Fibu/Kostenrechnung SAP Universität Wien

Menüaufruf: Kommunikation/Firmen/Fibu/Kostenrechnung Das Programm "Betragsermittlung Kostenrechnung/Fibu" ermittelt die Beträge für Finanzbuchhaltungs- und Kostenrechnungsauswertungen. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung, der Abgaben und des Zahlungsverkehrs. SAP Universität Wien

Felder

BEREICH Zeitraum

Monat

Hier geben Sie die Periode ein, für welche eine Übernahme erfolgen soll.

BEREICH Erstellungsdatum

Datum/Zeit

Bei der Ermittlung der Beträge für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung wird zur Unterscheidung von Aufrollungen in Vormonaten ein Datum mit Zeitangabe verwendet. Das letzte Ermittlungsdatum wird Ihnen nach Eingabe des Monats vorgeschlagen, welches Sie jedoch überschreiben können.

BEREICH Datenträgerkriterien

Format

Hier wählen Sie sich das Ausgabeformat des Datenträgers aus. Zur Auswahl stehen:

• UR - ursprüngliches Format

• ER - erweitertes Format ab 2011

• EA - erweitertes Format ÖAW

Buchungskreis

Hier geben Sie den Buchungskreis für die SAP-Verbuchung an.

Mandat

Hier geben Sie den Mandaten in SAP an.

Belegart

Hier geben Sie die Belegart für die SAP-Verbuchung an.

Belegkopftext

Hier geben Sie den fixen Teil des Belegkopftextes für die SAP-Verbuchung an. Der zweite Teil besteht aus "MM.YYYY", wobei als Monat der Inhalt des Feldes "Monat" verwendet wird.

Geschäftsmonat

Hier haben Sie die Möglichkeit ein Geschäftsmonat anzugeben, falls dieses vom Aufrufmonat abweicht (z.B. 13 für 13 Lauf)

Übergangskonto

Hier tragen Sie das Übergangskonto ein.
Es wird pro Kostenstelle/Kostenträger ein Belegkopf erstellt. Damit pro Belegkopf eine Soll-/Haben-Gleichheit herrscht, wird die Soll-/Haben-Differenz pro Belegkopf auf dieses Übergangskonto gebucht. Am Ende, beim Verbuchen der Verbindlichkeiten, hebt die dortige Soll-/Haben-Differenz das Übergangskonto wieder auf.

Ausgabe bei Betrag 0

Mit dieser Checkbox definieren Sie, ob die Buchungszeile auf das Übergangskonto auch bei einem Betrag von 0 ausgegeben werden soll (=aktivierte Checkbox) oder nicht (=deaktivierte Checkbox).

Dateinamennummer

Hier geben Sie einen Firmensatz, über welchen die Nummer im Dateinamen fortgezählt wird, an. Es wird die Nummer aus dem Firmensatz genommen und um 1 hochgezählt. Dieser hochgezählter Wert wird wieder in diesem Firmensatz gespeichert.

Aufwand pro Dienstnehmer

Mit dieser Checkbox legen Sie fest, ob die Aufwandsbuchungen pro Dienstnehmer durchgeführt werden sollen (=aktivierte Checkbox) oder nicht (=deaktivierte Checkbox).

Die Verbuchung der Verbindlichkeiten erfolgt bei beiden Einstellungen pro Firma.

BEREICH Datenträgerkriterien - Zusatzdateien Reisekosten

Buchungskreis FWF

Hier geben Sie den Buchungskreis für die SAP-Verbuchung der FWF Kostenträger für Reisekostenbuchungen an.

Übergangskonto

Hier tragen Sie das Übergangskonto für den Zusatzdatenträger ein. Dieses Konto wird statt des Übergangskonto aus den Datenträgerkriterien im Zusatzdatenträger 1+ 2 verwendet.

