Starten Sie die Jahresüberleitung, BEVOR Sie im neuen Kalenderjahr abzurechnen beginnen. Der beste Zeitpunkt ist, wenn das alte Jahr so weit wie möglich abgeschlossen ist, d.h. der Dezember bereits abgerechnet wurde und etwaige Nachträge bereits berücksichtigt wurden (zB Pendlerpauschale für das abgelaufene Kalenderjahr).
Aufruf: Menü „Auswertungen/Jährlich/Jahresabschluss/Jahresüberleitung“
Erstellen eines neuen variablen Dienstnehmerstammes per Jänner des neuen Kalenderjahres (zB 01.2015) für alle Dienstnehmer, die im abgelaufenen Kalenderjahr (zB 2015) aktiv waren.
Feld Freibetrag lt. "§ 63" (= 1. Feld bei den Freibeträgen) im variablen Dienstnehmerstamm wird automatisch mit neuem Jahr auf 0 gesetzt. Freibeträge sind ab Jänner 2007 Monatsbeträge wie auf dem Freibetragsbescheid.
Beachten Sie, dass die Felder "§
35(3)" und
"§ 63 + § 105" für
Freibeträge (= 2.
und 3. Feld bei den Freibeträgen)
im variablen Dienstnehmerstamm mit der Jahresüberleitung
nicht auf 0 gesetzt werden!
Kontrollieren Sie diese Freibeträge nach der Jahresüberleitung und vergewissern
Sie sich, dass Sie ab Jänner
2007 Monatsbeträge
eingegeben haben.
Vorschuss-Überleitung: Ermitteln des ausstehenden Betrages per 1.1. des neuen Kalenderjahres für die Vorschüsse I (zB kurzfristig) und Vorschüsse II (zB langfristig). Eintragen der persönlichen Sätze „Stand per 1.1. Vorschuss“ der Dienstnehmer, bei denen eine Aushaftung vorhanden ist. Null-Aushaftungen werden gelöscht und im Protokoll bekannt gegeben (siehe Auszug).
Zinsberechnung für Vorschüsse: Sofern es auch eine Lohnart für die Berechnung der Zinsvorteile aus Vorschüssen gibt, wird diese für Dienstnehmer, die den Vorschuss bereits abgezahlt haben, beendet und im Protokoll bekannt gegeben. Für Dienstnehmer, die noch offene Vorschüsse am Ende des alten Kalenderjahres haben, wird die Lohnart weiter geführt.
Dienstnehmerstamm – Hinweis für Gehaltszettel: Die Hinweise auf der Seite 2 des Dienstnehmerstammes für das alte Kalenderjahr werden automatisch gelöscht. Die Hinweise auf Seite 2 der Maske „Firmenparameter“ werden bei der Jahresüberleitung nicht gelöscht.
Variabler Dienstnehmerstamm: Das Feld „permanenter Jahresausgleich" wird automatisch von „J“ auf „N“ umgestellt, falls dieser nur im Dezember auf „J“ gesetzt war. Seit kurzem gibt es im variablen Dienstnehmerstamm die neue Option „D – permanenter Jahresausgleich nur im Dezember und nur bei positivem Ergebnis“. Ist diese neue Option eingestellt, wird dieser Punkt hinfällig.
Aufrollungen: Bereits bearbeitete Aufrollungen für alle abgelaufenen Kalenderjahre werden automatisch gelöscht.
Die Jahresüberleitung starten Sie mit dem Button "Überleitung starten".
Die Feiertage für das neue Kalenderjahr werden nicht durch die Jahresüberleitung ins System eingespielt – dies geschieht automatisch mit dem Update, das Sie zum Jahresende erhalten.
Wir empfehlen jedoch, gegen Jahresende die neu vom
System eingetragenen Feiertage zu kontrollieren und um etwaige firmenspezifische
Feiertage zu ergänzen.
Ein Protokoll der Jahresüberleitung wird automatisch erstellt und in das Verzeichnis „Eurolohn/work“ gespeichert (neuJahr2015.log). Bitte kontrollieren Sie dieses Protokoll auf etwaige Fehlermeldungen und setzen Sie sich im Fall von Oracle-Fehlermeldungen mit unserer Hotline in Verbindung.
