Überleitung offener Beträge

Auswertungen/Jährlich/Jahresabschluss/Offene Barauszahlungen ins nächste Jahr

Voraussetzungen

Durchführung der Vorarbeiten zum Jahreswechsel - mehr dazu siehe Thema "Vorarbeiten".

Wenn Sie die Nachzahlung aus Vorjahr im Einsatz haben (Im Firmenparameter Seite 1 sind die Felder "Abrechnung ab" und "Aufrollung ab" gefüllt), ist dieser Schritt nicht notwendig!

Funktionsweise

Offene Beträge von Dienstnehmern (= Forderungen an Ihre Dienstnehmer) werden in der LHR Personalverrechnung als Minusbeträge auf der Barauszahlungsliste angegeben. Bei der Übernahme der offenen Beträge in das nächste Jahr wandelt die LHR Personalverrechnung die Minusbeträge auf den Barauszahlungslisten vom Vorjahr in eine Abzugslohnart um. Diese Lohnart muss vom Benutzer zuvor angegeben werden und wird bei jedem betroffenen Dienstnehmer bei der Jänner-Abrechnung des neuen Jahres abgezogen. Eine Protokolldatei der Überleitung wird im Verzeichnis Eurolohn/work erstellt.

Wir empfehlen, die Überleitung der offenen Barauszahlungen als Aufruf in den Dezember-Batchlauf einzubauen, sodass das Programm automatisch mit dem Dezember-Batch gestartet wird und nicht darauf vergessen wird.

Die Überleitung der offenen Barauszahlungen kann mehrere Male gestartet werden. Dies kann sich im Zuge von Nachträgen nach bereits erfolgten Jahresabschluss ergeben (siehe dazu das Thema "Nacharbeiten"). LHR Personalverrechnung nimmt dann nur die neu hinzugekommenen offenen Beträge ins nächste Jahr über. Wenn sich nach erfolgter Überleitung der offenen Beträge im Zuge einer Aufrollung (13. Lauf) die Minusbeträge verringern würden, macht nochmaliges Starten der Überleitung nur dann Sinn, wenn man vorher die Barauszahlungsliste (dn_bezahlt) wieder auf offen stellt!

Vorgehensweise bei "händischem" Starten der Überleitung

1. Legen Sie, falls noch nicht vorhanden, eine Abzugslohnart für offene Beträge vom Vorjahr an. Die Lohnart sollte als Vorzeichen "-" haben, Betragsteiler Betragsteiler schlüsseln einzelne Bezugsarten auf, die unterschiedlich pflichtige Anteile aufweisen. Beispiel: Überstunden mit 100% Zuschlag müssen teils wie ein laufender Bezug behandelt werden und teils nach § 68 (2) EStG versteuert werden. Betragsteiler sind in LeSalaire vordefiniert und können vom Benutzer nicht geändert werden. Betragsteiler werden vom Benutzer beim Anlegen von Lohnarten verwendet. "0 - Durchläufer" und als Betrags-Bewertungs-Art "EIN", Beispiel:

2. Rufen Sie das Programm "offene Barauszahlungen ins nächste Jahr" im Menü Auswertungen/Jährlich/Jahresabschluss auf und starten Sie es. Im Feld "Jahr" geben Sie immer das Jahr ein, von welchem übertragen wird, also immer das Vorjahr! Nähere Hinweise zum Ausfüllen der Felder in der Maske finden Sie in der Fensterbeschreibung dieses Menüpunkts.

3. Kontrollieren Sie die von LHR Personalverrechnung erstellte Protokolldatei im Verzeichnis Eurolohn/work. In der Protokolldatei sehen Sie auch Dienstnehmer und den Betrag, der ins nächste Jahr übertragen wird. Beispiel:

alt     3: WHERE dnb_fa_kz          = '&1'

neu     3: WHERE dnb_fa_kz          = 'GF'

alt     4: AND   dnb_fa_nr          = &2

neu     4: AND   dnb_fa_nr          = 1

alt     5: AND   dnb_monat    BETWEEN TO_DATE('01.'||'&3','MM.YYYY')

neu     5: AND   dnb_monat    BETWEEN TO_DATE('01.'||'2015','MM.YYYY')

alt     6:                        AND TO_DATE('12.'||'&3','MM.YYYY')

neu     6:                        AND TO_DATE('12.'||'2015','MM.YYYY')

FA      FA_NR      DN_NR      LA_NR ABMO                BISMO          BETRAG            

-- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- --------- ----------              

GF          1               7                195    01.01.2015      01.01.2016        845,8            

GF          1              10                195    01.01.2015      01.01.2016        125            

GF          1              11                195    01.01.2015      01.01.2016         50            

Jedem Dienstnehmer, für den im Dezember des alten Jahres ein Minusbetrag auf der Barauszahlungsliste ausgewiesen wurde, wird dieser Betrag nun bei der ersten Jänner-Abrechnung des neuen Jahres abgezogen.

Wird das Programm "Überleitung der offenen Barauszahlungen ins nächste Jahr" nicht gestartet, so werden die offenen Beträge nicht ins neue Jahr übernommen und gehen verloren.

Vorgehensweise bei Einbindung in die Batchabrechnung

Falls Sie die Nachzahlung aus Vorjahr verwenden (im Firmenparameter sind die Felder "Abrechnung ab" und "Aufrollung ab" gefüllt), hinterlegen Sie diesen Menüpunkt nicht in der Batchabrechnung Mit der Batchabrechnung können Sie regelmäßig wiederkehrende Arbeiten automatisieren. Beispiel Monatsabschluss: jedes Monat fallen die gleichen Arbeiten an(Abrechnen aller Dienstnehmer, Ermitteln der Buchhaltungsdaten, Erstellen der Überweisungsdatenträgerfür Dienstnehmer, Finanzamt, Gewerkschaften und Gläubiger, etc.). Die Batchabrechnung (Batchlauf) wird vom Benutzer vordefiniert.! Falls Sie auf die Nachzahlung aus Vorjahr nach Abschluss eines Vorjahres umstellen, löschen Sie diesen Punkt aus der Batchabrechnung (bzw. aus dem Monat Dezember)!

1. Legen Sie den Batchaufruf im Menü Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufverwaltung an, falls dieser noch nicht vorhanden ist, Beispiel

2. Tragen Sie den Batchaufruf im Menü Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Standardauswertungen ein.
   
   Aktivieren Sie dabei nur den Monat Dezember. Öffnen Sie dann mit dem Button in Aufruf der Originalmaske zur Parameterübernahme die Originalmaske und tragen Sie dort die vorher definierte Abzugslohnart ein.

Sobald Sie die Dezember-Abrechnung als Batchabrechnung starten, werden die offenen Beträge auf der Barauszahlungsliste mit dem Batchlauf automatisch übergeleitet und die Protokolldatei ins Verzeichnis Eurolohn/work erstellt.

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