Verrechnungskonto Haben

Hier tragen Sie das Verrechnungskonto der Haben-Buchungen ein. Dieses Konto wird im ersten Zusatzdatenträger für eine Haben-Buchung verwendet.

Verrechnungskonto Soll

Hier tragen Sie das Verrechnungskonto der Soll- Buchungen ein. Dieses Konto wird im zweiten Zusatzdatenträger für eine Soll-Buchung verwendet.

Kostenersatz Reisen

Hier tragen Sie das Fibukonto für den Kostenersatz-Reisekosten ein. Dieses Konto wird im zweiten Zusatzdatenträger als fixes Haben-Konto verwendet.

Buttons

Lohnart Dn-Aufteilung

Mit diesem Button gelangen Sie in die Maske, in welcher Sie Lohnarten zuweisen. Hat ein Dienstnehmer eine der angegebenen Lohnarten, dann werden alle Buchungen der Dienstnehmer pro Dienstnehmer ausgegeben.

Fibukonten Dn-Aufteilung

Mit diesem Button gelangen Sie ein die Maske, in welcher Sie Fibukonten zuweisen. Bei den angegebenen Fibukonten werden die Buchungen pro Dienstnehmer ausgegeben.

Ausgeschl. Kostenträger

Mit diesem Button gelangen Sie in die Maske, in welcher Sie Kostenträger zuweisen können. Bei zugewiesenen Kostenträgern werden Buchungen nicht pro Dienstnehmer angegeben. Dieser Button steht Ihnen nur zur Verfügung wenn Sie das "erweiterte Format" verwenden.

SAP-Datenträger erstellen

Mit diesem Button starten Sie den SAP-Datenträger.

Informationen für den Batchlauf

Hier sehen Sie wie der Aufruf der Maske für den Batchlauf Ein Batchlauf (Batchabrechnung) hilft Ihnen, regelmäßig wiederkehrende Arbeiten zu automatisieren. Ein Batchlauf startet sich zu einem vorgegebenen Zeitpunkt und arbeitet alle Programme (z.B. Abrechnung, Abgaben, Zahlungsverkehr, Buchhaltung) der Reihe nach ab. Die Reihenfolge der Programme und die Startzeit des Batchlaufes werden vom Benutzer festgelegt. aussehen soll (Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufverwaltung).

Nr.

Wählen Sie eine freie Nummer, die von der Reihenfolge in die Ablauffolge passt.

Kz/Aufruf

C/saptruni

Maskenname

lsalbuchha39

Zusatzdatenträger für Reisekostenbuchungen auf FWF-Kostenträger

Kommen im Datenträger für SAP Reisekosten-Buchungen auf FWF-Kostenträgern vor, so werden zur bereits vorhandenen Datenträgerdatei zwei weitere Dateien ausgegeben.

Wenn alle 5 Felder im Bereich „Datenträgerkriterien – Zusatzdateien Reisekosten“ ausgefüllt sind und als Format „Erweitertes Format (ER)“ ausgewählt wurde, werden 2 Zusatzdateien erstellt.

Diese Zusatzdatenträger werden nur für Reisekostenbuchungen erstellt, die auf Kostenträger gebucht wurden, denen unter dem Menüpunkt Kommunikation/Firmen/Forschungsfond/Sondermittel eine Projektnummer zugewiesen wurde.

Die beiden Zusatzdatenträger werden im erweiterten Format ausgegeben.

• Zusatzinfos zum Zusatzdatenträger 1

Es werden die zwei letzten Stellen des Kostenträgerkennzeichens durch den fixen Wert 21 ersetzt.

Weiters wird der „Buchungskreis FWF“ im Datenträger in der ersten Spalte ausgegeben.

Als Habenkonto wird das „Verrechnungskonto Haben“ aus der Aufrufmaske ausgegeben.

Der Dateiname des Zusatzdatenträgers 1 wird nach dem gleichen Muster erstellt, wie der Hauptdatenträger. Es wird nur die laufende Nummer erhöht.

