Abrechnung

In dieser Maske starten Sie die Abrechnung. Voraussetzung dafür ist, dass Sie Ihre Dienstnehmer zuvor richtig angelegt haben (Dienstnehmerstamm, Variabler Dienstnehmerstamm muss für das Abrechnungs- oder ein früheres Monat angelegt sein, Eintrittsdaten) und diesen Lohnarten in der Lohnartenzuordnung zugeordnet haben. Hier können Sie auch Lohn-/Gehaltszettel je Überweisungsdatum nachdrucken.

Die Dauer dieses Vorgangs ist abhängig von der Hardware vom Server und der Datenmenge.

Führen Sie keine Änderungen in Masken durch, die für die Abrechnung von Bedeutung sein könnten!

Um die Dienstnehmer und Ihre Abgaben nach einer Abrechnung auszuzahlen, starten Sie das Programm Abgaben (Abrechnungen/Abrechnen/Abgaben) bzw. Zahlungsverkehr (Abrechnungen/Abrechnen/Zahlungsverkehr).

Felder

BEREICH Zeitraum

Monat

Geben Sie hier das Monat im Format "MM.JJJJ" ein, das Sie abrechnen möchten. Beim Aufruf der Maske wird Ihnen das aktuelle Monat, das in der Einstiegsmaske angegeben ist, vorgeschlagen.

Datum

Hier sind die Überweisungsdaten der Dienstnehmerüberweisungen ersichtlich. Wenn Sie hier ein Überweisungsdatum auswählen und auf "Formular ohne Abrechnung/Nachdruck" klicken, können Sie die Lohn-/Gehaltszettel von dem betreffenden Überweisungslauf nachdrucken. Dadurch werden die Felder "Monat", "Formularart", "Probeabrechnung", "Einzelne Lohnarten", "Lohnartenzuordnung", "Tracefunktion" und "Aufrollung" deaktiviert.

Minusbeträge: Es kann vorkommen, dass ein Gehaltszettel einen negativen Auszahlungsbetrag hat. Minusbeträge werden nicht überwiesen, sondern von der nächsten Überweisung abgezogen. Deswegen sind sie auf dem Lohn-/Gehaltszettel enthalten, von dessen Überweisung sie abgezogen wurden. Einen eigenen Lohn-/Gehaltszettel mit negativem Auszahlungsbetrag zum Nachdrucken gibt es daher nicht.

Der Nachdruck von Lohn-/Gehaltszettel funktioniert nur wenn Sie die Abrechnungsverwaltung aktiviert haben (Stammdaten/Firma/Variabler Firmenstamm).

Lohn-/Gehaltszettel können Sie pro Dienstnehmer auch in der Maske Abrechnungen/Abrechnen/Nachdruck von Gehaltszettel nachdrucken.

BEREICH Dienstnehmer

Von/Bis Dienstnehmer

Hier schränken Sie die Abrechnung auf ein Nummernkreis oder einzelne Dienstnehmer ein.

BEREICH Formularart

Formularart

Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten den Lohn-/Gehaltszettel auszudrucken

Wenn Sie sich für eine Variante entschieden haben, sind weitere Einstellungen in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges/Aufrollungen nötig. Lesen Sie dazu das Thema "Lohn-/Gehaltszettel Formulararten".

BEREICH Listkriterien

Verdeckt

Dieses Feld ist zu aktivieren, wenn Sie das verdeckte Lohn-/Gehaltszettel Formular verwenden. Es wird im Kopfbereich eine zusätzliche Zeile ausgegeben. Beispiel

Seite im Fensterteil

Dieses Feld ist zu aktivieren, wenn Sie die Seitenanzahl im Fensterteil des Kuverts vom Lohn-/Gehaltszettel angedruckt werden. Dies dient zur Kontrolle, wie viele Dienstnehmer abgerechnet wurden, nachdem die Formulare gedruckt sind.

Einstufung

Ist diese Checkbox aktiviert, wird die kollektivvertragliche Einstufung ausgegeben, wenn Sie in den variablen Dienstnehmerdaten diese hinterlegt haben.

Datum nächste Vorrückung

Wenn Sie die kollektivvertragliche Einstufung auf dem Lohn-/Gehaltszettel ausgeben, können Sie zusätzlich entscheiden ob Sie das Datum der nächsten Vorrückung auch ausgeben lassen, indem Sie diese Checkbox aktivieren.

