Lohnzettel SV und Finanz Jahresübermittlung

Menüaufruf: Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr/Datenaustausch ELDA oder Kommunikation/Allgemeine/Datenaustausch ELDA, Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz (Jahresübermittlung 1x jährlich) (J)".

Voraussetzungen

Ihre Firmenstammdaten (Firmenstamm, Variabler Firmenstamm, Firmenparameter, evtl. die Maske Kunde und die Maske Systemsteuerung - Systemverwaltung/Sonstiges/Systemsteuerung - Feld Datenträger ELDA Empfänger) müssen vollständig gefüllt sein!

Lohnzettel SV/Finanz- und ab 01.2008 Arbeitsstätten-Meldungen können nur an meldepflichtige Krankenversicherungsträger erstellt werden. Dies sind die Versicherungen mit den LHR Personalverrechnung Versicherungsnummern: 1-11, 20, 25 und 42. Firmenversicherungen müssen zuvor im Stammdatenmenü/Firma/Versicherungen richtig angelegt sein.

Damit eine Lohnzettel SV/Finanz- und Arbeitsstätten-Meldung für einen Dienstnehmer generiert und richtig übermittelt werden kann, muss der Dienstnehmer richtig angelegt sein: die Masken

• Dienstnehmerstamm,

• variable Dienstnehmerdaten,

• Eintrittsdaten,

• Lohnartenzuordnung

müssen gefüllt sein. Zusätzlich muss der Dienstnehmer für das Monat Dezember echt-abgerechnet sein.

Jährliche Lohnzettel SV/Finanz mit der Arbeitsstättenmeldung und mit E18 werden nach einer Echtabrechnung des Monats Dezember

• täglich zu Uhrzeiten, die in der Maske Elda-Checker festgelegt sind (Systemverwaltung/Abfragen/Eldacheck überprüfen) oder

• bei jedem Druck des Formulars Lohnzettel SV/Finanz (= L16) und E18 oder

• nach einer manuellen Ermittlung des Dienstnehmers

ermittelt.

Bei der Verwendung der Nachzahlung aus Vorjahr Funktion (= In der Maske Firmenparameter sind die Felder "Abrechnung ab" und "Aufrollung ab" gefüllt) wird die Sozialversicherung immer in Vorjahren aufgerollt und die Lohnsteuer im laufenden Jahr nach § 67 (8) EStG. Deswegen werden die Lohnzettel SV-Teile von Vorjahren automatisch mit den laufenden Jahreslohnzettel mitübermittelt, die Lohnzettel Finanz-Teile aber nicht (da es diese somit nicht geben dürfte).

Falls die Lohnzettel Finanz-Teile jedoch für Vorjahre, zum Beispiel aufgrund rückwirkender SV-Nummer Änderung vom Ehepartner entstanden sind, dann geben Sie im Feld "Monat" direkt den Dezember der/des Vorjahre(s) ein und erstellen so einen Datenträger, wenn eine Übermittlung gewünscht ist.

Wir empfehlen entweder erst am 1.3.2015 (oder 15.2.2015) die Nachzahlung aus Vorjahr Parameter "Abrechnung ab" für 2015 zu setzen oder vor 01.2015 Lohnzettel bei Austritt Übermittlung eine Jahresübermittlung für 12.2014 zu starten!

Die Arbeitsstättenmeldung ist an den Lohnzettel SV Teil gekoppelt und ist immer mit diesem gemeinsam zu übermitteln. Die Adresse der Arbeitsstätte wird aus folgenden Feldern eruiert:

1. „Dienstort“ aus den Variablen Dienstnehmerdaten. Wenn die Adresse bei diesem nicht hinterlegt ist wird die Adresse der

2. Stammkostenstelle aus der Dienstnehmerkostenstellenaufteilung herangezogen, wenn die Stammkostenstelle einer Abteilung zugewiesen ist. (Diese Einstellung finden Sie in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmentexte/Kostenstellen). Dabei wird nur die, der Kostenstelle direkt zugewiesene Abteilung und deren Adresse kontrolliert.

