Überweisungsliste - zu viele Dienstnehmer oder Dienstnehmer fehlen

Banküberweisungsliste liefert zu viele Dienstnehmer

Falls auf der Banküberweisungsliste zu viele Dienstnehmer angeführt sind, kontrollieren Sie folgende Punkte

1. Für welche Abrechnungs-/Dienstnehmergruppe und welches Monat haben Sie den Zahlungsverkehr gestartet? Das sehen Sie in der Protokolldatei zhlverkehr.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis. Diese öffnen Sie mit dem Editor/Notepad. Kontrollieren Sie dann welche Abrechnungs-/Dienstnehmergruppe der Dienstnehmer hat, der überschüssig ist.

Beachten Sie, dass der Zahlungsverkehr alle Dienstnehmer der betroffenen Abrechnungs-/Dienstnehmergruppe des betroffenen Monats berücksichtigt, die echtabgerechnet wurden.

2. Kontrollieren Sie in der Abrechnungsansicht (Abrechnungen/Abrechnung/Ansichten oder Onlinehilfe) in der Registerkarte Bezahlung welche Monate des betroffenen Dienstnehmers vom Zahlungsverkehr gerade berücksichtigt wurden. Kontrollieren Sie in der Abrechnungsansicht - Registerkarte Abrechnung wann das betroffene Monat zuletzt echtabgerechnet wurde.

3. Kontrollieren Sie in der Aufrollungsansicht (Systemverwaltung/Abfragen/Aufrollung) vom betroffenen Monat wann der Dienstnehmer echtabgerechnet und wann das Programm Zahlungsverkehr gestartet wurde.
   In diesem Beispiel wurde für den Dienstnehmer 1425 für das Monat 07.2007 eine Aufrollung durch die Änderung des Variablen Dienstnehmerstamms am 29.06.2007 15:46h (= Entstehungsdatum der Aufrufnummer 1 Abrechnung) eingetragen.
   Der Dienstnehmer wurde am 11.07.2007 um 15:32h echtabgerechnet (= Bearbeitungsdatum von der Aufrufnummer 1 Abrechnung).
   Gleich danach wurde am 11.07.2007 um 15:32h das Programm Zahlungsverkehr gestartet (= Entstehungsdatum von der Aufrufnummer 6 Zahlungsverkehr-Betragsermittlung). Das Bearbeitungsdatum vom Zahlungsverkehr ist hier "offen - 01.01.1991 00:00". Das bedeutet, dass das Programm Zahlungsverkehr gelaufen ist, aber immer noch kein Überweisungsdatenträger für Bezüge erstellt wurde.
   
   In der Abrechnungsansicht - Registerkarte Bezahlung von diesem Dienstnehmer ist ersichtlich, dass er für 07.2007 die Bezüge noch nicht erhalten hat (= im Feld "Datum" steht "offen"):
   

Behebung

Sie haben zwei Möglichkeiten um den betroffenen Dienstnehmer vom Zahlungsverkehr nicht berücksichtigen zu lassen:

1. Möglichkeit: Falls Sie einen Dienstnehmer versehentlich echtabgerechnet haben und nicht möchten, dass er vom Zahlungsverkehr berücksichtigt wird, dann setzen Sie seine Abrechnung vom betroffenen Monat auf 0. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Geben Sie die Lohnarten laut Echtabrechnungsansicht nur für das betroffene Monat mit 0 in der Lohnartenzuordnung ein. (Notieren Sie sich vorher die Lohnarten, Beträge die der Dienstnehmer erhalten soll).

2. Rechnen Sie den Dienstnehmer nochmals ab (= Echtabrechnung, dabei soll die Checkbox "Probeabrechnung" nicht aktiviert sein). Vergewissern Sie sich, dass in der Abrechnungsansicht keine Lohnarten bzw. nur Lohnarten die Sie auszahlen möchten, für das betroffene Monat vorhanden sind.

3. Starten Sie den Zahlungsverkehr (Abrechnungen/Abrechnen/Zahlungsverkehr).

4. Kontrollieren Sie die Banküberweisungsliste, die Sie neu ausgedruckt haben.

5. Geben Sie dann in der Lohnartenzuordnung wieder die betroffenen Lohnarten mit Beträgen ein. Starten Sie eine Probeabrechnung (= Checkbox "Probeabrechnung" muss aktiviert sein) und kontrollieren Sie diese.

2. Die zweite Möglichkeit ist, dass Sie einen Überweisungsdatenträger für Bezüge erstellen, aber noch nicht über Telebanking Programm auszahlen, sondern den/die falschen Dienstnehmer von diesem Überweisungsdatenträger rückstellen, und erst dann den Überweisungsdatenträger übermitteln.