Vormonate ausgeben

Dieses Feld ist nur relevant, wenn die Aufrollungsverwaltung (Stammdatenmenü/Firma/Variabler Firmenstamm - Abrechnungsverwaltung) bei Ihnen nicht eingeschaltet ist.

Wenn diese Checkbox aktiviert ist, dann wird für jedes Aufrollungsmonat ein eigener Lohn-/Gehaltszettel generiert. Wenn Sie dieses Feld deaktivieren, wird nur das aktuelle Monat ausgegeben, und bei der Auszahlungssumme wird eine Zeile mit der Aufrollung/Nachzahlung ausgegeben.

Nur Kontoauszug

Ist diese Checkbox aktiviert, dann wird ein Lohn-/Gehaltszettel nur für Dienstnehmer gedruckt, bei denen die Lohn-/Gehaltsdetails laut Einstellung im Dienstnehmerstamm nicht am Kontoauszug ausgegeben werden. Wenn die Checkbox deaktiviert ist, werden für alle Dienstnehmer Lohn-/Gehaltszettel gedruckt.

Wenn in der firmeneigenen auszahlenden Bank "Kontoauszug" aktiviert ist, werden die Lohn-/Gehaltsdetails für alle Dienstnehmer auf dem Kontoauszug ausgegeben, unabhängig davon was im Dienstnehmerstamm hinterlegt ist. Wenn in der firmeneigenen auszahlenden Bank das Feld "Kontoauszug" deaktiviert ist, werden die Lohn-/Gehaltsdetails am Kontoauszug nur für Dienstnehmer ausgegeben, bei denen der "Kontoauszug" im Dienstnehmerstamm aktiviert ist.

Nur Auszahlungsbetrag

Dieses Feld aktivieren Sie, wenn Sie nur Dienstnehmer mit einem Auszahlungsbetrag ausgeben wollen. Für Dienstnehmer mit keinem  Auszahlungsbetrag wie z.B. Dienstnehmer im Bundesheer, Karenz wird somit kein Lohn-/Gehaltszettel ausgedruckt.

Summe der Abzüge

Dieses Feld aktivieren Sie, wenn Sie statt der Familienbeihilfe die Summe der Abzüge im Abgabenteil des Lohn-/Gehaltszettels ausgeben wollen.

Einzeldruck

Aktivieren Sie diese Checkbox falls Sie die Lohn-/Gehaltszettel Ihrer Dienstnehmer in eine Datei (Druckertyp "PDF", "RTF", "HTML", "HTMLCSS", "XML", "DELIMITED" oder "SPREAD") drucken und pro Dienstnehmer eine Datei, die nur den Lohn-/Gehaltszettel dieses einen Dienstnehmers enthält, erhalten möchten. Der Aufbau der Datei ist dabei folgendermaßen, Dateiname:

<Firmenkennzeichen>_<Firmennummer>_<Monat im Format MM.JJJJ>_<Dienstnehmernummer>_ABRNAB_<fortlaufende Nummer>.pdf

Beispiel: SL_17_03.2007_100_ABRNAB_13454.pdf.

Bei einem Bildschirmdruck oder Ausgabe auf einen Drucker hat die Option keine Auswirkung, da sonst die Ausgabe erheblich langsamer wäre.

Bei keiner Aktivierung dieser Checkbox und einem Druck in eine Datei erhalten Sie eine Datei mit Lohn-/Gehaltszettel von allen Dienstnehmern.

BEREICH Abrechnungskriterien

Probeabrechnung

Durch die Probeabrechnung wird es ermöglicht, zwischen den Abrechnungszeiträumen Abrechnungen, die nicht zahlungswirksam sind, durchzuführen. So eine "Testabrechnung" nimmt keinen Einfluss auf die Monatsabrechnung. Daten aus der Probeabrechnung können nur auf folgenden Listen ausgewertet werden:

• SV-Gruppenautomatik-Protokolldruck (Auswertungen/Monatlich/Sonstiges/SV-Gruppenautomatik),

• Variable Liste (Auswertungen/Personalinfo/Variable Liste),

• Variable Lohnartenliste (Auswertungen/Personal/Sonstiges/Variable Lohnarten),

• Arbeits-/Entgeltbestätigung für Krankengeld (Auswertungen/Monatlich/EFZG/Arbeits-/Entgeltbestätigung) und

•  Arbeits-/Entgeltbestätigung für Wochengeld (Auswertungen/Personal/Arbeits-/Entgeltbestätigung)

Lesen Sie dazu unter "Grundlegende Konzepte" das Thema "Probe- versus Echtabrechnung".

