Mutterschutz und Karenz

In diesem Thema finden Sie alle Informationen über die Handhabung des Mutterschutzes (Wochengeld) und Karenzurlaubs (Kinderbetreuungsgeld) in LeSalaire.

Vorgehensweise

  1. In LeSalaire geben Sie in der Maske Eintrittsdaten die Unterbrechungsgründe Mutterschutz und Karenz (so bald bekannt) ein. Bei den Unterbrechungsgründen haben Sie die Möglichkeit, auch Gefährdungsmutterschutz, Mutterschutz mit Bezügen, Karenz mit Bezügen (beim neuen Dienstverhältnis während der Karenz) usw. einzugeben.
    Beim vorzeitigen Mutterschutz (Gefährdungsmutterschutz) können Sie in der Maske Eintrittsdaten den üblichen Mutterschutz eingeben, damit Sie richtige ELDA Meldungen erhalten, und zusätzlich den "sonstigen Unterbrechungsgrund ohne Überprüfung" - Gefährdungsmutterschutz, nur zur Information.

  2. Im Hintergrund erhalten Sie im Datenaustausch ELDA die dazugehörigen Versichertenmeldungen und eine Wochengeldbestätigung (Arbeits-/Entgeltbestätigung für Wochengeld). Bei Versichertenmeldungen gibt es Unterschiede zwischen GKK und BVA Versicherten.
    Mehr zum Übermitteln dieser Meldungen lesen Sie unter Aufgaben - Periodische Aufgaben.

  3. Bei Dienstnehmerinnen, auf die die Abfertigung NEU Regelung zutrifft, wird im Mutterschutz der BVK-Beitrag gerechnet. Dazu legen Sie den Unterbrechungsgrund Mutterschutz so an, dass im Feld "Betriebliche Vorsorge" - "mit SV-Bemessung vor Unterbrechung (S)" hinterlegt ist.
    Bei Bediensteten bei den Gemeinden, auf die die Abfertigung NEU Regelung zutrifft, wird in der Karenz der BVK-Beitrag gerechnet. Dazu legen Sie den Unterbrechungsgrund Karenz so an, dass im Feld "Betriebliche Vorsorge" - "mit Tagsatz des Kinderbetreuungsgeldes (T)" hinterlegt ist.

  4. Bei 0 SV-Tagen, also in Unterbrechungsfällen wie Mutterschutz, Karenz, Unbezahlter Urlaub, Bundesheer usw. werden nur Lohnarten gerechnet, bei denen im Lohnartenstamm das Feld "Austr./Inaktiv" auf "abrechnen" gesetzt ist. Bei 0 SV-Tagen bzw. 0 LSt-Tagen wird keine SV und LSt für laufende Bezüge gerechnet, sondern nur für Sonderzahlung.

  5. Was Sie bei der Urlaubsverwaltung und Rückstellungen beachten müssen, lesen Sie weiter unten.

 

Anlage der Unterbrechungsgründe

Die meisten Unterbrechungsgründe erhalten Sie mit der Erstinstallation geliefert. Falls einige doch fehlen, legen Sie sie in der Maske Stammdatenmenü/Allgemein/Ein-/Austritts-/Unterbrechungsgründe wie folgt an:

Bei diesen Unterbrechungsgründen ist es wichtig, dass sie die laufende und eventuell auch sonstige Bezüge, sowie SV-Tage kürzen (= aktivierte Checkbox in Feldern "Aliquotierung lfd./SZ" und "SV-Tage"). Weiters ist es wichtig, dass der Unterbrechungsgrund Mutterschutz den Urlaubsanspruch nicht aliquotiert, aber der Unterbrechungsgrund Karenz sehr wohl (= im Feld "Aliquotierung Urlaub" ist ein "ja" hinterlegt).

Im Feld "Arbeitsbescheinigung" soll "Kennzeichnung für Mutterschutz" bzw. "Kennzeichnung für Karenz" hinterlegt sein, damit das Programm Datenaustausch ELDA die Unterbrechungsgründe richtig erkennt.

