Aufgabe: Lohnzettel SV und Finanz monatlich übermitteln

Menüaufruf: Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr Das Programm "Zahlungsverkehr" ermittelt die auszuzahlenden Beträge für die Überweisung der Gehälter und Abgaben. Voraussetzung ist die vorherige Durchführung der Echtabrechnung und der Abgaben./Datenaustausch EDA oder Kommunikation/Allgemeine/Datenaustausch ELDA, Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz (monatlich bei Austritt) (G)".

Die Finanz empfiehlt die Lohnzettel Finanz nicht bei Austritt zu übermitteln, sondern einmalig mit Ende des Jahres mit der L16 Übermittlung!

Voraussetzungen

Ihre Firmenstammdaten (Firmenstamm, Variabler Firmenstamm, Firmenparameter, evtl. die Maske Kunde und die Maske Systemsteuerung - Systemverwaltung/Sonstiges/Systemsteuerung - Feld Datenträger ELDA Empfänger) müssen vollständig gefüllt sein!

Lohnzettel SV/Finanz Meldungen und ab 01.2007 Arbeitsstättenmeldungen können nur an meldepflichtige Krankenversicherungsträger erstellt werden. Dies sind die Versicherungen mit den LHR Lohn Versicherungsnummern: 1-11, 20, 25 und 28. Firmenversicherungen müssen zuvor im Stammdatenmenü/Firma/Versicherungen richtig angelegt sein.

Damit eine Lohnzettel SV und Finanz Meldung für einen Dienstnehmer generiert und richtig übermittelt werden kann, muss der Dienstnehmer richtig angelegt sein: die Masken

• Dienstnehmerstamm,

• variable Dienstnehmerdaten,

• Eintrittsdaten (mit Austritt),

• Lohnartenzuordnung

müssen gefüllt sein.

Weitere Voraussetzung für einen Lohnzettel SV und Finanz ist, dass der Dienstnehmer einen unterjährigen Austritt ohne Wiedereintritt im gleichen Monat in der Maske Eintrittsdaten hinterlegt hat und echtabgerechnet wurde.

Voraussetzung für eine Arbeitsstättenmeldung ab 01.2007 ist, dass die Adresse der Arbeitsstätte nicht gleich der Firmenadresse (aus dem Firmenstamm) ist. Die Arbeitsstättenmeldung ist an den Lohnzettel SV Teil gekoppelt und ist immer mit diesem gemeinsam zu übermitteln. Die Adresse der Arbeitsstätte wird aus folgenden Feldern eruiert:

Die Arbeitsstätte wird wie folgt ermittelt:

1. Maske Variable Dienstnehmerdaten, Feld "Dienstort":
   

2. Ist hier nichts eingetragen, dann erfolgt eine Ermittlung über die Maske
   Kostenstellenaufteilung pro Dienstnehmer (Dienstort der Kostenstelle)
   
   Von der Stammkostenstelle wird der Dienstort ermittelt (Stammdatenmenü/Firma/Texte/Kostenstelle):
   

3. Wenn hier kein Dienstort hinterlegt ist, dann erfolgt die Ermittlung über die Maske
   Kostenstellenaufteilung pro Dienstnehmer (Abteilung der Kostenstelle)
   
   Es wird geprüft, ob der Stammkostenstelle eine Abteilung zugewiesen ist (Stammdatenmenü/Firma/Texte/Kostenstelle):
   
   Ist hier keine Abteilung zugewiesen, dann erfolgt die Ermittlung über die Maske

4. Dienstnehmerstamm - Seite 2, Feld "Abteilung"
   

5. Ist dort keine Adresse zu ermitteln, dann wird die Adresse des Firmenstamms (der Stammfirma) angenommen.

Diese Anleitung erklärt Ihnen wie Sie die Datenträger für Lohnzettel SV/Finanz und Arbeitsstättenmeldung an die Krankenversicherungsträger im LHR Lohn erstellen. Meldungen werden nach der Satzaufbau-Beschreibung von Elda (www.elda.at) erstellt. Diese werden von der OÖ Gebietskrankenkasse vorgeschrieben. Lohnzettel SV/Finanz mit der Arbeitsstättenmeldung haben die Arten:

Für nähere Informationen kontaktieren Sie den Krankenversicherungsträger oder sehen Sie imÖGK Arbeitsbehelf nach.

