Nacharbeiten + Umstellungen

Nacharbeiten ergeben sich, wenn die Schritte für den Jahresabschluss bereits durchgeführt wurden und sich nachträglich Änderungen für das bereits abgeschlossene Kalenderjahr ergeben.

13. Lauf

Immer, wenn Sie eine Änderung für ein bereits abgeschlossenes Kalenderjahr durchführen, müssen Sie einen "13. Lauf" starten – außer Sie haben die Nachzahlung aus Vorjahr im Einsatz.

Einen sogenannten "13. Lauf“ zu starten bedeutet, einen gesamten Monatsabschluss für einen Monat des abgelaufenen Kalenderjahres noch einmal durchzuführen. Dies beinhaltet das Starten der Programme

Abrechnung,
Abgaben,
Zahlungsverkehr und
Buchhaltung.

Wir empfehlen folgende Vorgangsweise:

Vornehmen der Korrektur im alten Jahr und speichern
Eine eigene Batchabrechnung Mit der Batchabrechnung können Sie regelmäßig wiederkehrende Arbeiten automatisieren. Beispiel Monatsabschluss: jedes Monat fallen die gleichen Arbeiten an(Abrechnen aller Dienstnehmer, Ermitteln der Buchhaltungsdaten, Erstellen der Überweisungsdatenträgerfür Dienstnehmer, Finanzamt, Gewerkschaften und Gläubiger, etc.). Die Batchabrechnung (Batchlauf) wird vom Benutzer vordefiniert. mit Gruppe "13. Lauf" starten oder eine Schnellabrechnung über den Button "eingetragene Aufrollungen" für Dezember starten - es kommen alle Aufrollungen (Maske Abrechnungen/Abrechnen/Abrechnung - Button "eingetragene Aufrollungen"), und danach Batchabrechnung für Dezember eingeben, speichern und den Aufruf „Abrechnung“ im Durchführungsauftrag löschen und den Lauf starten.

Ein 13. Lauf lässt sich also programmtechnisch einfach durchführen.

Beachten Sie jedoch, dass ein 13. Lauf auch Konsequenzen auf den Lohnzettel SV Finanz und etwaige Schnittstellen haben kann!

Beachten Sie, dass im Abgabenversicherungsgesetz 2007 beschlossen wurde, dass man einen 13. Lauf für das Vorjahr bis zum 15. Februar im laufenden Jahr durchführen darf. Die Lohnsteuer ist also nur bis zum 15. Februar als Lohnsteuer für das Vorjahr abzuführen (§ 19 Abs. 1 i. Verb. mit § 79 Abs. 2 bzw. § 77 Abs. 5 EStG) und danach als Nachzahlung aus Vorjahr nach § 67 (8).

Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass es besser ist, eine Beitragsnachweisung von einem 13. Lauf vor der Beitragsnachweisung vom Jänner des darauffolgenden Jahres zu übermitteln. Dann gibt es keine Probleme oder Strafzahlungen von der Gebietskrankenkasse.

Wiederholen von der Überleitung der offenen Barbeträgen

Die Überleitung der offenen Barauszahlungen kann mehrere Male gestartet werden. Dies kann sich im Zuge von Nachträgen nach bereits erfolgten Jahresabschluss ergeben. LHR Personalverrechnung nimmt dann nur die neu hinzugekommenen offenen Beträge ins nächste Jahr über. Wenn sich nach erfolgter Überleitung der offenen Beträge im Zuge einer Aufrollung (13. Lauf) die Minusbeträge verringern würden, macht nochmaliges Starten der Überleitung nur dann Sinn, wenn man vorher die Barauszahlungsliste wieder auf offen stellt (= rückstellt)!

Beim Wiederholen der Überleitung der offenen Barbeträgen unterscheiden Sie folgende Fälle:

1. Die Schuld erhöht sich und der 01.2015 wurde noch nicht abgerechnet

In diesem Fall können Sie die Überleitung der offenen Barbeträgen problemlos wiederholen.

