten Sie alle in dem Monat aktiven Dienstnehmer.

nur gesperrte

Ist diese Checkbox aktiviert, werden nur gesperrte Dienstnehmer angezeigt, andernfalls alle Dienstnehmer. Diese Checkbox ist beim Öffnen der Maske standardmäßig aktiviert.

Wenn Sie eine neue manuelle Sperre bei einem Dienstnehmer hinzufügen möchten, deaktivieren Sie diese Checkbox.

nur inaktive gesperrte

Ist diese Checkbox aktiviert, werden nur inaktive gesperrte Dienstnehmer angezeigt.

Dienstnehmer

Inaktiv-Sperre

Mit dieser Checkbox sehen Sie, ob ein Dienstnehmer inaktiv gesperrt ist (=aktivierte Checkbox) oder nicht (=deaktivierte Checkbox).

Sobald es für einen Dienstnehmer keine Aufrollungen, keinen zukünftigen Eintritt oder keine offene Lohnarten mehr gibt, wird bei einem Austritt die Inaktiv-Sperre gesetzt. Diese Sperre gilt dann ab dem folgenden Kalendermonat.
Der Dienstnehmer wird dadurch bei einer Abrechnung nicht mehr berücksichtigt.

Ein Dienstnehmer kann auch bei einer Inaktiv-Sperre abgerechnet werden, sofern die Abrechnung nur auf diesen Dienstnehmer eingeschränkt wird. Wenn somit Von- und Bis-Dienstnehmer gleich sind, dann wird dieser Dienstnehmer auf jeden Fall abgerechnet, egal ob dieser inaktiv gesperrt ist oder nicht.

Eine "Inaktiv-Sperre" wird automatisch wieder aufgehoben, wenn Aufrollungen erzeugt werden durch Änderungen in/im:

Werden Aufrollungen für die Abrechnung manuell oder per SQL eingetragen, dann wird die inaktiv-Sperre nicht aufgehoben und daher werden Mitarbeiter nicht bei einer Gesamt-Abrechnung berücksichtigt, auch wenn Aufrollungen vorhanden wären. In diesem Fall muss die inaktiv-Sperre manuell oder per SQL ebenfalls gelöscht werden.

4-Augen-Sperre

Hier sehen Sie ob der abgefragte Dienstnehmer eine 4-Augen-Sperre hat. Diese Sperren können wie bisher nur in der Nachrichtenmaske aufgehoben werden und sind in dieser Maske daher nicht bearbeitbar.

Automatische Sperre

Hier sehen Sie, ob der abgefragte Dienstnehmer eine automatische Sperre hat. Um einzelne automatische Sperren aufzuheben, klicken Sie auf den Radiergummi Symbol

rechts neben der Spalte. Um alle angezeigten automatischen Sperren mit einem Klick aufzuheben, verwenden Sie den Button unterhalb der Spalte.

Manuelle Sperre

Hier sehen Sie, ob der abgefragte Dienstnehmer eine manuelle Sperre hat. Hier vergeben Sie auch manuelle Sperren.

Diese können einem Dienstnehmer auch über die Maske „Dienstnehmerstamm - Seite 2 - Feld Manuelle Sperre“ gegeben werden oder in der Maske Gesperrte Dienstnehmer - Feld "Manuelle Sperre". In der Maske Gesperrte Dienstnehmer aktivieren Sie dazu die Checkbox "alle/akt.", deaktivieren Sie Checkbox "gesperrte" und fragen mit F7/F8 ab. In der Spalte "Manuelle Sperre" tragen Sie beim gewünschten Dienstnehmer das Bis-Monat für die Sperre einzutragen (zB 12.2009).

Entweder durch Klick auf den Radiergummi Symbol

neben der Spalte oder durch das Löschen des eingetragenen Datums.

Buttons

Autom. Sperren aufheben

Mit diesem Button entsperren Sie alle abgefragten Dienstnehmer, die eine automatische Sperre haben.

Wenn Sie einzelne Dienstnehmer entsperren möchten, klicken Sie in die gewünschte Zeile und entsperren den Dienstnehmer mit dem Radiergummi Symbol

Entsperren Sie automatisch gesperrte Dienstnehmer nur dann, wenn Sie sicher sind, dass die Abrechnung abgebrochen wurde (zB durch einen Neustart des Servers oder wenn einmal kurzzeitig die Datenbank nicht zur Verfügung steht).

Entsperren Sie nie gerechtfertigte automatische Sperren, da dies zu fehlerhaften Abrechnungsdaten führen kann!