3. „Abteilung“ aus dem Dienstnehmerstamm wenn die Adresse im Dienstort nicht hinterlegt ist und die Abteilung nicht gleich Kostenstelle ist, wie zum Beispiel im obigen Fall - die Kostenstelle 7 SW-Entwicklung.

4. Bei keiner Hinterlegung dieser drei Felder wird davon ausgegangen, dass die Adresse des Dienstortes gleich ist wie die Adresse der Firma, und deswegen wird in diesem Fall die Adresse der Firma übermittelt.

Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie die Datenträger für Lohnzettel SV und Finanz an die Krankenversicherungsträger in LHR Personalverrechnung erstellen. Meldungen werden nach der Satzaufbau-Beschreibung von Elda (www.elda.at) erstellt. Diese werden von der OÖ Gebietskrankenkasse vorgeschrieben. Lohnzettel SV und Finanz haben die Arten:

Für nähere Informationen kontaktieren Sie den Krankenversicherungsträger oder sehen Sie im GKK Arbeitsbehelf nach.

Lesen Sie dazu auch die Maskenbeschreibung der Maske "Datenaustausch ELDA".

Vorgehensweise

Wie entstehen Lohnzettel SV und Finanz

Lohnzettel SV und Finanz für die am 31.12. eines Jahres aktive Dienstnehmer entstehen, wenn Sie den Dienstnehmer für das Monat 12. des betroffenen Jahres echt abrechnen und das Programm "Elda-Check" die Werte ermittelt hat. Dies passiert

• täglich zu Uhrzeiten, die in der Maske Elda-Checker festgelegt sind (Systemverwaltung/Abfragen/Eldacheck überprüfen) oder

• nach jedem Druck des Formulars Lohnzettel SV/Finanz (= L16) und E18 oder

• wenn Sie für den betroffenen Dienstnehmer eine manuelle Ermittlung starten.

Die Dienstnehmer müssen sv-pflichtige bzw. lohnsteuer-pflichtige Lohnarten abgerechnet haben.

Erstellen des Datenträgers

1. In der Maske Datenaustausch ELDA (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr oder Kommunikation/Allgemeine) wählen Sie als Monat Dezember des betroffenen Jahres. Wählen Sie danach die Ausgabeart "Lohnzettel SV und Finanz (Jahresübermittlung 1x jährlich) (J)".

2. Wenn Sie auf den Button "Lohnzettel SV Jahresmeldungen", "Lohnzettel Finanz Jahresmeldungen" und "Arbeitsstättenmeldungen" klicken, können Sie in den folgenden Masken Ihre offenen Lohnzettel SV/Finanz- und Arbeitsstätten-Meldungen kontrollieren.

Klicken Sie auf den linken unteren Button "Alle anzeigen" wenn Sie alle Meldungen angezeigt haben wollen. Wenn Sie danach wieder auf "Nur Offene anzeigen" klicken, kehren Sie zur Ansicht zurück wo Sie nur die nicht gemeldeten Meldungen sehen.

Wenn Sie eine Meldung nicht erstellen wollen, können Sie die Zeile mit dem Button "Satz auf bearbeitet stellen" auf "erledigt = übermittelt" setzen. Sie können auch die Meldung vom Datenträger ausschließen, indem Sie die Checkbox "ausschließen" aktivieren.

Dadurch wird die Checkbox  "Datenträger" deaktiviert, damit später erkennbar ist, ob die Meldung händisch auf bearbeitet gesetzt wurde.

Mit OK Button werden Ihre händischen Eingaben übernommen und Sie kehren wieder zur vorherigen Maske zurück, in der Sie den Datenträger erstellen können.

