Dienstreisen

Dieses Thema erklärt Ihnen welche Regelungen von Ihnen (vom Kunden) und welche von Lohn & HR GmbH einzustellen und zu warten sind.

Arbeitsrechtliche Behandlung im LeSalaire Reisekostenmodul

Unternimmt der Arbeitnehmer eine Dienstreise, ist der Arbeitgeber gemäß § 1014 ABGB verpflichtet, den dadurch entstandenen Mehraufwand dem Arbeitnehmer zu ersetzen. Die üblichen Mehraufwendungen sind:

• Tagesgelder (Diäten, Entfernungszulagen usw.)

• Nächtigungsgelder

• Reisekostenvergütungen (Bahnkarte, Flugticket, KM-Gelder usw.)

Regelungen darüber wie diese Mehraufwendungen abzugelten sind, findet man in den meisten Kollektivverträgen bzw. in Betrieben, wo ein Betriebsrat vorhanden ist, in Betriebsvereinbarungen. Ist kein Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung vorhanden, ist es zweckmäßig, darüber eine Regelung in den jeweiligen Dienstvertrag aufzunehmen.

In LeSalaire sind Sie für die arbeitsrechtliche Behandlung und Wartung selber verantwortlich! Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen, dienstvertragliche Regelungen sowie arbeitsrechtliche Änderungen werden von Lohn & HR GmbH nicht gewartet!

Die arbeitsrechtliche Behandlung stellen Sie im LeSalaire Reisekostenmodul wie folgt ein:

1. Maske Zwölfteldefinition

Die betragliche Regelungen der Tagesgelder definieren Sie erstmals in der Maske Reisekosten/Zwölfteldefinitionen.

Nachstehende betragliche Regelungen und Beispiele gelten

• sowohl für Tagesgelder gem. § 26 Z 4 EStG

• als auch für Tagesgelder gem. § 3 Abs. 1 Z 16 b EStG.

Dazu legen Sie die Zwölfteldefinition wie folgt an (das Kennzeichen ist immer frei wählbar):

Beispiel:

Die Zwölfteldefinition ist ab 1 Minute anzulegen, um die Tagesgelder für Dienstreisen, die über einen Tag dauern, richtig abzurechnen.

Dass das Tagesgeld erst ab der 3. Stunde bezahlt wird, wird von Lohn & HR GmbH gewartet.

Der Betrag von 26,40 pro Tag an Inlandstaggeld, Ausladsreisesätze sowie Nächtigungsgelder und Essenskürzungen nach der Reisegebührenvorschrift werden auch von Lohn & HR GmbH gewartet.

Falls Sie aufgrund kollektivvertraglicher Regelungen die Auslandstaggelder nach Drittel auszahlen und ab der 5. Stunde auszahlen, dann legen Sie die Zwölfteldefinition wie folgt an:

Beispiel:

In der Maske Zwölfteldefinition haben Sie auch die Möglichkeit bei den Aliquotierungsregel Beträge anzulegen. Geben Sie dazu im Feld "Teiler" den Betrag ein und die das Feld "Art" wird dadurch auf "B" für Betrag geändert.

Beispiel:

2. Maske Reisetyp

Ob die Reisen nach der 24-Stunden- oder Kalendertagsregelung gerechnet werden, definieren Sie in der Maske Reisekosten/Reisetyp. Weiters, weisen Sie hier dem Reisetyp die Zwölfteldefinition für Inland- und Auslandstagssatzberechnung zu und definieren ob Taggeld, Nachtgeld und Hotelrechnungen gerechnet werden.

Den Reisetyp weisen Sie wiederum der Reise zu.

Beispiel:

Im Feld "Aliquotierungsregel" definieren Sie ob Sie nach der 24-Stunden- oder Kalendertagsregel abrechnen.
Wenn dieses Feld leer ist, bedeutet es, dass die Aliquotierungsregel aus der Maske Kategoriereisesätze (s. Punkt 4) herangezogen wird. Wenn keine Kategoriereisesätze hinterlegt sind, dann wird die 24-Stunden-Regel herangezogen.

3. Maske Verkehrsmittel

In der Maske Reisekosten/Verkehrsmittel hinterlegen Sie die Verkehrsmittel Ihrer Firma und definieren, wieviel Sie für diese auszahlen.

Beispiel für Privat PKW:

4. Maske Kategoriereisesätze

Falls Sie Regelungen haben, die der Reisegebührenvorschrift abweichen (z.B. abweichender Tagsatz, Essenskürzungen ...), dann hinterlegen Sie diese in der Maske Reisekosten/Reisesätze/Kategoriereisesätze.