In der Maske Datenaustausch ELDA, Ausgabeart "Versichertenmeldungen" hinterlegen Sie im Button "Fremdschlüssel" die GKK/BVA Elda Fremdcodes für die Abmeldung in Karenz. Bei der GKK/BVA ist das der Code "07" und bei der BVA gibt es noch den Anmeldecode "02", Beispiel.

 

Bei der Handhabung des Mutterschutzes und Karenzurlaubs unterscheiden Sie zwischen GKK und BVA Meldewesen.

Meldewesen

bei Gebietskrankenkassen

Laut Gebietskrankenkasse (NÖDIS 8/2004, ARD Nr. 5525/10/2004) haben Sie zwei Möglichkeiten Versichertenmeldungen zu übermitteln. Beispiel:

  1. Hier haben Sie die Möglichkeit mit Beginn Karenz eine Abmeldung mit Abmeldegrund "07 - Karenzurlaub nach MSchG" zu übermitteln, auf der folgende Daten angeführt sind:

Dazu hinterlegen Sie beim Unterbrechungsgrund Mutterschutz im Feld "GKK-An-/Abmeldung" ein "nein". Der Datenaustausch ELDA erkennt den Mutterschutz durch die Aliquotierung der SV-Tage beim Unterbrechungsgrund (= aktiviertes Feld "SV-Tage") und im Feld "Arbeitsbescheinigung" ist "Kennzeichnung für Mutterschutz (I)" hinterlegt..

  1. Als zweite Möglichkeit bietet Ihnen die Gebietskrankenkasse, gleich bei Beginn des Mutterschutzes abzumelden. Bei dieser Abmeldung wird nur das Ende des Entgeltanspruchs bekanntgegeben.
    Bei Beginn der Karenz wird eine Richtigstellung Abmeldung mit dem Ende des BVK-Beitrags übermittelt.

    Dazu hinterlegen Sie beim Unterbrechungsgrund Mutterschutz im Feld "GKK-An-/Abmeldung" ein "ja".
     

Meldewesen

bei BVA

Bei der BVA wird eine Abmeldung mit Beginn Karenz mit Abmeldegrund "07 - Karenzurlaub nach MSchG" erzeugt, auf der folgende Daten angeführt sind, oben angeführtes Beispiel:

Als Ende des Entgeltanspruchs ermittelt LeSalaire bei der BVA immer den Beginn der Karenz, unabhängig davon ob Sie beim Unterbrechungsgrund Mutterschutz das Feld "GKK-An-/Abmeldung" auf "nein" oder "ja" gesetzt haben (siehe oben die 2 Möglichkeiten).

Bei der Abmeldung mit Mutterschutz (= Unterbrechungsgrund mit "GKK-An-/Abmeldung" Feld auf "ja") wird mit Beginn Karenz eine Richtigstellung Abmeldung erstellt.

 

Mutterschutz/Karenz mit Bezügen

Neues Dienstverhältnis während Mutterschutz oder Karenz

Geringfügige Beschäftigung während Mutterschutz oder Karenz

Mutterschutz für geringfügig beschäftigte Angestellte

Bei geringfügig beschäftigten Angestellten zahlt der Arbeitgeber die Bezüge und BVK-Beiträge für 6 Wochen im Mutterschutz weiter. Mehr dazu finden Sie im Internet unter: http://www.ooegkk.at/esvapps/page/page.jsp?p_pageid=182&p_menuid=61914&pub_id=85291&p_id=5&p_schowKeyVi=-1&p_issue=61914DGINFO160

Dazu gehen Sie in LeSalaire wie folgt vor:

  1. Verwenden Sie für den Mutterschutz einen eigenen Unterbrechungsgrund, der die Bezüge nicht aliquotiert, Beispiel.

  2. Diesen geben Sie für die ersten 6 Wochen im Mutterschutz ein. Gleich danach geben Sie Karenz ein, auch wenn sich die Dienstnehmerin in den weiteren 2 Wochen im Mutterschutz befindet. Nur so können das Ende des Entgeltanspruchs und BVK-Beitrags richtig berechnet und gemeldet werden, Beispiel
    Mutterschutz von 03.03.2007 bis 22.06.2007
    Karenz von 23.06.2007
    Bezüge und BVK-Beitrag werden bis 09.06.2007 weiter bezahlt
    In LeSalaire geben Sie dazu den Unterbrechungsgrund Mutterschutz mit Bezügen (oder einen eigenen Unterbrechungsgrund für Geringfügige) von 03.03.2007 bis 09.06.2007.
    Karenz geben Sie von 10.06.2007 ein.

  3. Auf der Abmeldung wird als Ende Entgelt 09.06.2007 und BVK-Bis-Datum 09.06.2007 angeführt.

  4. Auf dem Lohnzettel SV wird als Zeitraum 01. bis 06.2007 angeführt (weil ja die Bezüge bis 06.2007 weiter bezahlt werden). Beim BVK-Beitrag wird auch dieser Zeitraum angeführt.

  5. Die Arbeits-/Entgeltbestätigung für Wochengeld wird richtig erstellt. Das Programm erkennt den Unterbrechungsgrund Mutterschutz dadurch, dass im Feld "Arbeitsbescheinigung" -> "Kennzeichnung für Mutterschutz" hinterlegt ist.

 

Austritt nach Karenz

  1. Nimmt die Dienstnehmerin das Beschäftigungsverhältnis nach der Karenz nicht mehr auf, beenden Sie den Unterbrechungsgrund Karenz und

  2. geben den Austrittsgrund mit Ende Karenz ein.

  3. Dabei erhalten Sie im Datenaustausch ELDA eine Richtigstellung Abmeldung mit dem Ende der Beschäftigung.

  4. Wenn die Dienstnehmerin noch Urlaubsersatzleistung bezieht, geben Sie die Lohnart im Austrittsmonat ein. Für die Urlaubsersatzleistung erhalten Sie eine Anmeldung mit dem Austrittsdatum und eine Abmeldung mit der Angabe der Urlaubsersatzleistung (siehe GKK Infos im Internet).

 

Mutterschutz - Karenz - Mutterschutz

Wenn die Dienstnehmerin nach der Karenz wieder auf Mutterschutz geht, beachten Sie folgendes:

  1. Für die Zeit eines zweiten Mutterschutzes nach einem Karenzurlaub ist eine An- und Abmeldung erforderlich wo NUR das "BVK-Beitragszahlung ab" Datum gefüllt ist. Es ist also keine "echte" Anmeldung, weil der Dienstnehmer ja nicht wirklich zum Arbeiten kommt. Abgemeldet wurde der Dienstnehmer bei der Geburt des ersten Kindes.

  2. Über das elektronische Meldewesen ELDA ist eine solche Anmeldung lt. OÖGKK nicht möglich. Der Dienstgeber muss diese "händisch" auf Papier der GKK übermitteln, deshalb unterstützen auch wir eine solche Meldeart im Datenaustausch ELDA nicht.

 

Mutterschutz - Urlaub - Karenz

Wenn die Dienstnehmerin nach dem Mutterschutz den Urlaub in Anspruch nimmt, beachten Sie folgendes:

  1. Damit die Dienstnehmerin in so einem Fall richtig ab- und angemeldet wird, verwenden Sie den Unterbrechungsgrund Mutterschutz, der erst mit Beginn Karenz mit Datum des Mutterschutzes abmeldet (=> beim Unterbrechungsgrund Mutterschutz ist das Feld "GKK-An-/Abmeldung" auf "nein" gesetzt, siehe oberes Beispiel bei Gebietskrankenkassen => 1. Möglichkeit). Die Abmeldung muss laut GKK so aussehen:

  1. Die Arbeits-/Entgeltbestätigung für Wochengeld und Lohnzettel SV werden in diesem Fall auch richtig erzeugt. Beispiele für Lohnzettel SV finden Sie Beispiele "Lohnzettel SV Mutterschutz-Urlaub-Karenz-SZ".