3. Wenn Sie nicht die automatische ELDA-Übermittlung verwenden (Feld Elda-Übermittlung ist deaktiviert), wählen Sie ein Verzeichnis aus, wo der Datenträger erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen:

Datenträger, der im ausgewählten Verzeichnis erstellt wird, hat die Bezeichnung dtgkk14*.dtr (für Gebietskrankenkassen) bzw. dtbva14*.dtr (BVA Versicherungen). Mit diesem wird auch die Protokolldatei gkkdtr.lst in der DATENBANK bzw. im Eurolohn/Work Verzeichnis erstellt.

Wenn Sie das Verzeichnis tmp, tmp2 oder ein beliebiges Verzeichnis wählen, wird ein neuer Datenträger immer an die vorhandene Datei dtgkk14.dtr bzw. dtbva14.dtr dazu geschrieben. Das heißt, wenn Sie einen Datenträger erstellen (zB für Beitragsnachweisungen) und danach einen neuen erstellen (zB für Versichertenmeldungen), dann wird der 2. Datenträger an den 1. angehängt und Sie erhalten 2 Datenträger in einem. Deswegen empfiehlt es sich, nach Erstellen und Übermitteln eines Datenträgers diesen entweder sofort umzubenennen oder in ein anderes Verzeichnis zu verschieben!

Füllen Sie alle weiteren Datenträgerkriterien nach Ihren Anforderungen aus.

4. Erstellen Sie den Datenträger mit dem Druckersymbol . Die nachstehende Meldung

wird zur Kontrolle vom Programm aufgerufen. Bestätigen Sie diese mit OK. Wenn der Datenträger fertig erzeugt ist, wird ein LHR Personalverrechnung Protokoll am ausgewählten Drucker gedruckt. Beachten Sie, dass dies nur ein LHR Personalverrechnung Protokoll zur Kontrolle ist, das keine Übermittlung an den Krankenversicherungsträger bestätigt!

Nach Erstellen des Datenträgers werden die offenen Meldungen mit Datum und Uhrzeit der Erstellung auf bearbeitet gestellt.

Wenn Sie die automatische Elda-Übermittlung verwenden (Feld Elda-Übermittlung ist aktiviert), können erstellte Datenträger sofort an das ELDA Programm  zur Übertragung weitergeleitet werden.

Mehr dazu finden Sie im Thema "automatische Elda-Übermittlung".

Wiederholen des Datenträgers

Wenn Sie mal einen Datenträger versehentlich gelöscht haben und Sie brauchen diesen jedoch wieder, führen Sie die oberen Schritte bis zum Punkt 3 durch. Dann geben Sie das Datum der Nacherstellung im Feld "Datum Nacherstellung" für den bereits erstellten Datenträger ein und machen den Schritt 4.

Löschen des Datenträgers

Wenn Sie einen Datenträger aus Versehen erstellt haben und Sie wollen dies wieder rückgängig machen, geben Sie das betroffene Datum im Feld "Datum Nacherstellung" ein und klicken auf den Button "Datum rückstellen".

Sie können auch auf den Button "Lohnzettel SV Jahresmeldungen" bzw. "Lohnzettel Finanz Jahresmeldungen" klicken und sich alle Versichertenmeldungen anzeigen (Button "Alle anzeigen") lassen. Fragen Sie das betroffene Datum und die genaue Uhrzeit der Erstellung in der letzten Spalte mit [Abfrage starten] und [Abfrage ausführen] ab. Das genaue Datum und die Uhrzeit finden Sie im Feld "Datum Nacherstellung" wenn Sie auf das erste LOV klicken.

Nachdem Sie in diesen Masken die betroffenen Meldungen abgefragt haben, können Sie die Anzeige mit Button "Anzeige auf offen setzen" auf offen setzen und speichern. So werden die Meldungen wieder auf offen = nicht übermittelt gesetzt.

Beachten Sie, wenn Sie einen Datenträger nur aus dem Eurolohn/... Verzeichnis löschen, sind die Meldungen im LHR Personalverrechnung trotzdem immer noch auf "bearbeitet = übermittelt" gesetzt.