Beachten Sie dabei, dass die rückgestellten Dienstnehmer dann vom nächsten Zahlungslauf berücksichtigt werden. Sie haben nur die Möglichkeit für gewünschte Dienstnehmer Zahlungsläufe zurückzustellen, aber nicht die Buchhaltung. Falls Sie nicht möchten dass betroffene Dienstnehmer verbucht werden, wählen Sie die Möglichkeit 1.

Voraussetzung für die Möglichkeit 2 ist, dass Sie die Dienstnehmer nicht tatsächlich ausbezahlt (= Überweisungsdatenträger wurde über Telebanking Programm an die Bank übermittelt) haben.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie den Überweisungsdatenträger für Bezüge (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr/Überweisungsdatenträger Dienstnehmer) und löschen Sie diesen aus dem Eurolohn Verzeichnis bzw. DATENBANK damit er nicht versehentlich an die Bank übermittelt wird. Falls Sie diesen bereits vorher, z.B. mit einem Batchlauf erstellt haben, übermitteln Sie diesen nicht über Telebanking Programm, sondern löschen Sie ihn aus dem Eurolohn Verzeichnis.

2. Löschen Sie die unerwünschten Dienstnehmer von diesem Überweisungsdatenträger, in dem Sie in der Maske Rückstellen von Zahlungsverkehr / Fibu (Systemverwaltung/Rückstellen) im Bereich Dienstnehmer die Dienstnehmernummer eingeben, und im Bereich Auszahlungszeit das Erstellungsdatum bei "Gehälter". Aktivieren Sie die Checkbox bei "Gehälter" und drucken Sie auf "Rückstellung starten".

3. Drucken Sie die Banküberweisungsliste mit dem betroffenen Datum (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr) und kontrollieren Sie ob sie jetzt stimmt.

4. Wenn die Banküberweisungsliste in Ordnung ist, erstellen Sie den dazugehörigen Überweisungsdatenträger mit dem betroffenen Datum nach.

Banküberweisungsliste liefert einen Dienstnehmer mit einem Minusbetrag

Dieser Fall kommt nur bei Bedienungsfehlern bei folgender Konstellation vor:

1. Sie starten im aktuellen Monat den Zahlungsverkehr oder einen Batchlauf mit Zahlungsverkehr für ein vergangenes Monat. Zum Beispiel im Monat 10.2007 starten Sie einen Batchlauf für 05.2007.

2. Danach starten Sie einen Überweisungsdatenträger für das Monat in Vergangenheit, in diesem Beispiel für 05.2007 (oder der Batchlauf für 05.2007 erstellt den Überweisungsdatenträger).

3. Danach drucken Sie eine Banküberweisungsliste oder starten einen Überweisungsdatenträger für das aktuelle Monat, in diesem Beispiel 10.2007.

Beispiel:
Ein Dienstnehmer hat im 10.2007 folgende Auszahlungsbeträge:
Monat     Auszahlungsbetrag
05.2007   1.000,00
10.2007      -50,00
Summe:    950,00

Wenn Sie zuerst einen Batchlauf für 05.2007 starten, berücksichtigt der Zahlungsverkehr auch das Zukunftsmonat und ermittelt als Summe 950,00 Euro als Auszahlungsbetrag. Der Zahlungsverkehr ermittelt als Auszahlungsart "Datenträger" und nicht "Barauszahlung" weil der Betrag in Summe ein Plusbetrag ist.
Der Überweisungsdatenträger vom 05.2007 Batchlauf berücksichtigt aber nur das Monat 05.2007 und zahlt 1.000,00 Euro aus.

Wenn Sie nachher einen Überweisungsdatenträger für 10.2007 starten, bleiben die -50,00 Euro vom 10.2007 auf der Auszahlungsart "Datenträger" und so kommt es zu einem Minusdatenträger bzw. einem Minusbetrag auf der Banküberweisungsliste.

• Vermeiden Sie solche Konstellationen!

• Starten Sie keine Läufe für vergangene Monate, da das Aufrollungskonzept von LeSalaire die Aufrollungsmonate automatisch berücksichtigt!

• Starten Sie vor jeder Erstellung eines Überweisungsdatenträgers den Zahlungsverkehr!

Behebung

1. Falls Sie den Überweisungsdatenträger mit dem Minusbetrag noch nicht mittels Telebanking Programm überwiesen haben (= dem Dienstnehmer wurde der Minusbetrag noch nicht abgezogen), stellen Sie den Überweisungsdatenträger zurück.