Lohnartenzuordnung löschen

Bei Aktivierung dieses Feldes, werden alle Lohnarten mit einem Bis-Datum aus der Lohnartenzuordnung gelöscht bzw. "unsichtbar gemacht". Dies passiert aber nur bei einer Echtabrechnung (das Feld Probeabrechnung ist deaktiviert). Die Werte dieser Lohnarten bleiben jedoch in der Abrechnung vorhanden. Lohnarten die ohne Bis-Datum eingegeben sind bleiben in der Lohnartenzuordnung ersichtlich. Lesen Sie dazu auch das Thema "Eingaben in der Lohnartenzuordnung".

Einzelne Lohnarten

Hier starten Sie individuelle ‘‘Abrechnungs-Pakete‘‘, die Sie selbst gestalten. Sie können einzelne Lohnarten vor der monatlichen Abrechnung zur Auszahlung bringen (z.B. Sonderzahlungen an alle Dienstnehmer zum 15. des Monats, Überstunden usw.)

Am Lohn-/Gehaltszettel zu Monatsende wird der bereits ausbezahlte Betrag, den Sie Mitte des Monats überwiesen haben, nochmals unter dem Feld "Bereits ausbezahlt" angeführt.

Wenn Sie in der Abrechnungs-Maske "Zuweisung" anklicken, erscheint die Maske

Einzeln abzurechnende Lohnarten

Hier weisen Sie dem "Abrechnungs-Paket" einzelne Lohnarten, z.B. Urlaubszuschuß Arbeiter und Urlaubszuschuß Angestellte zu. Unter "Einzelne Lohnarten" können Sie die Nummer der Sammlung dieser Lohnarten mit LOV auswählen.

Wenn Sie einzelne Lohnarten in einem Monat abrechnen, für das bereits eine Abrechnung gestartet wurde, dann wird diese Abrechnung mit einzelnen Lohnarten überschrieben!

Tracefunktion

Die Tracefunktion aktivieren Sie, wenn eine Abrechnung genauestens protokolliert werden sollte. Die Protokollierung erfolgt im Explorer im Eurolohn/Work Verzeichnis. Bevor Sie die Tracefunktion aktivieren, löschen Sie im Work-Verzeichnis die Dateien abrechnung.lst, doklauf.lst, exekution.lst, efzgdok.lst falls diese vorhanden sind. So werden die  Dateien nicht zu groß und infolgedessen übersichtlicher. Lesen Sie unter Grundlage der Bedienung das Thema "Protokolldateien".

Beachten Sie, wenn Sie eine Abrechnung mit der Tracefunktion abrechnen, dauert die Abrechnung länger als sonst.

BEREICH Dienstnehmergruppen

Von-/Bis Dienstnehmergruppe

Hier können Sie die Abrechnung auf einzelne Dienstnehmergruppen eingrenzen.

BEREICH Abrechnungsgruppen

Von-/Bis Abrechnungsgruppe

Hier können Sie die Abrechnung auf einzelne Batchabrechnungsgruppen einschränken.

BEREICH Sortierung/Aufrollung

Sortierkriterium

Hier wählen Sie zwischen verschiedenen Sortierkriterien für den Lohn-/Gehaltszetteldruck.