Übermitteln des Datenträgers

Das Übermitteln des Datenträgers an den betroffenen Krankenversicherungsträger erfolgt im Regelfall über die Software Elda. Diese wird von der Oberösterreichischen Gebietskrankenkasse zur Verfügung gestellt. Wie Sie die Software installieren,  finden Sie auf der Internetseite www.elda.at.

Wenn Sie nicht die automatische Elda-Übermittlung verwenden, müssen Sie den Datenträger händisch über die Elda Software übermitteln. Eine Beschreibung dazu finden Sie auch auf der Internetseite www.elda.at.

Nach der Übermittlung des Datenträgers gibt Elda ein Übermittlungsprotokoll (Meldebestätigung) aus. Auf diesem ist ersichtlich, ob alle Meldungen übermittelt wurden. Bei Fehlermeldungen und Unklarheiten kontaktieren Sie die Elda Hotline.

Achten Sie darauf, dass Sie jeden erstellten Datenträger übermitteln! Im LHR Personalverrechnung ist es nicht vermerkt, ob Sie den Datenträger tatsächlich über die Elda Software übermittelt haben!

Besonderheiten

Unterjähriger Wechsel der Beitragskontonummer

Wechselt der Dienstgeber im Zuge einer Firmenumstrukturierung, Betriebssitzverlegung, Firmenfusion oder Umstellung der Verrechnungsart die Beitragskontonummer, ist der Lohnzettel SV zu trennen. Eine Zuordnung zum jeweiligen Beitragszeitraum und zur Kontonummer hat im Lohnzettel SV-Teil zu erfolgen. Es wird allerdings nur ein Lohnzettel Finanz-Teil benötigt. Wenden Sie sich in diesem Fall an den LHR Personalverrechnung Support, da gegebenenfalls eine neue Firma in LHR Personalverrechnung angelegt werden muss.

Urlaubsersatzleistung/Kündigungsentschädigung bei Jahreswechsel

Dauern Versicherungszeiten aufgrund einer Urlaubsersatzleistung für Urlaubsentgelt oder Kündigungsentschädigung über einen Jahreswechsel hinaus, sind getrennte Lohnzettel SV je Kalenderjahr erforderlich.

Beispiel:

arbeitsrechtliches Ende der Beschäftigung:  30.11.2013

Ende des Entgeltanspruches:                          15.01.2014

Urlaubsersatzleistung:               01.12.2013 - 15.01.2014

Ende des Betriebsvorsorge-Beitrags:            15.01.2014

Lösung:

Lohnzettel SV 2013 wird von 01.2013 bis 12.2013, mit Betriebsvorsorge-Zeitraum 01.2013 bis 12.2013 erstellt.

Lohnzettel Finanz 2013 wird von 01.2013 bis 11.2013 erstellt.

Lohnzettel SV 2014 wird von 01.2014 bis 01.2014 mit der Urlaubsersatzleistung und Betriebsvorsorge-Zeitraum erstellt.

Lohnzettel Finanz 2014 ist nicht zu erstellen.

Wechsel der SV-Gruppe

Erfolgt ein unterjähriger Wechsel der SV-Gruppe (zB von A1 auf D1) darf der Lohnzettel SV nicht geteilt werden. Auch bei Beendigung der Lehrzeit ist diese Vorgangsweise zu beachten.

Beispiel:

SV-Gruppe A1 Arbeiter                                  von 01.01.2013 bis 30.06.2013

SV-Gruppe D1 Angestellter                           von 01.07.2013 bis 31.12.2013

Lösung:
Lohnzettel SV 2013 wird von 01.2013 bis 12.2013, mit Betriebsvorsorge-Zeitraum 02.2013 bis12.2013 erstellt. Der Dienstnehmer wird als Angestellter angeführt.