Lesen Sie dazu auch die Maskenbeschreibung der Maske "Datenaustausch ELDA".

Vorgehensweise

Wie entstehen Lohnzettel Finanz und Arbeitsstättenmeldung

Der Lohnzettel Finanz entsteht monatlich bei Austritt, wenn Sie in der Maske Eintrittsdaten einen Austritt oder Unterbrechungsgrund eingeben, wie zB unbezahlter Urlaub länger als ein Monat und den Dienstnehmer echt abrechnen.

Die Dienstnehmer müssen sv-pflichtige bzw. lohnsteuer-pflichtige Lohnarten abgerechnet haben.

Wir empfehlen entweder erst am 01.03 (bzw. am 16.02) des laufenden Jahres die Nachzahlung aus Vorjahr Parameter "Abrechnung Die Abrechnung ermittelt die Bruttolöhne oder –gehälter, die gesetzlichen und sonstigen Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben sowie den Auszahlungsbetrag an die Dienstnehmer. Dies geschieht unter Berücksichtigung etwaiger Aufrollungen aus Vormonaten. ab" aufs laufende Jahr zu setzen, oder vor der Übermittlung der Lohnzettel bei Austritte für Jänner des laufenden Jahres eine Jahresübermittlung für Dezember des Vorjahres zu starten!

Erstellen des Datenträgers

1. In der Maske Datenaustausche ELDA (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr oder Kommunikation/Allgemeine) wählen Sie die Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz (monatlich bei Austritt) (G)".

Als Monat wird Ihnen das Monat aus der Einstiegsmaske vorgeschlagen. Wenn Sie ein Tagesdatum eingeben, werden alle Lohnzettel Meldungen bis zu diesem Datum gemeldet, Beispiel: Sie wissen am 15. des Monats, dass ein Dienstnehmer am Monatsende austritt, wollen aber die Lohnzettel Meldung noch nicht verschicken. Wenn Sie als Tagesdatum 15. dM eingeben, wird dieser Lohnzettel von der "Zukunft" nicht miterstellt, bleibt also offen.

2. Wenn Sie auf den Button "Lohnzettel SV", "Lohnzettel Finanz" und "Arbeitsstättenmeldungen" klicken, können Sie in der folgenden Maske Ihre offenen Lohnzettel SV/Finanz- und Arbeitsstätten-Meldungen kontrollieren.

Klicken Sie auf den linken unteren Button "Alle anzeigen" wenn Sie alle Meldungen angezeigt haben wollen. Wenn Sie danach wieder auf "Nur Offene anzeigen" klicken, kehren Sie zur Ansicht zurück wo Sie nur die nicht gemeldeten Meldungen sehen.

Wenn Sie eine Meldung nicht erstellen wollen, können Sie die Zeile mit dem Button "Satz auf bearbeitet stellen" auf "erledigt = übermittelt" setzen. Sie können auch die Meldung vom Datenträger ausschließen indem Sie die Checkbox "ausschließen" aktivieren.

Dadurch wird die Checkbox  "Datenträger" deaktiviert, damit später erkennbar ist, ob die Meldung händisch auf bearbeitet gesetzt wurde.

Mit OK Button werden Ihre händischen Eingaben übernommen und Sie kehren wieder zur vorherigen Maske zurück, in der Sie den Datenträger erstellen können.

