Fibu/Kostenrechnung SAP Universität Wien

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Kommen im Datenträger für SAP Reisekosten-Buchungen auf FWF-Kostenträgern vor, so werden zur bereits vorhandenen Datenträgerdatei zwei weitere Dateien ausgegeben.

Wenn alle 4 Felder im Bereich „Datenträgerkriterien – Zusatzdateien Reisekosten“ ausgefüllt sind und als Format „Erweitertes Format (ER)“ ausgewählt wurde, werden 2 Zusatzdateien erstellt.

Diese Zusatzdatenträger werden nur für Reisekostenbuchungen erstellt, die auf Kostenträger gebucht wurden, denen unter dem Menüpunkt Kommunikation/Firmen/Forschungsfond/Sondermittel eine Projektnummer zugewiesen wurde.

Die beiden Zusatzdatenträger werden im erweiterten Format ausgegeben.

• Zusatzinfos zum Zusatzdatenträger 1

Es werden die zwei letzten Stellen des Kostenträgerkennzeichens durch den fixen Wert 21 ersetzt.

Weiters wird der „Buchungskreis FWF“ im Datenträger in der ersten Spalte ausgegeben.

Als Habenkonto wird das „Verrechnungskonto Haben“ aus der Aufrufmaske ausgegeben.

Der Dateiname des Zusatzdatenträgers 1 wird nach dem gleichen Muster erstellt, wie der Hauptdatenträger. Es wird nur die laufende Nummer erhöht.

• Zusatzinfos zum Zusatzdatenträger 2

Je Kostenträger wird nur eine Zeile ausgegeben.

Die Summen der Soll-Buchungen je Kostenträger werden im Haben für das Fibukonto „Kostenersatz Reisen“ ausgegeben. Im Soll wird nur das „Übergangskonto“ und das „Verrechnungskonto Soll“ ausgegeben.

Der Dateiname des Zusatzdatenträgers 2 wird nach dem gleichen Muster erstellt, wie der Hauptdatenträger. Es wird nur die laufende Nummer erhöht.

1. Beispiel

Derzeitiger Inhalt im (Haupt-)Datenträger. (Name des Dienstnehmers scheint im Datenträger nicht auf)

Dieses Beispiel enthält die Buchungen von 5 Reisen. Nur für den Kostenträger FA125001 wurde keine FWF-Projektnummer definiert.

Zusatzdatenträger 1 (mit Dienstnehmer – Name scheint nicht auf)

Hier fehlt der Kostenträger FA125001, weil diesem Kostenträger kein FWF-Projekt zugeordnet ist. Und statt des echten Verrechnungskontos wird das „Verrechnungskonto Haben“ aus der Aufrufmaske ausgegeben.

Weiters werden die letzten beiden Zeichen des Kostenträgers geändert.

Zusatzdatenträger 2 (ohne Dienstnehmer)

Hier ist Soll und Haben „vertauscht“ und es wird das „Verrechnungskonto Soll“ aus der Aufrufmaske ausgegeben.

Weiters werden hier alle Soll-Konten durch das Konto „Kostenersatz“ im Haben ersetzt und zusammengefasst.

2. Beispiel Zusatzdatenträger

Derzeitiger Inhalt im (Haupt-)Datenträger. (Name des Dienstnehmers scheint im Datenträger nicht auf)

Dieses Beispiel enthält die Buchungen von 5 Reisen. Nur für den Kostenträger FA125001 wurde keine FWF-Projektnummer definiert.

Zusatzdatenträger 1 (mit Dienstnehmer – Name scheint nicht auf)

Hier fehlt der Kostenträger FA125001, weil diesem Kostenträger kein FWF-Projekt zugeordnet ist. Und statt des echten Verrechnungskontos wird das „Verrechnungskonto Haben“ aus der Aufrufmaske ausgegeben.

Weiters werden die letzten beiden Zeichen des Kostenträgers geändert.

Zusatzdatenträger 2 (ohne Dienstnehmer)

Hier ist Soll und Haben „vertauscht“ und es wird das „Verrechnungskonto Soll“ aus der Aufrufmaske ausgegeben.

Weiters werden hier alle Soll-Konten durch das Konto „Kostenersatz“ im Haben ersetzt und zusammengefasst.

In den Zusatzdatenträgern der Reisekostenbuchungen wird generell der Buchungstext „<DD.MM.YY>-<DD.MM.YY> <Reisezweck der Reise, maximal 20 Zeichen> <Reiseziel der Reise>“ stehen.

Im Zusatzdatenträger 2: „Reisekosten MM.JJJJ“.

Beim Aufruf des SAP-Datenträgers "Kommunikation / Firmen / Fibu/Kostenrechnung SAP Universität Wien" kann  das Zusatzfeld "Übergangskonto" für Reisekosten angegeben werden. Dieses Konto wird in den beiden Zusatzdatenträgern verwendet.

Zusatzdatenträger 1:

   Als Buchungsdatum wird nicht mehr der Monatserste des Buchungsmonats, sondern das echte Buchungsdatum verwendet.

   Als Monat wird nun nicht mehr das Verbuchungsmonat sondern das Monat des echten Buchungslaufes verwendet.

Zusatzdatenträger 2:

   Die Buchungen auf das Zwischenkonto erfolgen nun im SOLL.

   Beim Verrechnungskonto SOLL wird der Kostenträger nicht mehr ausgegeben.