Bei folgenden Sortierkriterien werden Firmenkennzeichen und -nummer, Dienstnehmernummer, Monat, Verteilerstelle (wenn vorhanden), Abteilung, Dienstnehmername und Adresse im Kuvertfenster angedruckt:

• nach Dienstnehmername (NA)

• nach Dienstnehmername absteigend (AN)

• nach Dienstnehmernummer (NR)

• nach Dienstnehmernummer absteigend (RN)

• nach Abteilungsnummer (AB)

• nach Abteilungsnummer absteigend (BA)

• nach Kontonummer (KT)

• nach Kontonummer absteigend (TK)

Bei Sortierkriterien "nach Kontonummer" und "nach Kontonummer absteigend" werden Firmenkennzeichen und -nummer, Dienstnehmernummer, Monat, Bankkontonummer und darunter die Bank des Dienstnehmers,  Dienstnehmername und Adresse im Kuvertfenster angedruckt:

Wenn Sie sich für ein oder mehrere Sortierkriterien entschieden haben, sind weitere Einstellungen in der Maske Stammdatenmenü/ Firma/ Sonstiges/ Aufrollungen nötig. Lesen Sie dazu das Thema "Lohn-/Gehaltszettel Formulararten".

Aufrollung

Hier bestimmen Sie wie die Aufrollungen bei Ihnen gedruckt werden:

(Dieses Feld wirkt sich nur auf den Ausdruck der Gehaltszettels aus).

• Es werden das laufende Monat und Aufrollungen gedruckt (J)

• Es werden das laufende Monat und Aufrollungen (bleiben offen) gedruckt (B)

• Es wird nur das laufende Monat gedruckt (N)

• Es werden nur Aufrollungen gedruckt (A)

• Es werden nur Aufrollungen (bleiben offen) gedruckt (O)

"Aufrollungen bleiben offen" bedeutet dass die Aufrollungen beim nächsten Lohn-/Gehaltszetteldruck wieder angedruckt werden, auch wenn sie bereits ausbezahlt wurden. Wenn Sie z.B. eine Echtabrechnung starten, die Auszahlung der Dienstnehmer vornehmen, und danach wieder die gleichen Lohn-/Gehaltszettel mit Aufrollungen drucken wollen, dann empfehlen wir die 1. Echtabrechnung mit "Aufrollungen bleiben offen" abzurechnen, und die 2. Echtabrechnung mit der Art "Es werden das laufende Monat und Aufrollungen gedruckt (J)" abzurechnen. Somit setzt die 2. Echtabrechnung die Aufrollungen auf "bearbeitet (=erledigt)" und so werden sie bei der nächsten Abrechnung nicht mehr angedruckt.

Buttons

Abrechnen

Mit diesem Button starten Sie die Abrechnung. Sie werden in der Druckersteuerung nach der Druckernummer für den Druck der Lohn-/Gehaltszettel gefragt. Es ist möglich, diese auch in eine Datei oder auf dem Monitor (Checkbox Bildschirmausgabe) drucken zu lassen. Wenn Sie die Lohn-/Gehaltszettel auf dem Monitor ausgeben, erscheint ein Fortschrittsbalken,

in dem Sie sehen wie weit die Abrechnung fortgeschritten ist. Die Dauer der Abrechnung hängt von der Geschwindigkeit Ihrer Hardware und der Anzahl der Dienstnehmer und Monate ab. Wenn die Abrechnung fertig ist, werden die Lohn-/Gehaltszettel gedruckt.

Wenn Sie ein Datum für Nachdruck auswählen, wird dieser Button deaktiviert.

Formular ohne Abrechnung/Nachdruck

Mit diesem Button drucken Sie den Lohn-/Gehaltszettel ein weiteres Mal aus ohne die Abrechnung nochmals zu starten.

Wenn Sie ein Datum für Nachdruck auswählen, dann wird nur dieser Button aktiv, damit Sie die Lohn-/Gehaltszettel nachdrucken können.

Beachten Sie: Wenn Sie eine Echtabrechnung mit der Formularart "Es werden das laufende Monat und Aufrollungen (bleiben offen) gedruckt (B)" oder "Es werden nur Aufrollungen gedruckt (A)" gedruckt haben, und danach drucken Sie Formular ohne Abrechnung mit der Formularart "Es werden das laufende Monat und Aufrollungen gedruckt (J)" oder "Es werden nur Aufrollungen gedruckt (A)", dann werden die vorhandenen Aufrollungen auf "bearbeitet" gesetzt und werden nicht mehr angedruckt.

Schnellabrechnung

Mit dem Button "Schnellabrechnung" gelangen Sie in die folgende Maske: Schnellabrechnung

Hier sehen Sie alle offenen Abrechnungen aufgrund von Aufrollungen. Hier können Sie auch selber Aufrollungen mit Symbol bzw. Funktionstaste [Einfügen] eintragen.