3. Wenn Sie nicht die automatische ELDA-Übermittlung verwenden (Feld Elda-Übermittlung ist deaktiviert), wählen Sie ein Verzeichnis aus, wo der Datenträger erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen:

Datenträger, der im ausgewählten Verzeichnis erstellt wird, heißt dtgkkED.dtr (für Gebietskrankenkassen) bzw. dtbvaED (BVAEB Versicherungen).dtr. Mit diesem wird auch die Protokolldatei gkkdtr.lst in der DATENBANK bzw. im Eurolohn/Work Verzeichnis erstellt.

Wenn Sie das Verzeichnis tmp, tmp2 oder ein beliebiges Verzeichnis wählen, wird ein neuer Datenträger immer an die vorhandene Datei dtgkkED.dtr bzw. dtbvaED.dtr dazu geschrieben. Das heißt, wenn Sie einen Datenträger erstellen (zB für Beitragsnachweisungen) und danach einen neuen erstellen (zB für Versichertenmeldungen), dann wird der 2. Datenträger an den 1. angehängt und Sie erhalten 2 Datenträger in einer Datei. Deswegen empfiehlt es sich, nach Erstellen und Übermitteln eines Datenträgers diesen entweder sofort umzubenennen oder in ein anderes Verzeichnis zu verschieben!

Füllen Sie alle weiteren Datenträgerkriterien nach Ihren Anforderungen aus.

4. Erstellen Sie den Datenträger mit Druck auf den Button "Erstelle ELDA-Datenträger". . Die nachstehende Meldung wird zur Kontrolle vom Programm aufgerufen. Bestätigen Sie diese mit OK. Wenn der Datenträger fertig erzeugt ist, wird eim LHR Lohn Protokoll am ausgewählten Drucker gedruckt. Beachten Sie, dass dies nur eim LHR Lohn Protokoll zur Kontrolle ist, das keine Übermittlung an den Krankenversicherungsträger bestätigt!

Nach Erstellen des Datenträgers werden die offenen Meldungen mit Datum und Uhrzeit der Erstellung auf bearbeitet gestellt.

Wenn Sie die automatische Elda-Übermittlung verwenden (Feld Elda-Übermittlung ist aktiviert), können erstellte Datenträger sofort an das ELDA Programm  zur Übertragung weitergeleitet werden.

Mehr dazu finden Sie im Thema "Automatische Elda-Übermittlung".

Wiederholen des Datenträgers

Wenn Sie mal einen Datenträger versehentlich gelöscht haben und Sie brauchen diesen jedoch wieder, führen Sie die oberen Schritte bis zum Punkt 3 durch. Dann geben Sie das Datum der Nacherstellung im Feld "Datum Nacherstellung" für den bereits erstellten Datenträger ein und machen den Schritt 4.

Löschen des Datenträgers

Wenn Sie einen Datenträger aus Versehen erstellt haben, und Sie wollen dies wieder rückgängig machen, geben Sie das betroffene Datum im Feld "Datum Nacherstellung" ein und klicken auf den Button "Datum rückstellen".

Sie können auch auf den Button "Lohnzettel SV" oder "Lohnzettel Finanz" klicken und sich alle Meldungen anzeigen (Button "Alle anzeigen") lassen. Fragen Sie das betroffene Datum und die genaue Uhrzeit der Erstellung in der letzten Spalte mit [Abfrage starten] und [Abfrage ausführen] ab. Das genaue Datum und die Uhrzeit finden Sie im Feld "Datum Nacherstellung" wenn Sie auf das erste LOV klicken.

Nachdem Sie in diesen Masken die betroffenen Meldungen abgefragt haben, können Sie die Anzeige mit Button "Anzeige auf offen setzen" auf offen setzen und speichern. So werden die Meldungen wieder auf offen = nicht übermittelt gesetzt.

Beachten Sie, wenn Sie einen Datenträger nur aus dem Eurolohn/... Verzeichnis löschen, sind die Meldungen im LHR Lohn trotzdem immer noch auf "bearbeitet = übermittelt" gesetzt.