Beispiel:

Der Dienstnehmer hatte zuerst -100,00 Euro im 12.2014 auf der Barauszahlungsliste. Diese -100,00 Euro wurden auf 01.2015 übergeleitet und in der Lohnartenzuordnung steht nun die Lohnart Akonto- mit 01.2015 mit 100,00 Euro. (Die Barauszahlungsliste mit -100,00 Euro wird auf bearbeitet gesetzt).

Danach erhöhte sich die Schuld des Dienstnehmers von -100,00 auf -150,00 Euro. Nun sind -50,00 Euro auf der neuen Barauszahlungsliste offen. Diese -50,00 Euro wurden auf 01.2015 übergeleitet und in der Lohnartenzuordnung steht nun die Lohnart Akonto- mit 01.2015 mit 150,00 Euro.

2. Die Schuld erhöht sich und der 01.2015 wurde bereits ohne Hakerl "Lohnartenzuordnung löschen" echt-abgerechnet

In diesem Fall ist die Akonto- Lohnart in der Lohnartenzuordnung für 01.2015 immer noch vorhanden.

In diesem Fall können Sie die Überleitung der offenen Barbeträgen wie im Fall 1 problemlos wiederholen. Bei der Akonto- Lohnart wird die Differenz wie im Fall 1 addiert.

3. Die Schuld erhöht sich und der 01.2015 wurde bereits mit Hakerl "Lohnartenzuordnung löschen" echt-abgerechnet

In diesem Fall ist die Akonto- Lohnart in der Lohnartenzuordnung nicht mehr vorhanden. Wenn Sie eine Überleitung starten würden, würde in der Lohnartenzuordnung bei der Akonto- Lohnart nur mehr die Differenz angeführt, wenn Sie danach nochmals den 01.2015 abrechnen, wäre nur mehr die Differenz berücksichtigt. Deswegen sieht die Lösung für den Fall 3 wie folgt aus:

Stellen Sie die Barauszahlungsliste vom 12.2014 zurück.
Und starten die Überleitung der offenen Barbeträgen nochmals.

Guthaben bei Abgaben nach Jahresabschluss

Falls Sie nach dem Jahresabschluß ein Guthaben bei Abgaben (zB Kommunalsteuer, Finanzamt, GKK) haben und die Funktion Nachzahlung aus Vorjahr nicht in Verwendung haben, haben Sie die Möglichkeit, diese wie folgt im nächsten Jahr gegenzurechnen:

Tragen Sie im Feld "Aufrollung ab" in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmenparameter das Jahr ein, in dem Sie ein Guthaben (Minus-Auszahlungsbetrag) haben.
Warten Sie auf die nächste Abrechnung im laufenden Jahr, in dem die Abgaben und der Zahlungsverkehr gestartet werden und die Überweisungsdatenträger erstellt werden.
Wenn das Guthaben übernommen ist, löschen Sie das Jahr im Feld "Aufrollung ab" da Sie die Funktion Nachzahlung aus Vorjahr nicht in Verwendung haben.

Korrekturmöglichkeit für Lohnzettel SV Finanz und E18

Falls es nach einer Jahresübermittlung Korrekturen der Lohnzettel gibt, haben Sie die Möglichkeit diese

mit der Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz mit E18 (Jahresübermittlung 1x jährlich) (J)" zu übermitteln.

Auswertungen

Unter dem Menüpunkt „Auswertungen/Jährlich/Jahresabschluss“ und „Auswertungen/Jährlich/Jahresbuchungsbeleg“ finden Sie weitere Aufrufe für Auswertungen, die teils auf Grund gesetzlicher Bestimmungen zum Jahresende durchgeführt werden:

Lohnkonto
Lohnzettel SV und Finanz jährlich pro Dienstnehmer sowie Liste aller Dienstnehmer zu Prüfzwecken
Kommunalsteuer-Jahreserklärung (Datenträger unter Kommunikation/Allgemeine/Kommunalsteuerjahreserklärung Datenträger)
U-Bahnsteuer-Jahreserklärung
Liste der geringfügig Beschäftigten (für Prüfzwecke)
Jahresbuchungsbeleg (nach Belegnummern, DN-Gruppen, Kostenstellen und Kostenträgern)
Dienstgeberliste (Auswertungen/Personal/Sonstiges)
Exportdateien für GPLA-Prüfer (Kommunikation/Allgemeine/Exportdateien für Prüfer)