Betriebsvorsorge-Beitrag bei Wechsel der Beschäftigung

Wechselt ein Dienstnehmer während des Kalenderjahres von Voll- auf Teilzeitbeschäftigung und umgekehrt, sind die Beitragsgrundlagen und Sonderzahlungen jeweils in einem eigenen Lohnzettel SV anzuführen. Hingegen sind sämtliche Daten zur betrieblichen Vorsorge gesamt auf dem letzten Lohnzettel SV anzugeben. Hier ist keine Teilung der BV-Daten vorzunehmen.

Beispiel:
SV-Gruppe D1 Angestellter:                           von 15.01.2013 bis 30.06.2013

SV-Gruppe N24 geringfügiger Angestellter: von 01.07.2013 bis 30.09.2013

SV-Gruppe D1 Angestellter:                           von 01.10.2013 bis 31.12.2013

Lösung:

Lohnzettel SV 2013 wird von 01.2013 bis 06.2013 und von 10.2013 bis 12.2013 für die Vollbeschäftigung und  von 07.2013 bis 09.2013 für die geringfügige Beschäftigung. Der Betriebsvorsorge-Zeitraum ist auf dem letzten Lohnzettel SV für den Zeitraum 02.2013 bis 12.2013 anzugeben.

Lohnzettel Finanz 2013 wird von 01.2013 bis 12.2013 mit der sozialen Stellung "3 - Angestellte/Angestellter" anzugeben, da der Dienstnehmer in diesem Jahr überwiegend vollbeschäftigt war.

Ende der Beschäftigung mit Wiedereintritt im gleichen Monat

Wenn das Ende der Entgeltbeschäftigung in einem Monat ist, in dem der Dienstnehmer wieder eintritt, ist ein einheitlicher Lohnzettel SV zu erstellen. Das Finanzamt benötigt allerdings zwei Lohnzettel Finanz-Teile.

Beispiel:

arbeitsrechtliches Ende der Beschäftigung: 31.07.2013

Ende des Entgeltanspruches:                        15.09.2013

Wiedereintritt:                                                   20.09.2013

Lösung:

Lohnzettel SV 2013 wird von 01.2013 bis 12.2013 erstellt.

Lohnzettel Finanz 2013 wird von 01.2013 bis 07.2013 und von 09.2013 bis 12.2013 erstellt.

Dies sind in Summe drei Zeilen in einem Datenträger.

L16-Formular:

Da am Lohnzettel SV und Finanz-Formular (L16 Formular) immer Daten angeführt sind, die auch der Datenträger beinhaltet, erhält das L16 Formular drei Seiten:

1. Seite: Lohnzettel Finanz-Teil von 01.01.2013 bis 31.07.2013 ohne SV-Teil

2. Seite: Lohnzettel Finanz-Teil von 01.09.2013 bis 31.12.2013 ohne SV-Teil

3. Seite: Lohnzettel SV-Teil von 01.01.2013 bis 31.12.2013 mit leerem Finanz-Teil

Mutterschutz mit BVK-Beitrag

Zeiten des Wochen- und Krankengeldbezuges oder Präsenz- und Zivildienstes sind als BV-Zeiten zu melden.

Beispiel:

Eintritt:                 01.01.2013

BVK-Ab-Datum 01.02.2013

Mutterschutz:       01.03.2013 bis 15.05.2013

Karenz:                16.05.2013 bis - offen

Lösung:

Lohnzettel SV 2013 wird von 01.2013 bis 02.2013 erstellt, mit BVK-Zeitraum 02.2013 bis 05.2013.

Lohnzettel Finanz 2013 wird von 01.01.2013 bis 31.12.2013 erstellt.

Sonderregelung für BVA Lohnzettel SV-Teil

Bei BVA-Versicherten gibt es eine Sonderregel: Für jede unterschiedliche Bemessung von KV, UV und PV muss eine eigene Zeile ausgegeben werden, wobei der BV-Beitrag nur am letzten Satz mitgeteilt werden darf.