Übermitteln des Datenträgers

Das Übermitteln des Datenträgers an den betroffenen Krankenversicherungsträger erfolgt im Regelfall über die Software Elda. Diese wird von der Oberösterreichischen Gebietskrankenkasse zur Verfügung gestellt. Wie Sie die Software installieren,  finden Sie auf der Internetseite www.elda.at.

Wenn Sie nicht die automatische Elda-Übermittlung verwenden, müssen Sie den Datenträger händisch über die Elda Software übermitteln. Eine Beschreibung dazu finden Sie auch auf der Internetseite www.elda.at.

Nach der Übermittlung des Datenträgers gibt Elda ein Übermittlungsprotokoll (Meldebestätigung) aus. Auf diesem ist ersichtlich, ob alle Meldungen übermittelt wurden. Bei Fehlermeldungen und Unklarheiten kontaktieren Sie die Elda Hotline.

Achten Sie darauf, dass Sie jeden erstellten Datenträger übermitteln! Im LHR Lohn ist es nicht vermerkt, ob Sie den Datenträger tatsächlich über die Elda Software übermittelt haben!

Besonderheiten

Urlaubsersatzleistung/Kündigungsentschädigung bei Jahreswechsel

Dauern Versicherungszeiten aufgrund einer Urlaubsersatzleistung für Urlaubsentgelt oder Kündigungsentschädigung über einen Jahreswechsel hinaus, sind getrennte Lohnzettel SV je Kalenderjahr erforderlich.

Beispiel:

arbeitsrechtliches Ende der Beschäftigung:  30.11.2006

Ende des Entgeltanspruches:                        15.01.2007

Urlaubsersatzleistung:              01.12.2006 - 15.01.2007

Ende des Mitarbeitervorsorge-Beitrags:      30.11.2006

Lösung:

Lohnzettel SV 2006 wird von 01.2006 bis 12.2006, mit Mitarbeitervorsorge-Zeitraum 01.2006 bis 11.2006 erstellt.

Lohnzettel Finanz 2006 wird von 01.2006 bis 11.2006 erstellt.

Lohnzettel SV 2007 wird von 01.2007 bis 01.2007 mit der Urlaubsersatzleistung erstellt.

Lohnzettel Finanz 2007 ist nicht zu erstellen.

Ende der Beschäftigung mit Wiedereintritt im gleichen Monat

Wenn das Ende der Entgeltbeschäftigung in einem Monat ist, in dem der Dienstnehmer wieder eintritt, ist zu unterscheiden, wann er ausgetreten ist.

Das Finanzamt benötigt allerdings immer zwei Lohnzettel Finanz-Teile.

Beispiel:

Austritt:                                          01.07.2013

Urlaubsersatzleistung  bis          15.07.2013

Wiedereintritt                               23.07.2013

Lösung:

Lohnzettel SV darf durchgängig gemeldet werden.

Beispiel:

Austritt                                          30.06.2013

Urlaubsersatzleistung bis           15.07.2013

Wiedereintritt                               23.07.2013

Lösung:

Lohnzettel SV muss getrennt übermittelt werden.

1. Lohnzettel von xx bis 07 mit Beträgen bis 15.07.

2. Lohnzettel von 07 bis xx mit Beträgen ab 23.07.

Beispiel:

Tritt ein Dienstnehmer im Vorjahr aus und hat eine Urlaubsersatzleistung bis in den Monat 01 und Wiedereintritt im Monat 01, werden seit 09.2014 zwei Lohnzettel SV erzeugt.

Einer für den Urlaubsersatzleistungszeitraum für den Zeitraum 01-01. Zusätzlich ein zweiter ab dem Eintritt mit Von-Zeitraum 01.