• Zusatzinfos zum Zusatzdatenträger 2

Je Kostenträger wird nur eine Zeile ausgegeben.

Die Summen der Soll-Buchungen je Kostenträger werden im Haben für das Fibukonto „Kostenersatz Reisen“ ausgegeben. Im Soll wird nur das „Übergangskonto“ und das „Verrechnungskonto Soll“ ausgegeben.

Der Dateiname des Zusatzdatenträgers 2 wird nach dem gleichen Muster erstellt, wie der Hauptdatenträger. Es wird nur die laufende Nummer erhöht.

1. Beispiel

Derzeitiger Inhalt im (Haupt-)Datenträger. (Name des Dienstnehmers scheint im Datenträger nicht auf)

Dieses Beispiel enthält die Buchungen von 5 Reisen. Nur für den Kostenträger FA125001 wurde keine FWF-Projektnummer definiert.

Zusatzdatenträger 1 (mit Dienstnehmer – Name scheint nicht auf)

Hier fehlt der Kostenträger FA125001, weil diesem Kostenträger kein FWF-Projekt zugeordnet ist. Und statt des echten Verrechnungskontos wird das „Verrechnungskonto Haben“ aus der Aufrufmaske ausgegeben.

Weiters werden die letzten beiden Zeichen des Kostenträgers geändert.

Zusatzdatenträger 2 (ohne Dienstnehmer)

Hier ist Soll und Haben „vertauscht“ und es wird das „Verrechnungskonto Soll“ aus der Aufrufmaske ausgegeben.

Weiters werden hier alle Soll-Konten durch das Konto „Kostenersatz“ im Haben ersetzt und zusammengefasst.

2. Beispiel Zusatzdatenträger

Derzeitiger Inhalt im (Haupt-)Datenträger. (Name des Dienstnehmers scheint im Datenträger nicht auf)

Dieses Beispiel enthält die Buchungen von 5 Reisen. Nur für den Kostenträger FA125001 wurde keine FWF-Projektnummer definiert.

Zusatzdatenträger 1 (mit Dienstnehmer – Name scheint nicht auf)

Hier fehlt der Kostenträger FA125001, weil diesem Kostenträger kein FWF-Projekt zugeordnet ist. Und statt des echten Verrechnungskontos wird das „Verrechnungskonto Haben“ aus der Aufrufmaske ausgegeben.

Weiters werden die letzten beiden Zeichen des Kostenträgers geändert.

Zusatzdatenträger 2 (ohne Dienstnehmer)

Hier ist Soll und Haben „vertauscht“ und es wird das „Verrechnungskonto Soll“ aus der Aufrufmaske ausgegeben.

Weiters werden hier alle Soll-Konten durch das Konto „Kostenersatz“ im Haben ersetzt und zusammengefasst.

In den Zusatzdatenträgern der Reisekostenbuchungen wird generell der Buchungstext „<DD.MM.YY>-<DD.MM.YY> <Reisezweck der Reise, maximal 20 Zeichen> <Reiseziel der Reise>“ stehen.

Im Zusatzdatenträger 2: „Reisekosten MM.JJJJ“.

Beim Aufruf des SAP-Datenträgers "Kommunikation / Firmen / Fibu/Kostenrechnung SAP Universität Wien" kann  das Zusatzfeld "Übergangskonto" für Reisekosten angegeben werden. Dieses Konto wird in den beiden Zusatzdatenträgern verwendet.

Zusatzdatenträger 1:

   Als Buchungsdatum wird nicht mehr der Monatserste des Buchungsmonats, sondern das echte Buchungsdatum verwendet.

   Als Monat wird nun nicht mehr das Verbuchungsmonat sondern das Monat des echten Buchungslaufes verwendet.

Zusatzdatenträger 2:

   Die Buchungen auf das Zwischenkonto erfolgen nun im SOLL.

   Beim Verrechnungskonto SOLL wird der Kostenträger nicht mehr ausgegeben.