 

Auszahlung der Gehälter/Sonderzahlung im Mutterschutz/Karenz

Laufende und sonstige Bezüge werden in Unterbrechungen wie Mutterschutz, Karenz, Bundesheer, unbezahlter Urlaub aufgrund 0 SV-/0 LSt-Tagen nicht gerechnet.

  1. Falls Ihr Unternehmen im Mutterschutz/Karenz laufende oder sonstige Bezüge auszahlen möchte, setzen Sie bei der gewünschten Lohnart im Lohnartenstamm (Stammdatenmenü/Lohnarten/Firmengruppen-/Firmen- oder Dienstnehmergruppenlohnarten) das Feld "Austr./Inaktiv" auf "abrechnen", damit die Lohnart im Unterbrechungsfall gerechnet wird.

  2. Beachten Sie dabei, dass für laufende Bezüge in so einem Fall aufgrund 0 SV-/0 LSt-Tagen keine SV bzw. LSt gerechnet wird. Bei einer Auszahlung der laufenden Bezüge geben Sie noch zusätzlich die Lohnarten SV-/LSt-Tage in der Lohnartenzuordnung ein. Für Sonderzahlungen wird auch bei 0 SV-/LSt Tagen die SV und LSt gerechnet.

  3. Kontrollieren Sie den BVK-Beitrag und korrigieren Sie ihn gegebenenfalls mit entsprechenden Lohnarten.

  4. Der Lohnzettel SV/Finanz wird in diesem Fall auch richtig erzeugt. Beispiele für Lohnzettel SV und Auszahlung der Sonderzahlung finden Sie Beispiele "Lohnzettel SV Mutterschutz-Urlaub-Karenz-SZ".

 

BVK-Beitragszahlung im Mutterschutz

 

BVK-Beitragszahlung in Karenz bei Gemeinden

Bei Gemeinden und Gemeindeverbänden und Land muss der Dienstgeber den BVK-Beitrag während Kinderbetreuungsgeld-Bezugs, Bildungskarenz und Familienhospizkarenz weiter entrichten (gilt für GKK und KFG-Versicherte, siehe § 205 a OÖ Gemeinde-, Dienstrechts- und Gehaltsgesetz 2002). Als Bemessungsgrundlage für den BVK-Beitrag gilt das Kinderbetreuungsgeld, derzeit täglich 14,53 Euro.

  1. Dazu verwenden Sie einen eigenen Unterbrechungsgrund für Karenz mit BVK-Beitragszahlung, der im Feld "Betriebliche Vorsorge" -> "Mit Tagsatz des Kinderbetreuungsgeldes (T)" eingetragen hat, Beispiel.
    So werden die BVK-Beiträge im Karenz automatisch gerechnet.

  2. Ab 01.2008 gibt es für Karenz nach MSchG eine Wahlmöglichkeit für Frauen, ob sie die lange Karenzdauer (2 Jahre) oder die kurze Karenzdauer (1,5 Jahre) in Anspruch nehmen. Bei der kurzen Karenzdauer wird das doppelte Kinderbetreuungsgeld für die BVK-Beitragszahlung herangezogen. Da diese Möglichkeit im Programm nicht implementiert ist, übersteuern Sie dazu die BVK-Bemessung mit einer Lohnart, die Ihnen den richtigen Betrag ausrechnet.

  3. Alle Versichertenmeldungen und Lohnzettel SV/Finanz werden bei BVK-Beitragszahlung in Karenz richtig erzeugt. (Diese wurden nach Unterlagen von OÖ GKK programmiert).

Neues Dienstverhältnis während der Karenz

Bei einem neuen Dienstverhältnis während der Karenz können Sie bei bestehender Dienstnehmernummer den Unterbrechungsgrund Karenz mit Bezügen in der Eintrittsmaske verwenden. Sie müssen die Dienstnehmerin nicht ein zweites Mal anlegen. Die Meldungen werden auch in diesem Fall richtig erzeugt.