Keine Lohnzettel bei diesen Beschäftigten:

• Für Beschäftigte mit Taglöhnern nach § 69/1 EStG ist seit 01.2004 kein Lohnzettel Finanz-Teil zu übermitteln. In LHR Lohn wird ein Lohnzettel Finanz-Teil nur zur Kontrolle generiert, und ist im Feld "Datenträger" mit "ohne Übermittlung" gekennzeichnet. Dieser Datenträger kann nicht übermittelt werden. In LHR Lohn betrifft das Dienstnehmer mit der Lohnsteuergruppe "V* - Taglöhne" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten.

• Für Grenzgänger wird bis 12.2005 kein Lohnzettel Finanz-Teil erstellt. Das sind in LHR Lohn Dienstnehmer mit der Lohnsteuergruppe "G - Grenzgänger (Einpendler)" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten. Ab 01.2006 wird für diese Dienstnehmer ein Lohnzettel Finanz-Teil generiert.

• Für Grenzgänger (Auspendler) wird kein Lohnzettel SV und Finanz-Teil erstellt. Das sind im LHR Lohn Dienstnehmer mit der Lohnsteuergruppe "X - keine LSt-Berechnung, Grenzgänger (Auspendler)" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten.

• Für Werkverträge wird kein Lohnzettel SV/Finanz und auch kein E18 erstellt. Das sind im LHR Lohn Dienstnehmer mit der Dienstnehmerart Bezeichnet die Art des Dienstverhältnisses (z.B. Angestellte, Arbeiter, Lehrlinge, Beamte, Ferialpraktikanten). Die Dienstnehmerart hat Auswirkungen auf die korrekte Abrechnung. Sie kann vom Benutzer selbst nicht angelegt werden. "WV- Werkverträge" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten.

• Für Zivildiener ist kein Lohnzettel SV Teil zu übermitteln. LHR Lohn unterstützt diese Regelung ab 01.2009. Vorjahr werden nicht automatisch storniert, für diese starten Sie gegebenenfalls eine manuelle Ermittlung. Zivildiener haben im variablen Dienstnehmerstamm die SV-Gruppe N12o zugewiesen.

Mehrere Leistungen eines freien Dienstnehmers

Für jede Leistung eines freien Dienstnehmers ist eine Dienstnehmernummer zu vergeben, damit die Leistungsentgeltgrenze ohne USt richtig für das E18 ermittelt wird.

Eine Erstellung des E18 muss gemäß RZ 8312 unterbleiben, wenn

1. • weder das insgesamt geleistete (Netto)Entgelt ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze 900 EUR im Kalenderjahr übersteigen noch

   • das (Netto)Entgelt ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze für jede einzelne Leistung mehr als 450 EUR im Kalenderjahr betragen.

   • In diesem Fall wird im LHR Lohn eine E18 generiert aber nicht übermittelt. Dieser ist im Feld "Datenträger" mit "ohne Übermittlung" gekennzeichnet.

Die Meldung ist also dann zu erstatten, wenn entweder der Gesamtbetrag von 900 € oder die Einzelleistung den Beitrag von 450 EUR übersteigt. Diese Beurteilung muss man aber auch auf die einzelne Kategorie abstellen.

In LHR Lohn vergeben Sie dazu pro Leistung eine eigene Dienstnehmernummer. Die Überprüfung der Leistungsgrenzen erfolgt pro SV-Nummer des Dienstnehmers.

Für die Erstellung der E18-Meldungen werden die Dienstnehmer auf Grund der (eindeutigen) SV-Nummer zusammengefasst und gemeinsam dahingehend überprüft, ob eine Übermittlung der Werte an das Finanzamt nötig ist.

Die Dienstnehmerart in der Maske Variable Dienstnehmerdaten bestimmt, wie die Art der erbrachten Leistung auf der Mitteilung § 109a EStG (E18) ausgewählt wird.

Beispiele

Fenster

Allgemeines über Datenaustausch ELDA

Lohnzettel SV und Finanz monatlich erstellen

Beispiele

Lohnzettel SV Zeitraum (Krankenstand, Mutterschutz-Urlaub-Karenz-SZ)