Wenn Sie die Abrechnung aus dieser Maske aus starten, werden nur, die hier angezeigten Dienstnehmer für betroffene Monate abgerechnet. Dies kann bei Korrekturen nach einer Echtabrechnung, bei einem 13. Lauf fürs Vorjahr usw. sinnvoll sein.

Wenn Sie ein Datum für Nachdruck auswählen, wird dieser Button deaktiviert.

gesperrte Dienstnehmer

Mit diesem Button sehen Sie die "gesperrten" Dienstnehmer und deren Sperrdatum, sprich Dienstnehmer, für die gerade eine Echt- oder eine Probeabrechnung läuft. Das Sperrdatum im Feld "Sperrzeit" ist das Datum, zu welchem die Abrechnung gestartet wurde. Für gesperrte Dienstnehmer ist es dennoch möglich eine Probeabrechnung zu starten. Eine parallele Echtabrechnung ist nicht möglich.

Wird nun eine Probeabrechnung für einen Dienstnehmer parallel gestartet, so wird zunächst überpüft, ob es ein Sperrdatum gibt und wenn ja, ob das Beginndatum älter als 3 Tage ist. Wenn dieses Datum älter als 3 Tage ist oder leer ist, so gilt dieser Dienstnehmer als nicht gesperrt und wird probe abgerechnet. Trifft diese Bedingung nicht zu, dann wartet die Abrechnung so lange, bis der Dienstnehmer wieder frei ist.

Die 3 Tage Toleranzgrenze sind deswegen geplant, sollte das Abrechnungsprogramm aus irgend einen Grund beendet werden (z.B. wenn einmal kurzzeitig die Datenbank nicht zur Verfügung steht), das Sperrdatum ja nicht mehr gelöscht wird. Es wird davon ausgegangen, dass ab 3 Tagen Sperrzeit der Dienstnehmer nicht mehr abgerechnet wird und somit ist dieser für neue Abrechnungen freigegeben.

Sie haben in der Maske Systemverwaltung/Abfragen/Gesperrte Dienstnehmer die Möglichkeit die gesperrten Dienstnehmer zu entsperren.

Informationen für den Batchlauf

Hier sehen Sie wie der Aufruf der Maske für den Batchlauf aussehen soll (Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufverwaltung).

Dazu tragen Sie einen Aufruf für das Programm Abrechnung und einen Aufruf für den Druck der Lohn-/Gehaltszettel.

Damit die Aufrollungen am Lohn-/Gehaltszettel richtig angedruckt werden, legen Sie den Aufruf für den Druck der Lohn-/Gehaltszettel auch in der Maske Aufrollungen (Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges) an.

Aufruf Programm Abrechnung

Nr.

In einer Batchabrechnung soll das Programm Abrechnung vor den Programmen Abgaben, Zahlungsverkehr, Fibu-/Kostenrechnung und verschiedenen Datenträgern angelegt sein. Deswegen empfehlen wir den Aufruf Abrechnung mit einer kleinen Nummer anzulegen. Mit der Erstinstallation wird die Abrechnung mit der Nummer 3 eingetragen.

Kz/Aufruf

C/abrechnung

Maskenname

lsalabrech01

Aufruf Druck der Lohn-/Gehaltszettel

Nr./Kz/Aufruf

In einer Batchabrechnung muss der Druck der Lohn-/Gehaltszettel nach dem Aufruf Abrechnung liegen. Für jede Formularart gibt es einen eigenen Aufruf.

Hier
finden Sie eine Aufstellung aller Lohn-/Gehaltszettel Aufrufe in LeSalaire.

Maskenname

lsalabrech01

Infos zu Parameter

Damit Aufrollungen mit einem Batchlauf endgültig auf "erledigt" gesetzt werden, setzen Sie das Feld "Aufrollung" auf "Es werden das laufende Monat und Aufrollungen gedruckt (J)":

HF_AUFROLLUNG=J

Fenster

Nachdruck von Lohn-/Gehaltszettel

Themen

Probe- versus Echtabrechnung

Lohn-/Gehaltszettel Formulararten

Eingaben in der Lohnartenzuordnung

Grundlegende Konzepte

Aufrollungskonzept