Umstellungen

Parameter

Falls Sie in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Variable System-, Firmengruppen- oder Firmenparameter

die variablen Parameter

LS: Elda_Ab_LZFin	Mit diesem Parameter bestimmen Sie, dass Lohnzettel-Finanz-Teile vor dem Jahr im Feld "Wert" automatisch vom Programm auf bearbeitet gesetzt werden. So vermeiden Sie eventuelle unerwünschte Lohnzettel Finanz Korrekturen für vergangene Jahre.
LS: Elda_Ab_LZSV	Mit diesem Parameter bestimmen Sie, dass Lohnzettel-SV-Teile vor dem Jahr im Feld "Wert" automatisch vom Programm auf bearbeitet gesetzt werden. So vermeiden Sie eventuelle unerwünschte Storno Lohnzettel SV und neuerliche Lohnzettel SV für vergangene Jahre.
LS: Elda_Ab_Personen	Mit diesem Parameter bestimmen Sie, dass Versichertenmeldungen vor dem Jahr im Feld "Wert" automatisch vom Programm auf bearbeitet gesetzt werden. So vermeiden Sie eventuelle unerwünschte Meldungen für vergangene Jahre.

gesetzt haben, dann ändern Sie jährlich das Jahr/Monat im Feld "Wert" vor dem die Meldungen automatisch auf bearbeitet gesetzt werden sollen.
Falls Sie diese Parameter noch nicht gesetzt haben, empfehlen wir Ihnen, diese zu setzen.

Beispiel:

Mit dem Parameter "LS: Elda_Vers_Betrag" auf System-, Firmengruppen und Firmenebene haben Sie die Möglichkeit folgende Einstellungen für den Betrag bei An- und Abmeldungen vorzunehmen:

Werte:

B - es wird der abgerechnete Betrag angegeben (defaultmäßig)

F0 - der Betrag wird immer fix mit 0,00 angegeben

F1 - der Betrag wird immer fix mit 1,00 angegeben

F999 - der Betrag wird immer fix mit 999,00 angegeben

N1 - es wird der abgerechnete Betrag ausgegeben. Ist dieser aber 0,00, dann wird fix 1,00 angegeben

N999 - es wird der abgerechnete Betrag ausgegeben. Ist dieser aber 0,00, dann wird fix 999,00 angegeben. (Und zwar werden Versichertenmeldungen für vollversicherte Dienstnehmer mit 1,00 EUR von der Wiener GKK abgelehnt, da dieser Betrag unter der Geringfügigkeitsgrenze liegt. Daher gibt es die Möglichkeit, mit diesem Parameter den Betrag 999,00 anzugeben.)

Wir empfehlen allen Kunden die Einstellung "N999" einzutragen, damit auch Meldungen im Hintergrund, die sich gegenseitig aufheben, richtig erstellt werden können. P, P1, P999 sind Spezialbehandlungen

Sätze

Falls Sie in irgendwelchen Sätzen Werte hinterlegt haben, die sich jährlich ändern (zB SV-Höchstbemessung), dann passen Sie diese Werte jährlich an.

Kontrollieren Sie dazu die Masken Stammdatenmenü/Lohnarten/Bewerten/Abrechnungs-, Abteilungs-, Firmengruppen-, Firmen-, Dienstnehmergruppen Sätze, ...

In diesem Beispiel wird der Firmengruppensatz per 01.2011 für die Allgemeine Pensionskassen Lohnart erhöht:

KV-Erhöhungen

Erhöhen der Gehälter (Schemensätze, Persönliche Sätze, Erhöhung von Lohnarten) führen Sie im Stammdaten/Erhöhen Menü durch.