Auszug aus der Protokolldatei „neuJahr2015.log“:
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Folgende neue Saetze 41 wurden eingetragen:
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GF 1 31 41 01.01.15 0 06.12.15
1 Zeile wurde ausgewählt.
0 Zeilen wurden gelöscht.
6 Zeilen wurden erstellt.
0 Zeilen wurden aktualisiert.
0 Zeilen wurden aktualisiert.
0 Zeilen wurden aktualisiert.
0 Zeilen wurden gelöscht.
**************************************************************
Folgende neue Saetze (698) wurden eingetragen:
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GF 1 5 698 01.01.15 0 06.12.14
0
GF 1 10 698 01.01.15 0 06.12.14
0
GF 1 36 698 01.01.15 0 06.12.14
0
GF 1 77 698 01.01.15 0 06.12.14
0
GF 1 1087 698 01.01.15 0 06.12.14
0
GF 1 1088 698 01.01.15 0 06.12.14
0
6 Zeilen ausgewählt.
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Bei folgenden Mitarbeitern ist der 1. Vorschuss ausgelaufen
und die Terminisierung (40) wird mit '01.12.2014' beendet.
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GF 1 31 40 01.04.08 0
1 Zeile wurde ausgewählt.
1 Zeile wurde aktualisiert.
Ist Rückstellen / Wiederholen der Jahresüberleitung möglich?
Eine Funktion „Rückstellen“ ist nicht vorgesehen, jedoch kann die Jahresüberleitung beliebig oft wiederholt werden. Hier können mehrere Konstellationen vorkommen:
Wenn Sie die Jahresüberleitung bereits durchgeführt haben und zB irrtümlich die Freibeträge für das neue Jahr gelöscht haben und dies nun bereinigen wollen, müssen Sie die entsprechenden neuen variablen DN-Stämme löschen und die Jahresüberleitung nochmals durchführen. Das Programm erstellt die fehlenden variablen Dienstnehmer-Stämme per 01.2015 neu (also nur die, die vorher gelöscht wurden).
Ein Wiederholen der Jahresüberleitung ist auch dann nötig, wenn Sie in der abzurechnenden Firma mehr als zwei Vorschußarten haben. Da in die Maske zur Jahresüberleitung nur zwei Vorschüsse eingetragen werden können, muss die Jahresüberleitung noch ein weiteres Mal (oder mehrere weitere Male) mit den restlichen Vorschüssen durchgeführt werden.
Bitte beachten Sie jedoch, dass bei mehrmaligem Starten der Jahresüberleitung und wenn die Zinslohnart mehr als zwei Vorschüsse betrifft, die Zinslohnart nicht mehr für alle Vorschüsse richtig ins neue Jahr übergeleitet werden kann. Hier empfehlen wir eine händische Kontrolle und gegebenenfalls Korrektur der Zinslohnart direkt in der Lohnartenzuordnung.
Sie haben die Jahresüberleitung bereits durchgeführt und nun ändert sich bei einigen variablen Dienstnehmer-Stämmen etwas im alten Jahr. Hier können Sie entscheiden, ob Sie die Änderungen im alten und neuen Jahr händisch eingeben oder ob Sie die Korrekturen nur im alten Jahr eingeben und die Jahresüberleitung nochmals starten. Allerdings müssen Sie auch hier bei einer neuerlichen Jahresüberleitung den schon erstellten variablen Dienstnehmerstamm zuvor löschen (siehe Fall 1), da die Korrektur sonst nicht in das neue Jahr übernommen wird.
Wenn Sie zB im neuen Jahr (im neuen variablen Dienstnehmerstamm) die Pendlerpauschale eingeben und die Jahresüberleitung wiederholen, bleibt der variable Dienstnehmerstamm so wie er ist.
Das gleiche mit den Vorrückungen: Wenn Sie zB im neuen Jahr die Vorrückungen für den Jänner bereits durchgeführt haben und führen danach die Jahresüberleitung durch, dann bleiben die Vorrückungen im Jänner so wie sie sind.