Keine Lohnzettel bei diesen Beschäftigten:

• Für Beschäftigte mit Taglöhnern nach § 69/1 EStG ist seit 01.2004 kein Lohnzettel Finanz-Teil zu übermitteln. In LHR Personalverrechnung wird ein Lohnzettel Finanz-Teil nur zur Kontrolle generiert, und ist im Feld "Datenträger" mit "ohne Übermittlung" gekennzeichnet. Dieser Datenträger kann nicht übermittelt werden. In LHR Personalverrechnung betrifft das Dienstnehmer mit der Lohnsteuergruppe "V* - Taglöhne" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten.

• Für Grenzgänger wird bis 12.2005 kein Lohnzettel Finanz-Teil erstellt. Das sind in LHR Personalverrechnung Dienstnehmer mit der Lohnsteuergruppe "G - Grenzgänger (Einpendler)" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten. Ab 01.2006 wird für diese Dienstnehmer ein Lohnzettel Finanz-Teil generiert.

• Für Grenzgänger (Auspendler) wird kein Lohnzettel SV und Finanz-Teil erstellt. Das sind in LHR Personalverrechnung Dienstnehmer mit der Lohnsteuergruppe "X - keine LSt-Berechnung, Grenzgänger (Auspendler)" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten.

• Für Werkverträge wird kein Lohnzettel SV/Finanz und auch kein E18 erstellt. Das sind in LHR Personalverrechnung Dienstnehmer mit der Dienstnehmerart "WV- Werkverträge" in der Maske Variable Dienstnehmerdaten.

Freie Dienstnehmer

Für während des Jahres ausgetretene freie Dienstnehmer ist ein E18 trotzdem am Jahresende zu übermitteln. Falls der Dienstnehmer sv-pflichtige Bezüge hatte, sind diese mit einem unterjährigen Lohnzettel SV zu melden.

Mehrere Leistungen eines freien Dienstnehmers

Für jede Leistung eines freien Dienstnehmers ist eine Dienstnehmernummer zu vergeben, damit die Leistungsentgeltgrenze ohne USt richtig für das E18 ermittelt wird.

Eine Erstellung des E18 muss gemäß RZ 8312 unterbleiben, wenn

• weder das insgesamt geleistete (Netto)Entgelt ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze 900 € im Kalenderjahr übersteigen noch

• das (Netto)Entgelt ohne USt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze für jede einzelne Leistung mehr als 450 Euro im Kalenderjahr betragen.

• In diesem Fall wird in LHR Personalverrechnung eine E18 generiert aber nicht übermittelt. Dieser ist im Feld "Datenträger" mit "ohne Übermittlung" gekennzeichnet.

Die Meldung ist also dann zu erstatten, wenn entweder der Gesamtbetrag von 900 € oder die Einzelleistung den Beitrag von 450 € übersteigt. Diese Beurteilung muss man aber auch auf die einzelne Kategorie abstellen.

In LHR Personalverrechnung vergeben Sie dazu pro Leistung eine eigene Dienstnehmernummer. Die Überprüfung der Leistungsgrenzen erfolgt pro SV-Nummer des Dienstnehmers.

Für die Erstellung der E18-Meldungen werden die Dienstnehmer auf Grund der (eindeutigen) SV-Nummer zusammengefasst und gemeinsam dahingehend überprüft, ob eine Übermittlung der Werte an das Finanzamt nötig ist.

Die Dienstnehmerart in der Maske Variable Dienstnehmerdaten bestimmt, wie die Art der erbrachten Leistung auf der Mitteilung § 109a EStG (E18) ausgewählt wird.

Beispiele

Fenster

Allgemeines über Datenaustausch ELDA

Ein beliebiges Verzeichnis anlegen

Lohnzettel SV und Finanz mit E18 (Jahresübermittlung 1x jährlich)