Beispiel für eine abweichende Inlandsregelung:


Beispiel für eine abweichende Auslandsregelung:

Abgabenrechtliche Behandlung im LeSalaire Reisekostenmodul

Lohn & HR GmbH liefert alle Daten für die abgabenrechtliche Behandlung nach EStG bzw. Reisegebührenvorschrift.

Dazu zählen:

• Definition, dass Tagesgeld ab der 3. Stunde ausbezahlt wird

• Tages- und Nächtigungsgelder bei Inlandsdienstreisen

• Tages- und Nächtigungsgelder bei Auslandsdienstreisen

• Staaten- und Fremdwährungskennzeichen pro Land (nicht die Fremdwährungskurse!)

• Essenskürzungen

• Kilometergelder (abgabenrechtliche Beträge)

• abgabenrechtliche Abrechnung der Reise

• Legaldefinition: 5 Tage/ 15 Tage/ 6 Monate Überprüfung (s. unten "Legaldefinition")

Folgende Fälle werden nicht unterstützt:

• Bei mehreren Reisen pro Tag für einen Dienstnehmer das Höchstausmaß an Tagesgeld von 26,40 pro Tag

• Abgabenrechtliche Behandlung von Mischregelungen -> z.B. Inlandstaggelder nach der 24-Stunden-Regel und Auslandstaggelder nach der Kalendertagsregel oder umgekehrt

• Zwölftelkürzung bei einer Auslandsreise wenn zuerst ein Wechsel in ein anderes Land und dann in der vorherige Land stattfindet, Beispiel:

Ein Dienstnehmer ist am 27.05. von 02:00 bis 13:00 in Deutschland (11 Stunden)
Danach ist er von 13:00 bis 18:30 in der Schweiz.
Danach ist er wieder für 2 Tage in Deutschland.
In diesem Fall würde die Kürzung beim letzten Deutschland-Aufenthalt vorgenommen werden. Doch eigentlich dürfte für die Schweiz nichts verrechnet werden, weil an diesem Kalender- oder auch 24-Stunden-Tag bereits alles für Deutschland verrechnet wurde.

Legaldefinition

Bei Dienstreisen zu wechselnden Einsatzorten im Nahbereich (1. Tatbestand) können Tagesgelder nur dann (bzw. solange) steuerfrei gewährt werden, wenn (als) kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird. Die Begründung eines weiteren Mittelpunkts der Tätigkeit ist anzunehmen, wenn sich die Dienstverrichtung auf einen anderen Einsatzort durchgehend oder wiederkehrend über einen längeren Zeitraum erstreckt. Als Einsatzort gilt grundsätzlich die politische Gemeinde.

Von einem längeren Zeitraum ist in folgenden Fällen auszugehen:

• Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort durchgehend tätig und die Anfangsphase von fünf Tagen wird überschritten. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Mittelpunkt der Tätigkeit, ist mit der Berechnung der "Anfangsphase" von fünf Tagen neu zu beginnen.

• Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort regelmäßig wiederkehrend (mindestens einmal wöchentlich) tätig und die Anfangsphase von fünf Tagen wird überschritten. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Mittelpunkt der Tätigkeit, ist mit der Berechnung der "Anfangsphase" von fünf Tagen neu zu beginnen.

• Der Arbeitnehmer wird an einem Einsatzort wiederkehrend aber nicht regelmäßig tätig und überschreitet dabei eine Anfangsphase von 15 Tagen im Kalenderjahr. Die Anfangsphase von 15 Tagen steht pro Kalenderjahr zu.

Tagesgelder können daher nur für die Anfangsphase von fünf bzw. 15 Tagen steuerfrei gewährt werden. Diese Regelung wird von Lohn & HR GmbH unterstützt.

Um die Legaldefinition zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Die Legaldefinition hinterlegen Sie pro Kollektivvertrag in der Maske Firma/Kollektivverträge - Checkbox "Legaldefinition".

2. In der Maske Reisekosten/Reisegebiet hinterlegen Sie die Reisegebiete (wie z.B. PONGAU, PINZGAU). Ein Reisegebiet wird dann als ein Einsatzort gewertet.

3. In der Maske Reisekosten/Reiseziel weisen Sie den betroffenen Orten die Reisegebiete zu. Die Reiseziele sind wiederum in der Reisekostenabrechnungsmaske - Registerkarte Inland einzugeben (= Pflichtfeld!).

4. Weisen Sie die Reisegebiete den betroffenen Dienstnehmern in der Maske Dienstnehmer/Dienstnehmerstamm - Registerkarte Reisegebiet.

Zusammenfassung