2. Starten Sie den Zahlungsverkehr neu. Beim Dienstnehmer wird jetzt als Auszahlungsart "Barauszahlung" ermittelt.

3. Drucken Sie die Banküberweisungsliste neu.

4. Erstellen Sie dazu einen Überweisungsdatenträger Dienstnehmer.

Banküberweisungsliste liefert zu wenig Dienstnehmer

Falls auf der Banküberweisungsliste zu wenig Dienstnehmer angeführt sind, kontrollieren Sie folgende Punkte:

1. Kontrollieren Sie im Eurolohn/Work Verzeichnis ob es die Protokolldatei fehler.lst mit dem betroffenen Datum und Uhrzeit gibt. Wenn ja, öffnen Sie diese mit dem Editor/Notepad und sehen Sie in der Onlinehilfe unter "Probleme und Lösungswege" das Thema Meldungen der Datei "fehler.lst" nach, bzw. senden Sie die Datei an LeSalaire Support.

2. Für welche Abrechnungs-/Dienstnehmergruppe und welches Monat haben Sie den Zahlungsverkehr gestartet? Das sehen Sie in der Protokolldatei zhlverkehr.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis. Diese öffnen Sie mit dem Editor/Notepad. Kontrollieren Sie dann welche Abrechnungs-/Dienstnehmergruppe der Dienstnehmer hat, der auf der Überweisungsliste fehlt.

Beachten Sie, dass der Zahlungsverkehr alle Dienstnehmer der betroffenen Abrechnungs-/Dienstnehmergruppe des betroffenen Monats berücksichtigt, die echtabgerechnet wurden.

3. Sind die fehlenden Dienstnehmer für das betroffene Monat echtabgerechnet? Führen Sie in der Abrechnungsansicht Stichproben durch.

• Wenn die betroffenen Dienstnehmer nicht echtabgerechnet worden sind, klären Sie ab warum (keine Echtabrechnung für das betroffene Monat gestartet, Dienstnehmer war für die Echtabrechnung aufgrund des 4-Augen-Moduls gesperrt, Abbruch bei der Echtabrechnung, Fehlermeldungen bei der Echtabrechnung, s. Protokolldatei fehler.lst?)

• Wenn die betroffenen Dienstnehmer echtabgerechnet sind, kontrollieren Sie in der Abrechnungsansicht - Registerkarte Bezahlung ob es eine Zeile für die Auszahlung gibt. Wenn es eine Zeile gibt, kontrollieren Sie mit welcher Firmenbank (= Feld "Firmenbank" in der Registerkarte Bezahlung) der Auszahlungsbetrag ausbezahlt werden.
  Kontrollieren Sie gegebenenfalls die auszahlende Firmenbank vom Dienstnehmer im Dienstnehmerstamm.
  Wenn der Dienstnehmer in Summe einen Minusauszahlungsbetrag hat, wird dieser auf der Barauszahlungsliste (= Barauszahlungsbank 99) ausgewiesen.

4. Kontrollieren Sie in der Aufrollungsansicht (Systemverwaltung/Abfragen/Aufrollung) vom betroffenen Monat wann der Dienstnehmer echtabgerechnet wurde und ob die aktuellste Zeile mit dem Zahlungsverkehr ein Bearbeitungsdatum hat.

• Wenn die letzte Zeile mit dem Zahlungsverkehr ein Bearbeitungsdatum hat (= nicht 01.01.1991 00:00), dann bedeutet dies, dass das betroffene Monat dem Dienstnehmer bereits zur Gänze ausbezahlt wurde und es sind keine Beträge für das Monat offen. Das sehen Sie genauer in der Abrechnungsansicht vom betroffenen Monat - Registerkarte Bezahlung. Hier stimmen die ausbezahlten Beträge mit dem Gesamt-Netto-Betrag (= Feld "Netto") überein.

• Wenn die letzte Zeile mit dem Zahlungsverkehr kein Bearbeitungsdatum hat (= ist offen, bzw. Datum 01.01.1991 00:00), dann bedeutet dies, dass der Zahlungsverkehr für diesen Dienstnehmer für das betroffene Monat nicht gestartet wurde. Siehe dazu Punkt 2.

5. Kontrollieren Sie die Einstellungen in der Maske Aufrollungen (Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges/Aufrollungen). Hier muss es eine Zeile mit dem Zahlungsverkehr geben, damit die Aufrollungen richtig eingetragen und berücksichtigt werden. In diesem Beispiel ist das die Zeile 1.
   Ist das nicht der Fall, tragen Sie hier den Zahlungsverkehr ein und im Feld "Aufrollen" tragen Sie "D - pro Dienstnehmer" und "I - immer" ein.
   