Ende Dienstverhältnis während der Karenz

Wenn das Dienstverhältnis während der Karenz beendet wird, muss der Dienstgeber trotzdem bis zum Ende der Karenz BVK-Beiträge entrichten. Dazu gehen Sie in LeSalaire wie folgt vor:

  1. Beenden Sie die Karenz mit dem Austrittsdatum, obwohl die Karenz weiterhin besteht.

  2. Geben Sie das Austrittsdatum ein.

  3. Damit der BVK-Zeitraum auf der ELDA Versichertenmeldung (Abmeldung) richtig angeführt werden kann, verwenden Sie den neuen Informationsgrund "Betrieblicher Vorsorgebeitrag-Bis-Datum"

  4. Für die Abrechnung der BVK-Beiträge nach dem Austritt bis zum Ende der Karenz geben Sie mit der Lohnart BVK-Bemessung die BVK-Bemessung in der Lohnartenzuordnung für die Monate nach dem Austritt bis zum Ende der Karenz ein und rechnen den Dienstnehmer für diese Monate ab. So wird auch der Lohnzettel SV den BVK-Beitrag richtig berücksichtigen.

 

Anrechnung der Karenz

Die erste Karenz im Dienstverhältnis wird für die Bemessung

jedoch bis zum Höchstausmaß von zehn Monaten angerechnet.

In LeSalaire steuern Sie dies mit den Informationsgründen

Diese geben Sie nach dem Eintrittsdatum so ein, dass Sie von der Karenzzeit 10 Monate abziehen und die Differenz auf die restliche Karenz zum Eintrittsdatum dazurechnen. Beim Urlaubsanspruch haben Sie sonst noch die Möglichkeit die Urlaubskürzungen über die Maske Abrechnungen/Urlaub/Abrechnen/Anspruchskürzungen vorzunehmen.

(Durch die Eingabe des fiktiven Eintritts für den Urlaubsanspruch ändert sich nicht das Urlaubsanspruchsmonat! Bei einem Arbeitsjahr ist das immer das Eintrittsmonat, bei einem Kalenderjahr ist es der Jänner. Das Urlaubsanspruchsmonat können Sie auch mit einem fiktiven Informationsgrund übersteuern.).

Beispiel:
Eintritt : 02.01.1982
Karenz: 15.05.2005 - 09.11.2006
Urlaubsberechnung: nach Arbeitsjahr und Arbeitstagen
Urlaubsanspruch generell:

Da die Dienstnehmerin per 02.01.2007 bereits 25 Jahre im Betrieb ist, würde sich der Urlaub ohne Karenzzeiten per 02.01.2007 um 5 Arbeitstage erhöhen.
Entgeltfortzahlungsanspruch generell:

Der Entgeltfortzahlungsanspruch erhöht sich ab dem 26. Arbeitsjahr auf 12 Wochen volles Entgelt (4 Wochen halbes Entgelt bleibt). Ohne Karenzzeiten wäre dieser Stichtag am 02.01.2008.

Lösung:

Da die Dienstnehmerin aber länger als 10 Monate in der Karenz war, wird die Karenzzeit von 10 Monaten angerechnet. Die Differenz auf die restliche Karenz ist 7 Monate und 24 Tage (10. Monat nach 15.05.2005 ist 03.2006, von 16.03.2006 bis 09.11.2006 sind es 7 Monate und 24 Tage)
In LeSalaire geben Sie dazu einen fiktiven Eintritt für Entgeltfortzahlung und einen fiktiven Eintritt Urlaubsanspruch per  25.08.1982 (7 Monate und 24 Tage nach dem tatsächlichen Eintritt) ein.

 

Rückstellungen

Beispiel:

 

Beispiele

BVK-Bemessung im Mutterschutz ab 01.2008

Lohnzettel SV Mutterschutz-Urlaub-Karenz-SZ