Behebung

1. Rechnen Sie die betroffenen Dienstnehmer, die Sie auszahlen möchten, für die betroffenen Monate ab.

2. Starten Sie den Zahlungsverkehr.

3. Drucken Sie die Banküberweisungsliste aus.

Banküberweisungsliste beinhaltet falsche Beträge

Falls Sie auf der Banküberweisungsliste bei einem oder mehreren Dienstnehmern nicht nachvollziehbare Beträge finden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Kontrollieren Sie im Eurolohn/Work Verzeichnis ob es die Protokolldatei fehler.lst mit dem betroffenen Datum und Uhrzeit gibt. Wenn ja, öffnen Sie diese mit dem Editor/Notepad und sehen Sie in der Onlinehilfe unter "Probleme und Lösungswege" das Thema Meldungen der Datei "fehler.lst" nach, bzw. senden Sie die Datei an LeSalaire Support.

2. Für welche Abrechnungs-/Dienstnehmergruppe und welches Monat haben Sie den Zahlungsverkehr gestartet? Das sehen Sie in der Protokolldatei zhlverkehr.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis. Diese öffnen Sie mit dem Editor/Notepad. Kontrollieren Sie dann welche Abrechnungs-/Dienstnehmergruppe der Dienstnehmer hat, der auf der Überweisungsliste falsche Beträge hat.

Beachten Sie, dass der Zahlungsverkehr den Auszahlungsbetrag ermittelt, der beim Dienstnehmer echtabgerechnet und noch nicht ausbezahlt wurde.

3. Kontrollieren Sie in der Abrechnungsansicht - Registerkarte Bezahlung vom betroffenen Dienstnehmer welche Monate auf der Banküberweisungsliste berücksichtigt wurden: Klicken Sie doppelt in die Zeile mit dem betroffenen Datum, um die Monate zu sehen (= entweder Datum "offen" wenn noch kein Überweisungsdatenträger erstellt wurde, oder das betroffene Datum von der gedruckten Banküberweisungsliste bzw. Überweisungsdatenträger).
   Falls der Auszahlungsbetrag in einem oder mehreren Monaten falsch ist, korrigieren Sie die Abrechnung des Dienstnehmers.

4. Kontrollieren Sie in der Aufrollungsansicht (Systemverwaltung/Abfragen/Aufrollung) vom betroffenen Monat wann der Dienstnehmer echtabgerechnet wurde und ob die aktuellste Zeile mit dem Zahlungsverkehr ein Bearbeitungsdatum hat.

1. Wenn die letzte Zeile mit dem Zahlungsverkehr ein Bearbeitungsdatum hat (= nicht 01.01.1991 00:00), dann bedeutet dies, dass das betroffene Monat dem Dienstnehmer bereits zur Gänze ausbezahlt wurde und es sind keine Beträge für das Monat offen. Das sehen Sie genauer in der Abrechnungsansicht vom betroffenen Monat - Registerkarte Bezahlung. Hier stimmen die ausbezahlten Beträge mit dem Gesamt-Netto-Betrag (= Feld "Netto") überein.

2. Wenn die letzte Zeile mit dem Zahlungsverkehr kein Bearbeitungsdatum hat (= ist offen, bzw. Datum 01.01.1991 00:00), dann bedeutet dies, dass der Zahlungsverkehr für diesen Dienstnehmer für das betroffene Monat nicht gestartet wurde. Siehe dazu Punkt 2.

5. Kontrollieren Sie die Einstellungen in der Maske Aufrollungen (Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges/Aufrollungen). Hier muss es eine Zeile mit dem Zahlungsverkehr geben, damit die Aufrollungen richtig eingetragen und berücksichtigt werden. In diesem Beispiel ist das die Zeile 1.
   Ist das nicht der Fall, tragen Sie hier den Zahlungsverkehr ein und im Feld "Aufrollen" tragen Sie "D - pro Dienstnehmer" und "I - immer" ein.
   

Behebung

1. Rechnen Sie die betroffenen Dienstnehmer, die Sie auszahlen möchten, für die betroffenen Monate ab.

2. Starten Sie den Zahlungsverkehr.

3. Drucken Sie die Banküberweisungsliste aus.

Fenster

Abrechnungsansicht - Bezahlung

Aufrollungsansicht

Probleme und Lösungswege

Meldungen der Datei "Fehler.lst"